2025/09/12
「毎日、同じようなメールの返信に多くの時間を費やしている」「いざという時、丁寧なお詫びの文章が思い浮かばない」という経験はありませんか？
今やAI、特に生成AIは、このメール作成業務を劇的に効率化する強力なアシスタントです。本記事では、AIでメール作成時間を削減するための具体的な方法を、コピペで使えるプロンプト例とともに徹底解説します。明日からあなたのメール業務が驚くほど楽になる、実践的なノウハウをお届けします。
なぜAIでメール作成が楽になるのか？4つのメリット
メール作成にAIを活用すると、これまでかかっていた時間と手間を大幅に減らせます。一つひとつ手作業で行っていた部分を、AIが代わりに担ってくれるためです。
ここではAIを活用することでメール作成が楽になる理由について、4つのメリットを交えて紹介します。
メリット1：作成時間を平均70%削減し、コア業務に集中可能
一つ目のメリットは、メール作成の時間を削減できることです。メール作成にかかる時間を削減できれば、コア業務に集中する時間を増やせます。
日本ビジネスメール協会が行った実態調査によると、ビジネスパーソンがメールを1通書くのにかかる時間は、平均5分47秒。1日平均12.33件のメールを送信しているため、メール作成だけで毎日1時間以上かかっている計算になります。
AIを使えば、件名や挨拶、本文の骨子を数秒で生成できます。そのため、メール作成にかけていた時間が大幅に短縮されます。実際に、AIを導入しメール作成時間を70％軽減したという事例もあります。
時間を削減できた分、より付加価値の高い企画立案や顧客との対話といった、コア業務に充てましょう。
メリット2：誤字脱字や表現のミスを防止
AIを活用するメリットには、誤字脱字や表現のミスを防ぐという点もあります。
手作業で作成するメールは、どれだけ注意しても誤字脱字や文法上の間違いといったヒューマンエラーが発生してしまうことがあります。文法的に正しい文章を作成するうえで、AIはとても優秀なツールです。AIが生成した文章をベースにすることで、ケアレスミスを限りなくゼロに近づけられます。
ビジネスにおいて、ミスの多い文章は信頼性を損なう原因になります。特にお詫びのメールに誤字脱字などのミスがあると、クレームに発展する恐れがあります。
ミスのない文章を作成するためにも、AIの導入は大きなメリットになります。
メリット3：シーンに応じた表現を提案し、文章品質を向上
AIは、状況に応じた文章表現も得意です。
お詫びやお礼、依頼など、ビジネスメールには繊細な言葉選びが欠かせません。しかし、適切な表現を瞬時に選ぶのは経験が必要で、新人にとっては難しいこともあります。
AIは膨大な文例データを学習しているため、自分では思いつかないような丁寧で適切な表現を複数提案できます。その中から選んで少し手を加えるだけで、すぐに質の高い文章が仕上がります。
この仕組みを活用すれば、新人・ベテランを問わず、誰でも一定以上の品質を保ったビジネスメールを作成可能です。結果として、組織全体で「品質の標準化」が実現します。
メリット4：多言語対応で、海外とのやり取りをスムーズに
外国語の文章を簡単に作成することも、AIを活用するメリットです。
ビジネスのグローバル化にともない、外国語のメール対応が必要になる場面が多くなりました。
AIは高精度な翻訳機能を持ち、日本語で作成した内容を瞬時に外国語に変換します。自然なビジネス英語や中国語などのニュアンスにも配慮されており、実用的な多言語対応が可能です。
言語の壁を感じている人も、AIを使うことで海外とのやり取りが円滑になり、自信を持って取り組めます。
メール作成におけるAIのおすすめの使い方
AIを活用したメールの作成方法を2つ紹介します。具体例を参考に、AIを活用した現場をイメージしながら読み進めてください。
定型文作成、校正によるミス防止と時短
メール作成におけるAI活用の第一段階は、誤字脱字やメール作成に時間がかかるといった「マイナス要因」をゼロにすることです。定型文の作成と校正をAIに任せることで、ミスを防ぐと同時に時短にもつながります。
具体的な活用法は、以下の通りです。
- 日程調整や簡単な返信などの定型文作成
