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どうしよう!? メール管理に四苦八苦する担当者を救う解決策とは

ECサイト運営においてお客様とのコミュニケーションの要となるのが「メール」です。注文や在庫確認、キャンセル依頼、サイズ変更依頼といった問い合わせメールには迅速な対応が求められます。しかし、EC店舗は少ないスタッフで運用している企業も多いため、繁忙期やスタッフの急な病欠といったケースでは増加する問い合わせへの対応が遅れがちです。

メーラー上のフォルダ分けで対応していても、必ず起きる「返信モレ」「重複対応」に現場スタッフは大混乱! ECサイトの窓口を担当するスタッフが毎日悩む「大量のメール管理」はどのように解決できるのでしょうか?

EC担当者はお手上げ!メール管理のさまざまな課題

日々メール対応する担当者が感じている業務課題にはどんなものがあるのでしょうか。お客様からのメール対応だけでも大変なのに、バイヤーや取引先からのビジネスメールなども毎日届きます。未対応のメールが山ほどあるメーラーの受信トレイを、毎日さばくのは骨が折れる作業です。

問い合わせを1人で担当したり、別業務と兼任して空いた時間に対応したりするケースは少なくありません。その場合、担当者が休んでしまったらメール対応はどうなるのでしょうか?誰かが代理対応しなくてはなりませんが、メールの内容をすぐに把握して的確に対応できるでしょうか?

少ない人員で大量のメール管理をしないといけない環境では、以下のような業務課題があります。

  1. メール返信業務が二度手間で非効率
  2. 対応すべきメールを見落としやすい
  3. キャンセル依頼のメールと、注文履歴情報との照合に時間がかかり、クレームにつながる
  4. 電話応対時、どのメールの問い合わせかすぐに把握できず対応が遅れる
  5. 担当者が休んだ場合、代理対応や引き継ぎがうまくいかない

仕分けや検索に時間がかかりすぎると、早急に対応すべき問い合わせメールを見落としてしまい、対応モレや重複対応などが起こり、クレームに発展する危険性があります。メールの整理整頓術を駆使するなど試行錯誤しながら管理しても、繰り返しおこるこれらのトラブルにもはや担当者はお手上げ状態に。

「作業効率悪すぎ! ビジネスメールの管理をなんとかしたい」と現場スタッフは嘆いています。

メールディーラーのステータス管理機能がズバッと解決!

こうしたメール管理に悩みながら顧客対応しているのであれば、今すぐにでもメール管理ツールを見直すべきです。ツールを導入するにあたり、見直すべきポイントは「メール対応業務の効率化」です。

業務効率を飛躍的に高めるために、メールを一元管理するクラウド版共有システムに切り替える企業が年々増えています。info@やsupport@などの代表アドレスに届いた問い合わせを社内やチームで共有し、誰がどのメールにどんな対応をしているのかが全体で把握・管理できるというものがメール共有・管理システムです。

そこでメール対応の悩みを解決するのが、弊社のメール共有・管理システムの「メールディーラー」です。

メールディーラーとは?

10年連続売上シェアNo.1※
選ばれ続けて国内シェアNo.1のメール共有・管理システムです。
5,000社以上のユーザー様からのご意見をもとに新規機能を開発し、年に数回バージョンアップしているので、メール対応・管理のノウハウが詰まっています。

※ 出典:ITR「ITR Market View:メール/Webマーケティング市場2018-2019」「ITR Market View:マーケティング管理市場2013-2017」・「ITR Market View:CRM市場2012」メール処理市場ベンダー別売上金額シェア2009-2018年度(予測値)

メールディーラーは、メール対応にありがちなトラブルを回避するための機能やパフォーマンスを最大限に高める機能などが備わっています。「ステータス管理機能」は、新着、返信処理中、対応完了など、現在の対応状況ごとにリアルタイムで表示され、自動で管理することができます。複数人での管理が容易になったことで、対応が遅れているメールにいち早く気がつくことができるようになります。

誰が対応中のメールかが一目瞭然!

担当者も経営者も頭を抱える原因だった複数メールの管理問題をすっきり解決してくれます。

メール管理を制する者は事業を制する!

顧客の属性に応じた細かな対応も必要で、リピーターを1人でも増やすには迅速で丁寧な対応ができる仕組み作りが急務と言えます。ベストなメール管理ツールを導入することは業績アップや業務効率の改善、スタッフのストレス減といいことずくめ! さらに顧客満足度の向上や高評価のレビューにつながるため、「メール管理を制する者は事業を制する!」と言っても過言ではないでしょう。

メール共有・管理システム「メールディーラー」は導入前に操作性や使い勝手がわかる無料トライアルを利用できるので、ぜひお試しください。

▼ご相談・詳細資料・無料トライアルはコチラ▼
https://www.maildealer.jp/inquiry/

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。

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