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メール共有の設定手順【Outlook版】

「複数人でメールを共有管理したい・・・」
「問い合わせ窓口に届くメールをチームで手分けしたい・・・」
「Cc送信、メーリングリストでの情報共有をやめたい・・・」

このようなお悩みは、すべて「メールの共有設定」で解決できます。

今回は、ビジネス利用で人気の高いOutlookの共有設定についてご紹介します。
基本的なメール共有の仕組みや設定手順、その他Outlookの便利機能までご紹介します。

メール共有の設定手順【Outlook版】
この記事の目次

    メール共有の仕組み

    Outlookでは、「共有メールボックス」を作成し、共有したいメンバーを追加するという方法でメール共有ができるようになります。

    例えばinfo@やsales@、support@などの代表アドレスを「共有メールボックス」として設定することで、複数名で分担して対応ができます。

    共有メールボックスに届いたメールに返信すると、送信元のアドレスが個人のメールアドレスではなく、代表アドレスから送信されたように表示されます。

    メール共有のメリット

    Outlookでメールの共有をすると、さまざまなメリットがあります。共有設定を行うことで得られるメリットをご紹介します。

    メール対応業務の効率化

    メール共有をすることで、Cc送信やメーリングリスト、Excelによる進捗管理表などで行っていた「情報共有のための作業」が削減することができます。さらに、迷惑メールの削除やメールの振り分けなど、個人が各々行っていた作業を、誰か1人が行うだけで済むので作業の重複がなくなり、業務効率化につながります。

    事故・トラブルの防止

    受信メールはもちろん、他の担当者が送信したメールもチーム全員が確認できるようになります。過去の対応履歴が共有されるので、見落としや重複返信などのミスを早期に発見し、お互いにカバーすることで、トラブル発生を未然に防ぐことができます。また、ウィルスメールも個人が回避するのではなく、管理者のみが対応すればよいので、感染リスクが低減します。

    対応スピードの向上

    メールを共有管理することによってメール業務の効率が上がり、対応スピードの向上も期待できます。スムーズなメール対応は自社に対する信頼を高めることにもつながり、社内全体の売上向上にも貢献するでしょう。

    過去の対応履歴の共有

    Outlookの設定変更によって過去の対応履歴を共有することができます。送信メールを共有管理することで、顧客の情報を蓄積してマーケティングに活かすことも可能です。
    情報を活用して顧客一人ひとりに合わせたきめ細かいフォローを行うことで、受注を獲得しやすくなったり、ニーズに合った提案ができるようになったりなどのメリットがあります。

    セキュリティの向上

    権限設定を反映することで、担当者別に利用可能な機能を制限できます。「新入社員にはここまでの機能を付与したい」といったことが実現でき、セキュリティの面からも安全な運用につながるでしょう。

    Outlookのメール共有設定手順

    Outlookのメール共有設定手順をご紹介します。

    1. 管理者アカウントでログインする。
      ※「このページへのアクセス許可がないため、この操作を実行できません」というメッセージが表示される場合は、管理者アカウントではないため、アカウントの切り替えが必要です。
    2. 管理センター上で「チームとグループ」>[共有メールボックス]ページに移動します。
    3. [共有メールボックス]ページで[+共有メールボックスを追加]を選択し、メールボックスの名前を入力します。
    4. [変更を保存]をクリック。
      ※メンバーを追加できるようになるまで、数分かかる場合があります。
    5. [次のステップ]で、[このメールボックスにメンバーを追加する]を選択します。
    6. [+メンバーの追加]を選択し、メールボックスを使用するユーザーにチェックマークをつけて[保存]をクリックします。
    7. 管理センターで、[ユーザー] > [アクティブなユーザー] の順に選択します。
    8. 追加したメンバーの名前をクリックして、[プロパティ] ウィンドウを開きます。
    9. [メール] タブで、[メールボックスへのアクセス許可の管理] を選択します。
    10. [差出人を指定して送信する] の横にある [編集] を選択します。
    11. [アクセス許可を追加する] を選択してから、追加したユーザーの名前を選択して[追加]をクリックし、他のメールボックスからメール送信するアクセスを許可します。
    12. [閉じる]をクリック。

    メール共有で効率化できる4つの業務

    メールの共有設定を行うと、代表アドレスの管理だけでなく、さまざまな業務を効率化することができます。こちらでは、4つのケースについてご紹介します。

    問い合わせ窓口の管理

    問い合わせ窓口には、一般的な問い合わせだけではなく、求人への応募や、代表者に宛てたものなど、取りこぼしが許されない重要なメールが届きます。さらに、営業メールや広告メールも届くため、一つひとつの確認に追われてしまい、対応が漏れてしまうことも少なくありません。
    しかし、メールを共有しておけば、管理者が全体の進捗状況を把握できるので、漏れなく、個人の負担を減らしたチームによるメール対応が可能となります。

