2024/04/09
多様な働き方が当たり前になった今、生産性を落とさないためには、「社内の情報共有」が重要なポイントです。
この記事では、社内の情報共有をより効率的にするために必要な情報共有ツールをタイプ別でご紹介します。ツールの選び方や導入前に準備すべきことも解説していますので、ぜひご参考ください。
情報共有ツールとは
情報共有ツールとは、「業務に必要な情報」を社内で効率的に共有するためのツールです。
今まで紙やExcelを使ったアナログな方法で管理されていた社内情報をデジタル化し、効率的に共有することができます。ツールによって共有できる情報は異なりますが、業務効率化だけでなくさまざまな効果を期待できます。
情報共有ツールの導入メリット
情報共有ツールを活用するメリットは、業務効率化だけでなく、コミュニケーションの円滑化や属人化防止などさまざまです。ツール導入のメリットをご紹介します。
社内状況を見える化できる
情報共有ツールを導入することで、ブラックボックス化しやすい社内状況の見える化が可能です。
リアルタイムで各メンバーは今何に取り組んでいて、進捗はどうかといった状況を確認できることで、未然にトラブルの発生も防げます。また、各メンバーの稼働状況が分かることで、正しく業務の割り振りを行うこともできるので、組織自体の稼働や業務の効率化にも寄与します。
円滑な情報共有・コミュニケーションを図ることができる
情報共有ツールを導入することで、円滑な情報共有を実現し、コミュニケーションの活性化にもつながります。
情報共有ツールの中には、いくつか種類があります。
ビジネスチャットタイプならメールや電話のような堅苦しい定型文が必要ないので、手軽にやり取りができ、コミュニケーションの活性化に寄与します。また、グループウェアタイプであれば、スケジュールやToDoを共有できるので、共有すべき予定や情報をいつでも誰でも取りに行けるので、円滑な情報共有が可能です。
属人化防止につながる
情報共有ツールの導入は属人化の防止にもつながります。
社内wiki・ナレッジ共有タイプのツールであれば、属人化していたノウハウやナレッジを企業の財産として蓄積できます。社内での質問やフィードバックがリアルタイムで共有されることで、新しい問題の早期発見や発見後の自己解決が促進されます。
社内wiki・ナレッジ共有タイプの情報共有ツール4選
「新入社員や異動の際の教育稼働を削減したい」「属人化しているノウハウを共有して業務レベルを均一化したい」といった課題をお持ちの場合は、社内wiki・ナレッジ共有タイプの情報共有ツールがおすすめです。
NotePM（ノートピ－エム）
特徴
株式会社プロジェクト・モードが提供するNotePMは、登録者数7000社を越える社内wikiツールです。 検索機能の強さが特徴で、PDFやExcelの中身も含めて全文検索することができます。
料金プラン
8名で80GB利用できる4,800円のプランから、1,000名で10TG利用できる600,000円のプランなど、細かく展開しています。全て初期費用・サポート費用は無料で、閲覧専用ユーザーは無料で招待可能です。（ユーザー数の3倍まで）無料トライアルは30日間で、全ての機能を試すことができます。
esa（エサ）
特徴
合同会社 esaが提供するesaは、「チームで情報を育てる」というコンセプトを元に開発されたナレッジ共有ツールです。
書き途中（WIP）の未完成な状態から公開し、履歴を残しながら更新していくことができます。これにより「早めの情報共有」を促し、自律的なチームへの成長につながります。
料金プラン
月額500円（/1ユーザー）で、記事や添付ファイル等のアップロード容量は原則無制限で利用できることも特徴的です。
無料トライアルは、チーム作成月から2ヵ月後の月末まで利用できるので、じっくりと検証したい企業におすすめです。
Qast（キャスト）
特徴
any株式会社が提供するQastは、個人のノウハウを組織全体で共有することに特化したナレッジ経営クラウドです。
誰でも質問・回答できる「Q&A」と、自発的に情報を発信できる「wiki」で用途がわかれているので、誰でも気軽に投稿することができます。
ナレッジ共有を定着させるための支援体制を強化しており、操作方法や使い方だけでなく、つまずきやすいポイントを事前に解消してくれます。
料金プラン
初期費用＋月額費用となり、詳しい料金については問い合わせが必要です。
容量や機能、専属コンサルタントの有無などによって、スタンダード・エンタープライズの2種類の料金プランが設定されています。
Qiita Team（キータチーム）
特徴
Qiita株式会社が提供するQiita Teamは、誰でも簡単に記事を作成して社員同士で共有できる社内向けの情報共有ツールです。
