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【Outlook版】メールの共有設定方法をご紹介!
メール共有にはどんなメリットが?

2020/11/12
問い合わせ管理の方法
【Outlook版】メールの共有設定方法をご紹介!メール共有にはどんなメリットが?

企業では、問い合わせを受けるために代表アドレスを設けている場合が多いです。例えば、商品やサービスの情報に関するものはinfo@、商品やサービスの購入に関するものはsales@、商品やサービスの使い方に関するものはsupport@などのメールアドレスを指します。このような代表アドレスに届くメールを、複数人で対応・管理している企業も多いでしょう。

メールソフトとして一般的に広く使われているOutlookを使うには、パソコンにインストールして利用します、一例として、1台のパソコンを交代で使用してメール返信をする方法がありますが、この方法だと様々な問題が生じます。そんな時に便利なのが共有設定です。

この記事では、Outlookでのメール共有の方法と、それによってどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

メール共有の仕組み

Outlookでメール共有の設定を行うと、共有メールボックスが作成され、チームの全員がinfo@などの代表アドレスからメールの受信・送信を行えるようになります。また、共有メールボックスで受信したメッセージにチームの誰かが返信すると、個別のユーザーのメールアドレスではなく、共有メールボックスの代表アドレスで返信したように見せることが可能です。

メールを共有設定するとサーバー上でメールを管理するIMAP接続になり、メールは端末にダウンロードされずサーバー上に残り、複数の端末で閲覧可能になります。したがって、外出先や自宅でも会社のパソコンでメールを確認するのと同じように対応ができます。また、メールの開封済み・未開封・削除済みなどの状態も共有されるので、誰かが新着メールに対応するとその状態がサーバーに反映され、チームでメールを一元管理することができるようになります。

IMAPは常にサーバーと交信する必要があるため、以前はメールの一覧を見るだけでも時間がかかっていましたが、ブロードバンドの普及やサーバー性能の向上によってそのような問題は解消されています。ただし、サーバーの容量には制限があり、定期的にサーバーから処理済みのメールや不要なメールを削除しないと、容量の制限を超えた場合に新規メールの閲覧ができなくなるので管理者によるメンテナンスが必要です。

Outlookでメールの共有設定をすべきワケ

Outlookでメールの共有をすると、さまざまなメリットがあります。共有設定をすべき理由を以下にご紹介します。

大幅な業務効率化につながる

メール対応において、担当者が休んだり、多量のメールが一気に届いた場合に、返信ができず問題が起こる可能性もあります。

メールで寄せられた問い合わせに対して返信が漏れたり、重複して対応してしまったりすると企業としての信用問題に関わります。その他にも、対応する担当者によって返信の内容や質に違いが生じることも避けなければなりません。

しかし、メールを共有することによりこのような課題は解決できます。メール共有機能を使えば対応状況を管理・把握でき、対応漏れや重複対応が防げるのです。それにより、メールの誤送信を防ぎ、返信の内容や程度をチーム内で統一して対応品質を向上させることもできます。

スタッフの負担軽減

担当者ごとに別々に対応していたメールをチームで共有して管理することにより、負荷をチーム全員に分散できます。負荷の分散によりお互いに助け合って対応できるようになり、個々人のスタッフの負荷が軽減されます。

また、共有管理するので情報を伝える手間がなくなり、メール1件あたりに要する対応時間を減らすことが可能です。顧客は対応が粗末だったり、返信が遅れたりすると企業に対してネガティブな印象を持ってしまいます。しかし、メールを共有し、テンプレートを用いて誰でも一定以上の品質の返信内容を担保する仕組みを作れば、メール開封から返信までの時間を短縮してクレームを未然に防ぎ、顧客満足度が向上します。

このように時間的にも精神的にも負担が軽減されればスタッフは心に余裕ができ、メールの対応がより丁寧になったり、浮いた時間を他の業務に割り振ることができたりするうえに、業務上のトラブルを抱えている他のスタッフをサポートすることも可能になります。そして、メールの対応が共有化・平準化されることは、残業の抑制にもつながります。

