TOP > お役立ちコラム > メール 共有ソフトを導入するメリット7つ|高機能なおすすめソフトもご紹介!

メール 共有ソフトを導入するメリット7つ
高機能なおすすめソフトもご紹介!

2020/6/22
効率化ツール
メール 共有ソフトを導入するメリット7つ|高機能なおすすめソフトもご紹介!

ビジネスでのメール管理で困ったことはありませんか?
メール対応で起こり得るトラブルとして、「個人の端末でメールを受信しているため、ほかのスタッフがどんなやりとりをしているか分からない」「誰がどのメールに対応したのか分からず、二重に対応してしまった」などがあげられます。

この問題を解決してくれるのが、「メール共有ソフト」です。メール共有ソフトは、複数人でメールの共有・管理ができるシステムです。
本記事では、メール共有ソフトを導入するメリットやおすすめソフトについてご紹介します。

「メール共有ソフト」とは?

メール共有ソフトとは、その名の通りメールを複数人で共有できるソフトのことです。

通常のメールソフトを使う場合は、個人のアドレスで受信・対応しますが、この方法だとほかのスタッフと情報共有できず、さまざまな問題が発生する可能性があります。

そんな悩みを解決してくれるのがメール共有ソフトです。メールを共有して管理することで、各メールの対応状態が把握しやすくなります。結果的にレスポンスのスピード向上や顧客満足度の向上が期待できます。

導入してよかった!メール対応の常識を変えるツールとは?

メール共有ソフトを導入するメリット7つ

先述した通り、複数人でメール管理をする場合、メール共有ソフトを利用するとトラブルを防げます。
では、メール共有ソフトを利用すると、具体的にどんなトラブルを防げ、どんな課題を解決できるのでしょうか。

ここでは、メール共有ソフトを利用するメリット7つをご紹介します。

メリット1:重複対応を防ぐことができる

代表のアドレス宛に送られてくるメールを、それぞれ個人のメールソフトで管理していると、「どのメールに誰が対応しているのか分からない」という事態が発生します。管理が煩雑になることで、同じ問い合わせに対して複数の担当者が対応してしまう「重複対応」が起こる可能性があります。

メール共有ソフトを使えば、誰がどのメールに対応したのか一目で分かるようになります。対応中・対応済みのメールがリアルタイムで分かるので、重複対応を防ぐことができます。

メリット2:対応漏れ・遅れを防ぐことができる

メールの共有がされていなく対応状況が明確でないと、重複対応のほかにもメールに誰も対応しない「対応漏れ」が起こる可能性があります。 また、担当スタッフが何かしらの理由で対応ができない際に、「対応遅れ」が発生します。ほかのスタッフでも過去のやりとりが分からないため、返信ができずにユーザーを待たせてしまいます。

メール共有ソフトがあれば、どのメールが未対応・対応済みなのかすぐに分かるため、対応漏れを防ぐことができます。さらにメールの対応履歴を表示できるため、担当スタッフが不在でも簡単に引き継ぎが可能です。

メリット3:問い合わせ業務の効率化につながる

毎日大量の問い合わせメールを受信する場合、未対応・対応済み・保留などフォルダを振り分けるのにも労力が必要です。メール共有ソフトを使えば、誰かがメールを振り分ける必要はなく、自動でフォルダ間を移動してくれます。

さらに、メール共有ソフトでは、対応履歴を確認することも簡単です。アドレスごとに過去の履歴が紐づけられているので、返信前に今までのやりとり簡単に確認することができます。そのため担当スタッフが不在でも、ほかのスタッフが状況を把握しやすくスムーズに対応が可能になります。

またメールの履歴だけでなく、電話応対メモなども一緒に履歴に残すことができるソフトもあります。

メリット4:対応ナレッジを蓄積できる

個人でメールのやりとりをしていると、対応ノウハウをほかのスタッフと共有できません。メール対応では、どうしても新人・ベテランの対応品質に差が出てしまうことが多いです。しかし、ユーザーからすると対応スタッフの経歴など関係なく、質の高い対応が求められます。また、新人のミスが企業全体の評価に影響する可能性もあります。

メールの対応品質の差をなくしたいが、新人スタッフの教育に時間を割くことができないという企業も多いのではないでしょうか。そんな企業にも、メール共有ソフトはおすすめです。