日報や議事録、マニュアルなどを簡単にまとめられるので、情報共有だけでなく、ノウハウやナレッジの蓄積にも役立ちます。また、Qiita Team内のドキュメントは投稿日やタグ・ユーザーなどのさまざまな条件で絞り込みができますし、見返すことの多いマニュアルなどを常に目に見えるところに表示しておけるストック機能により、見たいドキュメントをすぐに見つけることができます。
料金プラン
利用人数によって料金が変動しますが、最安値のプランで500円/月で利用できます。また、すべてのプランでドキュメントの投稿数は無制限かつメールによるサポートもご利用いただけます。
30日間の無料トライアルを提供しているので、気になる方はまず使いやすさなどをトライアルで試してみるのがおすすめです。
メール共有・管理タイプの情報共有ツール2選
共有アドレスをチームで利用している企業や、顧客とやり取りしているメールの共有・管理に課題をお持ちの方におすすめなのは、メール共有・管理に特化した情報共有ツールです。メールだけでなく、チャットやフォームなど複数の問い合わせ窓口を持っており、一元管理したいという方にもおすすめです。
メールディーラー
特徴
株式会社ラクスが提供するメールディーラーは、共有メールアドレス（info@やsupport@など）やメーリングリスト宛に届くメールを、複数名で分担するメール対応業務に特化したメール共有システムです。
メールの対応進捗状況と対応担当者を可視化し、常にリアルタイムで情報共有されるため、対応漏れ・遅れを防止できます。
過去のやりとり共有する対応履歴機能や社内Q&A機能などで、メール対応のナレッジを蓄積することが可能です。
料金プラン
ユーザー数・保存メール通数に応じて変動しますので、お問い合わせください。
無料トライアル期間は1週間で、専任サポート担当がつくので、操作の不明点を解決します。
mi-Mail（エムアイ・メール）
特徴
未創システム株式会社の提供するmi-Mailは、「高機能なのに簡単操作」を徹底し、シンプルなユーザーインターフェースで幅広いユーザー層に利用されています。
料金プラン
クラウド／SaaSプランとパッケージプランの2種類となります。
クラウド／SaaSプランは、共有サーバーを利用するスタンダードプラン（初期費用24,800円＋月額費用9,800円～）と、仮想サーバープラン（初期費用50,000円＋月額費用66,800円～）の2種類から選択できます。
パッケージプランでは、オンプレミス型でカスタマイズ導入が可能です。
ビジネスチャットタイプの情報共有ツール5選
社内でのコミュニケーションに課題をお持ちの方はビジネスチャットタイプの情報共有ツールがおすすめです。
Slack
特徴
アメリカのSlack Technology社が開発したSlackは、150か国以上で20万社以上に使われているビジネスチャットツールです。
GoogleドライブやGoogleカレンダー、Zoomなど、2500以上の外部アプリとの連携が可能で、通知をSlackに集約することができます。
料金プラン
月額925円（/アクティブユーザー1名）の中小規模組織向けプロプラン、月額1,600円（/アクティブユーザー1名）のビジネスプラスプランの2種類から選択可能です。
直近の90日分のメッセージ履歴を閲覧することができる無料プランで、使用感を試すことができます。
Chatwork
特徴
Chatwork株式会社が提供するChatworkは、導入企業376,000社を越える中小企業向けビジネスチャットツールです。
Slackと異なり、日本企業による開発のため、日本語対応はもちろん、情報リテラシーの低い人でも問題なく使えるように工夫されています。
料金プラン
月額500円（/１ユーザー）のビジネスプランと、月額800円（/1ユーザー）のエンタープライズプランの2種類で、それぞれ無料トライアルで1ヶ月間利用可能です。
ユーザー数上限やメッセージの閲覧期限のある無料プランで気軽に始めることもできます。
LINE WORKS
特徴
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供するLINE WORKSは、LINEを個人利用している人も多いため、情報リテラシーの低い人でも早く馴染めるチャットツールです。LINEと同様に、既読機能やスタンプ利用が可能です。
料金プラン
無料プランでも、ユーザー数100名まで利用できるだけでなく、音声・ビデオ通話、画面共有も最大40名まで（最大60分）可能です。
ただし、共有ストレージが5GBで、容量の追加ができません。5GB以上利用する場合は有償プランのスタンダード（～1TB）・アドバンスト（～100TB）を選択する必要があります。
gamba!（ガンバ）
特徴
株式会社gambaが提供するgamba!は、日報をベースに社内コミュニケーションの質を高める社内SNS型日報アプリです。
