メールの整理術12選！Google・Outlookの整理に役立つ機能もご紹介

2022/07/26

問い合わせ管理の方法

毎日何通のメールを受信・送信していますか？
メールの整理ができていないと、見落としや返信忘れが発生し、重大なトラブルにつながることもあります。
この記事では、明日からできる「メール整理術」を紹介します。

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この記事の目次

メールを整理するメリットとは？

メール対応業務を効率化できる

メールを整理することで、メール検索の時間が短縮され、対応が必要なメールを素早く見分けることができます。

対応漏れ・遅れを防止できる

メールの整理ができていないと、顧客や取引先との重要なメールが埋もれ、対応漏れや遅れが発生します。内容によっては取引停止や信頼損失などの大きな問題へと発展する恐れもあるでしょう。

メールの整理術12選

1.業務に合わせたフォルダ分けを設定する

最適なフォルダの振り分け方法は、業種や業界、職種などによって異なります。自社の運用に合わせてフォルダを作成しましょう。

1.1「差出人別」で分ける

取引先や顧客ごとにフォルダを分ける方法です。過去の受信メールが集約されるので、メール検索の時間を削減できます。
フォルダの数が多いと管理が煩雑になるため、継続取引のある企業や担当者が複数人いる案件など、メインとなるものだけを作成しましょう。
差出人のアドレスやドメインを登録すれば、自動でフォルダに振り分けることができます。

1.2「対応状況」で分ける

受信メールの対応状況ごとにフォルダを分ける方法です。
「未対応」＝未着手のメール
「対応済」＝対応が完了したメール
「確認中」＝対応方法を確認中で返信できないもの
「不要・保存用」＝対応が不要なもの

情報共有目的のCc送信・メーリングリストやメルマガなど手動で移動させる必要がありますが、メールの対応状況を一目で把握し、対応漏れ・遅れを防止することができます。

2.対応の優先度を可視化する

「最優先」「後でも良い」「保存用」など、メールごとの優先度を可視化しましょう。
Gmailは「ラベル」、Outlookは「重要度」の機能を使って、メールの一覧画面上に優先度を表示することができます。

3.保管したいメールはアーカイブする

アーカイブとは、受信トレイに表示させずにデータを保存する機能です。
既に返信済みだが、記録として残しておきたいメールを保管する時に利用します。データそのものは消去されないため、メールボックスの容量を減らすことはできません。

4.いらないメールは削除する

広告メールや営業メール、不要なメルマガなどはすぐに削除しましょう。
メールボックスの容量を超えると、古いものから自動で削除されたり、メールを受信できなくなったりします。また、システムの動作が重くなり、業務効率悪化にも繋がります。

5.有害なメールはブロックする

不要な宣伝やスパムメールを都度削除するのは効率が悪く、余計な時間を消費します。受信してから削除するのではなく、不要・有害と思ったものはブロックしましょう。

6.未読メールを残さない

受信メールは、必ず全て一度目を通しましょう。
全てのメールに目を通すことで、今後取り組むべきタスクを判断できるようになります。

7.返信はすぐ対応する

返信をする必要があるものは、すぐにその場で返しましょう。
一度に全て返信するのが困難な場合は、即返信・今日中・今週中など、期日の目安を設けることがポイントです。

8.具体的で分かりやすい件名を設定する

件名は進めている業務や質問内容、重要度などが一目で内容が分かるものをつけましょう。
一番避けるべきは「お世話になっております」などの挨拶や氏名です。
社内でもルール統一すれば、業務の引継ぎや情報共有を効率化することができます。

9.メールチェックの時間を決める

1日に何度もメールチェックをしていると、業務全体の効率が悪化します。
緊急性のある内容であれば、電話で連絡がくるはずなので、朝・昼・晩の二・三回ほどチェックすれば十分です。時間帯や回数は、自分が抱えているタスクや業務内容によって決めましょう。

10.添付ファイルはパソコンに保存する

必要なファイルを毎回メールの中から探すのは手間がかかり、効率的ではありません。
メールの本文に重要事項があるものはアーカイブなどで保管し、添付ファイルはパソコン内に保存しましょう。

11.メールの必要がないものは口頭で伝える

メールでの説明が難しい内容や、ちょっとした会話で済む内容は、電話や直接会って伝えるようにしましょう。
メールは、細かいニュアンスや意図を伝えにくいため内容や緊急性によって臨機応変に活用しましょう。

12.社内メールは最小限にする

情報共有や依頼、リマインドのために送信する社内メールは最小限にしましょう。
Cc送信やメーリングリストで情報共有を行うと、受信トレイに社内メールと社外メールが混在し、見落としに繋がります。
社内はチャットなどの別のツールを使うなど、コミュニケーションの手段を分けましょう。

関連記事【お役立ち資料】“見落とし”を防ぐメール管理法

Gmailの整理に役立つ4つの機能

1.ラベル機能

ラベル機能とは、受信したメールをカテゴリに分類する機能です。ラベル名称や色をカスタムできるため、使いやすくアレンジすることができます。作成したラベルはGmail管理画面の左側に表示されます。
以下に、Gmailのラベル機能の使い方をご紹介します。

