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【グループメールが便利で使えるって本当?】利用方法まで調査!

2020/4/10
問い合わせ管理の方法
【グループメールが便利で使えるって本当?】利用方法まで調査!

グループメールでは複数人に同じ内容のメールを同時に配信できます。
「メーリングリストとどこか違うの?」と思った方も多いのではないでしょうか。グループメールには、グループメールにしかないメリットがたくさんあります。
本記事ではグループメールとは何か、グループメールを利用するメリットや注意点などについてご紹介します。

グループメールの基本知識

グループメールは、複数の人に同じ内容のメールを送れるシステムのことを指します。
1回の送信で、グループ内のメンバー複数人にメールを送ることができます。
ここでは、グループメールとは何か、ご紹介します。

グループメールとは

通常メールは1対1で送受信を行います。そして返信も1人ずつ行います。

複数人にメールを送るときは、「CC」がよく使われています。「CC」に複数のアドレスを入力することで、複数人にメールを送ることができます。
このCC機能を活用することでメールの一斉送信ができますが、返信がくると、それぞれ1人ずつとやり取りをする必要があり、手間も時間もかかるデメリットがあります。

グループメールなら、登録されたメンバーに同じメールを送信でき、1つのメールを複数人でシェアが可能です。また、そのメールに関する返信をグループ内でシェアできるので、どんなやり取りがされているのか、メンバー全員が確認できます。

また、多くの人に一度にメールを送信できるので、送信先の間違いも起こりにくいのが特徴です。

グループメールとメーリングリストの違い

複数人にメールを送信するシステムとして似ているのが「メーリングリスト」です。メーリングリストでは、グループメールと同じようにリストに登録されているメンバーに一斉送信できます。

あくまでメーリングリストは、リストに登録されているメンバーにメールを送信できる機能ですが、グループメールは、相手がメールを確認したかどうかの既読情報がわかったりと、メーリングリストよりも機能的に優れている部分があります。

グループメールを利用するメリット

グループメールには、さまざまなメリットがあります。ここではグループメールのメリットについてご紹介します。

情報共有がスムーズに行える

グループメールは、1つのメールアドレスで複数人とやり取りを管理できることが特徴です。これによって情報共有がスムーズに行えます。

例えば、社内外のプロジェクトを進める際は、担当者が複数いるケースが多いです。
そんなとき、それぞれの担当者とやり取りを行っていると、情報の行き違いが起こりトラブルとなる可能性があります。さらに、メールを誤って削除してしまったり、メールが届いていなかったりなど、スムーズにコミュニケーションがとれないことがあります。

そんなときグループメールであれば、メールを誰が読んだかという既読情報や、どんな返信をしているかなどの返信内容を確認することができます。
そのため、グループメールなら複数人の担当者がいても、情報共有がスムーズに行えます。

通常のメールより機能性に優れている

グループメールは、サービスによって差はありますが、通常のメールサービスよりも優れていることが多いです。

グループメールの中には、メールを一覧で管理できるものがあります。グループの参加者の数が多いと、メールの既読情報や返信の有無を1通ずつ確認するのには、多くの時間を有します。しかし、メールを一覧で管理できるものがあれば、そういった確認作業を省くことができます。

例えば、30人のグループに懇親会の出欠確認メールを送るとします。30人一人ひとりの返信の有無や、回答内容を確認するのには多くの労力がかかりますが、グループメールを活用すると、一覧でメールを確認できるため、管理がとても楽になります。

コミュニケーションの活性化につながる

グループメールがあることで、社内のコミュニケーション活性化も期待できます。

CC機能などを利用した一斉送信では、つながりが「1対1」になってしまい、どうしてもコミュニケーションをとりづらいといった問題が発生していました。しかし、グループメールを活用すると、グループ内で情報共有が行われるため、コミュニケーションが活性化されることを期待できます。
新たなコミュニケーションが生まれることで、アイディアや生まれて、製品・サービスの改善点が見つかることもあるでしょう。

グループメールを利用する注意点

以前、 公官庁がGoogleのグループメール機能を活用してメールを送った際に、設定を誤ったために登録されているメールアドレスやグループ内の情報が、誰でも権限なく閲覧できてしまうといった問題が起きました。
グループメールでは、一歩設定を間違えると個人情報を流出させてしまう可能性があるため、細心の注意を払って活用する必要があります。

