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TOP > 「メールディーラー」解決できる課題一覧 > 対応漏れを無くしたい!

「どの問い合わせを対応したのか、確認しきれない…」

課題対応漏れが発生している。

対応漏れが発生している

クレームに直接つながってしまう「対応漏れ…」。
基本中の基本ですが、対応漏れを防ぐことは意外なほど手間で時間もかかります。
効率的に行う方法はないのでしょうか?

対応漏れが起こる原因

対応漏れが起こってしまう主な原因はどこにあるのでしょうか?
それは体制の不備と対応者の手を一時的に離れたメール管理の難しさにあります。

  • 01

    管理者が対応状況を確認しきれていない。

    管理者が対応状況を確認しきれていない。

  • 02

    一時対応後、他部署へ確認を回している間にメールが埋もれてしまっている。

    一時対応後、他部署へ確認を回している間にメールが埋もれてしまっている。

  • 03

    そもそも「個人が注意する」、以外の管理体制が無い。

    そもそも「個人が注意する」、以外の管理体制が無い。

対応漏れを防ぐ方法

対応漏れは必ず防がなければなりません。
すぐにできる対策とメリット・デメリットを紹介します。

01

メーリングリストをccに入れて対応状況を共有

メリット

  • 対応状況をチームで共有できる

デメリット

  • メールボックスが共有用メールで溢れ、結局埋もれてしまう。履歴確認の手間を増やしてしまう
  • 対応状況のリアルタイム共有ができないので、二重対応の危険がある
  • 対応状況を確認をする工数は減らない

02

メール対応内容をエクセルに転記して共有

メリット

  • 対応状況・履歴の共有ができる
  • 対応の引継ぎができる

デメリット

  • 手動転記のため、ミスにつながってしまう
  • 対応状況のリアルタイム共有ができないので、二重対応の危険がある
  • 転記の手間が負担になり、業務効率が悪化する

対応漏れを防ぐための代表的な対策をご紹介しました。
しかし、どちらもヒューマンエラーの可能性が残ります。
また、業務負担を増やしてしまうので、実施には注意が必要です。

「メールディーラー」なら手間なく解決

01

対応状況を自動で共有

「メールディーラー」なら、メーリングリストでの共有やエクセルへの手動転記をする必要はありません。
共有アドレス宛にきた問い合わせを「誰が、いつ、どこまで対応」したのか自動的に対応状況毎に割り振られます。どのメールを誰が対応しているのか一目で分かるので、重複して対応を開始することが無くなります。

対応状況を自動で共有

02

対応方針確認中のメールが埋もれない

「メールディーラー」なら、一時対応をした後に別部署に詳細確認中などのメールを「対応継続中」などで管理することができます。そのため、メールが埋もれることがなく対応漏れを防ぐことができます。

対応状況を自動で共有

「継続中」「●●部へ問い合わせ中」な対応状況は自由にカスタマイズできます。確認先が多い対応業務で起こる「漏れ」を無くします。

03

対応の引継ぎも同一画面で完結

「メールディーラー」なら、対応の引継きも同一画面で完結します。そのため、対応者がシフト制などで入れ替わる場合も漏れなく正しい対応が可能です。

対応状況を自動で共有

メモやエクセルの確認をする手間なく、メールに直接付箋のようなコメントを残せます。確認漏れを起こす機会を無くします。