2021/12/01「社内でメールを送るときに注意することはあるの？」
「社内の別部署へ依頼メールを効率的に処理する方法を知りたい」
「対応に時間が掛かり、業務時間を奪われている」
このような悩みを抱えてはいませんか？
社内メールは社外メールと比較すると心理的ハードルは下がりますが、それでも一定のビジネスマナーをおさえておくべきです。相手に快く対応してもらうためには、社内メールであっても押さえておくべきポイントがあります。
今回は、社内でメールを送るときに知っておきたいポイントを、例文とあわせて解説します。メールを受け取る側が、部署内で適切に処理するのに役立つ工夫も紹介しますので、ぜひ参考にしていただけたら幸いです。
社内メンバーに依頼メールを送るときのポイント
まずは、社内メンバーに依頼メールを送るときに押さえておきたいポイントを紹介します。
分かりやすい件名で
社内メールでは、メールを受け取った相手がどのような内容のメールなのかがひと目でわかる件名にすることが大切です。
たとえば「○○会議について」といった件名は、具体性に乏しく、内容がわかりません。以下のように具体性を持たせることで、ひと目で内容を把握できるようになります。
- ○○会議のアジェンダ確認のお願い
- ○○会議の資料確認のお願い
- ○○会議の事前アンケートへの回答ご依頼
このように、何についての、どんなお願いなのか、見ただけでわかる件名をつけましょう。
なお、急ぎ返信をもらいたいときには【至急】とつけるのもおすすめです。ただし濫用すると効果がなくなるので気をつけましょう。同様に【重要】とつけると注目されやすくなりますが、本当に重要なものに限らないとこちらも効果がなくなってしまうので頻出させなくても、適正なタイミングで返事がもらえるように、普段からこころがけましょう。
依頼内容を端的に伝える
依頼内容についても、件名と同様に端的に伝えることが重要です。
依頼をするからといって、特別にへりくだった表現は必要ありません。ただし社内メールであっても、丁寧な表現を心掛けることは大切です。
社内メールは社外メールとは異なるため、時候のあいさつなどは省き、「お疲れさまです。」とひと言添えてからそのまま本題に入ります。依頼しづらい内容であっても長々とした状況説明や回りくどい表現は避け、まずは目的と依頼内容を端的に伝えましょう。
また、何度もメールが往復するのを避けるためにも、必要な情報は最初にすべて伝えることも大切です。たとえば面談の依頼メールを送るときには、「いつがよろしいですか？」と相手に聞くより、こちらから候補の日時を3つほど提示するほうが早く進みます。
そのうえで、「どの日時もご都合が悪ければ、ご希望をお知らせいただけると幸いです」としておくといいでしょう。
返信期限は明確に伝える
依頼した内容への対応期限がある場合には、明確に伝えましょう。
依頼される相手も自分の仕事を抱えている以上、タスクに優先順位をつけて順番に進めているはずです。依頼メールが届いても、期限が設定されていなければ、優先順位は低くなり、後回しにされてしまいます。また「重要ではない」と思われる可能性もあるでしょう。
期限を設定するときには、できるだけ具体的に指定することも大切です。期限を○月○日とするだけでは、退社までに対応すればいいのか、その日であれば夜遅くでもいいのか、人によって判断が異なります。「○月○日17:00まで」などといった形で明確にするとよいでしょう。
ただし「期限までに対応してもらって当然」といった書き方は失礼です。相手を尊重するためにも、「ご都合が悪ければお知らせいただけると幸いです」などとひと言添えておくのがおすすめです。
依頼する理由を伝える
依頼する内容によっては、その理由を相手に明確に伝える必要があるケースもあります。
たとえば会議への参加を依頼する場合、相手がその会議に参加するのが当然の立場の人であるなら、とくに利用を添えなくても問題はありません。しかしそうでないなら、なぜその会議に参加してほしいのか、理由を伝える必要があるでしょう。
「今回新しいシステムを導入するにあたり、○○さんに導入に至った背景をご説明頂きたく存じます。」
「XXの問題に関して、現状に詳しい○○さんのご意見をぜひお聞きしたいと考えております。」
など、なぜその人に依頼するのかを端的に伝えましょう。
相手への配慮を忘れない
たとえ同じ企業に勤める人が相手の社内メールであっても、相手に対する心遣いは必要です。とくに依頼メールであるなら、相手の負担にならないよう配慮しましょう。
文中に「お忙しいなか恐れいります」「お手数お掛けして申し訳ございません」など、いわゆる「クッション言葉」を使用すると、こちらの気遣いを感じてもらいやすくなります。
また、最終期限よりも余裕を持って相手に依頼し、「期限内にご対応いただくのが難しいようでしたらお知らせください」としておくと、相手は一方的に依頼されて選択の余地がない「押しつけられ感」を持ちづらくなるのでおすすめです。