日報に対してコメントや「いいね」等のリアクションができます。
KPI機能で日々の活動量をグラフ化できるので、目標に対する進捗度合いを一目で把握できます。
料金プラン
月額900円（/1ユーザー）のビジネスプランと、100名以上の大規模導入専用のエンタープライズプラン（個別見積）が設定されています。
Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）
特徴
Microsoftが提供するMicrosoft Teamsは、ビジネスチャットや音声・ビデオ通話ができるサービスです。
1対1のコミュニケーションはもちろん、グループでのやり取りも手軽にできます。また、Microsoftが提供している他サービスとの連携に強く、ビデオ通話中にWord、Excel、PowerPointの共同作業が可能です。
料金プラン
さまざまなプランを提供しており、ビジネス向けプランであれば1ユーザーあたり500円/月〜利用できます。
また、1ヶ月間の無料トライアルはもちろん、利用できる範囲の制限はあるものの無料プランも提供しているので、じっくり使い心地を確かめたい方にも安心してご利用いただけます。
CRM・SFAタイプの情報共有ツール3選
顧客や商談に関する情報が属人化しているなど、営業活動における情報共有の課題がある場合は、CRM・SFAタイプのツールがおすすめです。
eセールスマネージャー
特徴
ソフトブレーン株式会社が提供するeセールスマネージャーは、顧客・名刺情報、案件情報、営業活動情報を紐づけて管理できるCRM/SFAです。
導入～稼働～定着の各工程で、専属チームがサポートするため、導入定着率約95％を誇ります。
Slackと異なり、日本企業による開発のため、日本語対応はもちろん、情報リテラシーの低い人でも問題なく使えるように工夫されています。
料金プラン
月額11,000円（/1ユーザー）のスタンダードプラン、月額6,000円（/1ユーザー）のナレッジシェアプラン、月額3,000円（/1ユーザー）のスケジュールシェアプランが提供されています。
Zoho CRM
特徴
ゾーホージャパン株式会社の提供するZoho CRMは、あらゆる企業のニーズに柔軟に対応し、オーダーメイドCRMを構築できます。
AI搭載の業務アシスタントZiaにより、顧客データの収集・document作成・販売数の確認などの営業活動をアシストします。
世界250,000社で導入されており、28種類の言語で利用することが可能です。
料金プラン
月額1,680円（/1ユーザー）のスタンダードプランから、月額6,240円（/1ユーザー）のアルティメットプランまで豊富に展開されています。
無料トライアル期間は15日間で、すべての機能を試すことができます。
Senses（センシーズ）
特徴
株式会社マツリカが提供するSensesは、現場ファーストをモットーにしたクラウド営業支援ツールです。
OCR機能による名刺・議事録の自動文字起こしや、AIによるリスク分析など、現場の作業負担を軽減する機能が搭載されています。
料金プラン
初期費用無料で、月額27,500円～（/5ユーザー）のスタータープラン、月額110,000円～（/10ユーザー）のグロースプラン、月額330,000～（/20ユーザー）のエンタープライズプランの3種類のプランがあります。
グループウェアタイプの情報共有ツール4選
さまざまなツールを利用していて逆に非効率になっている場合は、グループウェアを導入するという手もあります。社内コミュニケーションやスケジュール管理、マニュアルの共有などを1つのツールにまとめたいという方はご紹介しているツールをご参考ください。
Google Workspace (旧称 G Suite)
特徴
Google Workspaceは、Googleが提供するグループウェアで、2020年にG Suiteから名称変更され、料金体系も変更がありました。
検索サービスであるGoogleの強みを引き継ぎ、検索力の高さが特徴です。
「Google Apps Script」と呼ばれる独自のプログラミング環境を提供しているため、開発の本格的な経験がなくても自由なカスタマイズが可能です。
料金プラン
月額680円（/1ユーザー）のBusinessStarterプラン、月額1,360円（/1ユーザー）のBusinessStandardプラン、月額2,040円（/1ユーザー）のBusinessPlusプランの3種類と、個別見積のEnterpriseプランとなります。
無料トライアル期間は14期間で、最大10ユーザーで全ての機能を試すことができます。
サイボウズoffice
特徴
サイボウズ株式会社の提供するサイボウズofficeは、「誰でもかんたんに使える」というコンセプトの元、日本人の働き方に合わせたグループウェアです。
