メールの整理術おすすめ10選 - 正しく整理して作業を効率化しよう

ビジネスのやり取りをメールで行っていると、毎日大量のメールが届きます。大量のメールの整理をしていないと、大事なメールを見落としてしまったり、重大なミスにつながることもあります。それを防ぐためにも、メールの整理を日頃から習慣づけることが大切です。この記事では、おすすめのメール整理術を紹介しますので、ぜひ取り入れてみてください。

メール整理はなぜ必要？

メールは電話とは違い、都合のよい時間に確認ができるので便利です。そのため、何かと連絡手段に選びがちですが、大量のメールを放置することで発生するリスクがあります。以下で一つずつ解説しますので、当てはまるものがないかチェックしてみましょう。

重要なメールを見落とすことがある

膨大な量のメールに埋もれてしまい、システムの自動更新の通知や取引先からの大事な確認など、重要なメールを見落としてしまうことがあります。特に、取引先からのメールは納期や質問に関する内容が多く、重要度が高いものです。重要なメールを見落としてしまうことで、信用を一気に失い、場合によっては取引が中止となる恐れもあります。

返信忘れが発生する

メールの返信を「後でやろう」と思っていると、忘れやすくなります。メールの返信は手の空いた時間にできるため、後回しにしがちです。そもそも仕事中は様々な作業をこなしているため、最初は覚えていても、時間が経つにつれ頭から抜けてしまいます。返信するべきメールを整頓しておくことで、そのリスクを避けることができます。

二重返信をしてしまう

メールの整理ができていないと、どのメールが未対応・対応済みなのか、ステータスがわからなくなってしまうことが多くあります。
その結果、「このメールには誰も対応していないだろう」と思って返信すると、ほかのスタッフがすでに対応していたという二重返信が発生してしまいます。
このようなミスが多発すると、顧客満足度にも影響してしまう可能性があります。

メールの確認に膨大な時間がかかる

メールはキーワードなどで検索することができますが、宛先や内容を覚えていなければ使えません。膨大な量を一つずつ確認するのはあまりにも効率が悪く無駄な作業です。自分が休んでいる間に送られたメールも大量に溜まり、それを確認するのにも時間がかかります。そういった無駄な手間を減らすためにも、メールはフォルダや状況に応じて整理することが必要です。

メールの整理術10選

重要なメールの見落としや返信忘れを防止し、チェックの手間を減らすことが、効率の良い業務をおこなうポイントです。そのために必要となる、効果的なメールの整理術をピックアップして紹介します。

フォルダ別に振り分ける

メールのフォルダは、初期設定では「受信」と「送信済み」の二つしかありません。そこで、用途や連絡先別のフォルダを新規に作成しておくことで、メールが確認しやすくなります。あまり細分化させず、おおまかな条件ごとに作成しましょう。

対応状況で分ける

届いたメールを、現在の進行具合に応じてフォルダ分けする方法です。対応が完了していれば「対応済」、まだ進めている途中であれば「対応中」、対応する必要がないものであれば「不要・保存用」と作成します。

メールを確認した時点ですぐにフォルダ分けをし、対応が済んだら対応済フォルダへ移動しましょう。この方法であれば、メールの対応状況を一目で確認することができます。

締め切り期日で分ける

対象の業務メールを、締め切り期日ごとに分ける方法です。「即日」「近日中」「今週中」など、業務内容に合わせて設定しましょう。締め切りの期日で確認ができるので、複数の案件をマルチタスクとして作業していくことが可能です。少し手が空いたときにフォルダを確認すれば、見落としも防げるでしょう。

差出人別に分ける

頻繁にやりとりをする取引先や担当者ごとにフォルダを分ける方法です。数が多くなると逆に見づらくなってしまうので、継続して取引をしている差出人、上司など、メインとなるものだけを作成しましょう。フォルダに差出人のアドレスやドメインを登録すれば、受信した時点で自動的に振り分けてくれます。

対応の優先度をつける

業務の優先度順に、「最優先」「後でも良い」「保存用」など、段階ごとに分ける方法です。締め切り期日の分類に似ていますが、取引状況や内容によって、自分がわかりやすいように分けるとよいでしょう。最優先事項から対応を開始し、終了したら次のフォルダに取り掛かります。情報が散らからず、順番に片づけていくことができます。

添付データはデータ自体を保存する

メールの本文に重要事項があるものはフォルダで保管し、添付データはパソコン内に保存しておくことが重要です。保存したデータも、フォルダ分けをして整理することを心がけましょう。必要なデータを毎回メールの中から探すのは手間がかかり、効率的ではありません。データ自体を用途別に保存しておけば、業務を効率よく進められます。

いらないメールは削除する

メールは放っておくと、どんどんたまっていきます。限界までためておくと、古いものから削除されてしまうので注意が必要です。また、動作も重くなり、チェックに時間がかかるようになります。残しておくのは大事なものと決めておき、お礼のみや終了したイベントに関するメールなら、確認次第破棄するようにしましょう。

