2021/04/14
メール配信には、「オプトイン」「オプトアウト」という2つの形式があり、ユーザーの意思に基づいた情報発信を行う必要があります。
この記事では、オプトイン・オプトアウトの違いや、「特定電子メール法」と呼ばれる、メール配信の際に気をつけるべき法律についてご紹介します。
「オプトイン」「オプトアウト」の違い
オプトイン・オプトアウトは、メルマガなどのメール配信でよく見られる方式のことです。
ここでは、それぞれの言葉の定義や違いについて解説します。
オプトインとは
まず、オプトイン（Opt in）には、「許諾する」、「参加する」、「同意する」といった意味があります。メールマーケティングの分野においては、事前に相手に同意を求め、同意を得てから配信するメールのことを「オプトインメール」と呼びます。
例えば、ECサイトで商品を購入する際に、「このショップからのメルマガを受け取る」というチェックボックスが表示されたことがあるかと思います。ここにチェックを入れると、メルマガの配信に対して許諾した、つまりオプトインしたということになるのです。
オプトアウトとは
オプトアウト（Opt out）は、「脱退する」、「身を引く」といった意味を持ちます。企業がユーザーへの確認を事前に行うことなく送信し、受信後にユーザーが受信拒否の設定を行うことです。
メールを受け取る相手が、「これ以上は受け取る必要がない」と感じた時に、オプトアウトの設定を行えることが義務化されており、オプトインメールにも、受信拒否するための導線（配信停止の案内など）の設置が必須となっています。
「特定電子メール法」とは
特定電子メール法は、正式には「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」といい、2002年4月に施行。その後何度か改正が行われ、2008年12月にはそれまでのオプトアウトでの配信が見直され、原則オプトイン配信とするよう改正がされました。
なお、この法律で言う「特定電子メール」とは、営業行為のために事業者がユーザーに出す広告や、宣伝のために配信するメールと定義されています。
またメール配信に関連する法律は「特定電子メール法」以外にも、「改正個人情報保護法」があります。以前は、「個人情報を第三者に提供する」ことを事前にユーザーに通知していれば、オプトアウト手続きで個人情報を第三者に提供可能でしたが、2017年5月に施行された改正個人情報保護法により「個人情報保護委員会」へ届け出を出すことが義務とされました。
改正個人情報保護法によって、個人情報の取り扱いや保管をより一層厳しくする必要が出てきた背景もあり、メルマガ配信など個人情報を取り扱う事業では、ユーザーに主導権があるオプトインの考え方が重視されるようになっています。
違反行為の対象と罰則
「特定電子メール法」により、受信拒否をしている人や、同意をしていない人に向けてメールを配信すること、または虚偽の送信者情報で配信することは違反行為とされています。対象はメールだけではなく、SMS（ショートメッセージ）や海外サーバー経由の送信も含まれます。
違反行為を行った場合、電子メールの送信方法の改善に関する措置を取るように通告されます。この措置命令を無視してメールの配信を続けてしまうと、最高で1年以下の懲役を課せられたり、100万円以下の罰金刑が命じられたりする恐れがあるのです。
メール本文中に明示すべき事柄
メール送信者には、送信者の氏名あるいは名称、住所などの送信者情報を表示することが義務化されています。なお、送信者情報はリンク先で表示することは認められておらず、本文中に記載することが必須となっています。
そして2008年に行われた法改正で、オプトアウト方法の表示も義務化されました。これにより、配信停止をする際に連絡する連絡先や、配信停止フォームへのリンクをメール本文中に記載することが義務となりました。これらの連絡先情報は受信した側の確認しやすい場所に記載することが原則で、分かりにくい場所に記載した場合は法律に触れる可能性があります。
また、問い合わせやクレームを受け付けるための電話番号やメールアドレスも記載する必要があります。これらの情報はリンク先での表示も認められているため、メール本文への記載は必要ありません。
オプトインの取得方法
オプトインの取得は、ホームページの情報を閲覧して関心を抱いたユーザーが、資料の請求等の際にメルマガの配信登録を同時に行うことが多いです。
このほか、個人情報の取り扱いについて記載された同意文の中に、オプトイン取得に関する内容を含める手法もあります。この場合、ユーザーが記入した個人情報を企業の最新情報を発信する際に活用したい旨を表記したり、取得した連絡先情報の利用目的として「広告を含む企業からの情報提供」という文を記載したりする方法で、個人情報の取り扱いへの同意と共に、メール配信の許可も取得できるようにする仕組みです。