また、グループメールは、差出人が明記されないことが多いです。特に無料のサービスを利用した場合、デフォルトの設定では差出人の明記がないことが多いです。 社内であればそれほど問題になりませんが、社外の人間とやり取りを行う場合は、不信感を与えてしまうほかに、トラブルのもととなる可能性もあります。

グループメールの利用方法

グループメールはさまざまな会社がサービスを提供しています。ここではグループメールの利用方法や選び方などについてご紹介します。

Gmailなど無料メールサービスを活用する

Gmailは、無料なこともあり多くの人が利用しています。注意点の中で先述した通り、Gmailにもグループメール機能があり、複数人にメールを送ることが可能です。この機能は、Gmail内の「連絡先グループ」を利用して行います。

ここでは、Gmailでグループメール機能を使う方法をご紹介します。

  1. まずGmailにログインし、Googleアプリの一覧から「連絡先」を選択
  2. 連絡先が表示されたら、画面の左側にある「ラベルを作成」を選択
  3. グループ名をつけてグループを作成
  4. 連絡先のアイコンに表示されるチェックボックスからメンバーを選択
  5. グループメールに連絡先を追加(追加したメンバーは、グループ画面左側にある「すべてのメンバー」から確認)

Gmailのサービスは無料で利用できるのがメリットです。しかしビジネスで利用する場合は、情報漏洩などのデメリットを考えると、有料のサービスを使うことがおすすめです。

<おすすめ!>メール共有システムを利用する

無料のグループメールは、手軽に利用できるメリットがありますが、セキュリティ面での心配が残ります。

そのためビジネスで利用するならば、グループメールの機能を持つ、「メール共有システム」を利用することがおすすめです。メール共有システムは、グループメールの機能を持ち、社員同士でメールを共有しながら管理することをサポートするシステムです。

費用はかかりますが、セキュリティ面もしっかりしており、ビジネスでの利用に便利なさまざまな機能が搭載されていることも多いです。

特にメール共有システムがおすすめな企業の特徴

メール共有システムは、日々多くのメールを処理しなくてはいけない企業におすすめです。特にECサイトを運営していたり、問い合わせ対応をメールで行っていたりする企業などです。対応するメールの数が多ければ多いほど、作業は煩雑になってしまいます。そのためメール共有システムを使って、スタッフ全員で作業内容を共有することがおすすめなのです。

導入してよかった!メール対応の常識を変えるツールとは?

メール共有システムを選ぶ時のポイント

メール共有システムは多くの企業がサービスを提供しており、機能もさまざまです。その中から自社にあったシステムを選ぶにはどうしたらいいのでしょうか。

ここでは、メール共有システムを選ぶ時に決めておきたいポイントについてご紹介します。

導入目的を明確にする

まずは導入の目的をはっきりさせましょう。自社にどんな課題があり、何を解決したくてメール共有システムを導入するのかを明確にします。

この目的がはっきりしていないと、自社に必要な機能が分かりません。目的があった方が必要な機能などが明確になりシステムを選びやすくなります。また目的が明確でないと、導入後も機能が活かしきれない可能性があります。

導入目的にはたとえば以下のようなものが多いです。

返信漏れや二重返信が発生している

誰がどのメールに対応しているのが分かりづらい状況だと、返信漏れや二重返信が発生することもあります。返信漏れとは「誰かが対応しているだろう」と思ってそのままにしていたら、誰も対応していなかったというミスです。二重返信は、「誰も対応していない」と思って返信をしたら、別のスタッフも対応してしまっていたというものです。

これらの防止にもメール共有システムが役立ちます。メール共有システムでは、「誰がどのメールに対応しているのか」がリアルタイムで共有されます。そのためスタッフはどのメールが対応済みなのか、次にどのメールに対応したらいいのかがすぐに分かり、作業効率の向上が期待できます。

過去のやり取りを見つけるのに時間がかかる

ユーザーは過去のやり取りを前提に話をします。そのためメールの返信をするまでに、これまでのメールや電話のやり取りを探す必要がありますが、大量のメールに時間がかかります。結果、返信が遅れてしまい、イメージを悪くしてしまう可能性があります。