    注文窓口の管理

    ECモール自社サイトでの商品の注文窓口を設置されている方は、受注通知以外にも商品の仕様や在庫、支払いの方法、届いた商品の不具合など、さまざまな内容の問い合わせメールが届き、売上が伸びていくほど、メールの件数も増えていきます。
    しかし、メールが多すぎて手が回らなくなり、見落としによる返信漏れや遅れが多発すると、サイト自体の評判が落ち、お客様が離れていく原因となります。
    迅速で確実な対応をするために、メールの共有設定が必要不可欠です。

    カスタマーサポート窓口の管理

    カスタマーサポート業務では、メールを共有することで、対応漏れや遅れを防止できるだけでなく、他の担当者が過去に送信したメールも簡単に確認ができるため、代理対応やシフト制の職場でもミスなく顧客対応が可能になります。また返品やキャンセル、クレームなど慎重な対応が必要なケースでも過去のメールを探し出したうえで適切に対応できます。

    ヘルプデスク窓口の管理

    パソコンの使い方やシステム障害対応など、社内ヘルプデスクには毎日たくさんのメールが届きます。また、パソコン機器の知識を持った人が、本来の自分の業務とは別に、なしくずし的にヘルプデスクを任されていることも多いでしょう。他にも対応できる人間がいるのに、その人にメールが集中してしまい、オーバーフローしてしまうこともあります。負荷を分散させた対応を行うために、メールの共有設定を使ってチームで社内トラブルに対処すべきでしょう。

    メール共有で注意すべきポイント

    Outlookのメール共有では、一つのメールボックスを複数人で共有しますが、メールボックス上で担当者の割り振りができないため、重複対応に注意が必要です。

    「手の空いている人が対応する」「最初に気が付いた人が対応する」というルールでは、返信済みマークを見落としたり、同じ時間に着手したりしてしまうことで、重複対応が発生するリスクがあります。

    メールの内容や送信元の属性による振り分けや、担当する時間帯・曜日を決める等、業務分担を明確にするルールを決めることが重要です。

    メール共有には「メール共有システム」

    今回は、Outlookの共有設定を使って代表アドレスの対応を行う方法をご紹介してきました。

    この章では、メールの情報共有に特化した「メール共有システム」をご紹介します。

    メール共有システムとは?

    メール共有システム」とは、クラウド型メールシステムの中で、複数人での対応に特化したシステムです。

    今回ご紹介したOutlookや、ビジネス利用で人気のあるGmailなどは、個人対個人のやりとりを想定したメールシステムです。対して「メール共有システム」は、チームで分担してメール対応を行うために開発されており、クラウド上のメールボックスを共有してメール対応を行うので、常にリアルタイムな情報共有が可能です。

    また、無料のメールシステムと異なり、法人向けのメールシステムであるため、対応漏れ・遅れ、二重対応、対応品質のバラつきなど、メール対応業務で多発しやすいトラブルを防止することができます。

    メール共有システムの選び方

    メール共有システムを選ぶ際は、次の3つのポイントに注意する必要があります。

    自社の導入目的と合致しているか

    どれほど機能が充実していたとしても、自社の導入目的に合ったシステムを選ばなければ、期待通りの効果を発揮することはできません。
    機能が多すぎてもかえって工数が増えてしまう可能性があるため、「何のためにメール共有システムを導入するのか」を明確にしたうえで、自社の目的に合致したシステムを選定しましょう。

    直感的に操作できるか

    メール共有システムを運用するのは現場であるため、「現場が使いやすい、直感的に操作できるシステム」を選ぶことが大切です。操作が難しいと現場に浸透せず、使われなくなってしまう可能性があるためです。

    サポート体制が充実しているか

    使い方がわからなくなったりトラブルが発生したりしたときに、サポート体制が充実していれば、すぐにサービス事業者に問い合わせることができます。
    サポート体制が整っていない場合、解決ができずに業務が滞ってしまう可能性があります。困りごとが生じたタイミングですぐにサポートしてもらえるかどうかを、事前に確認しておくことをおすすめします。

    おすすめ共有システム「メールディーラー」

    メールディーラー

    ここで、株式会社ラクスの提供するメール共有システム「メールディーラー」をご紹介します。
    メールディーラーは7,000社を超える導入実績があり、小売やECサイト、IT、通信、人材、サービス、教育など幅広い業界で利用されています。

    メールディーラーの機能

    ステータス管理機能

    メールディーラーは、メールの対応進捗管理を自動化できます。受信トレイ上で、各メールの「新着」「返信処理中」「対応完了」といった対応状況が表示されるので、一目でどのメールがどの状態にあるのか把握できます。

    メールディーラーの受信ボックス

    また、対応状況ごとにタブで分けて表示することができるため、「新着」タブを開けば、まだ誰も返信をしていないメールが漏れなく確認することができます。

    さらに、「返信処理中」のメールを対応者以外が開封すると、「○○さんが返信対応中です」という警告メッセージが表示され、返信ボタンが非表示となるため、重複対応を防ぐことができます。