14種類の基本機能に加え、カスタムアプリで自社の業務に合わせてアプリケーションを追加できます。勤怠管理パック・製造業パックなど、業務や業界ごとにアプリケーションをまとめたアプリパックも提供されています。
料金プラン
月額500円（/1ユーザー）のスタンダードコース、月額800円（/1ユーザー）のプレミアムコースの2種類で、最小5ユーザーから契約できます。
無料トライアルは30日間で、すべての機能を試すことが可能です。
※オンプレミス型のパッケージ版は2021年に販売終了しています。
Microsoft 365 (旧称 Office 365)
特徴
マイクロソフトが提供するMicrosoft 365は、Microsoft Office製品ラインのサブスクリプションサービスです。
従来のWord、Excel、PowerPointと互換性があるため、Microsoft Office製品を利用している企業に最適なグループウェアです。
検索サービスであるGoogleの強みを引き継ぎ、検索力の高さが特徴です。
「Google Apps Script」と呼ばれる独自のプログラミング環境を提供しているため、開発の本格的な経験がなくても自由なカスタマイズが可能です。
料金プラン
家庭向け、法人向け、教育機関向けのプランが展開されています。
法人向けプランは、月額650円（/1ユーザー）のBusiness Basic、月額900円（/1ユーザー）のApps for business、月額1,360円（/1ユーザー）のBusinessStandard、月額2,390円（/1ユーザー）のBusinessPremiumの4種類となります。
無料トライアルは1ヶ月間利用できます。
desknet's NEO（デスクネッツネオ）
特徴
株式会社ネオジャパンが提供するdesknet's NEOは、組織内の情報共有はもちろん、スケジュール共有・調整の効率化、申請・承認業務のスピード効率アップなど、さまざまな業務課題を解決できる業務改善プラットフォームです。
クラウド版とパッケージ版を提供しており、すぐに始めたい・運用管理の手間をできるだけなくしたい企業はクラウド版、機能・操作性はもちろん強固なセキュリティ体制を実現したいという企業はパッケージ版を選ぶと良いでしょう。
料金プラン
クラウド版は、初期費用不要で1ユーザー月額400円で利用できます。
パッケージ版はユーザー数によって変動しますが、ライセンス費用は75,000円～となっています。
詳細はお問い合わせいただくか、公式サイトにてご確認ください。
オンラインストレージタイプの情報共有ツール4選
社内外とのファイルやデータ共有を円滑にしたいという企業には、オンラインストレージタイプのツールがおすすめです。
Dropbox Business（ドロップボックス ビジネス）
特徴
Dropboxが提供するDropbox Businessは、法人向けのオンラインストレージサービスです。
ローカルフォルダと同期させることで、あたかも社内サーバのような感覚で使えることが特徴です。ストレージ容量も9TBと、組織でも問題なく利用できます。また、作業ファイルの共有やファイルへコメントも可能です。
料金プラン
Dropbox Businessには、「Businesプラン」と「Business Plusプラン」の2つあります。「Businessプラン」は1ユーザーあたり月額2,900円、「Business Plusプラン」は1ユーザーあたり月額3,600円で利用いただけます。
セキュアSAMBA
特徴
Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社が提供するセキュアSAMBAは、簡単にファイル共有・編集ができる法人向けオンラインストレージサービスです。
フォルダごとに詳細なアクセス権限を設定できるので、社内用・社外用データを一元管理できます。また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからの利用が可能なので、出先でも手軽にファイルの閲覧・共有・管理が可能です。
料金プラン
初期費用＋月額費用の料金体系となっており、容量や利用人数によって数種類のプランを提供しています。一番安価なプランだと、15,000円/月から利用可能です。
容量5GB、利用人数3名と制限はあるものの、無料プランも提供しているので、まずは自社で利用できるかトライアルしたいという方は、無料プランから始めると良いでしょう。
コワークストレージ
特徴
NTT東日本が提供するコワークストレージは、インターネットがあれば、どこからでも強固なセキュリティ機能で安全に社内データが利用できるので企業や組織、個人に関係なく、すべての人にご利用いただけるクラウドストレージサービスです。