ミス・トラブルの発生防止になる

メールを取り扱う中でありがちなミス・トラブルをいくつか挙げると、メールの誤送信、添付ファイル忘れ、不明確な件名、メールの見逃し、漢字変換間違い、送信忘れなどがあります。

メールの誤送信は、社内宛てのメールを間違えて客先に送ったり、機密情報を含んだメールを上司に送ろうとして客先に送ったりなど、社内の情報が外部に漏れてしまうケースです。よくある間違いですが、場合によっては会社の信用を下げてしまう恐れがあります。

添付ファイル忘れは、メール本文中に添付ファイルを参照する旨を書いたにもかかわらず、そのファイルを入れるのを忘れてしまうケースです。添付忘れに気が付いて後からお詫びのメールと共に再送信するのは、手間がかかるうえに少々気恥ずかしいものです。

不明確な件名は、何の要件なのかメールを受け取った側が件名を見ただけでは分からず、抽象的な表現から大事なメールではないと判断されて後回しにされ、場合によってはそのまま忘れられてしまうケースです。

その他のケースもちょっとしたミスが思わぬトラブルを引き起こす原因になりますが、メールを共有・管理することでそのようなミスを防ぐことができます。例えば、メールを送信する前に上司のレビュー・承認が必要な設定にしておけば、第3者の目でチェックされますのでミスは減ります。

Outlookには遅延送信オプションを設定できるため、メールを送信する前に一定の時間を持たせ、ミスがないか見直しの時間を持つようにすることもできます。

テレワークを導入しやすくなる

メールを共有・管理するようにしておくとテレワークの導入にも一役買います。会社内の同じ部屋の中でお互いに顔を突き合わせて仕事をしているような環境なら、メールの対応状況を把握するのは比較的難しいことではありません。「今の新着メールは私が対応します」「〇〇さんからのメールは△△さんが対応してください」と声を掛け合ってこなすことができるでしょう。しかし、在宅勤務でテレワークをしている場合にはリアルタイムでの声掛けは難しいものです。

メールで顧客から問い合わせが来るたびに担当者間でメールやチャットでやり取りをしていては、非常に効率が悪いうえに、対応遅れや漏れが出る原因になります。

一方、メールを共有していれば、どれが対応中のメールでどれが未対応のメールなのか、対応状況のがリアルタイムで正確に分かります。まるで会社内の一室で顔を合わせて目の前でチーム内の情報の共有・交換をしているかのように業務を進めることができますので、テレワークで情報共有が遅れてミスにつながる恐れもありません。

メールディーラーがスピーディーに解決!

【Outlook】メールの共有設定方法

Outlookを用いて複数のパソコンで同じ代表アドレスでメールを受信し、同じ代表アドレスで送信するように共有設定することができます。

まず、現在利用しているパソコンのメール受信方法の設定を確認します。ファイルメニューからアカウント情報を開き、共有したいメールアドレスを選択。POP/SMTPと表示されている場合はアカウント設定変更へ、IMAP/SMTPと表示されている場合はそのまま次に進みます。

アカウント設定変更を行うには、アカウント設定から共有して受信したいメールアドレスを選択し、変更を選びます。次に、詳細変更を選択します。メールアカウントの欄に判断しやすい名前を入力して次へをクリックしたら、自動テストのチェックを外して次へ進み、名前が入力したものになっているかを確認した後、閉じるをクリックします。

次はデータファイルのプロパティの変更です。共有したいメールアドレスの部分を右クリックしてデータファイルのプロパティを選択し、詳細を選択して名前の欄に判断しやすい名前を入力し、適用とOKを選択します。名前が変更されているのを確認したら終了です。

メール共有システムを導入してみませんか?

