小売・EC
オフィス家具や学習家具を扱うECサイトを運営する株式会社イトーキ。自社サイトだけでなく、楽天市場、Yahoo!ショッピング、Amazon、LOHACO、au PAY マーケットといった複数モールに出店し、お客様からのお問い合わせ1日20～30件を5名のスタッフで対応しています。以前使用していたインストール型のメールソフトやGmailからメール共有・管理システム「メールディーラー」に切り替えた理由や現在の運用状況などをお伺いしました。
― 課題1 ―
スタッフのPC毎にメールソフトを導入していたので、バージョン管理や設定を把握するのが大変だった。
管理がしっかりできていないと個人情報の流出が心配でした。
― 課題2 ―
Bccで全て共有していたこともあり、3、4年分のメールが溜まると、ハードディスクを圧迫した結果、メールソフトの動作が重くなっていました。
― 課題3 ―
Gmailを利用しているスタッフは、誰かが一度メールを開くと、もう既読になってしまうので対応モレが発生していました。
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1
Gmailで一部管理してみましたが、同じアカウントを複数人で利用するのでは「対応モレ」が防げず、限界がありました。
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2
メール共有・管理システム「メールディーラー」を知ったのは某運送会社のおすすめでした。
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3
導入後、振り分け設定で悩んでいたちょうどいいタイミングで、メールディーラーの担当者から連絡があり助かりました。
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4
メールディーラーの担当者からサポートスタッフ向けに使い方説明会を行ったことで、スムーズに運用開始できました。
効果1：セキュリティ対策
個人情報が流出してしまうとショップの信頼を落としてしまうのでセキュリティには気をつけています。
何か問題が起きたときに誰かを疑わなくて済むように、未然に防ぐ仕組み作りは大事だと思っています。
効果2：重要なメールの見落とし防止
モールから様々なメールが届くので、用件別に仕分けしています。
対応不要なメールはごみ箱へ振り分け設定することで、受信フォルダがスッキリします。
「在庫なし」や「入金あり」などのメールには「重要」というラベルをつけてモレないよう管理しています。
効果3：次のアクションを残して効率化
メールに付箋のようなメモを残せる「コメント機能」を活用しています。
自分用にメモを残すこともありますが、別のスタッフが作業する場合は「次はこうすればいいんだな」とすぐに理解し行動でき、業務効率が上がっています。
方針を残す以外にも電話で話した内容を残す使い方もしています。
コメントありのメールは吹き出しマークがつくので、メモ自体を見落とすことはありません。
効果4：働き方の選択肢が広がる
クラウドのメールツールなので、デスクトップでもノートパソコンでも場所に依存することなく、メールの確認や返信ができます。
テレワークのように社外から仕事をすることもでき、働き方変革※につながりました。
※イトーキ社では、働き方改革ではなく働き方変革を推進しています。
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