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メール共有システム8社徹底比較!
導入メリットと失敗しないための選び方まで

日付のアイコン2022/07/29
効率化ツール
メール共有システム_8社徹底比較

共有メールアドレスや問い合わせフォームの問い合わせ対応、カスタマーサポートなど、複数人で分担してメール返信をする業務では、チーム内の情報共有が必要不可欠です。

メールの対応漏れや遅れ、二重対応などが多いチームは、情報共有方法を再検討してみてはいかがでしょうか。

今回は、メールの情報共有課題を解決する「メール共有システム」の概要から、代表的な8つのシステムを比較してご紹介します。

この記事の目次

    メール共有システムとは?

    メール共有システムとは、「複数人で分担して行うメール対応業務」のために開発されたクラウド型の法人用メールシステムです。
    情報共有対応品質向上を促進し、見落としや重複対応を防止する機能が搭載されています。クラウド上でメールを共有管理することで、チーム全体の対応進捗状況をリアルタイムで情報共有できます。
    問い合わせ対応業務で多く使われることから、「問い合わせ対応システム」「問い合わせ管理システム」とも呼ばれています。

    メール共有システムの3つの導入メリット

    1.対応漏れ・遅れ・二重対応の防止

    バインダーのイラスト
    メール共有システムで可視化できる情報
    • メールの対応状況(未対応/返信作業中/対応完了等)
    • メールの対応担当者
    • 今、誰がどのメールに対応しているか
    • 過去に誰がどんな対応をしたか

    複数人でメール対応業務を分担するためには、情報共有が重要です。
    メール共有システムを導入することで、各メールの対応状況(未対応/返信作業中/対応完了/対応不要等)や、メールの担当者、過去の対応履歴などをリアルタイムで可視化することができます。

    各メールについて、「どんな対応状態か」「これから誰が対応予定か」「今誰が何をしているか」「過去に誰が何をしたか」といった情報が明確になります。対応情報の可視化によって、対応漏れ・遅れ・二重対応を防止することが可能です。

    2.情報共有のための作業を削減

    Excelの管理表作成やメーリングリスト・Cc送信など、「情報共有のための作業」が不要になります。
    さらに、テンプレートデータや社内FAQもクラウド上で共有管理されるため、各自の端末で個人が更新作業を行わなくても、いつでも最新の情報を呼び出すことが可能です。

    3.対応ナレッジの蓄積

    メールを共有管理することで、他のメンバーが送ったメールを確認できるため、過去に他のメンバーが送ったメールをみて、リアルな現場でのお客様とのやりとりを学ぶこともできるようになります。
    またマニュアル作成やメール研修に多大な時間を割かずとも、各メンバーが自らメールマナーや対応ノウハウを学ぶことができます。

    メール共有システム選定で比較すべき4つのポイント

    メール共有システム_比較すべきポイント

    1.機能の充実度とカスタマイズ性

    昨今、さまざまな企業からメール共有システムがリリースされており、システムによって搭載されている機能も異なります。

    まず自社が抱えている課題を明確にし、その課題を解決できる機能を有しているか確認することが大切です。さらに、必ず解決したい課題・できれば解決したい課題など、優先順位を決めて整理しておくと、判断基準として役立つでしょう。

    また、現在のニーズだけではなく、今後の自社の成長に合わせて、カスタマイズ・機能追加していけるかどうかも見ておく必要があります。

    2.操作性

    メール共有システムは、アルバイトや派遣社員など、さまざまな従業員が日常的に使用するシステムであるため、操作性は非常に重要な検討ポイントとなります。

    UIのデザイン性だけではなく、表示の順序を変えたり、不要な機能を非表示にしたり、自社の運用に合わせてカスタマイズできると良いでしょう。デザイン性だけで選んでしまうと、実際に利用し始めたときに使いにくさを感じることもあるので、トライアルなどで試してみることをおすすめします。
    その他にも、挙動の軽さや、実業務に使用した際の円滑さなども確認しておくと安心です。

    3.サポート体制の充実度

    サポート体制の手厚さもメール共有システムを選ぶ際の重要なポイントとなります。

    • サポート窓口の種類(電話・メール・チャットなど)
    • サポート対応可能時間帯(平日・土日など自社の営業日に対応可能か)
    • サポート専用電話の台数(通話中で電話がつながらない待機時間が発生
    • 専属サポート担当者の有無(1社に1名専属の担当者がつくか)

    提供会社によってさまざまなサポート体制があるため、価格だけに注目するのではなく、導入から運用まで手厚くサポートしてくれる体制の整ったシステムを選ぶことをおすすめします。

    4.セキュリティ体制

    メール共有システムを導入すると、自社のお客様のメールアドレスなど、個人情報を外部(システム提供会社)に預けることになります。
    お客様の情報を信用して預けられる万全のセキュリティ体制が整っているかどうかも見るべきポイントの1つです。自社のセキュリティポリシーを満たしているかどうかを確認するために、セキュリティチェックシートの対応を依頼することもおすすめです。

    またどんなにいいシステムでも企業に継続性が望めないとなると、せっかく導入したシステムも継続利用が難しくなってしまいます。会社規模・財務状況・システム導入の実績などから信頼できる会社を選びましょう。

    メール共有システム8つを徹底比較!

