東京
03-5368-1631
大阪
06-6376-5222(平日 9:00~18:00)

メール・問い合わせの共有管理ができるメーラー「メールディーラー」 > お役立ちコラム > 効率化ツール > Googleグループとは?使い方から設定時の注意点も紹介

Googleグループとは?使い方から設定時の注意点も紹介

日付のアイコン2023/01/13
効率化ツール
「Googleグループとは?使い方から設定時の注意点まで紹介」のアイキャッチ画像

Googleグループは、個人やビジネスでも利用できるサービスです。
メーリングリストをはじめ、社内掲示板や問い合わせ窓口など、目的に合わせて様々な使い方ができます。

今回はGoogleグループの概念から使い方、設定方法、注意点まで詳しく解説します。

この記事の目次

    Googleグループとは?

    Googleグループとは、複数人での情報共有やコミュニケーションを効率化できるサービスです。

    複数人での情報共有のための機能が揃っており、メーリングリストとして複数人に一斉送信をしたり、掲示板として活用したりすることができます。

    Gmailアカウントがあれば誰でも無料で利用できる「無償バージョン」と、より高度な管理・運用・制限ができるGoogle Workspaceの「有償バージョン」の2種類があります。

    バージョンによって、機能や操作権限の付与範囲が異なるので、用途によって使い分けましょう。

    種類 無償バージョン
    (Gmailアカウント)
    有償バージョン
    (Google Workspace)
    利用対象 簡易管理・プライベート向け ビジネス・組織向け
    利用環境 Gmailアカウントがれば利用可能 GoogleWorkspaceで利用
    ドメイン @googlegroup.com 独自に作成可能
    機能 メーリングリスト、ドライブの共有、カレンダーの共有など 無料バージョンの機能に加え、共同トレイによる担当者割り当て・対応状況管理など、より高度な管理・運用・制限が可能

    Googleグループの使い方

    メーリングリスト

    Googleグループを使って、メーリングリストを作成することができます。

    メーリングリストとは、登録した複数の宛先に同じ内容のメールを一斉送信する仕組みのことです。
    メールアドレスを1つずつ入力する手間を削減し、メール業務の効率化につながります。

    社内掲示板(Webフォーラム)

    Googleグループを社内掲示板(Webフォーラム)として利用することができます。

    メーリングリストで行ったやりとりは、掲示板(スレッド)形式で管理されます。
    部署やプロジェクトチームごとにGoogleグループへ招待することで、特定の話題について効率的にやりとりをすることができます。

    複数人で対応する問い合わせ窓口

    Googleグループを問い合わせ窓口とすることで、問い合わせ対応業務を効率的に対応することができます。

    メーリングリストや社内掲示板など、社内コミュニケーションに役立つGoogleグループですが、投稿権限によって外部からのメールを受信できるようになります。

    さらに、有償バージョンのみで利用できる「共同トレイ」機能では、対応担当者の割り当てや、対応完了・対応不要など対応状況を可視化することができます。

    Googleドライブのファイル共有

    スプレッドシートやドキュメントなどを複数人と共有する際、Googleグループのグループアドレスを入力すれば、グループメンバー全員に一括で共有できます。

    メンバー全員のメールアドレスを入力して個別に共有する手間を削減できます。

    Googleカレンダーの一括登録

    Googleカレンダーに予定を入力する際、Googleグループのグループアドレスを使うことで、メンバー全員の予定を一括登録できます。

    部署やチーム単位でミーティングを設定する際に、個人のカレンダーを選択する必要がなくなります。

    Googleグループの作り方

    今回は、Google Workspace環境の有償バージョンの設定手順についてご紹介します。

    グループを作成する

    1. Googleグループにログイン
    2. 「+グループの作成」をクリック
    3. Googleグループの作成方法
    4. 「グループ名」「メールアドレス」「グループの説明」を入力し、「次へ」をクリック
    5. Googleグループのグループ情報の入力方法
    6. プライバシー設定を選択し、「次へ」をクリック
    7. Googleグループのプライバシー設定方法
    8. 招待・直接追加いずれかの方法でメンバーを追加し、「グループを作成」をクリック
    • 招待:招待されたメンバーはグループに参加するかどうか選択可能
    • 直接追加:直接追加されたメンバーは自動で参加済みとなる。(メンバー、マネージャー、オーナーの役割を割り振り可能)

    Googleグループ設定の注意点

    Googleグループを利用している企業や学校で、「プライバシー設定」のミスによる情報漏えい事故が発生しています。

    前述の設定手順4「プライバシー設定」で、下記設定にすることで、Googleグループ宛に送られたメールがウェブ上に公開され、誰でも閲覧・検索できる状態となってしまいます。

    • 「グループを検索できるユーザー」を「ウェブ上すべてのユーザー」
    • かつ「会話を閲覧できるユーザー」を「ウェブ上のすべてのユーザー」
    Googleグループ設定「プライバシー設定」の注意点

    機密情報や個人情報が含まれたメールを扱っている場合は、情報漏えいにつながります。運用開始前に必ず設定を確認しましょう。

    Googleグループで社内の情報共有を効率化

    Googleグループを利用すれば、チーム間や部門間の社内情報共有やコミュニケーションを効率化できます。

    今回、紹介した設定時の注意点を守りながら、用途に合わせて正しく設定し、上手に利用しましょう。

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    メールや問い合わせ対応を効率化する情報の執筆・案出しをしています。メール業務をより良いものにできるようお得な情報を発信できればと思い、編集を行っています。
    お気に入りの便利機能は「Wチェック時の差分チェック機能」です。