社内ファイルサーバーと同様の操作感で使えるため、誰でも簡単に利用いただけます。クラウドへのファイル移動もドラッグ＆ドロップで行えるので、手間なくデータアップロードできるのも魅力の1つです。
料金プラン
初期費用は不要で4つのプランを用意しているので、使う人数や予算にあわせて適切なプランをお選びいただけます。
はじめやすい「スタートプラン」では100GB/5ユーザーまでで月額費用は2,750円～（1ユーザーあたり550円/月）となっています。もっと容量が必要、利用する人数を増やしたい場合は、他のプランをお選びいただくか、契約プランに追加することも可能です。
box（ボックス）
特徴
Boxが提供するboxは、容量無制限が特徴のファイル共有サービスです。
他サービスでは、プランによって容量が変動しますが、boxの最大の魅力はプランに関わらず容量が無制限である点です。また、「アップロード・ダウンロード」「リンクの取得」「ファイル編集・削除」など、アクセス権限を細かく設定できるので、情報漏えいやデータ紛失といったトラブルを防止したいという企業さまにおすすめです。
料金プラン
1ユーザーあたり2,084円/月から利用可能です。さまざまなプランを用意しており、それぞれ付帯機能が異なるので自社にあったプランを選びましょう。また、自社の利用に合わせてカスタマイズすることも可能です。
タスク・プロジェクト共有タイプの情報共有ツール3選
メンバーの業務進捗や負荷、稼働状況をブラックボックス化していて必要なフォローができていなかったり、ムダな稼働が発生しているという課題がある場合は、タスク・プロジェクト共有タイプのツールがおすすめです。
Backlog（バックログ）
特徴
株式会社ヌーラボが提供するBacklogは、チームの業務を見える化してタスク漏れやスケジュールの遅延を防止するプロジェクト・タスク管理ツールです。
タスク管理だけでなく、プロジェクトやタスク全体の進行状況もひと目で確認できるので、プロジェクトが問題なく進行しているかを判断し、必要に応じて計画の変更やスケジュールの調整も可能です。また、誰でも直感的に操作できる親しみやすいUIだからチーム全員が安心して使えるサービスです。
料金プラン
個人利用と組織・チーム利用でそれぞれプランがあり、個人用であれば月額2,970円、組織・チームでの利用であれば月額17,600円～になります。利用ユーザーが10名以下の場合は個人向けプランがおすすめですが、大きな組織やチームで使う場合は利用ユーザーに制限のない組織・チーム向けプランが良いでしょう。
いずれのプランも30日間の無料トライアルを提供しているので、使いやすさを確かめてから導入することも可能です。
Trello（トレロ）
特徴
Atlassianが提供するTrelloは、カードを動かしながらタスクを視覚的に管理できるカンバン方式のタスク管理ツールです。
タスクごとにカードを作成し進捗を管理します。カードはドラッグ＆ドロップで移動させることができるので、進捗中のタスクを対応完了にしたりするのも直観的に操作が可能です。また、カードにはファイルや画像の添付も可能なので、何がどのタスクかを視覚的にわかりやすくしたり、タスクに関連するデータを一元管理することもできます。
料金プラン
Trelloでは、個人・チーム利用が可能な無料プランも提供されているため、初めて管理ツールを使う場合も手軽に始められます。より詳細にタスクを管理したい、制限なく使用したい場合は、有償プランがおすすめです。月額5ドルから利用いただけます。
Stock（ストック）
特徴
株式会社Stockが提供するStockは、シンプルで直観的に利用ができるタスク共有ツールです。
Stockの最大の特徴は「使いやすさ」にあります。「ITに詳しくない65歳の方が何の説明もなしで使いこなせるほどシンプルなツール」（引用：Stock）と言われています。フォルダごとに、プロジェクトを階層で管理ができるので、プロジェクト名やメンバー、納期など必要な情報を入力するだけでタスクやプロジェクトの管理ができます。
料金プラン
Stockでは、無料プラン・ビジネスプラン・エンタープライズプランの3つのプランを用意しています。使い心地を試したいという方には無料プラン、一通り必要な機能を揃えたいという方にはビジネスプラン（1ユーザーあたり月額600円）、機能だけでなくセキュリティも強固にしたいという方にはエンタープライズプラン（1ユーザーあたり月額1,200円）がおすすめです。
自社に最適な情報共有ツールを選定する4つのポイント
1.課題を解決できる機能が搭載されているか
まず、導入する目的である「課題」を解決できるかが最重要です。
情報共有ツールといっても、さまざまなタイプのツールがあります。どんな課題を抱えていて、情報共有して何を達成したいのかによって、導入すべきツールのタイプや必要な機能が異なります。
社内wiki
社内wikiは、社内に知識や情報、個人のノウハウ・ナレッジを共有できるツールです。