ある程度重要としていたメールでも、既に対応後数か月経っているなど、時間が経ち過ぎたものは内容次第で整理します。クレームの内容や情報として保存しておくべき内容は、データとしてパソコンのフォルダへ移しておくとよいでしょう。

有害なメールは即ブロックする

メールマガジンの中には不要な宣伝やスパムメールが送られてくる回数も多く、あっという間にメールフォルダを圧迫します。毎回削除するのは効率が悪く、余計な時間を使わなければなりません。

送られてきてから対処するのではなく、不要・有害と思ったものは最初からブロックしましょう。メールを選別してしまえば、本当に必要なメールの分別をするだけで済みます。

未読メールは残さない

届いたメールは、必ず全て目を通してから分別しましょう。後で読もうと思っても、フォルダに分けてしまえばそのまま忘れてしまうこともあります。重要な内容があるかもしれない、という点はもちろんですが、未読メールの量は未処理タスクの量にも繋がります。

どんなに忙しくても、届いたメールを確認する時間を設け、未読メールは全て目を通すよう意識づけをすることが必要です。未読メールを全て処理することで、残ったタスクを判断できるようになります。

返信はなるべくすぐ対応する

返信をする必要があるものは、すぐにその場で返しましょう。ビジネスにおいて、レスポンスの早さはとても重要です。とはいえ、一度に全て返信するのは時間もかかり、忙しいときは難しいこともあるでしょう。優先順位を決め、即返信が必要となるもの、今日中であれば良いもの、進捗次第で返信するものなど、段階に分けることがポイントです。

メールの返信作業は、後回しにすればするほど手間がかかります。すぐに返信できるものは、目を通した段階で返せるようにしましょう。

件名にルールを設ける

メールを整理するポイントは「わかりやすさ」です。件名は一目で内容がわかるものをつけましょう。進めている業務や質問内容、重要度などがわかるようにすると、相手もすぐに返すべきかどうかを判断できます。一番避けるべきは「お世話になっております」など、内容がわからない挨拶や氏名です。

件名を作成する際には、自分の中で一定のルールを決めるほか、社内でもルールをある程度統一すれば、フォルダ分けをした後もメールが探しやすくなります。

整理の時間を決める

業務中に何度もメールを確認していると、進めるべき業務も進められません。一日の中でメールをチェックをする時間を決め、メリハリのあるスケジュールを心がけましょう。

緊急性のある内容ならば、電話での連絡がくるはずなので、メールのチェックは朝・昼・晩の二回から三回ほどおこなえば十分です。メールチェックの時間や回数は、自分が抱えているタスクや業務内容によって決めましょう。

メールの必要がないものは口頭で伝える

必ずメールを使わなければいけない、というルールはありません。メールでの説明が難しい内容や、ちょっとした会話で済むようならば、電話や直接会って伝えるのもポイントの一つです。何でもメールを使う人もいますが、内容や緊急性によって臨機応変に活用しましょう。

また、ときには直接話した方がコミュニケーションにもなり、細かな部分まで伝わりやすくなることもあります。メールなどの文章は、細かいニュアンスや意図を伝えづらいものだという意識を持っておくことも大切です。

Gmailでの整理術

業務でGmailを使っている会社も多くあります。Gmailにはメールを整理するための便利な機能が備わっており、上手に活用すれば、メールの整頓も格段に速くなります。

ラベル機能

設定ページからラベル機能を選ぶことで、メールをカテゴリ別に分けられる機能です。カテゴリの内容は、自分が見やすいもの、探しやすいものを自由に設定できます。

一括選択機能

受信フォルダのチェックボックスを使い、対象のメールを一度に選択できる機能。件名や宛先、ラベルで検索した後、チェックボックスで選択したメールを一括削除・既読など、まとめて操作することができます。不要なメールなどをまとめて整理したいときにも便利です。

アーカイブ機能

受信フォルダにたまっているメールの中から、特定のメールを別の場所へ保管しておける機能です。振り分け設定をおこなっていないメールなどがたまった状態で、ひとまず後で読むメールを一覧から避けておきたいときに使います。

Outlookでの整理術

Outlookにも、メールの整理に便利な機能が備わっています。ビジネスでも使える機能を紹介します。

古いアイテムの整理機能

たまったメールが容量を圧迫しないために、指定した日数が経過したメールを自動で整理してくれる機能です。整理されたメールは、保存先フォルダの一覧へ移動されます。また、整理する前に通知するように設定できるので、気が付いたらどこかへ行ってしまった、ということもありません。

フォルダの自動振り分け

宛先など条件別のフォルダを作り、仕分けのルールを設定すれば、自動的にそのフォルダへ振り分けてくれる機能です。手作業で一つ一つ分ける必要がないため時間短縮になり、効率よくメールの整理ができます。