ECサイトを運営している企業、カスタマーサポートを行っている企業には、メール共有システムがおすすめです。以下にメール共有システムの概要と、メール共有システムの「メールディーラー」をご紹介します。

メール共有システムとは?

メール共有システムとは、クラウド型メールシステムの中で、複数人でスムーズに対応できるように開発されたシステムです。メール共有システムを導入することによって、メール対応のトラブルを防ぎ、工数削減することができます。

メールをまとめて管理できるので、複数人でメールに対応する場合でも未対応、対応中のステータスがリアルタイムで分かり、重複で対応してしまったり、見落として対応漏れになってしまったりすることがありません。システムの中には、一定時間経過すると未対応のメールをアラートで知らせて対応の遅れを防ぐものもあります。

また、メール検索機能が充実しており、探しているメールがすぐに見つかるので、過去のやりとりの把握がしやすくなります。また、特定のトピックに関して問い合わせがあった場合でも適した担当者への割り振りが簡単なため、効率的できめの細かいメール対応ができます。

さらに、よくある質問に対してテンプレートを用意しておけば、誰が対応しても一定以上の品質が担保されて属人的な経験やスキルによるばらつきのない統一された対応が可能です。管理者も担当者に都度細かく指示を出す必要がありません。

このように、メール共有システムはメール対応業務を効率化し、対応品質を向上させるツールなのです。

おすすめ共有システム「メールディーラー」

メールディーラー

ここで、メール共有システムの1つである「メールディーラー」をご紹介します。

メールディーラーの導入実績

メールディーラーは6,000社を超える導入実績があり、多種多様な企業に導入されており、小売やECサイト、IT、通信、人材、サービス、教育など幅広い業種で利用されおり、職種もカスタマーサポートに限らず、人事、営業、情報システム、総務、経理など代表アドレスを持っている部署はどこでも活用できます。

メールディーラーの共有機能

メールディーラーにはメールを共有・管理して業務の効率向上と品質向上を実現する機能が備わっています。

例えばステータス共有機能では、届いたメールは対応が必要なもののみ「未対応」フォルダーに表示されて見落としを防ぎ、返信を書き始めると「対応中」フォルダーに移動して、他の担当者が重複して対応しないようにロックがかかります。 送信が済んだメールは「対応完了」フォルダーへ自動で振り分けられます。

また、メールに担当者欄がついているで、誰がどのメールをどこまで対応しているのかが一目で把握できます。これによって、対応していないメールの漏れや同一メールへの重複対応を防ぎ、口頭で状況を把握しなくても画面上で全てのメールの対応状況がわかります。

他にも、アドレスごとに過去のやり取りを確認できる対応履歴機能、メール送信時に承認フローを組み込める申請・承認機能、メール1通1通に申し送り用のコメントを付けることができるコメント機能、顧客情報をアドレス帳に登録して利用することができる顧客共有など、さまざまなメール共有・管理機能を搭載しています。

下記のメールディーラーの公式サイトでは、詳細な製品資料を無料でダウンロードできます。

メールディーラーの詳細はこちら

まとめ

この記事では、Outlookでのメールの共有方法や共有することによるメリット、メール共有システムの「メールディーラー」をご紹介しました。ECサイトを運営している企業やカスタマーサポートをメールで受け付けている企業には日々多くのメールが寄せられ、体系的なメール対応の仕組みがなければとても対応しきれません。

メールの重複返信や対応漏れを防ぎ、継続的なフォローの取りこぼしのないように対応履歴を残し、メールを引き継ぐ際にミスが起きないようにスムーズな情報・進捗共有を行うことができます。担当者による対応品質がばらつかないようにメール対応業務を運営していくには、メールを全員で共有・管理していくことが不可欠です。

メールの見落としや重複対応、引き継ぎミス、担当者による対応品質のバラつきが起きないようにするには、スタッフ全員でメール共有する運用に変えることをおすすめします。メールの管理にお悩みの方は、ぜひメールディーラーの資料をダウンロードしてみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。