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グループメールとは?
メーリングリスト・Cc送信との違いは?

日付のアイコン2020/04/10
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問い合わせ管理の方法

グループメール」は、メールを複数人に同時に送信する情報共有方法です。
複数人に一斉送信ができる「メーリングリスト」や「Cc送信」と何が違うのでしょうか?
この違いをしっかり理解しておくことで、情報共有を効率化することができます。

本記事では、グループメールの基本知識から使用時の注意点、Gmailでの設定方法などを解説します。

グループメールとは?メーリングリスト・Cc送信との違いは?
この記事の目次

    グループメールとは

    グループメールは、事前に登録したメンバー内でメールを共有する機能です。
    メールを一斉送信するメーリングリストやCc送信と異なり、1つのメールアドレスを起点として、メールを共有する形式が取られているため、メールの未読・既読状況や返信内容など、やりとりの全てをメンバー全員で確認できます。

    メーリングリストとは

    複数人でメールを確認する機能として似ているのが「メーリングリスト」です。
    メーリングリストは、グループメールと同様にメンバーを登録することで、簡単に一斉送信できます。
    グループメールでは、誰でもグループメンバー宛に一斉送信することができますが、メーリングリストでは、登録されているグループメンバーしか一斉送信の権限がありません。

    Cc送信とは

    「Cc送信」は、メールの宛先欄のCc欄にメールアドレスを追加することで、一斉送信できます。
    事前の設定がなく、手軽に利用することができますが、手動入力の手間や時間がかかるだけでなく、抜け漏れのリスクもあります。

    グループメールのメリット

    グループメールには、さまざまなメリットがあります。ここではグループメールのメリットについてご紹介します。

    情報共有がスムーズに行える

    グループメールは、1つのメールアドレスで複数人とやり取りを管理できることが特徴です。これによって情報共有がスムーズに行えます。

    複数人のチームでプロジェクトを担当する場合、それぞれの担当者と個別でやり取りを行っていると、情報の行き違いが起こりトラブルとなる可能性があります。
    グループメールを使えば、メールを誰が読んだかという既読情報や、各担当者の返信内容まで確認することができるので、スムーズな情報共有ができます。

    共有漏れを防止できる

    メールをCcで共有した場合、アドレスの入力忘れなどにより、共有漏れが発生するケースがあります。また、メーリングリストはグループに漏れなく送信できますが、既読情報の確認ができません。
    グループメールは、グループに漏れなく送信でき、既読情報の確認ができるので、メールを読んでいないメンバーに声をかけるなど共有漏れを未然に防ぐことができます。

    グループメールを利用する注意点

    差出人の記載がない

    Gmailなどのフリーメールのグループメールでは、デフォルトのままでは差出人が明記されないものがあります。メール送信前に設定を変更して差出人を表示させる必要があります。
    メール内に署名を入れて差出人名を記載すると、より分かりやすいでしょう。

    情報流出のリスク

    Googleグループのデフォルト設定は、誰でも閲覧できるようになっているため、そのまま使用すると情報が流出してしまうリスクがあります。
    必ず利用開始前に公開範囲の変更を行いましょう。変更作業の権限はグループオーナーだけが持っています。

    Gmailのグループメール設定方法

    Gmailは、無料なこともあり多くの人が利用しています。注意点の中で先述した通り、Gmailにもグループメール機能があり、複数人にメールを送ることが可能です。この機能は、Gmail内の「連絡先グループ」を利用して行います。

    ここでは、Gmailでグループメール機能を使う方法をご紹介します。

    1. まずGmailにログインし、Googleアプリの一覧から「連絡先」を選択
    2. 連絡先が表示されたら、画面の左側にある「ラベルを作成」を選択
    3. グループ名をつけてグループを作成
    4. 連絡先のアイコンに表示されるチェックボックスからメンバーを選択
    5. グループメールに連絡先を追加(追加したメンバーは、グループ画面左側にある「すべてのメンバー」から確認)

    Gmailのサービスは無料で利用できるのがメリットです。しかしビジネスで利用する場合は、情報漏洩などのデメリットを考えると、有料のサービスを使うことがおすすめです。

    Gmailのグループメール差出人設定

    ここでは一般的によく利用される、Gmailでの差出人設定の方法をご紹介します。

    1. Gmailにログインし、右上の歯車ボタンをクリック
    2. 「すべての設定」>「アカウントとインポート」タブをクリック
    3. 「名前」欄の「メールアドレスを追加」をクリック
    4. 差出人となる名前とメールアドレスを入力
    5. 次のステップに進み、「確認メールの送信」を押す
    6. 届いた確認コードを「メールアドレスの追加」設定画面に入力、確認ボタンをクリック

    Gmailのグループメール閲覧範囲設定

    Googleでは、以下の方法で設定を変更する必要があります。

    1. Googleグループにログインし、「マイグループ」から参加しているグループを選択
    2. グループ名の右側にある「このフォーラムについて」を選択
    3. アクセス欄を「誰でもコンテンツを閲覧できます」から「メンバーだけがコンテンツを閲覧できます」に変更