メールの整理にはメールディーラーがおすすめ！

メール整理を効率的に行うには、メール管理・共有ソフトを使うことがおすすめです。

メール管理・共有ソフトを使えば、メールの整理に時間が取られることなく、効率的にメール対応業務ができます。

その中でもおすすめのソフトが「メールディーラー」です。メールディーラーにはメールの整理だけでなく、ビジネス利用に便利なさまざまな機能が搭載されています。

ここでは、メールディーラーとはどんなシステムなのかをご紹介します。

メールディーラーとは？

メールディーラーとは、メールを一元管理することで、効率的にメール対応ができるようになるシステムです。フォルダ別に分けたり、対応に優先度をつけたりなど、手動で行わなくてはいけないメール整理作業をすべて自動で行ってくれます。

メール処理市場ベンダー別売上高シェアで、11年連続No.1を誇るシステムで、多くの企業に導入されています。

さらにメールディーラーは、情報漏洩リスク回避の高まりから生まれた「情報漏洩対策オプション」を追加するなど、年に数回機能強化を行っているのが特徴です。これらの取り組みの結果、「サポート満足度」「機能満足度」ともに95％と高い結果となっています。

＜メールが整理できる以外にも＞メールディーラーの便利機能

メールディーラーには、メールが整理できるだけではなく、ビジネスに便利なさまざまな機能が搭載されています。

ここでは、その便利な機能を一部ご紹介します。

ステータス管理

「メール整理はなぜ必要？」の中でもご説明した通り、メールの整理ができていないと返信漏れや二重返信というミスが発生する可能性が高まります。

メール管理・共有ソフトを利用せずにこの事態を防ぐためには、手動でフォルダを振り分けたり、スタッフ同士で細かな引継ぎを行う必要がありました。

しかし、メールディーラーのステータス管理機能があれば、新着→返信処理中→対応完了とメールが自動でフォルダを移動してくれるので、メールを振り分ける手間がなくなります。

メール整理にかかる時間を短縮しつつ、確実にミスを減らすことができる機能です。

またステータス機能のほかにも、対応中のメールにはほかのスタッフが返信できないようにロックがかかる、二重返信防止機能も搭載されています。

ワンクリックで過去の履歴を確認

通常のメールソフトでは、過去の対応履歴を検索するのに多くの時間がかかってしまうという課題がありました。大量のメールの中から必要なメールを探すのは、手間と時間もかかり、非効率です。

メールディーラーは、メールアドレスをクリックするだけで、過去の送受信メールを一覧で表示できます。一覧表示できると、いちいち受信メールと送信メールを見比べなくても、スクロールするだけで対応状況がすぐに確認できます。担当者が途中で変わっても、スムーズに引き継ぎができるようになります。

また新人スタッフは、ベテランスタッフの過去の対応を参考にしながら、メールの作成ができるようになり、新人教育の面にもメリットがあります。

関連メールをまとめて管理

通常のメールソフトだと相手がメールアドレスを変更したり、いつもと違うアドレスからメールが届いたりした場合、ユーザー情報とメールが紐づけられず、管理が煩雑になってしまうことが多いです。

メールディーラーなら、相手がメールアドレスを変更した場合や、いつもと違うメールアドレスで送信してきた場合でも、「ひとりのユーザー」として情報と紐づけることが可能です。

既存システムと連携が可能

ECサイトなどの場合、すでに受注・管理システムを導入していることも多いでしょう。メール管理ソフトがそれらのシステムと連携できていない場合、「メール受信後に受注・管理システムの中から該当の注文情報を探す」という手間が発生します。

メールディーラーは、国内の主要な受注・在庫管理システムと連携が可能です。多店舗の一元管理システムと連携することで、顧客の履歴検索時間を大幅に短縮できます。

その結果、ECサイトのもバックヤード業務が効率化でき、スタッフの負担も減らせます。

メールディーラーの導入事例

株式会社日比谷花壇様

株式会社日比谷花壇様は、実店舗だけでなく、ECサイト「フラワーショップ」の運営や、フラワーデザインの企画・制作、フラワーデザインスクールの経営などを、多岐にわたる事業を展開しています。

まとめ

業務を効率よく進めるためには、メールの整理作業は必須です。フォルダ分けなど、自分がわかりやすい条件で整理することを心がけましょう。メール管理をするには、11年連続シェアNo.1の「メールディーラー」がおすすめです。

国内で一番選ばれているメールシステムで、「フォルダ」と「ステータス」の二軸管理が可能なので、未対応のメールが一目でわかるのがメリットです。

さらに、振り分け条件が充実しています。メールからどの条件に当てはまって振り分けられたかを確認することができるので、振り分け設定の見直しが簡単です。

また、対応履歴を時系列で確認できるので、引継ぎのミスを防げます。無料でトライアル利用もできますので、検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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