メール共有・管理システム
東京
03-5368-1631
大阪
06-6376-5222
名古屋
052-218-6937
福岡
092-739-8085

TOP > お役立ちコラム > メール管理が「バッチリ」なわけ|複数店舗の運営でもトラブル知らず

メール管理が「バッチリ」なわけ|複数店舗の運営でもトラブル知らず

みなさんは何名で顧客対応していますか?
お客様からの問い合わせメールに対応する担当者が1人だけだと、急な病欠や有休などで不在のときに対応がストップしてしまうため、2名以上の担当者で顧客対応を行いたいところです。

楽天やYahoo、Amazonのショップ、または自社運営のECサイトと実店舗を運用している企業であれば社内に届くメールは膨大な量になるので、なおのことチーム体制で問い合わせ対応をせざるを得ません。とはいえ実際に現場から聞こえてくるのは、

「みんなで問い合わせメールの対応をしているのに、うまくいかない」

こんな担当者の嘆きの声も少なくありません。

複数のアカウントから送られてくる問い合わせメールを共有・管理し、顧客満足度を向上させる「メール共有・管理ツール」についてご紹介します。

実店舗&ECサイトからの大量メール管理が大変!

実店舗とECサイトなど複数の店舗を運営する企業で問題となっているのが、問い合わせ専用に設定した複数のアカウント宛にくる大量のメールをスタッフが共有・管理できずに迅速な対応ができないことです。その結果、連鎖的なミスが発生し、ショップの信頼性を下げてしまうことになるため早急に手を打つ必要があります。

【問い合わせ窓口の課題】
  1. いつ誰がどのショップからのメールを対応したか把握できず、対応モレや重複返信が発生
  2. 複数のアカウント、管理画面を行き来するため、手間がかかりストレスになる
  3. キャンセルメールの注文履歴を探すのが大変
【担当者の本音】

「問い合わせメールをまとめて、わかりやすく管理したい!」

お問い合わせフォームに届くメールには、注文やキャンセル、クレーム、在庫の確認など利用者によって内容はさまざまで、重要性もバラバラです。在庫確認に時間を取られていたばかりにクレームへの対応が遅れ、電話でのクレームにまで発展。右往左往していると、在庫を知りたいお客様からさらに催促のメールが……。管理できずにメール対応に振り回されるようなトラブルに見舞われては、スタッフの作業効率が下がる一方です。

ECサイトの運営業務における非効率なメール対応が、生産性を大きく落としている要因なのですが、小手先のテクニックや根性論では当然解決できないので抜本的な解決策を検討しましょう。

複数アカウントでもメールディーラーなら一元管理で安心!

毎日行う問い合わせメールの対応は、ECサイトや実店舗において「生命線」です。スマホの普及により、スピーディーな買い物とサービスを要求するお客様が急増しているため、メール対応の遅れはクレームの元となり、ショップ評価を著しく下げるばかりか事業成長をストップしかねません。

どれだけ対応人数を増やしても、複数のアカウントから送られてくる問い合わせメールを的確に対応するには限界があります。なぜなら、一般的なメーラーのほとんどは個人同士のやりとりに適している一方で、不特定多数のメール対応を行う企業と個人のやりとりには十分な機能が足りていないからです。そこで、店舗運営を行う企業の助け船となるのがメール共有・管理システム「メールディーラー」です。

メール共有・管理とは、簡単に言えば「受信ボックスを共有すること」です。メール共有・管理システム「メールディーラー」なら、異なるメールアドレスを一元管理できて問い合わせのメール対応によくある3つの課題「対応モレ」「重複対応」「状況把握」をスッキリ解決します!

また、ステータス管理機能が「未対応」「対応中」「対応完了」とメールの状況ごとに自動で振り分けるので、より管理しやすくなります。

メールのステータスはリアルタイムで表示されるので、誰がどこまで対応していて、自分が対応すべきメールはどれかがすぐにわかります。

人的ミスをカバーする管理方法で顧客満足度をアップ!

返信不要な自動送信メールが多く届くEC運営企業では、細心の注意を払っていても見落としや対応ミスといった“イージーミス”がおきてしまいます。チーム内で声をかけあうなどアナログな対処法でも、完全に防げるかは定かではありません。

チーム内できちんと情報共有ができ、効率的で確実なメール管理を行う解決法をお探しなら、メール共有・管理システム「メールディーラー」におまかせください。スタッフの心労ストレスをなくし、お客さまの満足度を高める一石二鳥のツールです。

メール共有・管理システム「メールディーラー」は初期設定が簡単で、導入前に操作性や使い勝手がわかる無料トライアルをご用意しています。ぜひお試しください。

▼ご相談・詳細資料・無料トライアルはコチラ▼
https://www.maildealer.jp/inquiry/

メールのお悩みまとめて解決!メールディーラー無料トライアルを試してみる

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。

一覧を見る