誤送信が発生している。

情報漏えい事故につながってしまう誤送信。影響度や大きな事故の例が認知されている一方、
メール誤送信による事故件数は年々増加しています。
企業を守るために、誤送信を防ぐことはできないでしょうか？

誤送信ゼロへ

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誤送信が起こる原因

誤送信は、原因の8割以上が単純な人為的ミスという調査があります。、
具体的には以下の3つが挙げられます。

01

送信者の宛先の確認漏れ。
02

送信者の添付ファイルの確認漏れ。
03

誤送信防止のための運用ルールが現場に周知徹底されていない。

誤送信を防ぐ方法

誤送信は、人の不注意が原因なので対策を強化してもゼロにすることは難しい問題です。
しかし、運用を徹底することで発生する確率を下げることはできます。

アドレス入力の
オートコンプリートを停止

アドレスの一部をいれるだけで、候補アドレスを表示してくれるので便利ですが、よく確認せずに選択してしまいがちです。慣れるまでは面倒ですが、宛先ミスが原因の中で最も大きいので、ビジネスメーラーでは停止にするべきです。

送信前に第三者に
確認してもらう

宛先、本文、添付ファイルに間違いがないか、第三者に確認してもらってから送信することで、ミスを減らせます。

チェック体制を見直し、
運用の徹底を図る

例えば複数の外部宛先が含む場合はチェック体制を厳格化するなど、ミスした際のリスク応じてチェック体制を作り、運用の徹底を図るべきです。また誤送信は発覚が遅れるほど解決が難しくなります。社外からの指摘よりも早く気付く可能性をあげるため、ccに共通のメーリングリストを入れるなど、善後策も講じて置くべきです。

対応漏れを防ぐための代表的な対策をご紹介しました。しかし、どれもヒューマンエラーの可能性は残ります。
また、防止のための運用が行われているか、結局個人の注意に頼ってしまう点が問題です。

「メールディーラー」ならこう解決

送信前のダブルチェックを必須化

「メールディーラー」なら、メール送信前に宛先、本文、添付ファイルのダブルチェックを必須化できます。個人の意識に頼りがちになる、確認作業を必須化することで誤送信を防止できます。

承認フローで確認を効率化

「メールディーラー」なら、送信時のメール承認フローを組むことができます。
事前に上司の確認が必要な案件の場合、新人で送信内容のチェックが必要な場合、などケースに合わせて柔軟にフローを作成することができます。
二重確認の徹底のため、承認を必須にすることも可能です。

また「メールディーラー」で承認が完結できるので、離れた拠点やリモートワークでも確認体制を構築できます。