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おすすめメール共有システム6つを徹底比較!

2020/11/12
効率化ツール
おすすめメール共有システム6つを徹底比較!

少子化により働き手が減った現在、企業はシステムを導入することで業務の効率化を図る必要性が高まっています。メール共有システムは、業務を効率化・合理化するための1つの手段です。

しかし、メール共有システムはさまざまな企業が提供しているため、どれを選んだらいいのか分からない方もいるでしょう。この記事では、メール共有システムの概要に触れ、おすすめのシステムを比較してご紹介します。

そもそもメール共有システムとは?

メール共有システムは、メールをクラウド上で管理するシステムです。複数人で対応してもメールの二重対応や抜けもれを防ぐのに役立つため、顧客対応などの業務で利用されています。その他にも、予約メールや取引先とのメールなど、ビジネスでメールを使用する企業にとっては必須のシステムです。

また、メールを共有して管理する機能だけでなく、テンプレート機能や電話応対の履歴も管理する機能など、顧客対応全体を効率化することができます。

メール共有システムを導入すると何が変わる?

メール共有システムを導入するメリットには、「業務効率の改善」「ミス・トラブルの防止」「対応品質の向上」があります。ここでは、3つのメリットについて解説します。

業務効率の改善

メール共有システムを導入することで情報の社内共有がスムーズになり、より適切な担当者に仕事を割り振れるため、効率的かつきめ細やかな顧客対応が実現します。システムの機能の1つである振り分け機能は、メールアドレス別や内容、優先順位で分けるといった使い方ができるので、システム上で業務の振り分けが完了します。

また、寄せられたメールに回答する場合に、元々用意されているテンプレート機能を呼び出せば、効率的に返信することも可能です。

さらに、過去の問い合わせ履歴が可視化されることで、経緯の把握も容易になります。シフト制で対応する担当者がその都度変わってしまうケースでも安定したクオリティで対応できるでしょう。

ミス・トラブルの防止

システムを利用すると、メールを送信する際の人的ミスを減らすことができます。例えば、送信確認画面でのチェックボックス機能を使って宛先などを見直す回数を増やしたり、ダブルチェックを行う機能を用いてメールを送信する前に複数人の目視チェックを行ったりすることが可能です。また、添付ファイルの自動暗号化機能を用いれば、セキュリティが必要な場合に暗号化のし忘れを防止できます。

さらに、システムによっては、メールを送信した直後から一定時間内であれば送信を取り消せるものもあります。送信したあとに、宛先や内容の間違いに気付いた際に送信そのものを取り消すことで、万が一のトラブルを未然に防ぐことができます。

対応品質の向上

メール共有システムは、過去の対応履歴を条件で絞り込み、時系列で表示することができます。そのため、対応スタッフが複数人いる場合でも、個別に引き継ぎをする必要がなくなります。やりとりの詳細もコメント機能で残しておけば、急遽別の担当者が対応にあたる場面でも対応品質を落とすことがなくなり、スムーズな業務遂行が可能です。

また、システムでは対応の仕方をナレッジとして蓄積できます。蓄積した情報をスタッフで共有することで、スタッフの品質向上が図れます。新人教育に時間を割けない企業でも、メール共有システムで対応ナレッジを蓄積しておけば、短期間で戦力として活躍してもらえるのです。

さらに、ナレッジ共有によってスタッフの対応品質が上がることで、顧客満足度の向上にもつながります。

メールディーラーがスピーディーに解決!

メール共有システムはテレワークにもおすすめ!

メール共有システムは、テレワークにも役立ちます。メール担当者が顔を合わせて気軽に情報共有できる環境であれば、1つのアカウントを共有してメール業務を行うことも可能かもしれません。

しかし、席が離れていたり、テレワーク下でお互いが離れた場所で勤務したりしている場合は業務の進め方を再検討しなければなりません。なぜならば、その都度チャットやメールで連絡を取り合うなどの対応が必要になることは非効率であり、対応の抜けもれといったトラブルの可能性も否定できないためです。

そこで、メール共有システムを活用することで、お互いが離れた場所にいてもメールの進捗状況が可視化され、正確で効率的な対応を行うことが可能になります。誰がどのメールに対応しているのかリアルタイムで確認できるので、対応が重複する恐れもありません。

また、システムの機能として、スタッフ間のグループチャットや社内Q&A、コメント付与機能などのあるシステムを選べば、リモートワークでもスムーズに情報交換を行いながら業務を遂行できます。

このように、リモートワークやテレワークを推進したいと考える企業にとっても、メール共有システムはおすすめの解決策の1つなのです。

メール共有システム6つを徹底比較!

一口にメール共有システムといってもベンダーによってさまざまで、どれを選ぶべきか迷ってしまう方も少なくないでしょう。ここからは、業務効率化に役立つおすすめのメール共有システムを6つご紹介します。

比較1:導入社数6,000社超「メールディーラー」

メールディーラー

1つ目にご紹介するのは、株式会社ラクスが提供する、導入者数6,000社を誇るメール共有システム「メールディーラー」です。

メールディーラーを活用することで、チームでの情報共有がよりスムーズになるのはもちろん、メール・チャット・LINEメッセージが一元管理できるので問い合わせ業務全体の効率化を実現。加えて、ステータス機能によって未対応・対応済みが一目で分かり、重複対応を防ぐための返信ロック機能もあります。

また、メールディーラーなら担当者全員が共通で使える返信文章のひな型を保管できるので、誰もが同じ品質で対応することができます。新人担当者であってもすぐに高品質なコミュニケーションが取れるようになるので、社内教育のコストも削減可能です。

さらに、6,000社の実績をもとに最適な運用を提案してくれる、安心サポートもあります。サポートは永年無料でメールや電話の回数制限もありません。さらに、ユーザー企業限定でメールの書き方などのセミナーに参加することもできます。

料金プランは利用の方法によって複数用意されていますので、自社に適したプランで運用が可能です。

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比較2:低コストで導入可能「問いマネ」

問いマネ

2つ目に紹介するのは、クロスセル株式会社が提供する、導入者数2,510社のビジネス向けメール共有システム、「問いマネ」です。

問いマネは、複数人でのメール対応に特化したメール共有システムです。Webブラウザから閲覧でき、ネットにつながる環境があればどこからでも返信が可能です。出張先や自宅など、会社以外からも操作できるため、お客様対応をスピーディーに行うことができます。

主な機能には、過去のメールのやりとりがまとめて表示されるスレッド表示や、他スタッフへの申し送り機能の一言メモ、通常のメーラーではできないステータス表示、新人スタッフなどのメール内容を送信前にチェックできるメール承認などがあります。実際に導入している企業からはスタッフ間での情報共有が楽になった、シンプルで使いやすいなどの声が寄せられており、実用性に優れています。

何より、問いマネが使われ続けている理由として、コストの低さが挙げられます。月額2,840円という圧倒的なコストパフォーマンスは、利便性の高い機能と相まって、ユーザーに支持され続けています。スタッフの増員やメール容量追加にも対応可能なオプション機能も300円から用意されているので、柔軟に対応しやすいことも魅力の1つです。

比較3:大規模コールセンターにおすすめ「zendesk」

zendesk

3つ目にご紹介するは、デンマーク発の「zendesk」です。世界140か国以上、10万社以上が利用しているソフトウェアです。

zendeskでは、メールを「チケット」という概念で管理することで、お問い合わせ対応を効率化しています。メールや電話、異なるチャネルで受けた問い合わせを1つの画面で一元管理。優先順位や未回答の問い合わせが瞬時に判別できるので、回答時間を短縮することができます。アプリをダウンロードすればスマートフォンやタブレットでも問い合わせ対応が可能です。

また、管理画面は40以上の言語に対応しているので、グローバル企業におすすめです。さらに、トリガ機能は一定時間経過した問い合わせに対し、自動的に定型文を送信してくれますので顧客満足度の低下を防ぐことができます。

比較4:カスタマイズの自由度が高い「mi-Mail」

mi-Mail

4つ目にご紹介するのは、未創システム株式会社が提供する「mi-Mail」です。mi-Mailは、問い合わせメールを複数担当者で一括管理することのできるメール共有システムです。企業の業務内容に合わせて細かな設定やカスタマイズが可能なほか、独自で使いやすいシステム構築ができます。

主な機能は3つあります。

1つ目は、問い合わせメールに対しての自動振り分け機能です。対応する担当者に振り分けられるので、スムーズな対応が可能になります。

2つ目は、二重対応を防止するロック機能です。担当者が割り当てられたメールは、他の担当者が編集することができなくなるため、コミュニケーション不足による重複対応を未然に防ぎます。

3つ目は、スレッド表示で見やすいメールボックスの機能です。大量のメールを扱う担当者は、問い合わせのメールとその他重要なメールを仕分ける作業に時間をとられがちです。しかし、mi-Mailのスレッド表示機能を使えば、時系列でメールを振り分けることでき、仕分ける手間を削減できます。

mi-Mailの料金プランにはクラウド/SaaSプランとパッケージプランの2種類用意されています。

比較5:LINE公式アカウントとの連携可能「CScloud」

CScloud

5つ目にご紹介するのは、スタークス株式会社が提供する、LINE公式アカウント特化の顧客対応クラウドサービス「CScloud」です。CScloudは、気軽に使えるLINEのお問い合わせ機能を自動化し、人的コストを削減して成約率アップを実現するサービスです。

特筆すべきは、LINE上での1:1トークを組織で共有、管理できる点です。それぞれに担当者を設定でき、二重対応やお見合いを防止し、スムーズな応対を可能にします。

また、顧客からの問い合わせには、どうしても内容が似通っているものが多くあります。そこで、選択式の自動応答機能を搭載することで、人件費や作業コストを軽減。有人対応すべき業務のみピンポイントで強化ができ、業務の合理化が期待できます。

このように、LINEでの問い合わせ対応をメインとしたシステムですが、LINE上で対応できない問い合わせについてはメールや電話へ誘導。定型的な問い合わせはLINEで対応し、複雑な問い合わせはメールで対応するといった切り分けが可能となります。

月額費用は、ご利用ユーザー数に応じて変動しますが、詳しくは問い合わせが必要です。

比較6:kintoneとの連携可能「メールワイズ」

メールワイズ

最後にご紹介するのは、サイボウズ株式会社が提供するメール共有システム「メールワイズ」です。メールワイズは、メールの対応状況の可視化や、メール対応の一元化・効率化を実現するシステムです。導入する企業も、旅行会社やメーカー、士業など多岐にわたります。

メールワイズは届いたメールを複数人で管理・共有し、メール履歴の一元管理を可能にします。多くのメールを正確に管理することで、ネクストアクションもスムーズに行えます。

複数の担当者がメールの配信・受信状況を把握、可視化されることで、二重対応や対応もれを防止。また、メール共有によって、過去の案件や進行中の案件の状況認識を統一できます。さらに、対応履歴と合わせた顧客情報の一元管理が可能です。

料金プランはクラウド版とパッケージ版の2つの形態があり、使える機能が異なります。

まとめ

メール共有システムは、問い合わせメールをブラウザ上で共通管理したり、一元管理したりするサービスです。導入するメリットには業務効率の改善やミス・トラブルの防止、対応品質の向上(対応ナレッジの共有)などがありますが、メール共有システムはテレワークにもおすすめできるものです。

また、業務の効率化に役立つメール共有システムを6つ紹介し比較してきました。自社に適したシステムを見つけることができれば、メール管理を効率的に行うことができ、煩わしさから開放されることでしょう。この記事を参考にメール共有システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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