メール共有システムなら、過去のやり取りとユーザーのメールアドレスを紐づけて管理できるので、クリックするだけですぐ情報にたどりつけます。

メールと在庫管理システムが紐づいていないので手間がかかる

無料のメールシステムなどは、ECサイトなどで使われる受注・在庫管理システムと紐づけることはできません。そのためたとえば、「キャンセルメールが届く→メールアドレスや受注番号をもとに受注状況を検索する→キャンセル承諾のメールを送る」といった手間が発生していました。

メール共有システムの中には、既存の受注・在庫管理システムなどが外部システムと連携できるものもあります。メールアドレスからすぐユーザーの情報や注文情報が確認できるので、検索にかかっていた時間を大幅に削減できます。

このような具体的な課題を洗い出し、必要な機能を決めましょう。

導入実績を確認する

次に導入実績を確認します。導入実績が多いということは、それだけ選ばれる便利さがあるということです。導入実績だけでシステムを選ぶのはよくありませんが、システム選びのひとつの指標になります。

また導入事例もチェックすするのがおすすめです。導入事例では業界別、分野、企業名、どんなか課題を解決できたのかが分かります。具体例を見ることで、自社に合った機能が搭載されているのか分かります。また自社と同じ業種の企業が導入していれば、導入の際にもスムーズに話を進められます。

直感的に使いやすいか

UIなど直感的に使いやすいかも重要です。メール共有システムは、スタッフ全員で使うものです。せっかく導入しても、使いづらければ浸透しません。そのためどんなスタッフも直感的に操作できるようなシステムを選びましょう。

下記で紹介する無料トライアルなどを利用して、スタッフ全員の意見を聞くのがおすすめです。

無料トライアルの有無

多くのメール共有システムには無料トライアルが用意されています。まず無料トライアルで使いやすいかどうか、自社に合った機能があるかどうかを見極めましょう。実際に使ってみることで「やっぱり合わなかった」「思ったより使いにくかった」などの失敗を防げるのでおすすめです。

無料トライアルの期間や機能がどこまで使えるかはサービスによって異なりますので、まずは一度問い合わせてみましょう。

サポート体制の充実度

システムを実際に導入・運用し始めると、不明点が出てくることも多いです。マニュアルはあっても、どうしても分からない部分も出てくるでしょう。またマニュアルにはない企業の運用状況に合った設定にしたい場合もあります。このような不明点を解決するためにも、サポート体制が充実していると安心できます。

ITシステムにあまり詳しくない場合、導入支援から運用まで総合的にサポートしてくれるサービスがおすすめです。またきめ細やかなサポートを受けたいのであれば、専属のサポートスタッフがいるシステムを選びましょう。

また、コミュニケーションの取り方も確認しておきましょう。メールでしか問い合わせができないと、緊急時になかなか連絡がつかず困るということが起こるかもしれません。メール、電話、チャットなど、問い合わせ窓口が多いサービスがおすすめです。

さらに機器の故障や災害など、万が一の時のことも確認しておきましょう。どんな場所でサーバーを管理しているのか、もしもの時の代替機器はあるのかなどを知っておくと安心です。またバックアップはどのくらいの頻度でされているかも確認しておきましょう。

費用は高すぎないか

メール共有システムは多くのサービスが月額制をとっています。まず費用を確認し、月・年単位でどのくらいのコストがかかるのか計算しましょう。その中から自社のリソースを考えて最適な価格のシステムを利用すべきです。

またビジネスで利用するならばどんなセキュリティ対策が施されているのかもチェックしましょう。

基本的には導入時の初期費用と毎月の利用料がかかる場合が多いです。費用についての相談ができる場合もありますので、まずは問い合わせてみましょう。

<グループメールよりもおすすめ>
メール共有システムの『メールディーラー』

メールディーラー

おすすめのメール共有システムの1つが「メールディーラー」です。 無料のグループメールにはない、さまざまな機能が搭載されています。

ここではメールディーラーとはどんなサービスなのか、どんな機能があるのかについてご紹介します。

メールディーラーの機能紹介

メールディーラーは大量の問い合わせメールを整理し、大事なメールを見落とさないための検索機能やミスを防ぐための機能が用意されています。

【メールの漏れや遅れ、重複対応を防ぐ】

個別のメールソフトで問い合わせ管理・対応を行っていると、どのメールを誰が対応しているのか分からなくなることがあります。
メールディーラーは、メールをまとめて一元管理するため、問い合わせ管理が属人化することで発生する、重複対応などの問題を解決してくれます。

