問い合わせ対応業務を効率化

問い合わせ対応の効率をアップすることで、生産性を向上

ビジネスの拡大に伴い、問い合わせの件数が増えてくると、人員を補充する必要に迫られます。しかしながら、優秀な人材の採用には時間がかかりますし、人件費の負担も気にかかります。このようなときは、業務フローを見直すことで、人員の補充無しに劇的に生産性を高められるかもしれません。

メールディーラーでは、業務効率化に役立つ様々な機能を提供しています。以下に主な活用方法や事例を記載していますので、ぜひチェックしてみてください!

進捗状況の“見える化”で、問い合わせ対応の効率をアップ!

メールが対応状況ごとに整理される!対応状況と担当者がすぐにわかる!チームで問い合わせに対応する場合、「誰がどのメールに対応しているのか」や「それぞれの進捗状況はどうなっているか」といった情報を管理する必要があります。こういった情報が“見える化”されていないと、口頭で確認を取らなければならず、つど業務が中断され多大なロスが発生します。

メールディーラーなら、それぞれの問い合わせメールについて、“進捗状況”や“担当者”といった情報が自動的に管理されるので、進捗管理や情報共有の手間が無くなり、業務効率が格段に上がります。

過去のメールのやり取りは“検索”ではなく、”ワンクリック”で確認!

お客さまからの問い合わせは、1往復で対応が完了する簡単なものから、何往復もやり取りが続く複雑なものまで様々です。何往復もやり取りが続く際は、過去のメールのやり取りを確認することも少なくありません。

このような場合、通常のメールソフトであれば“メールの送信元”や”件名”などの情報でメールボックスを検索する必要があります。メールディーラーなら、受信メールからワンクリックで過去のやり取りを一覧表示することができるので、簡単かつ短時間にチェックできます。

テンプレートの有効活用で、メール返信の手間を削減!

テンプレートの作成や共有がカンタンに!お客さまからの問い合わせに対して、毎回一から返信の文面を書き起こすと非常に労力がかかります。また、スタッフ間で対応品質にバラつきが生じてしまう恐れもあります。そこで、よくある定型的な問い合わせについては、あらかじめ回答用の雛形を作成しておくと、業務を効率化できて良いでしょう。

通常のメールソフトの場合、PC1台1台にテンプレートを設定する必要がありますが、メールディーラーはクラウドサービスですので、作成したテンプレートは即座にチーム内で共有され余計な手間はかかりません。

業務効率化を支援する主な機能

ステータス管理機能


問い合わせメールの「対応状況」や「担当者」をリアルタイムに共有できます。

対応履歴


受信メールからワンクリックで、その相手との過去のやり取りの履歴を確認することができます。

テンプレート


「対応内容に不安がある場合など、メール送信に申請・承認のフローを組み込むことができます。

業務効率化を実現した事例

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