ビジネスを新しく始める際に必要になるのが、専用のメールアドレスです。
今では誰もが手軽にフリーメールを取得できるので、ビジネス用のアドレスも簡単に取得してしまえばよいだろうと考えていませんか？
確かに新しくメールアドレスを作ること自体は簡単です。しかし、新たなビジネスを立ち上げる上では、「独自ドメインの法人アドレス」を作成することを強くおすすめします。
今回は独自ドメインの法人アドレスの必要性から作成するときのポイントや管理方法についてご説明します。
おすすめのメール共有・管理システム
この記事のまとめ
法人アドレスについて
法人アドレスとは？
法人アドレスとは、法人がビジネスにおいて使用する独自のメールアドレスのことです。ここでは、プロバイダが発行するプロバイダメールアドレス、Yahoo!メールやGmailなどのフリーメールではなく、独自ドメインを取得して作成するアドレスのことを指します。
独自ドメインの取得には費用がかかります。無料で簡単に取得できるフリーメールでも、ビジネス用に使用することは可能ですが、なぜわざわざ費用をかけて、独自ドメインを取得した方が良いのでしょうか。
企業は法人アドレスを使うべきなの？
新しくビジネスを立ち上げるうえで重要なのが「信頼性」です。
できたばかりの会社は、ほとんどの人がその存在すら知りません。それでは、どこをポイントに企業の信頼性を判断していると思いますか？
いくつかポイントはありますが、「メールアドレス」も大きな要素を占めます。
誰もが無料で作成できるフリーメールは、「どこの誰かもわからないという」信頼性に欠ける面は否定できません。また、突然サービスが終了する可能性もあります。もしサービスが終了してしまったら、新たなメールアドレスを取得する必要があり、メールアドレスが頻繁に変わるような企業は信頼性に欠けると言わざるを得ないでしょう。
独自ドメインの法人アドレスは、特定のドメインを使用している時点でその持ち主の信頼性の担保となりますし、突然使えなくなる心配もありません。安心してビジネスに集中するためにも、新規ビジネスの立ち上げには独自ドメインによる法人アドレスが必要不可欠です。
レンタルサーバー選びのポイント
独自ドメインは、ドメイン管理会社に月額や年額の使用料を支払って契約する形が一般的です。
ただし、ドメインを契約すればすぐに使えるわけではなく、メールサーバーが必要です。自社でメールサーバーを運用する会社もありますが、通常はレンタルサーバー会社の提供するサーバーを契約することが多いため、ドメイン契約もできるレンタルサーバーを契約するのが、最も簡単な方法です。
ここでは、レンタルサーバー選びのポイントについてお伝えします。
費用を確認
レンタルサーバーを利用するには、契約時の初期費用と月額（もしくは年額）費用が必要です。
費用とサーバーの品質は比例する傾向にあるため、「費用の安さ」ばかりを重視しないことをおすすめします。個人利用なら安さを追求するのも構いませんが、ビジネス利用では、不安定なサーバーは使うべきではありません。多少はコストがかかるとしても、なるべく品質が高く安定したサーバーを選ぶべきでしょう。
数あるレンタルサーバーのなかでは「エックスサーバー」がよく選ばれています。これより安いレンタルサーバーはいくつもありますが、品質の高さ、安定性、充実した機能、サポート体制など、さまざまな面を総合的に見ると最もコストパフォーマンスに優れたレンタルサーバーの一つと言えるでしょう。
「最初は極力安いレンタルサーバーにしたい」という場合は「ロリポップ！レンタルサーバー」がよく選ばれています。性能の高さでは他社に譲る部分もありますが、料金の安さやサポートの手厚さ、簡単に独自ドメインを設定できるなどのメリットは魅力です。
セキュリティ対策
レンタルサーバー選びでは、セキュリティ対策の堅牢さも重要です。サーバー会社のセキュリティ不足で情報漏洩などの事故が起きた場合、たとえ自社の責任ではないとしても、企業として大きなダメージを受けることは避けられません。セキュリティ対策がしっかりできているかどうか、レンタルサーバー会社を選ぶ時には特に注意してください。
独自ドメインの決め方
独自ドメインを決める時には、まず、アドレスの右側の部分（トップレベルドメイン）を選び、それから左側の文字列を考えるのが一般的なやり方です。一度取得したドメインは後から変更できないため、慎重に決めましょう。
トップレベルドメインの種類
トップレベルドメインにはたくさんの種類があります。
「.com」「.info」「.net」などは多くの方に馴染みのある文字列でしょう。これらのドメインは実に100以上の種類があるとも言われていますが、それぞれに特徴があることをご存じでしょうか？
たとえば、商用向けには「.com」、情報サービス向けには「.info」などと用途に応じて選ぶべきドメインがある程度決まっています。「.net」は、ネットショップなどに多く用いられており、誰でも登録できる手軽さがメリットです。なかには法人のみ、教育機関のみなど、利用者が限定されているドメインもあります。
このようなドメインの特徴を理解したうえで、企業の目的に最適なものを選ぶことが重要です。
おすすめトップレベルドメインは？