メールを共有して管理することで、新人スタッフは過去にベテランスタッフが行った対応を参考にすることができるようになります。わざわざ教育時間を割かなくとも、新人スタッフが実務の中で自ら対応ノウハウを吸収してくれるようになります。また、問い合わせ内容と回答例をそれぞれQ&Aとして登録しておくことで、簡単に対応例を参照できるようになります。

さらに、新人スタッフがメールを送信するときには、上長の許可がないと送信できない「申請・承認」機能があるメール共有ソフトを選ぶといいでしょう。新人スタッフが一人前になるまでは、上長がメールをチェックすることで、ミスやトラブルをあらかじめ防ぐことができます。

メリット5:レポーティングしやすい

日々受信するメールをレポーティングし、今後のマーケティングに活かすことも大切です。例えば、ECサイトであれば、ユーザーの購入した商品と年齢、性別などの情報をレポーティングし分析できるといいでしょう。

メール共有ソフトを使えば、ユーザー情報や問い合わせ内容のレポーティングが簡単にできます。グラフの作成もメール共有ソフトが行ってくれるため、視覚的に現状を把握できます。

さらに、返信時間などのスタッフごとのデータを確認することができると、改善点が見つかり、対応品質の向上につながります。

メリット6:顧客満足度が向上する

メール共有ソフトを使うことで、対応スピードの向上やユーザー1人1人に向き合った対応が可能になり、顧客満足度の向上が望めます。

機械的な内容になりがちな対応メールですが、ユーザーの購買履歴を紐づければ、常連のお客様に対して「いつもありがとうございます」とメールに一文添えることもできるようになります。お客様によりきめ細やかな対応ができると同時に、温かみのある対応が可能になるでしょう。

このように、スタッフ対応がきめ細やかだと、顧客満足度の向上が期待できます。顧客満足度が向上すると、口コミやリピーターによる新規顧客の獲得につながり、最終的には企業の収益が上がるため、会社の成長につながります。

メリット7:スタッフの負担軽減

個別で対応していた煩雑なメール管理を共同で管理することで、管理にかかるスタッフの負担を軽減できます。また、共同管理できるため、情報共有する手間も省け、1人の対応にかかる時間を削減できます。

さらに、担当者が何かしらの理由で対応できずに返信が遅れ、クレームに発展してしまうといった事態も防ぐことができます。クレーム対応はスタッフにとって最も負担のある業務なため、メール共有ソフトによってクレームを未然に防ぐことができればスタッフの精神面での負担を軽減することができるでしょう。

スタッフの時間的・精神的な負担を軽減できれば、メール管理業務に充てていた時間を他の業務に充てたり、精神的な余裕からお客様への対応がより丁寧になったりといった効果が期待できます。

メールディーラーがスピーディーに解決!

メール共有ソフトを導入するときの注意点

メリットの多いメール共有ソフトですが、ただ導入すれば良いわけではありません。メール共有ソフトを導入する際は、「まず現状の課題を明確にする」「メール共有ソフトの導入にかかる費用を確認する」の2つに注意しましょう。ここでは2つの注意点についてご紹介します。

まず現状の課題を明確にする

最初に現状の課題を明確にしてから、メール共有ソフトを選び始めるようにしましょう。「現在、問い合わせ対応のどの部分で困っているのか?」「現状どのくらいの人員と時間が足りていないか」など、具体的な課題が分かっていないと、ソフトを導入する際にどのような機能が必要か分かりません。課題が明確になっていないのにメール共有ソフトを導入してしまうと、課題の解決に必要な機能が備わっていないために業務のボトルネックを解消できず、導入コストが無駄になる恐れもあります。

逆に、課題を明確にすることで、メール共有ソフトに最低限必要な機能と不要な機能が分かるため、自社に最適なメール共有ソフトを導入することができます。

メール共有ソフトの導入にかかる費用を確認する

現状の課題を明確にすると共にやっておきたいことは、メール共有ソフトの導入にどれだけの費用がかかるかを確認しておくことです。

メール共有ソフトは、さまざまな会社から提供されており、初期費用や月額費用もソフトによって大きく異なります。初期費用は安く月額費用が高いというソフトや、初期費用は高く月額費用は安いもの、ユーザー数によって料金が分かれているものや、アカウントごとに課金されるものなどさまざまです。

各ソフトの値段をしっかりと整理をして、年間単位やトータルでかかる費用を確認しておくと良いでしょう。最近はソフトの値段を一覧で見られる比較サイトもあるので、検討の際は活用することをおすすめします。

