メール共有・管理システム
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メール共有システムの導入でECの運営はどう変わる?

メール共有システムの導入でECの運営はどう変わる?

顧客対応がもっと楽になればいいな・・・と感じたこと、ありませんか?

ECサイトの運営においてお客様からの問い合わせに迅速かつ丁寧に対応して、他社との差別化を図ることはとても重要なポイントです。

毎日届く問い合わせに効率よく対応するためには、メール共有システムの活用をおすすめしたいと思います。
今回はメール共有すると具体的にどのように業務改善されるか詳しく紹介します。

メール共有ができるシステムってどんなもの?

「商品の在庫について」「支払い方法について」「到着した商品の不備について」など、お客様からは様々な問い合わせがショップ宛てに届きます。嬉しいことに売上が伸びていると問い合わせ件数も増えていきます。このタイミングで人員を増やすなどして上手く体制を整えられるといいのですが、急に売上が上がるとスタッフの手が回らなくなり、顧客対応が遅れたり、重複返信といったミスが発生してしまします。

こういったミスを放置したままだとお客様は離れ、リピートにつながらないためショップにとってマイナスになってしまいます。ミスやトラブルが起きるのは、他のスタッフがどのメールに対応しているかが見えていないため、効率的に管理できず属人的な業務に陥ってしまうからです。

これらのメールトラブルを解決するのが、メール共有システムです。次に、70%以上のシェアを誇るメール共有・管理システム「メールディーラー」の主な機能を紹介しながら、メール共有について理解を深めていきます。

基本的な3つの機能

1.メールの一元管理

このシステムの根幹とも言えるのが、問い合わせの一元管理機能です。ショップ宛に届くメールやチャット、電話の記録を全体で共有し、「誰が」「どの問い合わせに」「どのように対応しているのか」を一目見るだけで把握でき、情報共有が簡単にできます。受信ボックスを共有していると思ってもらえればわかりやすいと思います。

2.品質向上のためのアシスト機能

メール作成の作業効率と精度を上げるための各種機能がメールディーラーには備わっています。代表的なものが「テンプレート機能」で、安定した対応品質をキープさせることができます。文面に誤植などがないかを上長がチェックして承認を得ないと送信できない承認機能も、メール対応の品質を上げるために有効です。

3.コミュニケーション補助機能

社内での業務効率化を促す機能も多数備わっています。複数の担当者によるメールトラブルは、チーム内のコミュニケーション不足が原因です。スタッフ間が使えるチャット機能や、メールにコメントをつける機能などはメール対応を行う上で重要な意思疎通をスムーズに補助してくれます。

効率化を促進する充実の機能

メール共有システム導入におけるメリット

メールディーラーを活用して期待できるメリットについて、見ていきましょう。

メリット1: 対応ミスを未然に防げる

メールの見落としや重複返信は、膨大なメールのやりとりに追われスタッフ間の情報共有ができていないために発生します。システムが自動でメールを共有・管理することで属人的な作業のケアレスミスを未然に防ぎます。

メリット2: 工数・教育コストの削減に貢献

過去のメールを検索していると思っていたより時間がかかったという経験ありませんか?メールディーラーなら、お客様とのやりとりをクリックひとつで表示できるので、検索にかかる時間が短縮されます。また、社内FAQを通して対応マニュアルを共有することで、新人教育のコストも削減できます。

メリット3: ナレッジが蓄積・共有されて企業の資産に

メール対応は、スタッフの経験やノウハウに頼る部分がありますが、メールディーラーを利用すれば、なかなか共有しづらかった個々が持っている顧客対応ノウハウを集約して、会社の財産として蓄積しやすくなります。

中長期的に見てもメリットが大きいメール共有システム

メール共有システムは、もともとは問い合わせ対応をスムーズにするために開発されました。特にECサイトにおいてお客様との大事な接点となるメールやチャットのコミュニケーションは、ショップ評価の要です。ショップの成長とともに件数が増える問い合わせメールの対応の手間やミスを防ぐならメール共有システムで一元管理することが有効と言えるでしょう。

業務効率化、工数削減といった日々の対応シーンでのメリットもありますが、中長期的な経営戦略においてもシステムを導入することに大きな意味があります。

人材育成の観点からも、ナレッジ共有は企業にとって重要です。企業価値の向上を目指すためにもメール共有・管理システム「メールディーラー」を活用してみませんか? 

メールディーラーは、無料トライアルもお試しいただけます。
ぜひお気軽にお問い合わせください。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。

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