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備えあれば憂いなし|メール誤送信の対策【チェックリストつき】

日頃仕事で欠かせないメールですが、ちょっとしたミスによる事故が大惨事に発展するケースも少なくありません。

有名企業がメールの誤送信によって情報を漏洩させてしまう不祥事がニュースなどで報道されますが、ここまで大事にならないまでもメールの送信先や添付ファイルなどを間違って送ってしまい冷や汗をかいた、なんて経験はありませんか?今回は知っていて損はないメールセキュリティ対策についてご紹介します。

こんな誤送信には要注意~チェックリスト~

よくあるメールの誤送信のケースは、大きく分けて2種類あります。

1つ目は「宛先や内容のミス」といった送信時のうっかりミスです。誰しも一度は経験があるのではないでしょうか?

  • ✔ メールアドレスを間違えて違う人に送ってしまった
  • ✔ Bccに入れるはずの人を、Ccに入れて送ってしまった
  • ✔ ファイルを添付するのを忘れてしまった
  • ✔ 添付するファイルを間違えてしまった
  • ✔ 添付ファイルを暗号化し忘れてしまった
  • ✔ 書きかけのメールを送ってしまった
  • ✔ 文章に誤字脱字があった
  • ✔ 署名をつけ忘れてしまった
  • ✔ 相手の社名や名前を間違えてしまった
  • ✔ 敬称をつけ忘れてしまった

これらのミスは先方に大変失礼になるのはもちろんのこと、場合によっては情報漏えいの危険があります。

2つ目は顧客対応を2名以上で行う場合によく起きてしまうもので、スタッフ間の情報共有不足による「メールの重複返信」です。同じ相手に別のスタッフからそれぞれメールが届くことにより、先方を混乱させてしまいます。このミスはメールの内容そのものというよりも組織内の情報共有の方法が上手くいっていないために起こるものです。

“誤送信につながるケアレスミスをしないように”と口で言うのはカンタンですが、それぞれの意識だけで防ぐには限界があり、誤送信を防止するには組織全体できちんと仕組みづくりをする必要があります。実際に、顧客満足度の高いカスタマーサポートで有名なABCマート様エムティ・エンド・エムティビー様はミスが起きないよう事前にセキュリティ対策しています。

「今すぐできる」メール誤送信対策

セキュリティ対策というと何だか大変そうなイメージですが、今すぐにでも始められる対策もございます。

まずは1人でもできることから考えていきましょう。例えば、メールを送信する前に内容のチェックを3回行うといったルールを作ります。送信先のメールアドレス、送信相手の名前・敬称、文章の内容、添付ファイルなど特にミスが起きやすいところを確認します。さらに、重要なメールに関しては上司や同僚などの「ダブルチェック」を受けるとより効果的です。

ダブルチェックは、様々な業務で取り入れられている最も基本的なミスの回避方法で、第三者の視点が入ることにより、思い込みやうっかりミスを発見しやすくなるカンタンで効果的なセキュリティ対策です。

また、日常的によく使う文面はあらかじめ「テンプレート化」して共有しておくと、同じ文章をイチから作る必要がないため作業効率が良くなる上に、誤字脱字も少なくなり、組織全体の対応に統一感を出すことができます。
その上、添付ファイルの暗号化を実施すれば情報漏洩のリスクを低くすることが可能です。

「正確で効率的な」メール誤送信対策

担当者が強く意識し、どんなに良くできたルールを作っても運用するのは人間なので、どうしてもミスは起こってしまいます。こればかりは仕方ないことですが、できるだけミスの発生確率を下げるためにメール共有ツールを活用することをおすすめします。

メール共有ツールとは、誤送信や重複返信などのミスを防ぐ機能が備わっており、スタッフ間の情報共有を助けてくれるツールです。メール共有ツールの中で累計導入社数5,000社の圧倒的なシェアを誇るのがメールディーラーです。

メールディーラーはメールの対応状況を見える化してくれるので、業務においてルールが適切に運用されているかを容易に把握できるとともに、内容チェックや上司の承認、添付ファイルの暗号化、添付忘れのチェックといった作業もシステムに内蔵された機能でカンタンに行うことができます。そのため、手間をかけることなくセキュリティのレベルを上げることが可能です。

その上、メールテンプレートの共有機能や重複対応の防止機能もあるため、メール対応レベルの均一化や顧客満足度を上げることができます。
誤送信以外のセキュリティ対策として、個人情報が含まれるメールデータは管理者しかダウンロードできないように操作の制限をかけることもできるので安心です。

一番大事なのは誤送信したときの対応力

セキュリティ対策を一つひとつ行うことにより、メールのミスは確実に減らすことができます。とはいえ、やはり人間が業務を行う以上、ミスや事故がゼロになるわけではありません。

ミスを減らすことも企業や組織において大事なことではありますが、ミスが起こったときに関係者への謝罪や事後処理などの適切な対応を誠実に素早く、そして適切に行うことこそ最も大事なのです。
何か起きてしまったときに落ち着いて迅速な対応をするために、まずはテンプレートを準備しておくことをおすすめします。

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この記事を書いた人

ITコンサルタント 亀田 健司

講師・コンサルタントとして プログラミング・技術者教育に実績 ソフトウェア開発・IT研修講座の講義・研修プログラムの開発・プロデュース業務を行う ・大手コンピュータスクールの講座プロデュース ・「一週間で身につく」シリーズWebサイト運営 ・Udemyにてオンラインプログラミングコース(IoT、機械学習関連)を担当 ほか ライターとして大手WebメディアなどにプログラミングやIT技術に関する技術を執筆 ・人工知能に関する記事(BizDriveほか) ・Java、PHP、Pythonなどのプログラミングに関する記事 ・セキュリティ・IoT関連技術に関する専門記事

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