現状の課題に合った、費用対効果が大きいメール共有ソフトを見極めて導入しましょう。

メール共有ソフトを選ぶときのポイント

メール共有ソフトを選ぶ際は、「機能性は優れているか」「操作は簡単か」「サポートは手厚いか」の3つのポイントがあります。ここでご紹介する3つのポイントを参考に、自社に最適なメール共有ソフトを選びましょう。

機能性は優れているか

メール共有ソフトにはさまざまな機能があるため、機能性が優れているかを基準に選ぶのも1つの手です。

例えば、メール1通ごとに誰が対応しているかリアルタイムで状況を共有できる「ステータス共有機能」や、メール送信時に承認フローを追加できる「申請・承認機能」など、個別のメール管理ではできなかった機能がメール共有ソフトには多数搭載されています。

また、便利な機能として、メール1通1通に申し送り用のコメントを付けられる「コメント」や、期間別やフォルダ別などで集計を行うことができる「集計レポート」などがあり、効率的な作業ができる機能が揃っています。

現状の課題を解決できる機能が備わっていることは必須ですが、分析や教育面に役立つ機能など、将来的に必要になりそうな機能も備わっているかどうか確認しておきましょう。

操作は簡単か

メール共有ソフトの操作が簡単かどうかについても確認しておきましょう。スタッフの中にはITツールを扱うのが苦手な方もいるかもしれません。したがって、誰でも使いやすく、シンプルで操作が直感的にできるものを選びましょう。

直感的な操作ができるソフトを導入すると、教育する人の操作指導が最小限で済むようになるので、人材育成かかる時間と管理者の負担が軽減されます。また、操作が難しくてなかなか社内に普及しないといったことも防げるので、スムーズにメール共有ができるようになります。

メール共有ソフトの中には体験版を出しているものもあるので、実際に体験版をダウンロードしてみて操作が簡単かどうかを確かめてみるのもおすすめです。操作感はソフトによってさまざまですので、自社に合った操作性のソフトを選びましょう。

サポートは手厚いか

サポート体制が手厚いかどうかもソフトを選ぶ際の重要なポイントとなります。メールでのサポートの良し悪しはもちろんのこと、電話対応は平日の何時までか、休日も対応してくれるのかどうか、さらには障害や急を要する際の専用窓口があるかなどのサポート体制を確認しておきましょう。

メール共有ソフトの提供会社によっては、導入時に経験豊富なスタッフが丁寧に手伝ってくれるケースや、メール共有ソフトを導入した担当者向けの講習会を月に数回開いているケースもあります。

提供会社によってさまざまなサポート体制がありますが、価格だけに注目するのではなく、導入から運用まで手厚くサポートしてくれるソフトを選ぶことがおすすめです。

おすすめのメール共有ソフトは?

メールディーラー

メール共有ソフトはさまざまな企業が提供しています。
まずは自社に必要な機能があるかどうかで選びましょう。サービスによっては無料トライアルができるものも多いので、試しに利用してみるのもおすすめです。

ここでは数あるメール共有ソフトの中から、おすすめの「メールディーラー」についてご紹介します。

メール共有ソフトなら「メールディーラー」

メールディーラーは、今までに6,000社以上に導入され、11年連続売上シェアNo.1(※)を誇っているメール共有ソフトです。

メールディーラーには、ビジネスに便利なさまざまな機能が搭載されています。ここではメールディーラーの機能の一部をご紹介します。

(※)出典:ITR「ITR Market View:メール/Webマーケティング市場2020」メール処理市場ベンダー別売上金額シェア2009-2019年度(予測値)

ステータス管理機能

本記事でもご紹介した通り、メール対応でよく起こるトラブルが「対応漏れ」や「重複対応」です。メールディーラーのステータス管理機能なら、対応状況ごとにメールを振り分けて管理できます。

受信したメールが「新着」「返信処理中」「対応完了」のフォルダに自動で移動するため、どのメールが対応中なのかリアルタイムで確認できます。
また、返信中のメールにはロックがかかるため、重複対応を徹底的に防ぐことができます。

このステータス管理機能があれば、問い合わせメールが大量に届いても、すっきり管理することができます。

対応履歴機能

大量のメールの中から該当メールを探そうとすると、検索に多くの時間がかかってしまいます。また個人でメールを管理していると、担当者しか過去のやりとりが分からず、対応が遅れてしまうこともあります。