    メールの情報共有なら「メール共有システム」

    メールの情報共有が必要なシーンが多く、グループを頻繁に利用する場合には、メールシステム自体を「メール共有システム」に切り替えることをおすすめします。
    ビジネス利用で人気のあるGmailやOutlookなどは、個人対個人のやりとりを想定したメールシステムです。対して「メール共有システム」は、チームで分担してメール対応を行うために開発されており、情報共有や対応品質均一化のための機能が搭載されています。
    また、メールの対応進捗状況をリアルタイムでチームに情報共有できるため、対応漏れや遅れを防止に役立ちます。

    ここでは、株式会社ラクスの提供するメール共有システム「メールディーラー」をご紹介します。

    メールディーラーの機能紹介

    メールディーラー」の機能の中でも、情報共有に特化した機能をご紹介します。

    担当者振り分け機能

    クラウド型のメールシステムであるメールディーラーは、サーバー上に置かれた共有用メールフォルダにチームのメールが集約され、各担当者が自身のパソコンからアクセスしてメール対応業務を行います。
    そのため、メール1通1通に担当者を設定し業務分担を明確にすることができます。
    他の担当者がどのメールを担当していて、どんなメールを返信したのかいつでも確認できるので、情報共有のために手間をかける必要がありません。

    担当者振り分け機能

    振り分けは、メールを開封して1通ずつ手動で設定するだけでなく、件名や本文のキーワード等を条件に自動で振りけることも可能です。

    対応履歴確認機能

    メール画面でお客様のメールアドレスをクリックすると、そのお客様との過去のやりとりが時系列で一覧表示されます。
    受信メール・送信メール・電話応対メモ・チャットなどすべての対応履歴が表示されるので、受信フォルダと送信フォルダを交互に検索をかけたり、チャットの履歴を遡ったりする手間がなくなります。
    他の担当者が行った履歴も表示できるので、担当者不在時の代理応答や退職時の引継ぎに役立ちます。

    対応履歴確認機能

    お客様がパソコンとスマートフォン等、異なるメールアドレスから問い合わせを行った場合や、やりとりの途中でメールアドレスが変更になった場合でも、紐づけて管理することができます。

    コメント機能

    メールディーラーでは、メール1通1通に付箋を貼るようなイメージで、コメントを残す機能があります。
    この機能を使うことで、「○○さんに確認中」や「折り返し電話待ち」など、メールの状況を補足するができます。
    また、自分の担当以外のメールにもコメントできるので、電話の代理応答で電話メモとしてコメントを残したり、新人が担当するメールに対応方針の指示を出したりなど、情報伝達手段として使うこともできます。

    コメント機能

    メールディーラーの導入事例

    メールディーラーは、全国のさまざまな業種の企業が取り入れています。ここではメールディーラーの導入事例についてご紹介します。

    株式会社ヤッホーブルーイング様

    クラフトビールのリーディングカンパニーとして、「よなよなエール」や「水曜日のネコ」など、こだわりのビールを手がける株式会社ヤッホーブルーイング。

    【導入前】
    インストール型のメールソフトを使用していた頃は、過去メールの検索など、顧客情報の把握に時間がかかり、メール通数が多い時は対応が翌日に回ってしまうことがありました。一方で、対応スピードを意識すぎると、1つのメールに対して重複対応をしてしまったこともありました。

    【導入後】
    以前の課題であった「返信漏れ」や「返信遅れ」、「重複対応」はなくなりました。画面上で、「いつ」「誰が」「どのメールを」「どのように対応をしたか」一目で把握できるようになったことで、今まで発生していた口頭での対応状況確認が不要になり、大幅にメールの対応時間を削減することができました。

    株式会社結婚情報センター様

    株式会社結婚情報センターさまでは、お見合い・結婚相談所の「NOZZE」と「e-お見合い」を展開しています。

    【導入前】
    約11万人いる会員から、毎日平均で300~400件の問い合わせメールがあります。 導入前は、これを4つのメールアドレスで受信し、6~7名のスタッフで対応していました。

    過去の問い合わせメールを検索しようとすると、大量のメールがあるためソフトの動作が遅くなり、ブラウザが固まるトラブルが発生していました。そのため対応が遅くなり、ユーザーを待たせてしまうことが多かったそうです。

    また、対応テンプレートをサーバー上に保管し、作成のたびにファイルを参照してコピー&ペーストを行っていたので、メールの作成にも時間がかかっていました。

    【導入後】

    メールディーラーでは、アドレスをクリックするだけで、簡単に対応履歴を呼び起こすことができます。今までメールの検索にかかっていた時間を削減することができ、作業効率が大幅に向上しました。

    また、テンプレート機能を使うことで、メールディーラー上でテンプレートを共有できます。また更新・追加をしてもすぐに共有されるので、各自で設定する手間が省けます。
    テンプレートは、メール作成時に簡単に挿入できるため、メール作成時間を短縮できました。

    まとめ

    グループメールサービスは、複数人に一度にメールを送信できる便利なサービスです。
    無料のものもありますが、ビジネスで使うならセキュリティ面を考えても「メール共有システム」を使うのがおすすめです。

    特におすすめなのが「メールディーラー」です。メールディーラーにはビジネスに必要なさまざまな機能が搭載されています。無料の資料請求やトライアル期間もあるので、お気軽にお問い合わせください。

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    メールディーラー通信編集部:J

    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部:J

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