2022/05/25ビジネスシーンでお礼を伝える際には、郵便よりメールが早くて効果的です。また、電話では忙しい相手の時間をいただくことになるので、読み手がいつでも読めるメールがなお良いでしょう。
今回は、社内向け・社外向けのお礼状メールを送る際に知っておきたいポイントをご紹介します。
お礼状メールのポイント
なるべく早く送る
お礼状メールは、なるべく早く送ることで印象が良くなります。
例えば午前中の出来事に対してであれば当日の夕方までに、午後の出来事に対しては翌日の午前中に送りましょう。
「感謝の思いを込めるために」と丁寧にメールを作成し、出来事から時間が空きすぎると相手の気持ちが薄れてしまっているかもしれません。心が通う出来事があった後、その熱量が冷めないうちに思いを伝えましょう。
件名をわかりやすくする
ビジネスの場では、多いと1日に何十通もメールを受信します。その中にお礼状メールが埋もれてしまわないよう、一目でお礼のメールだと判断できる件名にしましょう。
特に、初めてやりとりする相手や関係性の浅い相手などには、件名の中に会社名と名前も添えることをおすすめします。
「取り急ぎ」は使用しない
お礼状メール文の定型文で「取り急ぎ、お礼まで」というフレーズをよく目にします。この言い回しは「とりあえず急いでお礼を言います」というニュアンスなので、中には失礼だと捉える人もいます。
社内の同僚に使うのは問題ないかもしれませんが、目上の人や関係の浅い相手には使用しないのが無難です。
定型文はアレンジを加える
本記事の後半でもご紹介するように、お礼状メールの定型文はビジネス書やインターネットなどで数多く紹介されています。この定型文をおさえておけば、お礼状メールの基本の内容はフォローできます。
しかし、それだけではただ表面上の言葉になりかねません。
定型文を使用する場合は、実際のエピソードや相手から出た言葉などを加えて、具体性を持たせてみてください。より感謝の思いが相手に届きます。
社外向けお礼状メール文例
ここからは、お礼状メールの文例をご紹介します。まずは取引先や顧客などの社外の相手に向けたお礼状メールから見ていきましょう。
打ち合わせに対するお礼状メール
打ち合わせの後に送るお礼状メールでは、会議の要点を改めて書き出して共有する内容を加えると良いでしょう。
次回のステップに向けた見通しなども合わせて提示しておくと、スマートな仕事ぶりをアピールでき、信頼関係の構築にもつながります。
本文：
□□□株式会社
□□□様
お世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇でございます。
本日は、お打ち合わせにご対応いただき、ありがとうございました。
ご発言の中から、貴社が直面する課題を認識することができました。
下記にまとめましたので、誤認や不足等ありましたらご指摘をお願いいたします。
＜貴社の現状の課題＞
・□□□□□□□□□□□□□
・□□□□□□□□□□□□□
・□□□□□□□□□□□□□
なお、次回のお打ち合わせは△月△△日前後でお願いできれば幸いです。
ご都合の良い日時を2、3候補に挙げていただけますでしょうか。
その際に、課題への対応策アイデアをお持ちいたします。
今後ともよろしくお願いいたします。
売り込みに応じてくれたことへのお礼状メール
売り込み営業に対応してくれた相手先に送るお礼状メールの文例です。相手の要望を汲んだ次のアクションについても言及しましょう。
本文：
□□□株式会社
□□□様
お世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇でございます。
本日は、突然の訪問にご対応いただき、誠にありがとうございました。
□□□様からご要望のあった△△△について、
社内で検討し改めてご提案させていただきたいと思います。
〇月〇日〇曜日までに、メールでお届けいたします。
また、ご不明点などあればいつでもご連絡くださいませ。
貴社のお力になれるよう努めてまいります。
今後とも、よろしくお願いいたします。
新規発注へのお礼状メール
新規の取引を成約した時のお礼状メールの文例です。これからの取引に期待感を与えるような文章を心がけてください。
本文：
□□□株式会社
□□□様
お世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇でございます。
この度は、弊社新商品をご成約いただき、誠にありがとうございます。
本商品の〇〇〇〇という利点を活かして貴社に貢献できるよう、
弊社一丸となって取り組んでまいります。
導入スケジュールに関しては、ご希望日をベースに日程を組ませていただきますので、
改めてご連絡を差し上げます。
今後とも、よろしくお願いいたします。
会食後のお礼状メール
すでに取引のある相手から会食に招待された後のお礼状メールの文例です。訪れたお店の印象や、話題に出たエピソードなども添えると、相手に「招待してよかった」と満足感を与えることができるでしょう。
本文：
□□□株式会社
□□□様
お世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇でございます。
昨日は、大変楽しい時間をご一緒させていただき、誠にありがとうございました。
通常の業務の中ではお伺いできないような公私に渡るお話しを伺うことができて、
大変嬉しく思います。
特に、□□□様の前職での学びについてのお話は興味深く、
私自身も仕事への考え方の幅を広げていかなければと、感銘を受けました。
より一層、□□□様のお役に立てるよう、努力してまいります。
今後ともよろしくお願いいたします。
社内向けお礼状メール文例
続いて、上司や同僚に向けたお礼状メールの文例をご紹介します。
上司からのアドアドバイスに対するお礼状メール
上司に対するお礼状メールの文例です。仕事への助言や営業の同行、相談に乗ってもらった時など、上司にお礼する際に参考にしてください。
本文：
□□□部長
お疲れ様です。
〇〇です。
昨日は、企画に対する相談に応じていただき、ありがとうございました。
私が思い悩んでいたポイントはもちろん、至らぬ点についても指摘していただいて、
大変勉強になりました。
全体を改めて見通し、手を入れることができそうです。
本企画をより完成度の高いものにして、必ず商談に活かしてまいります。
貴重なお時間をありがとうございました。お心遣いに重ねてお礼申し上げます。
今後とも、ご指導をよろしくお願いいたします。
プロジェクトへの協力に対するお礼状メール
同僚や後輩といったプロジェクト関係者に対するお礼状メールです。かしこまることはありませんが、プロジェクト完了の時点でこのようなメールを送っておくと、今後のより良い関係作りにもつながります。
本文：
□□□部の皆様
お疲れ様です。〇〇です。
先日は、新規プロジェクト「■■■■■」にご協力いただきありがとうございました。
みなさまのご協力に大変感謝しております。
無理なご相談についても快く対応していただき、
非常に充実したプロジェクトとなりました。
メールで恐縮ですが、プロジェクト完了のご報告と協力へのお礼に返させていただきます。
今後とも、皆様のお役に立てるよう精進していきます。
ぜひ、機会がありましたらお声掛けください。
引き続きよろしくお願いいたします。
退職者へのお礼状メール
退職の知らせを受け取った時に返信するお礼状メールの文例です。定年退職や転職、上司、同僚など、退職する事情や相手との関係性によって言葉遣いが異なりますが、当人同士のエピソードを盛り込むと、相手の心に響きます。
本文：
□□□さん
お疲れ様です。〇〇です。
お忙しい中、退職のご連絡をいただき、ありがとうございます。
以前から〇〇さんが退職されるとのこと耳にしておりましたが、
いざこの日を迎えると寂しさを感じてしまいます。
〇〇さんは私が新任の時の直属の先輩でしたね。
些細なことに落ち込む私にいつも明るく声をかけていただいたことは忘れません。
私も後輩に〇〇さんのような振る舞いができるよう努めようと思います。
これまで本当にお世話になりました。
これからも、〇〇さんのさらなるご活躍をお祈りしています。
お身体にはお気をつけくださいね。
ありがとうございました。
まとめ
社外の相手なら商談や契約、社内なら上司からの助言や同僚の仕事の協力など、お世話になった相手へお礼を伝えるべきタイミングはたくさんあります。
「会った時にありがとうと言ったし、まあいいか」と流してしまわずに、相手への感謝の思いを込めたお礼状メールを送りましょう。感謝の思いを形にして送る習慣を身につけて、ぜひビジネスにも活かしてください。
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