    担当者振り分け機能

    メールに担当者欄がついているので、担当領域が明確になり、誰がどのメールを担当すべきか、過去に誰がどんな対応をしたのか把握することができます。

    メールに担当者欄がついている

    担当者振り分けは、メールを開封して1通ずつ手動で設定するだけでなく、件名や本文のキーワード等を条件に自動で振りけることも可能です。

    メール共有に便利な機能

    メールディーラーには、この他にも「メールの共有」役立つ機能を多数搭載しています。

    • 複数の代表アドレスや、問い合わせフォーム、ECモール等の窓口を集約する「一元管理機能」
    • 対応が遅れているメールを通知する「警告メール機能」
    • 優先順位を見える化し、認識を共有できる「ラベル機能」
    • 受信メールにメモを記入できる「コメント機能」
    • よくある問い合わせと回答例を登録できる「社内Q&A機能」
    • ワンクリックで、過去の送受信メール、電話応対履歴、チャットなどを一覧表示できる「対応履歴機能」
    • メール送信前に第三者による承認を必須化できる「申請・承認機能」 など

    メールの通数が多く、Outlookでの管理でミスやトラブルが発生してしまっている場合は、情報共有に特化したメール共有システムの切り替えがおすすめです。

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    <プラスα>Outlookの便利機能

    Outlookでのメール対応業務を効率化するショートカットキーや、タスク機能・テンプレート機能・スケジュール機能などの便利機能をご紹介していきます。

    Outlookのショートカットキー

    ショートカットキーを活用することで、簡単に作業の効率化をできます。

    主なOutlookのショートカットキーは以下の通りです。

    返信:Ctrl+R
    転送:Ctrl+F
    メールの送信:Ctrl+Enter
    メールの検索:Ctrl+E
    閉じる/止める/クリア:Esc
    新しいアイテムの起動:Ctrl+N
    次or前のマスへ移動:Tab or Shift+Tab
    次or前のメールへ:Ctrl+< or >
    文字のフォントサイズを小さく or 大きく:Ctrl+Shift+< or>
    メール画面⇔予定表画面 への切り替え:Ctrl+1 or 2

    タスク機能

    Outlookで意外と使われていない機能が、業務の「タスク機能」です。

    Outlookを開いて左上のエリアに「新しいタスク」があり、そこからタスクの詳細設定を行うことで、設定した日時にタスクが表示されるようになります。優先度をつけたり進捗情報を入力したりすることもできます。ファイルを添付することもできるので、タスクに必要なファイルを結び付けすぐ作業を開始することができるように整理することができます。

    さらに、「タスクの依頼」でメールアドレスを入れて送信すると、タスクを誰かに割り振ることができます。Outlookを利用していない相手でも、メールを受け取り閲覧することが可能です。

    テンプレート機能

    Outlookには複数の操作を一つのボタンで実行する「クイック操作」という機能が存在します。これは、例えば「○○フォルダに移動しある項目に分類する」「CcやBccを設定して添付ウィンドウを表示する」といった操作が一回のボタン操作で実行できる機能です。

    この「クイック操作」を活用することで、宛先のメールアドレスとテンプレートをセットで作成することができるため、定期的な報告などに時短機能として利用できます。
    また、このテンプレート機能は時短機能だけでなく、対応品質の均一化を図ることも可能です。

    「クイック操作」の設定手順は、受信トレイから「メールフォルダ」を選択し、クイック操作グループから「新規作成」を選びましょう。指示に従い宛先や本文を設定すれば完了です。登録したクイック操作は、上記クイック操作グループに表示されますので、メール作成時に選択して呼び出しましょう。

    スケジュール機能

    ホーム画面の左下にある予定表のアイコンをクリックすると、個人の予定や会議の調整などを管理できるスケジュール機能が表示されます。

    予定を入れる時間の枠をダブルクリックすると、新規の予定を入力することができます。このスケジュール機能の特徴は、Outlookで受信したイベントやホテルの宿泊、フライトの予約メールの内容を自動で予定表に追加されます。

    また、予定されている会議の「会議出席依頼」をメールで送ることも可能です。予約の詳細画面から左上にある「会議出席依頼」のボタンをクリックし、メールアドレスを指定して送信するというステップで完結します。

    補足:Gmail・Thunderbird でのメール共有方法

    GmailやThunderbirdなど、Outlook以外のメールシステムでも共有設定は可能です。

    Gmailは他のユーザーに権限を与え、メールボックスを共有することで実現できます。メールの自動転送設定を利用する方法もありますが、転送できるのは1人のみなので、大人数で共有する必要がある業務には向いていません。他にも、メールをサーバー上に保管するIMAPを使う方法もあります。

    Thunderbirdは、オンラインストレージの「Dropbox」を用いて、メールボックスをオンラインサーバーで一括管理することで、共有管理することが可能です。

    詳しい設定方法は、以下の記事を参照してください。

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
    得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。