2023/01/13
Googleグループは、個人やビジネスでも利用できるサービスです。
メーリングリストをはじめ、社内掲示板や問い合わせ窓口など、目的に合わせて様々な使い方ができます。
今回はGoogleグループの概念から使い方、設定方法、注意点まで詳しく解説します。
Googleグループとは？
Googleグループとは、複数人での情報共有やコミュニケーションを効率化できるサービスです。
複数人での情報共有のための機能が揃っており、メーリングリストとして複数人に一斉送信をしたり、掲示板として活用したりすることができます。
Gmailアカウントがあれば誰でも無料で利用できる「無償バージョン」と、より高度な管理・運用・制限ができるGoogle Workspaceの「有償バージョン」の2種類があります。
バージョンによって、機能や操作権限の付与範囲が異なるので、用途によって使い分けましょう。
| 種類 | 無償バージョン （Gmailアカウント） |
有償バージョン （Google Workspace） |
|---|---|---|
| 利用対象 | 簡易管理・プライベート向け | ビジネス・組織向け |
| 利用環境 | Gmailアカウントがれば利用可能 | GoogleWorkspaceで利用 |
| ドメイン | @googlegroup.com | 独自に作成可能 |
| 機能 | メーリングリスト、ドライブの共有、カレンダーの共有など | 無料バージョンの機能に加え、共同トレイによる担当者割り当て・対応状況管理など、より高度な管理・運用・制限が可能 |
Googleグループの使い方
メーリングリスト
Googleグループを使って、メーリングリストを作成することができます。
メーリングリストとは、登録した複数の宛先に同じ内容のメールを一斉送信する仕組みのことです。
メールアドレスを1つずつ入力する手間を削減し、メール業務の効率化につながります。
社内掲示板（Webフォーラム）
Googleグループを社内掲示板（Webフォーラム）として利用することができます。
メーリングリストで行ったやりとりは、掲示板（スレッド）形式で管理されます。
部署やプロジェクトチームごとにGoogleグループへ招待することで、特定の話題について効率的にやりとりをすることができます。
複数人で対応する問い合わせ窓口
Googleグループを問い合わせ窓口とすることで、問い合わせ対応業務を効率的に対応することができます。
メーリングリストや社内掲示板など、社内コミュニケーションに役立つGoogleグループですが、投稿権限によって外部からのメールを受信できるようになります。
さらに、有償バージョンのみで利用できる「共同トレイ」機能では、対応担当者の割り当てや、対応完了・対応不要など対応状況を可視化することができます。
Googleドライブのファイル共有
スプレッドシートやドキュメントなどを複数人と共有する際、Googleグループのグループアドレスを入力すれば、グループメンバー全員に一括で共有できます。
メンバー全員のメールアドレスを入力して個別に共有する手間を削減できます。
Googleカレンダーの一括登録
Googleカレンダーに予定を入力する際、Googleグループのグループアドレスを使うことで、メンバー全員の予定を一括登録できます。
部署やチーム単位でミーティングを設定する際に、個人のカレンダーを選択する必要がなくなります。
Googleグループの作り方
今回は、Google Workspace環境の有償バージョンの設定手順についてご紹介します。
グループを作成する
- Googleグループにログイン
- 「＋グループの作成」をクリック
- 「グループ名」「メールアドレス」「グループの説明」を入力し、「次へ」をクリック
- プライバシー設定を選択し、「次へ」をクリック
- 招待・直接追加いずれかの方法でメンバーを追加し、「グループを作成」をクリック
- 招待：招待されたメンバーはグループに参加するかどうか選択可能
- 直接追加：直接追加されたメンバーは自動で参加済みとなる。(メンバー、マネージャー、オーナーの役割を割り振り可能）
Googleグループ設定の注意点
Googleグループを利用している企業や学校で、「プライバシー設定」のミスによる情報漏えい事故が発生しています。
前述の設定手順4「プライバシー設定」で、下記設定にすることで、Googleグループ宛に送られたメールがウェブ上に公開され、誰でも閲覧・検索できる状態となってしまいます。
- 「グループを検索できるユーザー」を「ウェブ上すべてのユーザー」
- かつ「会話を閲覧できるユーザー」を「ウェブ上のすべてのユーザー」
機密情報や個人情報が含まれたメールを扱っている場合は、情報漏えいにつながります。運用開始前に必ず設定を確認しましょう。
Googleグループで社内の情報共有を効率化
Googleグループを利用すれば、チーム間や部門間の社内情報共有やコミュニケーションを効率化できます。
今回、紹介した設定時の注意点を守りながら、用途に合わせて正しく設定し、上手に利用しましょう。
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