オプトインを取得するときの注意点
オプトインを取得するときには、いくつかの注意点があります。ここでは、その注意点について詳しく解説していきます。
取得の履歴を記録・保管する
オプトインの取得を行った場合、ユーザーが同意したことを証明する記録の保管が必要になります。
保管期間は、配信の停止日から1カ月間と定められており、顧客の情報を入手したタイミングや取得手段などがすぐに分かるように保管しておく必要があるのです。特定電子メール法による改善命令を受けている場合、1年間の保管義務が発生します。
同意取得欄はわかりやすく
オプトインの取得の際、「文字が小さすぎる」「利用規約や約款が長すぎる」「背景に近い色で記載している」など、顧客にとって見づらいものや分かりにくいものは、取得方法として不適切であるとされています。
メールの配信を同意した際、同意の通知の相手が特定されていないものも不適切となります。こうした不適切なオプトイン取得は、顧客にとって親切でないのみならず、「顧客をだまして同意を得ようとしているのではないか」と疑われてしまうでしょう。
オプトアウトも必ず設置
オプトインの取得だけがルールで定められているのではなく、オプトアウトに関しても規定があります。顧客がメールの受け取りをやめたいと思った際に、メールの受信を拒否できる導線の設置が必要です。
オプトアウトの表記で注意したいのが、分かりやすさを意識して記載することです。メール配信のストップができないものや停止方法が分かりづらいメールは、スパムメールや迷惑メールという扱いになることもあるため、忘れずにメールの受信を拒否できる仕組みを設置しましょう。
オプトインが必要ないケースとは
顧客の許可を取得しないと、基本的にメール配信はできないものですが、例外も存在します。
既存の取引先
取引先に対して、取引や契約に関するメールを送るという場合は、わざわざ同意を得る必要ありません。ただし、広告のメールを配信する場合は、事前の同意が必要であるため注意しましょう。
書面でメールアドレスを取得した
例えば、名刺や製品資料などの書面に記載されたメールアドレスには、情報発信の許可を確認するステップは不要です。契約・取引に関連する事項の通知メール、広告宣伝が行われる場合も事前の顧客からの承諾は不要です。
Web上に自身の連絡先を公開している
公式のホームページなどでメールアドレスなどの連絡先が公表されているのを確認できれば、オプトインの許可取得は不要です。ただし注意点としては、連絡先を公表している方が企業の宣伝を目的としたセールスのメール受信などを拒否している場合は、配信に相手に対して同意の確認が必要です。
メール配信でできるクレーム対策
オプトインを取得していたとしても、クレームが発生する可能性はゼロではありません。ここでは、代表的な2つの対策について解説します。
メールアドレスの取得経路を明記する
「メールアドレスをどこで取得したのか」ということを明記しておくことで、クレームの発生を防止できる可能性があります。例えば、名刺から情報を得た場合、顧客が名刺交換したことを忘れているというケースもあります。初めてメール配信を行う際は、「このメールは、以前セミナーでお名刺交換させていただいた方に配信しております」というような一言を添えてあげるといいでしょう。
BCCで一斉配信しない
BCCでの一斉配信は手軽でよく使われる方法ですが、間違えてTOやCCで送ってしまうと、メールアドレスが流出してしまうことになります。個人情報の流出は、クレームだけでなく訴訟問題にもなりかねません。一斉配信はBCCではなく、専用のメール配信システムを使う方が安心です。
オプトインの取得で正しいメール配信を！
メール配信のオプトイン・オプトアウトをテーマにメール配信で必ず気を付けるべきことをご紹介してきました。近年はコロナウイルスの影響で、対面による営業活動を積極的に行えない状況なため、メールによるマーケティングが重要な施策となっていくことが推測されます。
メール配信のルールを正しく理解し、効果の出るマーケティングを行いましょう。
また、メール配信経由で発生したユーザーからのリアクションは、メール管理システム「メールディーラー」で管理するのがおすすめです。メールディーラーは、株式会社ラクスが提供するクラウド型メールソフトで、代表アドレスやWEBサイトの問い合わせフォームに届くメールを、複数名で分担して対応できるようになります。
全員で同じ受信トレイを共有し、メール1通1通に担当者を割り当てることができるので、誰がどのメールの対応をすべきか一目で把握できます。
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