署名を入れる
社内の依頼メールであっても、社外メールと同様に、署名は必ず入れましょう。
署名については社外用だけしか用意していない人も多いようですが、社内用は別に作成して使い分けるのがスマートです。とくに社員数が多い企業では、自分がどこに所属する誰であるかを相手にきちんと示すためにも、必ず用意しておくことをおすすめします。
社内用の署名には、社外用署名に必須とされる社名や自社サイトのURL、住所などを省く代わりに、内線番号を記載するといいでしょう。
社内で使える依頼メールの例文
ここでは、社内で使える依頼メールの例文を2つご紹介します。
【例文】資料内容確認の依頼メール
件名：営業会議（○月○日予定）の資料内容確認のお願い
××部長
お疲れさまです。
△△部の◎◎です。
○月○日XX：XXに予定されている営業会議の資料をお送りいたします。
お忙しいなか恐れ入りますが、内容をご確認いただけますでしょうか。
なお、加筆・修正などが必要でしたら、○月○日午前中までにお知らせいただけると幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――
△△部△△課
◎◎ ◎◎（名前）
内線番号：XXX
Email：XX@XXXX.com
【例文】有給休暇取得の際のメール
××課長
お疲れさまです、◎◎です。
大変恐れ入りますが、○月○日〜○月○日までの○日間、私用のため有給休暇を頂きたく存じます。
なお、休暇中の業務につきましては、△△さんに対応していただく予定です。
ご迷惑をお掛けいたしますが、ご了承いただけますようお願いいたします。
―――――
△△部△△課
◎◎ ◎◎（名前）
内線番号：XXX
Email：XX@XXXX.com
依頼メールで使えるフレーズ
ここでは、社内での依頼メールでよく使われるフレーズを「お願いするとき」と「締めるとき」にわけてご紹介します。
お願いに使えるフレーズ
- お願いいたします。
- お願い申し上げます。
- 〜いただけると幸いです。
- 〜いただければと存じます。
- 〜いただければ大変助かります。
- 大変恐れ入りますが〜
- 大変恐縮ですが〜
- お手数お掛けして申し訳ございませんが〜
- 勝手なお願いではございますが〜
- ご多忙の中、恐れ入りますが〜
締めに使えるフレーズ
- 引き続きよろしくお願いいたします。
- ご連絡いただきますよう、お願いいたします。
- 早急にご対応いただきますようお願い申し上げます。
- お手数おかけいたしますが、ご返信いただければ幸いです。
- ご検討いただけましたら幸いです。
- ご多忙の中恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
メール対応を効率化！「メール共有システム」
対応する側は共有メールアドレスを活用
社内の依頼を個人メールで受信されている方は、共有のメールアドレスへの切り替えを検討してみてはいかがでしょうか？たとえば情報システム部やバックオフィス系の部署は個人のアドレスで他部署からの問い合わせを受けるよりも、共有アドレスで管理した方が、業務効率が改善します。問い合わせ数が見える化することで、対応者の偏りがなくなり、業務量の平準化につながります。また個人で対応すると場合によっては、「対応する人によって毎回回答レベルが異なって困る」と、問い合わせ元の部署から苦情が出る可能性があります。
「メール共有システム」導入で更なる効率化
共有のメールアドレスを利用していると、「どのメールを誰が対応しているのか分からない」「担当者の割り振り手間」といった新たな問題が生まれてしまいます。業務を効率的に行うためにはメール共有システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
共有アドレスの管理に特化しており、メール起点のタスク管理や担当者の割り振り、また問い合わせ対応のFAQなど業務効率化を図れる機能が網羅されています。
案件管理システムほど高価ではないものが多いので、部署単位でも十分に採算がとれるサービスが多いのも特徴です。
まとめ
社内で依頼メールを送るときには、社外メールのような堅苦しい時候の挨拶などは省いたうえで、端的に依頼内容を伝えます。ただし相手に「勝手に決められた感」「有無を言わさず押しつけられた感」を与えないために、クッション言葉を使う、選択肢を与えるなど、相手に配慮することが大切です。
社内の依頼メールを受け取る側は、部署内で対応する人が偏ると、不公平感が出るので注意しましょう。メール共有システムを活用すると、部署にどのような依頼が届き、誰が対応するかを全員で考えられるのでおすすめです。
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