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知っておきたいメール管理術!
フォルダの分け方からおすすめソフトまで解説

受信トレイに大量のメールを溜めてしまっているなど、メール管理に苦労している方は多いのではないでしょうか。そのままにしておくと重要なメールを見落としてしまう可能性があります。
本記事では、フォルダ分けの方法を中心に、メール管理のポイントを解説します。
おすすめのメール管理ソフトも紹介するので、お困りの方はぜひ参考にしてみてください。

メール管理が楽になるフォルダ分け

メールのフォルダ分けは、必要なメールをすぐに見つけることができるというメリットがあります。メールが受信トレイに大量に残っていると、「これから対応する必要があるメール」や「対応済みのメール」などの区別がつきにくく、何度も見直すことになりムダな時間がかかってしまいます。スッキリとした状態で仕事を効率的に進めるためにも、メールをいくつかのフォルダに分けて管理することが大切です。

以下で、フォルダ分けの具体的な方法を紹介します。

フォルダの仕分け方法

メール管理の基本は「大元の受信トレイを空にすること」です。そこで重要になってくるのが、受信トレイに届いたメールをフォルダに分ける作業です。通常、件名やメールアドレスでの振り分けをしますが、メールの対応状況によっても振り分けるとさらに見やすくなります。ここでは、対応状況での分け方について、「未対応」「対応済」「保留」の3つに分けてそれぞれ詳しく解説します。上記の3つのフォルダを作成し、以下の説明に従ってメールを振り分けましょう。

未対応

受信トレイ内のメールをチェックし、すぐに回答できるメールをまず返信します。 その上で、「すぐには回答できない」「すぐに返信する必要がないメール」「記されている指示を実行する必要があるメール」「記されている内容について誰かに意見を聞く必要があるメール」など、自分がアクションを起こさなければならないメールを「未対応」のフォルダに移動させます。

こうすることで、返信漏れや重要なメールの見落としを防ぐことができます。

対応済

メール対応が終わったら、メールを未対応フォルダから「対応済」フォルダに移動させます。こうすることで未対応フォルダがスッキリし、重要なメールを見つけやすくなります。

ただし、対応済メールをいつまでもとっておくと、フォルダ内がパンパンになり動作が遅くなりますので、定期的に見返し必要のないメールは捨てるようにしましょう。

保留

「保留」フォルダには、上記の「未対応」「対応済」フォルダに入れるメール以外を入れます。
具体的には、「返信の必要性がないメール」「自分が行動しなくて良いメール」「返信待ちのメール」などです。上の2つには入らないが忘れたくないメール(例えば、商品を注文したがまだ届いていない場合の注文完了メール)も、この保留フォルダに入れておくと便利です。

ここで大事なことは、「なんでもかんでも保留フォルダに入れておけばいい」という発想を持たないことです。いらなくなったメール(例えば、商品が届いた後の注文完了メール)などはすぐに削除するよう心がけましょう。

案件別フォルダを作成する場合

メールは、案件ごとに分けておきたいという方もいると思います。
その場合はアーカイブ用のフォルダを別に作ります。案件ごとのフォルダの中も対応済みとそうでないメールが混ざってしまうため、混乱を防ぐためにも定期的にアーカイブ用フォルダに対応が済んだメールを移しましょう。

メール管理のポイント

メール管理にはいくつかのポイントがあります。特に大事な3つのポイント「受信トレイはいつも空にすること」「不要なメールはすぐに削除すること」「対応ルールを決めること」について、以下で詳しく解説します。

受信トレイはいつも空に

受信トレイはいつも空にしておきましょう。届いたメールは一旦、全て受信トレイに入ります。毎日大量のメールが受信トレイに届くので、いくらフラグ付けして重要なメールをパッと見分けられるようにしていても、重要なメールは埋もれていってしまいます。

そんな状況を防ぐためにも必要なメールとそうでないメールを思いきって分け、必要なメールのみを別フォルダに移動させ受信トレイを空にすることを心がけましょう。

不要なメールはすぐ削除

受信トレイはいつも空にしておきましょう。届いたメール「いつか見返すだろう」「メールは全てとっておかないと不安」そんな気持ちからメールを全て保管していないでしょうか。 メール管理が上手くなるためには、時には思い切って不要なメールを捨てることも必要です。

届いても読まないメルマガや宣伝などのメールは配信停止にしましょう。また、取引が終わった業務のメールも、今後必要になることはないものであれば思い切って捨てましょう。
「それでもメールを削除するのは怖い」という方は、メールデータをエクスポートしてファイルとして保存する方法もあります。
このように不必要なメールの処理の仕方を決めておくとフォルダが常に整理整頓され、重要なメールを見逃す恐れも防ぐことができます。

対応ルールを決める

受信メールそれぞれに対してどう対応するか、ルール化しておくことも大切です。 例えば「緊急なメールならすぐに返信する」「それほど緊急性がないメールは専用のフォルダに入れておいて1週間以内に返信する」などのルールを決めます。

緊急性がないメールに返信する時間をあらかじめ決めておいて、その時間内に対応するというやり方もあります。

自分に一番合ったルールを見つけ習慣化することで、メールの管理を正確にスピーディーにすることができます。

おすすめのメール管理システム

これまでは、手動でメールを管理する方法を紹介しました。
しかし手動ではどうしても漏れやミスが起こりやすく、手間もかかります。
もっと正確に簡単にメールを管理したい方には、メール管理システムを使うのがおすすめです。

ここでは、おすすめのメール管理システムを紹介します。

メールディーラー

メールディーラー

メールディーラーは、一目でメールの管理状況がわかるメールの自動管理システムです。
「未対応」→「対応中」→「対応完了」とメールの対応状況によって自動で移動するので、メール管理の手間が省けます。

さらに「対応中」のメールは返信ロックがかかり、誤って2人が同じメールに返信してしまうミスを防ぐことができます。その他にもメール管理に必要な機能が備わっています。

メールディーラーは、メールの共有・管理システムにおいて、9年連続シェアNo.1を誇っており、導入実績も5000社以上と、国内で一番選ばれているメール管理システムです。

まとめ

上手にメールを管理したい方は、まずは受信トレイを空にすることを意識しましょう。その際にはフォルダを作り、「未対応」「対応済」「保留」の3つに分けて整理するのが重要です。
しかし、上記のように手動でメールを管理する場合、どうしても対応漏れが出てしまうことがありますし、手間もかかります。

メールを効率的に、かつミスなく管理したい方には、メール管理システムのメールディーラーがおすすめです。メールディーラーは『フォルダ』と『ステータス』の2軸管理が可能で、どのメールが未対応なのかがすぐにわかるのが特徴です。
無料でトライアルもできるので、この機会にぜひ利用してみてください。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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