メール・問い合わせの共有管理ができるメーラー「メールディーラー」 > 解決できる課題一覧 > 対応漏れを無くしたい！
「どの問い合わせを対応したのか、確認しきれない…」
対応漏れが発生している。
クレームに直接つながってしまう「対応漏れ…」。
基本中の基本ですが、対応漏れを防ぐことは意外なほど手間で時間もかかります。
効率的に行う方法はないのでしょうか？
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対応漏れが起こってしまう主な原因はどこにあるのでしょうか？
それは体制の不備と対応者の手を一時的に離れたメール管理の難しさにあります。
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管理者が対応状況を確認しきれていない。
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一時対応後、他部署へ確認を回している間にメールが埋もれてしまっている。
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そもそも「個人が注意する」、以外の管理体制が無い。
対応漏れは必ず防がなければなりません。
すぐにできる対策とメリット・デメリットを紹介します。
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対応漏れを防ぐための代表的な対策をご紹介しました。
しかし、どちらもヒューマンエラーの可能性が残ります。
また、業務負担を増やしてしまうので、実施には注意が必要です。
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「メールディーラー」なら、メーリングリストでの共有やエクセルへの手動転記をする必要はありません。
共有アドレス宛にきた問い合わせを「誰が、いつ、どこまで対応」したのか自動的に対応状況毎に割り振られます。どのメールを誰が対応しているのか一目で分かるので、重複して対応を開始することが無くなります。
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「メールディーラー」なら、一時対応をした後に別部署に詳細確認中などのメールを「対応継続中」などで管理することができます。そのため、メールが埋もれることがなく対応漏れを防ぐことができます。
「継続中」「●●部へ問い合わせ中」な対応状況は自由にカスタマイズできます。確認先が多い対応業務で起こる「漏れ」を無くします。
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「メールディーラー」なら、対応の引継きも同一画面で完結します。そのため、対応者がシフト制などで入れ替わる場合も漏れなく正しい対応が可能です。
メモやエクセルの確認をする手間なく、メールに直接付箋のようなコメントを残せます。確認漏れを起こす機会を無くします。
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