法人アドレスのための最適なドメインは、「.co.jp」です。「.co.jp」は、「株式会社や合同会社といった日本国内に登記している営利法人が一つだけ取得できる」という制限があるからです。たとえ個人で事業を営んでいても、法人でないと取得することができません。
「.co.jp」がドメインであることが、そのまま「日本国内に登記のある法人」という証明になるほど高い信頼性を持つため、一部上場企業のほとんどが「.co.jp」を取得しています。
法人アドレスを作成するときのポイント
法人アドレスを作成する際に大切なポイントが、代表用と個人用でアドレスを分けることです。営業など、担当を決めて個人で顧客とやりとりをする場合は個人用のアドレスを使い、企業の公式サイトに設置する問い合わせフォーム等は代表用のアドレスを使うと良いでしょう。
また、代表アドレスの中でも、問い合わせフォーム専用の「contact@」、商品説明や契約などサポート全般窓口の「support@」など、用途に合わせて使い分けることでさらに利便性が増します。
代表アドレスの管理方法
前述した代表アドレスに届いたメールは、個人宛のメールではないため担当者が決まっていません。
複数名の社員で手分けして対応する企業も多いですが、ここで問題になるのが、「誰が今どのメールにどの程度まで対応しているのか」進捗状況の把握です。
「まだ誰も返信していないと思ったら、すでに別の人が返信していた」という二重返信や、逆に「もう誰かが返信していると思ったら、誰も返信していなかった」という返信漏れなどのリスクがあります。
ここでは、代表アドレスに届くメールの二重返信や返信漏れを防ぐ管理方法をご紹介します。
返信時に共有用のメーリングリストをBCCに入れる
代表アドレスに対応する社員を入れたメーリングリストを作成し、返信メールを送信する際にBCCに入れる方法です。送信メールの履歴が全員に共有されるため、誰が対応したのか把握することができます。
ただし、送信が完了するまで、誰が何をしているか分からないので、返信メール作成前に担当者間でまだ誰も着手していないか口頭確認する必要があります。
Excelの管理表を作成する
代表アドレスに届くメールをExcelに転記し、担当者の割り当てと対応状況を入力しましょう。管理表を見れば、誰がどこまで対応しているのか一目で把握できるようになります。
作成方法やポイントは下記コラムをご参照ください。
「問い合わせ対応」のExcel管理で、集計・分析すべき11項目とは
メール共有管理システムを利用する
ビジネスシーンで利用するメールソフトとしては、GmailやOutlookが一般的ですが、これらは個人対個人のやりとりをするためのメールソフトです。様々なベンダーから提供されるメールソフトには、メールを複数名で分担して対応することを前提に開発されている「メール共有管理システム」もあります。
複数名で進捗状況を共有しながらメール対応をするメールソフトであるため、前述のような運用方法による情報共有が不要になります。
次章では、株式会社ラクスの提供するメール共有管理システム「メールディーラー」を例にご紹介します。
メール共有管理システム「メールディーラー」とは
「メールディーラー」は、代表アドレス宛てに届いたメールをクラウド上で一元管理できるシステムで、6,000社以上の企業に導入されています。代表アドレスに届くメールはもちろん、電話やWEBサイトに設置したチャット、公式LINE、楽天・Yahoo!ショッピングのメッセ―ジ機能等を集約して一元管理するメールソフトです。
クラウド上のサーバーに置かれた1つの受信フォルダを担当者全員で共有しているため、メールの進捗状況、過去のやりとり履歴をリアルタイムで共有できます。
メールディーラーの主な機能
メールディーラーの主な機能をご紹介します。
ステータス管理機能
ステータス管理機能とは、対応状況ごとに分かれたフォルダをメールが自動で移動する機能です。
届いたばかりで誰も対応していないメールは「新着」、誰かが返信作業を始めると「返信処理中」へと自動で移動し、さらに、返信作業が完了すると「対応完了」へと移動します。
フォルダを見れば、どのメールから着手すればいいか分かるので、担当者間での口頭確認が不要になります。
二重返信防止機能
二重返信防止機能は、「返信処理中」のメールに自動でロックがかかる機能です。
誰かが返信作業を進めているメールを、他の人が開くと「○○さんが返信作業中です」という警告メッセージが表示され、送信ボタンが非表示となるため、二重返信を防止できます。
まとめ
新たなビジネスを立ち上げるなら、独自ドメインによる法人アドレスが必須です。トップレベルドメインをまだ決めていない場合は、「.co.jp」をおすすめします。
信頼できる独自ドメインの法人アドレスを取得したからといって、対応が悪ければ信頼はすぐになくってしまいます。法人アドレスを使ってビジネスを始める前に、管理方法をしっかりと検討しましょう。
▼本記事でご紹介した「メールディーラー」の詳細はこちら
https://www.maildealer.jp/
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