- 作成した文章の誤字脱字チェック（校正）
定型文の作成や校正をAIに任せるだけでも、日々の負担を大幅に軽減できます。
成果につながる、パーソナライズされた提案の活用
次の段階として、状況に応じた文章をAIに作ってもらいましょう。パーソナライズされた文章や件名がAIから提案されることで、期待した成果につながるメールを作成できます。
成果向上を目的とした活用法の例は、以下の2つです。
- 過去のやり取りを考慮した、パーソナライズされた文章の作成
- 開封率を高めるためのキャッチーな件名の提案
AIは単なる効率化ツールではありません。ビジネスの成果を「プラスにする」ために、戦略的に活用してください。一歩踏み込んでAIを活用することにより、AIは単なる作業者ではなく「優秀なマーケティングコンサルタント」になります。
なお、ラクスが提供するメール共有・管理システム「メールディーラー」には、AIメール作成機能が搭載されています。フォーマットや敬語、言葉遣いをAIが自動で整えてくれるため、パーソナライズされた文章を簡単に作成できます。
AIメール作成のプロンプトに含める要素
AIにメール作成を指示する際のプロンプト（指示文）に含めるべき、5つの要素について解説します。各要素をプロンプトに入れることで、AIはより高品質な文章を作成できます。
要素1：あなたの役割（役割設定）
AIに「どのような立場で文章を書いてほしいか」を明示すると、役割に沿った内容の文章が生成されます。
【役割を指定するプロンプト例】
- あなたは〇〇社の営業担当です
- あなたは経験豊富なカスタマーサポート担当です
要素2：メールの目的（ゴール設定）
作成するメールで何を達成したいのか、目的やゴールを明確に指示することは、AIが精度の高い文章を生成するために不可欠です。目的が明確な文章は、相手に要件が伝わりやすくなります。
【目的を指定するプロンプト例】
- 打ち合わせの日程を確定させたい
- 顧客の信頼を回復したい
要素3：含めるべき情報（必須要素）
メールに記載すべきキーワードや情報も、プロンプトに含めましょう。ポイントは、箇条書きで具体的に列挙することです。
【必須要素を指定するプロンプト例】
- 商品名：〇〇
- 日程候補：A, B, C
- 原因：サーバー障害
要素4：文章のトーン（雰囲気指定）
AIに文章の雰囲気を伝えることにより、出力される文章の質が大きく変わります。よりイメージに近い文章を生成するためにも、文章のトーンを指示してください。
【雰囲気を指定するプロンプト例】
- 丁寧かつ誠実なトーンで
- 少し親しみを込めたフレンドリーな雰囲気で
要素5：制約条件（文字数など）
最後に、文字数や出力形式など、守ってほしい制約条件を指示します。出力形式を指示すると、生成された文章をそのままメールに活用しやすくなります。
【文字数などを指定するプロンプト例】
- 全体を300字以内で
- 件名と本文を分けて
【コピペOK】シーン別AIメール作成プロンプト例7選
プロンプトに含める要素が理解できたところで、ビジネスシーンに合わせたプロンプトの例を7つ紹介します。様々なシーンに応用でき、カスタマイズしても使える、基本構造のプロンプトです。
プロンプト例1：取引先へのお礼
取引先に、会食後や商談後のお礼を伝えるメールのプロンプトです。
あなたは、〇〇株式会社の営業担当です。
取引先である〇〇社の〇〇さん宛に、会食（または商談）について、お礼の気持ちを伝えるメールを作成してください。
メールの目的：
取引先との会食（または商談）後に、感謝の気持ちを伝えるとともに、関係性を深めて次のアクションにつなげたい。
含めるべき情報：
・ 会食（または商談）への感謝の気持ち
・ 今後の関係性や次のアクションへつながる一文
トーン：
・ 丁寧かつ誠実なトーンで、ビジネスの場にふさわしいフォーマルな文体
・ 感謝の気持ちが自然に伝わるように
制約条件：
・ 件名と本文を分けて記載
・ 全体を500文字以内で
プロンプト例2：顧客へのお詫び、謝罪
納期遅延やシステム障害などに対して、顧客へお詫びするメールのプロンプトです。
あなたは経験豊富なカスタマーサポート担当です。
顧客に納期遅延（またはシステム障害）について謝罪の気持ちを伝えるメールを作成してください。