■ラベルの新規作成方法

Gmail管理画面の右上にある歯車マークを開いて「設定」をクリック
設定画面上部の「ラベル」タブから、「新しいラベルを作成」をクリック
ラベル名を入力して「作成」をクリックして完了
ラベルに色を付けたい場合は、作成済みラベル右側の三本線をクリックし、「ラベルの色」から色を選択

■ラベルの付与方法

受信トレイから、ラベルを付けたいメールをクリック
ラベルボタンをクリックして、メールに付けたいラベルを選択

ネスト（入れ子）と呼ばれる作成したラベルのなかにラベルを付けるという使い方もできます。分類したいカテゴリが多い場合やメールの振り分けを階層化したい場合は、ネスト活用しましょう。

2.フィルタ機能

メール受信時に自動で指定したラベルに振り分ける機能です。
メール整理の効率を大幅に高めることができます。

■フィルタ機能の設定方法

ラベルを割り当てたいメールの左側のチェックボックスにチェックを入れる
受信トレイの上部にある「その他」＞「メールの自動振り分け設定」をクリック
「この検索条件でフィルタを作成」をクリックした後、「ラベルを付ける」にチェックを入れて、振り分け先のラベルを選択
「フィルタを作成」をクリックすれば自動振り分け設定は完了です

「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れると、過去に受信したメールも振り分けることができます。

3.アーカイブ機能

受信フォルダにたまっているメールの中から、特定のメールを別の場所へ保管する機能です。ひとまず後で読むメールを一覧から避けておきたい場合に便利です。

4.スター機能

重要なメールや頻繁に参照するメールにスター（星アイコン）を付けることができる機能です。
メール一覧画面の左側または開いたメールの右上に表示される星印をクリックすることで、メールにスターマークを付けることができます。解除する時は同様の操作でマークを外すことが可能です。

関連記事【Gmailを複数人で共有する方法】設定手順と注意点

Outlookの整理に役立つ 3つの機能

1.フォルダの自動振り分け

Outlookでは、メール受信時に自動でフォルダに振り分けることで整理ができます。

■フォルダの新規作成方法

受信トレイのテキスト上で右クリックを行い、メニューから「フォルダの作成」をクリック
フォルダ名を入力して「OK」ボタンをクリック

■自動振り分けの設定方法

受信メールを右クリックし「ルール」を選択
Outlookから提案される「差出人OR宛先による振り分け」、または「仕分けルールの作成」を選択
ルール作成ダイアログボックスで、フォルダに振り分けるメールの「条件」を設定し、「アイテムをフォルダに移動する」にチェックを入れる
移動先のフォルダを選択し、「OK」をクリック
最後に「OK」をクリックして設定完了

※過去のメールを振り分けたい場合は、ポップアップ表示された確認ダイアログボックスをオンにして「OK」をクリックする。

2.フラグ機能

重要なメールや、後で確認したいメールに「フラグ」をつけて管理する機能です。
フィルタ機能を使って、フラグを付けたメールだけを絞り込むことが可能です。

3.古いアイテムの整理機能

アイテムとは、容量を圧迫しないために、指定した日数が経過したメールを自動で整理してくれる機能です。
整理する前に通知するように設定できるので、気が付いたらどこかへ行ってしまった、ということもありません。

関連記事メール共有の設定手順【Outlook版】

ビジネスメールの整理には「メールディーラー」

GmailやOutlookはプライベートで利用している人も多いことから、ビジネスでも利用されています。
しかし、無料プランは機能に制限があり、ビジネス利用として最適ではありません。ビジネスメールの整理を効率的に行うには、法人向けメール共有ソフト「メールディーラー」がおすすめです。

メールディーラーとは？

「メールディーラー」は、共有メールアドレス、メーリングリスト宛の送受信メールを複数人で共有・管理できるクラウド型のシステムです。

ビジネス利用に特化したメールシステムなので、メールを見やすく整理し、対応漏れ・遅れを防止する機能が搭載されています。
さらに、常にリアルタイムで情報共有ができるため、情報共有のためのCc送信・メーリングリストが不要です。

メールディーラー導入事例

3,000件のCc共有メールから解放！メールの見落としや業務属人化を改善

メールディーラーの整理に役立つ機能

1.自動で対応状況別に振り分ける「ステータス機能」

メールディーラーの「ステータス管理」は、新着→返信処理中→対応完了とメールの対応状況に応じて自動でフォルダを移動する機能です。
前述した「フォルダを対応状況で分ける方法」を自動で実施することができます。

2.色と名称をカスタマイズできる「ラベル機能」

メールディーラーは、Gmailと同様にラベルを使ってメールを整理することができます。
「至急」「大至急」などの優先順位や、「クレーム」「返品」など内容のラベルを作成することで、メールの優先順位や分類を可視化することができます。

3.過去のやりとりを一覧表示する「対応履歴機能」

メール画面で送信元メールアドレスをクリックすると、受信・送信メール・チャットなどの対応履歴を時系列で一覧表示できます。
過去のやりとりを確認する際に、送信トレイと受信トレイを検索する必要がなくなります。
また、メールアドレスを複数持っている場合や、途中でメールアドレスが変更になった場合でも、紐づけて管理することができます。