【法人アドレスの取得方法】ドメインの決め方から管理方法まで

2022/08/26

ビジネスを新しく始める際に必要になるのが、専用のメールアドレスです。
新たなビジネスを立ち上げる上では、「独自ドメインの法人アドレス」を作成することを強くおすすめします。
今回は独自ドメインの法人アドレスの必要性から作成するときのポイントや管理方法についてご説明します。

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この記事の目次

法人アドレスとは

法人アドレスとは、法人がビジネスにおいて使用する独自のメールアドレスのことです。
ここでは、プロバイダが発行するプロバイダメールアドレス、Yahoo!メールやGmailなどのフリーメールではなく、独自ドメインを取得して作成するアドレスのことを指します。

独自ドメインの取得には費用がかかります。
無料で簡単に取得できるフリーメールをビジネス用に使用することは可能ですが、なぜわざわざ費用をかけて、独自ドメインを取得した方が良いのでしょうか。

法人アドレスを使うべき理由

新しくビジネスを立ち上げるうえで重要なのが「信頼性」です。

できたばかりの会社は、ほとんどの人がその存在すら知りません。それでは、どこをポイントに企業の信頼性を判断していると思いますか？
いくつかポイントはありますが、「メールアドレス」も大きな要素となります。

独自ドメインの法人アドレスは、特定のドメインを使用している時点でその持ち主の信頼性の担保となり、突然使えなくなる心配もありません。
安心してビジネスに集中するためにも、新規ビジネスの立ち上げには独自ドメインによる法人アドレスが必要不可欠です。

法人アドレスの作り方

独自ドメインは、ドメイン管理会社に月額や年額の使用料を支払って契約する形が一般的です。

ただし、ドメインを契約すればすぐに使えるわけではなく、メールサーバーが必要です。

メールサーバーの契約方法

自社でメールサーバーを運用する
レンタルサーバー会社の提供するサーバーを契約する

メールサーバーの契約に関しては、主に2つの方法がありますが、手軽さなどから後者の方が主流です。
またドメインの取得に関しても、大きく2つの方法があります。

ドメイン取得の方法

レンタルサーバ会社でドメイン取得
レンタルサーバー会社とは別の会社でドメイン取得

ドメイン契約もできるレンタルサーバーを契約することが最も簡単な方法であるため、おすすめです。

レンタルサーバー選びのポイント

多くのレンタルサーバーがあり、どれがいいか分からないという方は、下記3つのポイントで選んでみましょう。

費用面

レンタルサーバーを利用するには、契約時の初期費用と月額（もしくは年額）費用が必要です。

費用とサーバーの品質は比例する傾向にあるため、「費用の安さ」ばかりを重視しないことをおすすめします。
個人利用なら安さを追求するのも構いませんが、ビジネス利用では、不安定なサーバーは使うべきではありません。多少はコストがかかるとしても、なるべく品質が高く安定したサーバーを選ぶべきでしょう。

セキュリティ面

レンタルサーバー選びでは、セキュリティ対策も重要です。

サーバー会社のセキュリティ不足で情報漏洩などの事故が起きた場合、たとえ自社の責任ではないとしても、企業として大きなダメージを受けることは避けられません。
セキュリティ対策がしっかりできているかどうか、レンタルサーバー会社を選ぶ時には特に注意してください。

サポート面

サーバーの設定を始めて行う場合、理解がしづらい部分や分からない部分がでてきがちです。また運用を開始してからも、メールが届かないなどトラブルが発生することもあります。
自社だけで解決できないこともあるため、そういった困った際に相談できる・頼れるサポートが非常に重要です。
FAQサイト（マニュアル）のみ・対応窓口はメールのみなどの場合、早急な対応をしてもらえないこともあり、自社の業務が停止してしまうケースもあります。
そのため、電話サポートがあるサーバー会社であれば安心して、継続的に使えるでしょう。

独自ドメインの決め方

独自ドメインを決める時にはトップレベルドメインを選び、その後、他の文字列を考えるといいでしょう。一度取得した独自ドメインは後から変更できないため、慎重に決めましょう。

トップレベルドメインの種類

トップレベルドメインにはたくさんの種類があります。
「.com」「.info」「.net」などは多くの方に馴染みのある文字列でしょう。それぞれに特徴があることをご存じでしょうか？
たとえば、商用向けには「.com」、情報サービス向けには「.info」などと用途に応じて選ぶべきドメインがある程度決まっています。「.net」は、ネットショップなどに多く用いられており、誰でも登録できる手軽さがメリットです。なかには法人のみ、教育機関のみなど、利用者が限定されているドメインもあります。
このようなドメインの特徴を理解したうえで、企業の目的に最適なものを選ぶことが重要です。

法人アドレスを作成するときのポイント

法人アドレスを作成する際に大切なポイントが、代表用と個人用でアドレスを分けることです。

営業など、担当を決めて個人で顧客とやりとりをする場合は個人用のアドレスを使い、企業の公式サイトに設置する問い合わせフォーム等は代表用のアドレスを使うと良いでしょう。

また、代表アドレスの中でも、問い合わせフォーム専用の「contact@」、商品説明や契約などサポート全般窓口の「support@」など、用途に合わせて使い分けることでさらに利便性が増します。

代表アドレスの管理方法

前述した代表アドレスに届いたメールは、個人宛のメールではないため担当者が決まっていません。

ここで問題になるのが、「誰が今どのメールにどの程度まで対応しているのか」進捗状況の把握です。
「まだ誰も返信していないと思ったら、すでに別の人が返信していた」という二重返信や、逆に「もう誰かが返信していると思ったら、誰も返信していなかった」という返信漏れなどのリスクがあります。
ここでは、代表アドレスに届くメールの二重返信や返信漏れを防ぐ管理方法をご紹介します。

返信時に共有用のメーリングリストをBCCに入れる

代表アドレスに対応する社員を入れたメーリングリストを作成し、返信メールを送信する際にBCCに入れる方法です。
送信メールの履歴が全員に共有されるため、誰が対応したのか把握することができます。
ただし、送信が完了するまで、誰が何をしているか分からないので、返信メール作成前に担当者間でまだ誰も着手していないか口頭確認する必要があります。

関連記事「To」「Cc」「Bcc」の違いとは？ビジネスでの使い分け方法

Excelの管理表を作成する

代表アドレスに届くメールをExcelに転記し、担当者の割り当てと対応状況を入力しましょう。管理表を見れば、誰がどこまで対応しているのか一目で把握できるようになります。
作成方法やポイントは下記コラムの内容を参考にしてみてください。

関連記事「問い合わせ対応」のExcel管理で、集計・分析すべき11項目とは

メール共有管理システムを利用する

ビジネスシーンで利用するメールソフトとしては、GmailやOutlookが一般的ですが、これらは個人対個人のやりとりをするためのメールソフトです。
様々なベンダーから提供されるメールソフトには、メールを複数名で分担して対応することを前提に開発されている「メール共有管理システム」もあります。
株式会社ラクスの提供するメール共有管理システム「メールディーラー」を例にご紹介します。