メールの目的：
顧客に対して、今回の納期遅延（またはシステム障害）をお詫びし、原因の説明と再発防止策をお伝えしたい。
含めるべき情報：
・ 顧客へのお詫び
・ 障害／遅延の内容
・ 原因（例：システムに一時的な負荷がかかったため）
・ 現在の対応状況（例：現在は復旧済み）
・ 今後の対策（例：監視体制の強化、アラート通知の見直し）
トーン：
・ お詫びの気持ちが伝わるように、誠意のこもった丁寧な文体
・ 専門用語は避け、信頼を損なわないよう配慮
制約条件：
・ 件名と本文を分けて記載
・ 全体を500文字以内で
プロンプト例3：打ち合わせの日程調整
取引先へ、打ち合わせの日程調整をするメールのプロンプトです。
あなたは〇〇株式会社の営業担当です。
取引先である〇〇社の〇〇さんとの打ち合わせの日程調整メールを作成してください。
メールの目的：
取引先との打ち合わせ日程を調整したい。複数の候補日を提示し、相手のご都合を伺いたい。
含めるべき情報：
・ 調整したい内容：（例：製品導入に関する打ち合わせ）
・ 候補日時：（※いくつか日時を記載する）
・ 打ち合わせ方法：オンラインまたは対面
・ 他の日程でも調整可能である旨
トーン：
・ 丁寧かつビジネスライクなトーンで、相手に配慮を示す文体
制約条件：
・ 件名と本文を分けて記載
・ 全体を500文字以内で
プロンプト例4：営業のアポイント依頼
新規顧客へのアポイントを依頼する、コールドメールを想定したプロンプトです。
あなたは〇〇株式会社の法人営業担当です。
新規顧客へのアポイント依頼メールを作成してください。
メールの目的：
初めて接触する企業に対して、自社サービスの価値を簡潔に伝えたうえで、打ち合わせ（またはオンライン商談）の機会をいただきたい。
含めるべき情報：
・ 新規顧客へのご挨拶
・ 自社の強み（例：月間3,000社が利用する営業支援ツール）
・ 相手のメリット（例：業務効率化／コスト削減など）
・ 具体的なアクション依頼（例：「10分ほどお話できるお時間をいただけませんか？」／「ご都合のよい日時をいくつかお教えいただけますと幸いです」）
トーン：
・ ビジネスにふさわしい丁寧かつ簡潔な文体
・ 控えめながら、相手の関心を引くように
制約条件：
・ 件名と本文を分けて記載
・ 全体を500文字以内で
プロンプト例5：問い合わせへの一次返信
顧客からの問い合わせを受け付け、担当者から後ほど連絡する旨を伝える、一次返信メールのプロンプトです。
あなたは〇〇株式会社のカスタマーサポート担当です。
お問い合わせを受け付けた顧客に対して送信する、一次返信メールを作成してください。
メールの目的：
問い合わせ内容を受け付けたことを伝え、あらためて担当者から連絡する予定であることを案内したい。
含めるべき情報：
・ 問い合わせ内容を受領したことの明記
・ 担当者より後ほど連絡する予定であること
・ 回答までの目安時間（例：通常1〜2営業日以内）
・ お急ぎの場合の連絡先（任意）
トーン：
・ 形式的すぎず、丁寧で安心感のある、誠意が伝わる文体
制約条件：
・ 件名と本文を分けて記載
・ 全体を400文字以内で
プロンプト例6：長文メールの要約
受け取った長文のメールを、要約指示するためのプロンプトです。
以下のメール本文を、重要なポイントに絞ってまとめてください。
指示内容：
・ 長文メールを読み取り、内容を把握したうえで、要点を箇条書きで3つにまとめる
・ 「誰が/何を/なぜ/どうしたいか」が伝わるよう簡潔に整理する
・ 説明や背景の重複は省き、結論を重視して要約する
対象テキスト：
（※ここに長文メール本文を貼り付ける）
プロンプト例7：英語での問い合わせメール
英語のメール作成を依頼するプロンプトです。
以下の内容をもとに、丁寧なビジネス英語のメールを作成してください。
指示内容：
・ 件名と本文を分けて記載する
・ トーンは、丁寧でフォーマルなビジネス英語
・ 英語圏のビジネスパーソンに自然に伝わる表現を用いる
対象テキスト：
（※ここに日本語文を貼り付ける）
自作とAIのメール作成の比較
AIがどの程度質の高い文章を作成できるか、実際に自作した文章とAIで作成した文章を比較して紹介します。
【ケース1】商談後のお礼と次回お打ち合わせ日程の打診
商談のお礼と、次のアクションへつなげるメールです。自作の文章はやや形式的で、温かみが足りません。先方への感謝の気持ちと配慮が伝わるような、柔らかい文章をAIに作成してもらいました。
自作メールの例
先日はお時間をいただき、ありがとうございました。
説明しました内容について、ご不明点がございましたらご連絡ください。
また、次回のお打ち合わせですが、下記の中でご都合のよい日時はございますでしょうか。
〇/〇（〇）〇：〇〇〜
〇/〇（〇）〇：〇〇〜
〇/〇（〇）〇：〇〇〜
上記日程が難しいようでしたら、ご都合のよい日時をお知らせください。
よろしくお願いいたします。
AIで生成後に微調整した例
先日はお忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。
貴重なお話を伺うことができ、大変有意義な時間となりました。
説明いたしました内容につきまして、ご不明な点やご質問などございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
つきましては、次回のお打ち合わせ日程について、候補日を提案させていただきます。
ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますと、幸いです。
・ 〇月〇日（〇）〇：〇〇〜
・ 〇月〇日（〇）〇：〇〇〜
・ 〇月〇日（〇）〇：〇〇〜
他の日程でも柔軟に調整いたしますので、ご相談ください。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
【ケース2】返信がなく、追客のための連絡
一度連絡したものの返信がなく、追客をするためのメールです。自作の文章は淡白で、次のアクションへと導くのは難しいと感じ、AIにはもう少し踏み込んだ内容で作成してもらいました。
自作メールの例
先日はお時間をいただき、ありがとうございました。
その後、状況はいかがでしょうか？
ご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
AIで生成後に微調整した例
先日はお忙しい中、お時間をいただき、誠にありがとうございました。
その後、ご検討状況はいかがでしょうか？
説明させていただいた内容につきまして、ご不明な点やご懸念がございましたら、ぜひ遠慮なくお知らせください。
もしご検討にあたり社内調整などが必要な場合や、あらためてお打ち合わせのお時間が必要な場合は、こちらからご提案させていただくことも可能です。
ご多用のところ恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
なお、ラクスが提供するメール共有・管理システム「メールディーラー」は、以下の機能により、AIが質の高い返信文案を自動生成するため、新人でもベテラン並みの対応品質を実現します。
- カスタム生成： 担当者が入力した要点をもとに、AIが質の高い返信文案を自動生成。
- 自動生成（2025年10月リリース予定）： 過去の対応履歴やFAQから、AIが適切な回答案を自動で提示。
【2025年最新】メール作成におすすめのAIツール4選
ビジネスメール作成との相性がよく、多くのビジネスパーソンが利用しているAIツールを3つ紹介します。
ChatGPT：あらゆるシーンに対応する万能選手
ChatGPTは、OpenAI社が提供するAIツールの中で認知度が高く、汎用性に優れた対話型AIです。
プロンプトに対して高い理解力を持ち、複雑な指示も柔軟に対応できる点が特徴です。ChatGPTは、多様な分野のデータを網羅的に学習しています。そのため、あらゆるビジネスシーンのメール作成に活用できる、万能なAIツールです。
Microsoft Copilot：Outlookとの連携が強力
Microsoft Copilotは、Microsoft社が提供するAIアシスタントです。Microsoft 365版では、Outlookと連携して使用できます。
受信メールの要約や、返信文の提案といった機能を備えています。Microsoft Copilotは、メール対応の効率化が強みのAIツールです。
