【Outlook】メール共有の設定手順と注意点

2023/07/14

問い合わせ管理の方法

「1つのメールアドレスを複数人で共有管理したい・・・」
「代表アドレス宛のメール対応をチームで手分けしたい・・・」
「Cc送信、メーリングリストでの情報共有をやめたい・・・」

このようなお悩みは、すべて共有メールボックスという機能を使うことで解決できます。

この記事では、Outlookのメール共有の仕組みや共有メールボックスの設定方法、その他Outlookの便利機能までご紹介します。

Outlookのメール共有機能を最大限に活用して、顧客対応やチーム内コミュニケーションを円滑にしたいという方におすすめの記事です。

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この記事の目次

Outlookのメール共有の仕組み

Outlookにおけるメール共有は、「共有メールボックスを作成し、共有したいメンバーを追加」することで可能です。
info@やsales@、support@などの共有アドレスを「共有メールボックス」として設定することで、複数人で分担して対応ができようになります。

従来のメール画面に「共有メールボックス」が表示されるので、個人アドレスと共有アドレスを平行して管理することができる仕組みです。

こんな方におすすめ！

カスタマーサポート、ヘルプデスクなど、WEBサイトの問い合わせフォームやメールをチームで対応している場合におすすめの設定です。

関連記事メール共有とは？仕組みからメリット・設定方法まで解説

Outlookの共有メールボックスとは

共有メールボックスとは、複数のユーザーがメールを閲覧したり、送信したりできるメールボックスです。設定することで、1つのメールアドレスに届くメールをチームで分担して対応ができるようになります。

Outlookの共有メールボックスの活用メリット

Outlookでメール共有することで、下記の5つのメリットがあります。

Cc、Bcc、メーリングリストなどによる情報共有を廃止できる
受信通数を削減し、管理の負担・メール容量への負担を軽減できる
迷惑メールの削除やメールの振り分けなどの重複作業を削減できる
送信メールを共有し対応履歴を共有できる（別途設定が必要）
ライセンス不要で最大50GBのデータを保存できる

上記のようなメリットからチームのような複数人でメール対応をする必要がある場合には、Outlookの「共有メールボックス」を利用することがおすすめです。

Outlookのメール共有（共有メールボックス）設定方法

Outlookのメール共有設定方法をご紹介します。

共有メールボックスの追加・共有メンバーの追加

管理者アカウントでログインする。
※「このページへのアクセス許可がないため、この操作を実行できません」というメッセージが表示される場合は、管理者アカウントではないため、アカウントの切り替えが必要です。
管理センターで「チームとグループ」＞[共有メールボックス]ページに移動
[＋共有メールボックスを追加]をクリック
メールボックスの名前を入力
[変更を保存]をクリック
[次のステップ]で、[このメールボックスにメンバーを追加する]をクリック
[＋メンバーの追加]をクリックし、共有したいメンバーにチェックマークをつける
※共有メールボックスに同時にアクセスするユーザー数は「25人以下」
[保存]をクリック

共有メールボックスからメール送信・返信

送信・返信の方法は通常のメールと同様の操作になります。

ここでは、送信・返信をする際の共有メールボックスでの注意点を紹介します。

共有メールボックスからメールを送信する場合、共有メールアドレスをメール上部の[差出人] フィールドで選択する必要があります。
共有メールボックスから送信されたメールでは、受信者には共有メールアドレスのみが表示されます。

Outlookのメール共有をより効率化する機能

予定表(カレンダー)を共有する

Outlookの共有メールボックスには、チームで共有して利用できる予定表も含まれています。

チーム全員で予定を追加、閲覧ができるので、誰がどこで何をしているのか、常にスケジュールを把握することができます。

Outlook上で管理できるので、他の予定表ツールを操作する手間がかからず、効率の良いチーム対応を実現できます。

タスクを共有する

Outlookでは、メールをドラッグ＆ドロップすることでタスクを登録できます。

他の担当者にタスクフォルダーのアクセス権を付与することで、タスクの共有も可能です。

タスクを共有することで、他の担当者へのタスク割り振りや、進捗状況の報告をOutlook上で完結することができます。

テンプレートを共有する

テンプレート機能は、メール作成の効率化に必要不可欠です。

Outlookでは、テンプレートデータを共有ネットワークに保存することで、複数人でテンプレートを共有することができます。

統一したテンプレートを使用することで、メール対応品質を均一化できます。

さらに、テンプレートによって内容が整理されるので、引き継ぎや代理対応がスムーズにできるようになります。

連絡先を共有する

共有メールボックスのメンバーに追加されると、共有メールボックスに関連付けられている共有連絡先が、個人用の連絡先に自動で追加されます。

1つ1つ連絡先を登録しなおしたり、他の人に共有する手間がなくなります。

Outlookでメールを共有する際の注意点

Outlookの共有メールボックスでは、誰かがメールを開封するとチーム全員の環境で既読となるため、新着メールに気が付かず、対応漏れが発生するリスクがあります。

また、1つのメールボックスを複数人で使用するため、誰がどのメールに対応するかルールを決める必要があります。
手が空いている人が対応するといった不明瞭なルールでは、返信済みマークを見落としたり、同じ時間に着手したりすることで、重複対応が発生するリスクがあります。

メールの内容や送信元の属性や時間帯、曜日などで業務分担を明確にすることが重要です。

チームでメール共有をするならメール共有システム

Outlookでは、共有メールボックスを使ってメールの共有が可能ですが、対応漏れ・重複対応のリスクが伴うことから、ビジネスでの利用に最適ではありません。

メール共有が必要不可欠な業務では、メールの情報共有に特化した「メール共有システム」をおすすめします。

メール共有システムとは？

「メール共有システム」とは、複数人での対応に特化したクラウド型メールシステムです。

OutlookやGmailは、個人対個人のやりとりを想定したメールシステムです。
対して「メール共有システム」は、チーム対応のために開発されているため常にリアルタイムな情報共有が可能です。

また、法人向けのメールシステムであるため、対応漏れ・遅れ、重複対応、対応品質のバラつきなど、メール対応業務のトラブルを防止する機能を搭載しています。

ビジネスでのメール共有は「メールディーラー」

株式会社ラクスの提供するメール共有システム「メールディーラー」は、14年連続売上シェアNo.1※、導入実績は8,000社を超え、小売やECサイト、IT、通信、人材、サービス、教育など幅広い業界で利用されています。

複数人でのメール対応に特化しており、誰がどのメールを対応すべきか、過去に誰がどのような対応をしたのか、常にリアルタイムで情報共有されます。
※ 出典：ITR「ITR Market View：メール／Webマーケティング市場2023」メール処理市場：ベンダー別売上金額推移およびシェア2009－2022年度（予測値）