また、重複返信を防ぐために、返信対応中のメールにはロックがかかります。さらにメールごとに担当者名をつけることで、対応漏れを防げます。

さらに、ステータス管理機能があり、「新着」「対応中」「保留中」「対応完了」とメールの対応状況を一目で確認できるようになります。

そのため、誰がどのメールに対応しているのか、メールの対応状況リアルタイムでわかるので、対応漏れを防止できます。

【メールを簡単に検索できる】

過去にユーザーとやり取りがあった場合、そのユーザー側はこれまでのやり取りを前提に話を進めます。そこで大事なのが、過去のメールや電話のやり取りの履歴です。

メールディーラーなら、ワンクリックで過去のメールや電話のやり取り内容を呼び起こすことが可能です。そのため、過去の対応履歴を探すのにかかっていた時間が短縮できます。

また、同一のユーザーがパソコンとスマホなど、複数のメールアドレスを利用して問い合わせを行ったとしても、1人のユーザーとしてまとめて管理です。

【ほかのスタッフとの伝達漏れを防ぐ】

大量のメールを処理していると、ほかのスタッフから伝言があったのに、うっかり忘れてしまうミスが発生するかもしれません。

チャットディーラーは、メールにコメントをつけることができます。ほかのスタッフに対応を引き継ぐ際や、メールの対応方法に注意が必要な場合など、コメントを残すことができると便利です。また、口頭で指示ができない時にも便利ですね。
しっかりと文字で残るため、口頭で行う引き継ぎや伝言よりも確実性があります。

メールディーラーの導入事例

メールディーラーは、全国のさまざまな業種の企業が取り入れています。ここではメールディーラーの導入事例についてご紹介します。

株式会社ヤッホーブルーイング様

クラフトビールのリーディングカンパニーとして、「よなよなエール」や「水曜日のネコ」など、こだわりのビールを手がける株式会社ヤッホーブルーイング。

【導入前】
インストール型のメールソフトを使用していた頃は、過去メールの検索など、顧客情報の把握に時間がかかり、お問い合わせ通数が多い時は対応が翌日に回ってしまうことがありました。一方で、対応スピードを意識するばかりに1つのメールに対して重複対応をしてしまったこともありました。

【導入後】
以前の課題であった「返信漏れ」や「返信遅れ」、「重複対応」はなくなりました。画面上で、「いつ」「誰が」「どのメールを」「どのように対応をしたか」一目で把握できるようになったことで、今まで発生していた口頭での対応状況確認が不要になり、大幅にメールの対応時間を削減することができました。

株式会社結婚情報センター様

株式会社結婚情報センターさまでは、お見合い・結婚相談所の「NOZZE」と「e-お見合い」を展開しています。

【導入前】
約11万人いる会員から、毎日平均で300~400件の問い合わせメールがあります。 導入前は、これを4つのメールアドレスで受信し、6~7名のスタッフで対応していました。

過去の問い合わせメールを検索しようとすると、大量のメールがあるためソフトの動作が遅くなり、ブラウザが固まるトラブルが発生していました。そのため対応が遅くなり、ユーザーを待たせてしまうことが多かったそうです。

また、対応テンプレートをサーバー上に保管し、作成のたびにファイルを参照してコピー&ペーストを行っていたので、メールの作成にも時間がかかっていました。

【導入後】

メールディーラーでは、アドレスをクリックするだけで、簡単に対応履歴を呼び起こすことができます。今までメールの検索にかかっていた時間を削減することができ、作業効率が大幅に向上しました。

また、テンプレート機能を使うことで、メールディーラー上でテンプレートを共有できます。また更新・追加をしてもすぐに共有されるので、各自で設定する手間が省けます。
テンプレートは、メール作成時に簡単に挿入できるため、メール作成時間を短縮できました。

まとめ

グループメールサービスは、複数人に一度にメールを送信できる便利なサービスです。
無料のものもありますが、ビジネスで使うならセキュリティ面を考えても有料のものを使うのがおすすめです。

特におすすめなのが「メールディーラー」です。メールディーラーにはビジネスに必要なさまざまな機能が搭載されています。 お試し版もあるので、お気軽にお問い合わせください。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。