メールディーラーはFromアドレスをクリックすれば、受信、送信、電話メモ、チャット履歴を時系列順に表示できます。ワンクリックで対応履歴が一覧でわかるため、担当スタッフが変わってもスムーズに対応可能です。

さらに、お得意様には「いつもありがとうございます」などの一言を添えたり、過去トラブルがあったユーザーには、より慎重に対応するなど、ユーザーに合わせた対応が可能になります。

スマホとパソコンなど、1人のユーザーが複数のアドレスで問い合わせを行ったとしても、情報を紐づけて管理できます。

申請と承認機能

メール送信時に承認フローをはさむことができる機能です。

例えば、新人スタッフによるミスを防ぐために、「送信前に上司がメール内容を確認したい」というときに便利です。

外部システムとの連携も可能

ECサイトを運営していると、すでに受注管理システムを導入していることも多いのではないでしょうか。メールディーラーと受注管理システムを連携させることで、ユーザーのメールアドレスと、受注管理システムの注文情報を紐づけて管理することが可能になります。

メールディーラーは国内の主要な受注管理システムと連携が可能で、連携可能なシステム数が多いことも特徴です。

充実したサポート体制

メールディーラーは、導入コンサルティングとして専属のサポートスタッフがつき、企業ごとの運用状況に合った設定になるように、サポートを行います。そのため、メール管理ソフトを導入することが初めてという企業の方も、スムーズに導入から運用まで行っていただけると思います。

また、使い方などで困ったら、電話やメールで相談を受けつけています。

メールディーラーの導入事例

「素早い返信が実現」株式会社ヤッホーブルーイング様

クラフトビールのリーディングカンパニーとして、「よなよなエール」や「水曜日のネコ」など、こだわりのビールを手がける株式会社ヤッホーブルーイング。

【導入前】
お客様の注文履歴や過去メールを確認し、どのようなお客様か把握した上で対応しているのですが、メール検索や顧客情報を把握するのに時間がかかり、お問い合わせの件数が多い時は、返信が翌日に回ってしまうことがありました。

一方で、対応スピードを意識するばかりに1つのメールに対して重複対応をしてしまったこともありました。お客様に寄り添った対応を重要視する上で、このような返信遅れやミスなど「顧客満足度を落とさない」ことが大前提だと考え、メールディーラーの導入に至りました。

【導入後】
メールディーラーの導入により、以前の課題であった「返信漏れ」や「返信遅れ」、「重複対応」はなくなりました。画面上で、「いつ」「誰が」「どのメールを」「どのように対応をしたか」一目で把握できるようになったことで、今まで発生していた口頭での対応状況確認が不要になり、大幅にメールの対応時間を削減することができました。

▼事例の続きを読む
https://www.maildealer.jp/case/interview/yohobrewing02.php

「作業の効率化を実現」株式会社カカクコム様

株式会社カカクコム さまは、日本最大級の価格比較サイト「価格.com」を運営しています。業績は順調に伸び社員数が増える一方で、現場の悩みが増えていったそうです。

【導入前】
メールディーラー導入前は、商品カテゴリごとの代表アドレス宛で、問い合わせメールを受信していました。それを担当チーム全員に転送し、そのときに対応できるスタッフが随時返信していました。
しかし、メーラーが個人で異なっていたため、情報を共有しにくいという問題がありました。メールの中には、スパムも多く、削除する手間や時間がかかるという課題もありました。

さらに、新しいスタッフが入るたびに設定も更新が必要で、システム担当者の普段が増大していました。

【導入後】

メールを一元管理することで業務効率が向上し、作業時間が大幅に削減できました。
今までは転送されるたびに全てのメールをチェックしていたそうですが、それがなくなり自分の対応に集中できるようになりました。

さらに、スパムメールも一括で削除できるようになりました。

▼事例の続きを読む
https://www.maildealer.jp/case/interview/kakaku-com.php

まとめ

メール共有ソフトには、さまざまな導入メリットがあります。メール管理の属人化が原因で発生していた対応漏れや重複対応も、メール共有ソフトを導入することで一気に解決に向かいます。
特にメールディーラーは、ビジネスに便利なさまざまな機能を搭載しています。

無料トライアルもできるため、メール業務で困っている企業は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
メールディーラーのトライアルはこちら

問い合わせ対応業務に大革命

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。