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【Outlook】メール共有の設定手順と注意点

Outlook_メール共有

「複数人でメールを共有管理したい・・・」
「代表アドレス宛のメールをチームで手分けしたい・・・」
「Cc送信、メーリングリストでの情報共有をやめたい・・・」

このようなお悩みは、すべて「メールの共有設定」で解決できます。

今回は、ビジネス利用で人気の高いOutlookの共有設定についてご紹介します。
基本的なメール共有の仕組みや設定手順、その他Outlookの便利機能までご紹介します

この記事の目次

    Outlookのメール共有の仕組み

    Outlookでは、「共有メールボックスを作成し、共有したいメンバーを追加する」という方法でメールを共有できます。
    info@やsales@、support@などの代表アドレスを「共有メールボックス」として設定することで、複数名で分担して対応ができようになります。

    従来のメール画面に「共有メールボックス」が表示されるので、個人アドレスと代表アドレスを平行して管理することが可能です。

    WEBサイトの問い合わせフォームや、カスタマーサポート、ヘルプデスクなど、メールのチーム対応には必須の設定だと言えるでしょう。

    Outlookの共有メールボックス活用メリット

    Outlookで「共有メールボックス」を設定することで、1つのメールアドレスに届くメールを複数人で分担して対応ができるようになります。

    それに伴い、下記の5つのメリットがあります。

    1. Cc、Bcc、メーリングリストなどによる情報共有を廃止できる
    2. 受信通数を削減し、管理の負担・メール容量への負担を軽減できる
    3. 迷惑メールの削除やメールの振り分けなどの重複作業を削減できる
    4. 送信メールを共有し対応履歴を共有できる(別途設定が必要)
    5. ライセンス不要で最大50GBのデータを保存できる

    上記のようなメリットから複数名でメール対応をする必要がある場合には、「共有メールボックス」を利用することがおすすめです。

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    Outlookのメール共有(共有メールボックス)設定方法

    Outlookのメール共有設定手順をご紹介します。

    1. 管理者アカウントでログインする。

      ※「このページへのアクセス許可がないため、この操作を実行できません」というメッセージが表示される場合は、管理者アカウントではないため、アカウントの切り替えが必要です。

    2. 管理センターで「チームとグループ」>[共有メールボックス]ページに移動
    3. [+共有メールボックスを追加]をクリック
    4. メールボックスの名前を入力
    5. [変更を保存]をクリック
    6. [次のステップ]で、[このメールボックスにメンバーを追加する]をクリック
    7. [+メンバーの追加]をクリックし、共有したいメンバーにチェックマークをつける

      ※共有メールボックスに同時にアクセスするユーザー数は「25人以下」

    8. [保存]をクリック

    Outlookのメール共有をより効率化する機能

    テンプレートを共有する

    テンプレート機能は、メール作成の効率化に必要不可欠です。

    Outlookでは、テンプレートデータを共有ネットワークに保存することで、複数人でテンプレートを共有することができます。

    統一したテンプレートを使用することで、メール対応品質を均一化できます。

    さらに、テンプレートによって内容が整理されるので、引き継ぎや代理対応がスムーズにできるようになります。

    タスクを共有する

    Outlookでは、メールをドラッグ&ドロップすることでタスクを登録できます。

    他の担当者にタスクフォルダーのアクセス権を付与することで、タスクの共有も可能です。

    タスクを共有することで、他の担当者へのタスク割り振りや、進捗状況の報告をOutlook上で完結することができます。

    予定表を共有する

    Outlookの共有メールボックスには、チームで共有して利用できる予定表も含まれています。

    チーム全員で予定を追加、閲覧ができるので、誰がどこで何をしているのか、常にスケジュールを把握することができます。

    Outlook上で管理できるので、他の予定表ツールを操作する手間がかからず、効率の良いチーム対応を実現できます。

    Outlookのメール共有では「対応漏れ」「重複対応」に注意!

    Outlookの共有メールボックスでは、誰かがメールを開封するとチーム全員の環境で既読となるため、新着メールに気が付かず、対応漏れが発生するリスクがあります。

    また、1つのメールボックスを複数人で使用するため、誰がどのメールに対応するかルールを決める必要があります。
    手が空いている人が対応するといった不明瞭なルールでは、返信済みマークを見落としたり、同じ時間に着手したりすることで、重複対応が発生するリスクがあります。

    メールの内容や送信元の属性や時間帯、曜日などで業務分担を明確にすることが重要です。

    メール共有には「メール共有システム」

    Outlookでは、共有メールボックスを使ってメールの共有が可能ですが、対応漏れ・重複対応のリスクが伴うことから、ビジネスでの利用に最適ではありません。

    メール共有が必要不可欠な業務では、メールの情報共有に特化した「メール共有システム」をおすすめします。

    メール共有システムとは?

    メール共有システム」とは、、複数人での対応に特化したクラウド型メールシステムです。

    OutlookやGmailは、個人対個人のやりとりを想定したメールシステムです。
    対して「メール共有システム」は、チーム対応のために開発されているため常にリアルタイムな情報共有が可能です。

    また、法人向けのメールシステムであるため、対応漏れ・遅れ、重複対応、対応品質のバラつきなど、メール対応業務のトラブルを防止する機能を搭載しています。

    ビジネスでのメール共有は「メールディーラー」

    ビジネスでのメール共有は「メールディーラー」

    株式会社ラクスの提供するメール共有システム「メールディーラー」は、導入実績は7,000社を超え、小売やECサイト、IT、通信、人材、サービス、教育など幅広い業界で利用されています。

    複数人でのメール対応に特化しており、誰がどのメールを対応をすべきか、過去に誰がどのような対応をしたのか、常にリアルタイムで情報共有されます。

    「対応漏れ」を防止するステータス管理機能

    メールディーラーのステータス管理機能では、各メールの「新着」「返信処理中」「対応完了」といった対応状況が表示され、チーム全体の対応進捗状況が可視化されています。

    また、対応状況ごとに絞り込みができるので、「新着」ステータスを表示すれば、まだ誰も返信をしていないメールだけが表示され、対応漏れを防止できます。

    「重複対応」を防止する担当者振り分け機能

    メールディーラーの担当者振り分け機能では、メール1通ずつに担当者を設定できます。担当領域が明確になり、誰がどのメールを担当すべきか一目で把握することができます。

    さらに、誰かが返信対応中のメールは、「○○さんが返信対応中です」と警告メッセージが表示され、返信ボタンが非表示となるため、重複対応を防止できます。

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    メール共有でメール対応を楽に

    複数人でメール対応を分担する場合、転送やCc送信・メーリングリストなどで管理すると、かえって手間と時間がかかり、ミスの発生リスクが高まります。

    Outlookを使用している場合は、共有メールボックスを設定し、チームのメール対応業務を効率化しましょう。

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
    得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。