    ここからは、おすすめのメール共有システムを8つご紹介します。

    1.楽楽精算などを提供するラクス社製品!導入実績7,000社「メールディーラー」

    メール共有システム_メールディーラー

    出所:メールディーラー公式Webサイト

    Point
    • 13年連続 売上シェアNo.1の実績(※1)
    • 累計導入社数7,000社の実績からできる多種多様な運用提案
    • 専属サポートが設定・運用までフォロー

    「メールディーラー」は、株式会社ラクスが提供している導入社数7,000社を誇るシステムです。

    メールディーラーでは、チームでの情報共有がよりスムーズになるのはもちろん、メール・電話・チャット・LINEが一元管理できるので問い合わせ対応業務全体を効率化できます。

    また、豊富な導入実績から、多種多様な業種のお客様に合わせた運用提案が高評価を得ています。

    2.kintoneとの連携可能!500円から利用できる「メールワイズ」

    メール共有システム_メールワイズ

    出所:メールワイズl公式Webサイト

    Point
    • 月額500円/ユーザーで利用可能
    • kintoneとの連携が可能

    サイボウズ株式会社が提供するメール共有システム「メールワイズ」は、月額500円から利用できるシステムです。

    同社の提供する「kintone」との連携が強く、対応履歴と顧客情報を一元管理したり、顧客管理アプリから直接メールを送ったりすることもできます。

    Kintone だけではなく、グループウェアサイボウズ OfficeやグループウェアGaroonなどのサイボウズ製品とも連携可能です。

    3.低コストで導入できる「問いマネ」

    メール共有システム_問いマネ

    出所:問いマネ公式Webサイト

    Point
    • 月額284円/ユーザーで利用可能(※10名で月額2840円)
    • ネットショップでの利用実績多数

    クロスセル株式会社が提供する、導入者数2,510社のビジネス向けメール共有システム、「問いマネ」。
    1番の特徴として、コストの低さが挙げられます。月額2,840円という圧倒的なコストパフォーマンスは、利便性の高い機能と相まって、ユーザーから支持され続けています。社員の増員やメール容量追加にも対応可能なオプション機能も300円から用意されているので、柔軟に対応しやすいことも魅力の1つです。

    4.ユーザー数無制限「WEBCAS mailcenter」

    メール共有システム_WEBCAS mailcenter

    出所:WEBCAS公式Webサイト

    Point
    • ユーザー数無制限で利用可能
    • コミュニケーションシステムの「WEBCASシリーズ」

    「WEBCAS mailcenter」は、株式会社エイジアが提供するメール共有システムで、メール配信システムなどでの導入実績4,000社の実績を持つ「WEBCASシリーズ」のひとつです。

    データベース連携や目的に応じた柔軟なカスタマイズ性、拡張性の高さもWEBCAS mailcenterの特徴です。導入費用は月額5,000円からで、アカウントの登録可能数は無制限のため、コストを気にせずに随時アカウント発行を行うことができます。

    5.Twitter連携ができる「Re:lation」

    メール共有システム_Relation

    出所:Re:lation公式Webサイト

    Point
    • 外部システム連携数 業界No.1
    • Twitter連携が可能

    株式会社インゲージ社が提供する「Re:lation」は、メールだけではなくTwitterなどの問い合わせも管理できるシステムです。

    グッドデザイン賞を受賞したインターフェイスのデザイン性も特徴の1つです。また多数のサービスと連携しており、様々なサービスと組み合わせて使いたいという方におすすめです。

    6.月額980円/ユーザーから使える「yaritori」

    メール共有システム_yaritori

    出所:yaritori公式Webサイト

    Point
    • 月額980円/ユーザーから利用可能
    • キャンペーンなどの一時的な利用に最適!

    「yaritori」は、2020年に創業したスタートアップ企業のonebox社が提供する月額980円から利用できるシステムです。安価な価格かつ最低利用期間もなく、利用できるため、キャンペーンなどの一時的な利用に最適なシステムです。

    7. カスタマイズの自由度が高い「mi-Mail」

    メール共有システム_mi-mail

    出所:「mi-Mail」公式Webサイト

    Point
    • 業界トップクラスの大量メール保存機能
    • オンプレミス提供あり

    未創システム株式会社が提供するメール「mi-Mail」は企業の業務内容に合わせて細かな設定やカスタマイズが可能で、自社に合った使いやすいシステム構築ができます。自社内の設備で運用するオンプレミス提供もしていることが特徴の1つです。

    8. 1997年創業の会社が提供する「GrpMail」

    メール共有システム_Grpmail

    出所:GrpMail公式Webサイト

    Point
    • タブレット対応可能

    キー・ポイント社が提供する「Grp mail」はメール共有に特化したシステムです。メールの情報流出を防ぐ機能も複数そろっております。またタブレットでアクセスすると専用画面が表示される仕様もあるため、タブレットを普段よく使う企業様にもおすすめです。

    ◆メール共有システム比較表

    上記で紹介した8社のシステムについて、ポイントをまとめました。比較検討時の参考にお使いください。

    システム名 メールディーラー メールワイズ 問いマネ WEBCAS mailcenter Re:lation yaritori mi-Mail Grp mail
    提供会社 株式会社ラクス サイボウズ株式会社 クロスセル株式会社 株式会社WOW WORLD 株式会社インