弁護士事務所の導入事例

数多くある顧問弁護士契約クライアント企業からの相談を複数スタッフで迅速対応!
アシスタントスタッフも最大限活用して業務の効率化を実現!

利用シーン

お客さま

Y弁護士事務所(弁護士5名、アシスタント他8名)

業務内容

顧問弁護士契約を締結したクライアント企業から主にメールで法律に関する相談を受付、回答を行っている。 誰がどの企業を担当するというルールはなく、アシスタントスタッフが中心となって弁護士に助言を求めながら回答をしているが、1つのアカウント、そして一般メールソフトで対応していて対応遅れが発生することが稀にあり、問題を感じていた。

導入前の課題

クライアント企業からのメールは、「事務員がメール確認後に転送」→「アシスタントが回答書案作成後に転送」→「弁護士がチェック」→「アシスタントが受領し、転送」→「事務員がクライアントへ返信」という流れで処理し、転送にかかるロスが多かった。

事務員が不在時には、メールの新着確認をしておらず、返信までのかなりの時間がかかることがあった。

クライアントからの問い合わせメール数の把握などはExcelなどで別管理をしていた。(手作業で投入)

メールディーラー導入の決め手

「承認機能」を使うと事務員⇔アシスタント⇔弁護士間の煩わしいメール転送処理が不要となると思ったため。

メールが到着する度に個人メールアドレスに通知メールが送信されるので常にメール到着の確認をするためのシステムログインなどをしなくてもよく、運用が楽であると感じたため。

メールが処理状況別に整理して表示されることで、対応漏れや遅れを防止できそうと感じたため。

クライアント企業別問い合わせ数の集計が「レポート機能」を活用することで簡単にできると思ったため。

利用方法

クライアント企業からのメールはすべて1つのアドレス「consul@***.co.jp」で対応し、メールディーラーで一括管理している。

事務員は、メール対応業務を一切しないようにしてアシスタントスタッフと弁護士で対応するようにしており、承認機能を使ってアシスタントスタッフが作成したメールを弁護士がチェックするという運用を行っている。

メール新着時には、アシスタントスタッフ及び弁護士の個人アドレスへ通知するようにしている。

毎月1度事務員によってクライアント企業毎の問い合わせ数集計などを行っている。

Q&A機能を活用し、よくある質問とその回答例を掲載している。

他のクライアントへ返答している内容などをメール検索機能を利用して参照しながら、対応をしている。

 

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