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【徹底解説】Googleグループ共同トレイの使い方と注意点!複数人でのメール共有におすすめ

日付のアイコン2023/01/20
効率化ツール
Googleグループ共同トレイの使い方のアイキャッチ画像

Google Workspace(旧Gsuite)にてメーリングリストの作成や掲示板としての役割を持つ機能が「Googleグループ」です。

Googleグループの機能の1つである「共同トレイ」を活用することで、複数人でのメール対応を行うこともできます。

今回はGoogleグループにおける共同トレイの使い方や設定方法を詳しく解説します。

この記事の目次

    Googleグループとは?

    Googleグループは、メーリングリストとして使うこともできますが、掲示板としての役割なども持っています。

    Googleグループのメールアドレス(グループメール)宛にメールを送ると、グループに参加しているメンバーに同じメールが送られるだけではなく、Googleグループの「会話」にも投稿されます。

    また、グループのメンバーであれば、「会話」に投稿されたメールに対する返信内容も一覧表示できるため、グループメンバー間での情報共有が可能です。

    Googleグループ内では、会話=メールのやりとりのことを指し、この「会話」が掲示板としての役割を果たします。

    Googleグループの共同トレイとは?

    Googleグループの共同トレイ機能の概要図

    Googleグループの共同トレイとは、グループメール(メーリングリスト)で受信したメールに対して、担当者や対応状況の割り当てができる機能です。

    例えば、グループメールを問い合わせ窓口用メールアドレスとして、受信したメールを複数人で対応する形で使う場合には、共同トレイ(https://groups.google.com/my-groups)を利用します。
    そうすることで、「だれがどのメールに対応するか」「どのメールがどういった対応状況か」がひと目で分かり、返信漏れ・対応漏れなどを防ぐことができます。

    複数人でメールを共有し、簡単な管理をしたい場合にはおすすめの機能です。

    Googleグループ共同トレイの作り方

    Googleグループで共同トレイを作ってみましょう。

    共同トレイの設定を行うためには、グループ内で「オーナー」または「マネージャー」の権限が必要です。

    1.Googleグループにアクセス

    まずはGoogleグループ(https://groups.google.com/my-groups)にアクセスしましょう。

    2.共同トレイを有効にする

    2-1.「マイグループ」から共同トレイを利用したいグループの名前をクリック

    2-2.画面左下の「グループ設定」をクリック

    Googleグループ共同トレイのグループ設定方法

    2-3.グループ設定内の「追加のGoogleグループの機能を有効にする」から共同トレイを選択し、「変更を保存」をクリックし、設定完了

    Googleグループ共同トレイのグループ設定での変更箇所

    Googleグループの共同トレイを使う際の注意点

    グループ名の設定について

    問い合わせ窓口メールアドレスとして、Googleグループのグループアドレスを利用する場合、グループ名がメールアドレスの前に表示される差出人名となります。

    そのため、グループ名は会社名やチーム名等が分かりやすいように設定をするようにしましょう。

    投稿権限について

    Googleグループには投稿できるユーザーの制限をかけることができます。

    投稿できるユーザーとして許可された範囲のみがグループメールアドレス宛にメールを送ることができます。

    問い合わせ窓口としてGoogleグループを活用する際には、投稿できるユーザーウェブ上のすべてのユーザーに変更する必要があるため、注意しましょう。

    管理権限について

    Googleグループの共同トレイにおいて、各種「管理できるユーザー」の範囲設定が可能です。

    問い合わせ窓口メールアドレスとして利用し、共有メールボックスで管理をする際には「メタデータを管理できるユーザー」と「グループとして投稿できるユーザー」をグループメンバーに変更しましょう。

    コンテンツを管理できるユーザー 承認、ブロック、削除できるユーザー
    メタデータを管理できるユーザー 共同トレイ機能(担当者割り振り機能、マークやラベル機能など)が使用できるユーザー
    グループとして投稿できるユーザー グループのメールアドレスを使用してGoogleグループに投稿できるユーザー

    >各権限についての詳細はこちら
    ※外部サイト(GoogleWorkspaceラーニングセンター)へ遷移します。

    Googleグループ共同トレイの使い方

    ここからは、複数人でメール対応をする際に便利な、Googleグループ共同トレイの機能と使い方を紹介いたします。

    担当者の割り当て

    メールを受信したら、まずはメールの担当者割り当てを行いましょう。

    1.割り当てたいメールの左側にあるチェックボックスにチェックを入れる

    2.「他のユーザーに割り当てる」をクリック

    Googleグループ共同トレイの他のユーザーに割り当てる方法

    3.割り当てるメンバーのメールアドレスを入力し、「完了」をクリック

    Googleグループ共同トレイの割り当て方法

    <注意点>

    割り当てる際には、割り当てたい人のメールアドレスを入力する必要があるため、グループメンバーの個人メールアドレスを把握しておく必要があります。

    割り当てられたメンバーには通知メールが届く仕様になっているため、都度共同トレイを確認しにいく必要はありません。

    メールの対応状況管理

    共同トレイ上で対応状況の可視化もできるようになっており、マーク機能ラベル機能で管理が可能です。

    マーク機能

    「完了」「重複」「対応不要」の3つが用意されているため、対応状況に合わせてマークをつけて管理をすることが可能です。

    完了/対応不要 マークが表示されるのみ
    重複 会話(メールのやりとり)はロックされ、操作ができなくなる

    ラベル機能

    マーク機能では対応状況を管理するには不十分という際には、ラベル機能を使いましょう。

    通常のGmailと同様に、ラベルの追加や付与は自由にできるため、カスタマイズをしながら使いたいという方にはラベルで管理する方法がおすすめです。

    Googleグループ共同トレイのラベル機能の紹介

    複数人でのメール対応にはメールディーラーがおすすめ

    メールディーラー製品サイトのファーストビュー

    メールディーラーとは、株式会社ラクスが提供するメール共有管理システムです。

    株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」は、info@やsupport@など共有メールアドレスやメーリングリスト宛にくる複数名で対応・管理するメールに特化したメール共有システムです。

    複数名でメールを共有する際に起こりがちな、メールの見落としや重複対応を防ぐための機能が備わっています。

    対応状況・担当者管理をわかりやすく

    メール共有システム「メールディーラー」のステータス管理機能と担当者振り分け機能のイメージ

    ステータス管理機能では、すべての受信メールが「新着・返信処理中・対応完了」と対応状況ごとにタブで分かれる仕組みになっており、返信作業を進める中で自動的に受信メールの対応状況(タブ)が切り替わります。

    またメール1通1通に担当者を振り分けることができるため、「どのメールがどういう状態か」「だれがどのメールに対応するか」をひと目で分かります。

    このようなメール共有するうえでの便利な機能だけでなく、メールシステムとしてのセキュリティ対策機能も豊富に搭載されています。

    Googleグループ共同トレイを活用して問い合わせ対応を効率化

    今回はGoogleグループの共同トレイの作り方や使い方を紹介いたしました。

    複数人でのメール対応をする際には、メールの返信漏れや二重対応を防ぐために対応状況と担当者の可視化をすることが重要です。

    複数人でのメール対応にお困りの方は、メール共有システムもおすすめです。

    メールディーラーは、トライアルもできるため、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    メールや問い合わせ対応を効率化する情報の執筆・案出しをしています。メール業務をより良いものにできるようお得な情報を発信できればと思い、編集を行っています。
    お気に入りの便利機能は「Wチェック時の差分チェック機能」です。