社内wikiに情報を蓄積しておくことで、場所や時間を選ばず誰でも業務に必要な情報やナレッジを閲覧・編集・更新ができます。そのため、教育稼働の削減やスキルやナレッジの属人化防止につながります。
メール共有・管理
メール共有・管理ツールは、メールやチャットなど複数のチャネルからの問い合わせを一元管理できるツールです。
チームで共有アドレスを使っている企業さまにおすすめで、メールごとに担当者の振り分けや対応状況の見える化ができるので、メールや問い合わせの対応漏れや二重対応を防止します。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、リアルタイムで1対1やチームでのコミュニケーションができるツールです。
メールや電話よりも手軽にいつでも連絡が取れるため、テキストベースでのコミュニケーション活性化が期待できます。さらに画像やデータの共有も可能です。
CRM/SFA
CRM/SFAは、顧客情報や営業活動の進捗状況などを一元管理できるツールです。
一般的に営業1人に対して複数の顧客を担当してやり取りを行うため、顧客情報や商談での反応・営業進捗など属人化しやすい傾向にあります。CRMやSFAを導入することで、営業情報だけでなく営業個人のスキルやノウハウの属人化防止にもつながります。
グループウェア
グループウェアは、組織内の情報共有・コミュニケーションを活性化するために役立つサービスです。
幅広い用途で利用されることが多く、メールの送受信・スケジュール管理・タスク管理などはもちろん、業務フローの自動化や承認フローを効率化できる機能が備わっているサービスもあり、生産性向上や業務効率化に寄与します。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、クラウドでデータの保存・管理・共有ができるツールです。
クラウド上でデータのやり取りができるので、インターネットさえあれば場所を問わずアクセスが可能です。そのため、在宅勤務や出張時も社内外の相手と手軽にデータのやり取りができます。
タスク・プロジェクト共有
タスク・プロジェクト共有は、各タスクの担当者やスケジュールを可視化して、スムーズなプロジェクト進行を支援するツールです。
チームで動いていると、タスクの進捗状況やメンバーの稼働状況はブラックボックス化しやすくなります。タスク・プロジェクト共有ツールを利用することで、進捗・稼働状況をリアルタイムで把握し、必要に応じてスケジュールの調整やメンバーの再配置を行い、スケジュールの遅れや対応漏れを防止します。
2.誰でも簡単に操作ができるか
情報共有ツールは、全社員が利用するツールのため、新卒入社の社員やパート・アルバイト、年長者など、様々な情報リテラシーの人が難なく操作できる必要があります。
使わない機能を非表示にして画面を簡略化できるか、迷った時のヘルプページは見やすいか、など実際の操作を想定して確認しましょう。
3.料金プランがマッチしているか
情報共有ツールは、ユーザー数や利用できる機能などによる従量課金制が一般的です。
無料プランを展開しているツールもあるので、企業規模によっては無料プランで完結できる可能性もあります。
必要なユーザー数・容量を洗い出し、料金プランと照らし合わせて確認しましょう。
4.万全なセキュリティ体制を提供しているか
情報共有ツールを活用して、社内の重要な情報やナレッジはもちろん、社外秘の情報などもツール上で管理するため、導入するサービスのセキュリティ体制は必ずチェックしておくのがおすすめです。
セキュリティが弱いと、不正アクセスによる情報漏えいの危険性もあります。基本的に法人向けの有償プランであれば、各サービスにおいて万全なセキュリティ体制をしいていると思いますが、無料プランでの利用を検討中の場合はツールで扱う情報に注意するようにしましょう。
情報共有ツール導入前に準備すべきこと
情報共有ツールは、ただ導入するだけでは社内に浸透・定着しません。
導入する理由や目的を社員に説明し、何のために必要なツールなのか理解してもらうことが重要です。
導入の際には、ツールの利用促進とサポートを行う担当者を決めましょう。ツール導入後に、操作のレクチャーや利用促進の案内、ヘルプデスクなどの役割を担います。
情報共有ツールは全社員が利用するため、ベンダーの提供するカスタマーサポートサービス以外に、社内で気軽に聞ける窓口が必要です。
最適な情報共有ツールで業務効率化
リモートワーク等の働き方改革が広がる中、情報共有ツールは、円滑に情報共有を進めるために欠かせません。
情報共有ツールを検討される際は、まずは自社の課題を明確にして、費用対効果の高いツールを選定しましょう。
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