Gemini：Gmailとの連携と最新情報の反映
Geminiは、Google社が開発した対話型AIです。Googleの各種サービスと、スムーズに連携できることがポイントです。
特に、Gmailとの連携機能「Help me write」は、Google検索の結果を活用して、最新情報にもとづいたメール作成を支援します。別途AIツールや検索サイトを開く必要がなく、Gmail上で作業を完結できます。
導入前に必読！AIメール作成で失敗しないための3つの注意点
AIを安全かつ効果的に活用するために、絶対に守るべきルールを3つに絞って解説します。
注意点1：個人情報や機密情報は入力しないことが原則
AIを使用する際には、個人情報や機密情報を入力しないでください。入力した情報が、AIの学習データとして利用される可能性があるためです。
顧客情報（氏名、連絡先など）や社外秘の情報をプロンプトに含めることは、危険です。AIシステムのバグや不正アクセスにより、情報漏洩につながるリスクがあります。
過去には、ChatGPTのバグによりチャット履歴が流出した事例がありました。該当のバグはすでに修正されていますが、バグや不正アクセスによる情報漏洩リスクをゼロにすることはできません。機密性の高い情報を入力しないよう、徹底しましょう。
注意点2：AIが生成した内容は鵜呑みにせず、必ずファクトチェックを
AIが生成した文章は、必ず内容を確認してください。
AIは事実と異なる情報（ハルシネーション）を生成することがあります。AIによって生成された文章は、完璧なものとは限りません。特に日付や名前、製品名などの固有名詞は、よく確認しましょう。
注意点3：最後は必ず自分の言葉で修正し、人間味を付加
AIはあくまでも補助ツールとして活用し、生成された文章は必要に応じて加筆や修正をしてください。AIが生成した文章は完璧に見えても、機械的で冷たい印象を与えることがあります。
送信前に必ず全体を読み返し、相手との関係性に合わせた表現の微調整や、一言メッセージを添えると人間味が増します。信頼関係の構築において、「人間による最終仕上げ」が必要です。
問い合わせメールの返信をAIで最短1分に
AIによる個人の生産性向上は重要ですが、それだけではチーム全体のメール業務を効率化することはできません。ここでは、個人のAI活用の先にある、チームの課題を解決するための本質的なアプローチを紹介します。
AIだけでは解決できない「返信漏れ」と「情報共有」の課題
AIで個人のメール作成は速くなりますが、チーム全体で「誰が」「どのメールに対応しているか」という情報は共有できません。
情報共有の不足は、「返信漏れ」や、複数の担当者が同じ顧客に返信してしまう「二重対応」といったミスの根本原因になります。チームとしてのミスを、個人のスキルアップだけで防ぐのは非常に困難です。
「メールディーラー」がチームの対応を見える化
メール対応におけるチームの課題を解決するのが、16年連続売上シェアNo.1、導入実績8,000社以上のメール共有・管理システム「メールディーラー」です。
「メールディーラー」は、チームのメール対応状況（未対応/対応中/完了）や担当者を、自動で「見える化」する仕組みを実現しています。自動で更新される対応状況や、担当者情報をチーム全体にリアルタイムで共有できる点が大きな特徴です。チーム対応の課題である、対応漏れや二重対応を防止できます。
クラウド上で管理しているため、登録や更新がされれば即座に担当者全員に共有可能です。
AI機能でさらに進化したメールディーラー
「メールディーラー」も時代の変化に合わせて、AI連携で進化を続けています。その一つが、2025年7月にリリースした「カスタム生成」です。担当者が入力した要点をもとにAIが質の高い返信文案を自動生成するため、対応履歴やFAQを探す時間が省けるだけではなく、属人化しがちな顧客対応の悩みを解消できます。
また、2025年10月には、「自動生成」がリリース予定です。返信したい内容の要点を入力するだけで、AIが適切な文章に変換するため、的確で丁寧なメールを素早く作成することが可能になります。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
