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たかがメール、されどメール!チャチャッと効率よく対応するためのイロハ

皆さんの会社では管理職、現場担当者がチームの業務効率をきちんと把握できていますか?

現在、働き方改革に着目して労働時間の削減を目指す企業が多く、「社員の意識改革」や「業務効率化」に向けて組織ごとに取り組んでいるところも多いでしょう。しかし、なかなか効果が現れないのは部下にリソース管理をまかせっきりで、業務課題を根本的に見直せていないからでは?

日々の業務の中で非効率で改善の余地があるルーティーンワークを、部下と一緒に洗い出しをすることで見直すべきポイントが見えてきます。ここでは、メールを効率よく対応するための具体的な方法として、チャチャッとメール対応したい人におすすめのメール共有・管理システムをご紹介します。

朝のルーティーン「メール処理」を改善したいと思いませんか?

今朝届いたメール、「どれから対応しよう……」と一通一通チェックしていませんか?

多くの社員が出勤してから最初にする業務といえば「メールチェック」。お客様からの問い合わせやキャンセルメール以外にも社外からのメルマガ、社内共有連絡、案内・営業メール、スパムメールなどが届き、メールソフトの受信ボックス内のメールは膨大な量になります。

また、「あのお客様の対応終わりましたか?」と担当者に口頭で確認しないと状況を把握できないような運用は、非効率なばかりか人的ミスにつながる恐れがあります。
そこで、効率よくメールを処理するためにチーム内でルールを決めておきましょう。

効率よく処理するための3つのルールとは

メールチェックにかかる時間の短縮、効率的に対応してミスを防ぐためにも問い合わせ対応スタッフ全員でルールを共有しましょう。

ルール1:お客様の属性ごとに対応するスタッフを決める

ショップ、サービスプラン、商品カテゴリといった属性やエリアなどメール内容の属性ごとに対応するスタッフを決めます。時間軸で早い順から返信しようとすると、別のスタッフも同じメールを見ているため重複対応になるリスクがあります。「私は関東エリアのショップBの顧客を担当する」というルールを事前に決めておけば、自分が対応すべきメールだけをチェックすれば済むので効率的です。

ルール2:キャンセルメールの優先順位を1番に

商品間違いや破損・欠品などのキャンセルメールは優先して返信しましょう。注文履歴の確認や交換商品の発送手続き、各部署への連絡が必要になると、少しのタイムロスが返信遅延となり、最悪はクレームにつながります。

ルール3:不要なメールはどんどん削除する

対応の必要ないメールは積極的に削除しましょう。営業メールやスパムメールなどは最たるものです。不要メールをどんどん削除していくと本当に対応不可欠なメールが残ることになるので、問い合わせ対応の効率が必然的に上がります。

毎日発生する業務はルール化をしないと、いきあたりばったりな仕事になりがちです。最適なメール対応ができず、ノウハウも蓄積されないため、企業成長が加速しません。

メール共有のクラウド化ならもっとラクに迅速に対応できる

「メール対応だけで1日が終わっちゃう!」という担当者の嘆きを、なんとかしませんか?

メール対応できるスタッフが社内で1人しかいない状態や、50通レベルのメール件数だといくら社内でルール化してもメール対応には限界がありますが、チーム内でメールを共有すると効率が格段に上がります。

まず、朝出社して誰かが迷惑メールを削除すれば、他の人は迷惑メールを見ることなくすぐに業務に取りかかることができ、メールの仕分け作業をまるっとカットできます。

さらに、メール共有・管理システム「メールディーラー」の「ステータス管理機能」を活用するとメールの対応状況が一目でわかるので、優先順位がつけやすくなり、重複対応のリスクを下げることができます。

メールディーラーは、10年連続国内売上シェアNo.1のメール共有・管理システムで、5,000社以上のお客様からのご意見をもとに新規機能を開発・バージョンアップしているので、メール対応・管理のノウハウが詰まっています。

クラウド型のメール管理システムなので、導入コストと運用コストを抑えることが可能です。業務効率化はスタッフのモチベーションアップにもつながり、ショップの高評価にも直結するので、経営基盤の強化の他、企業の成長率を一気に高めてくれます。

ご興味のあるご担当者様は、ぜひ無料トライアルをお試しください。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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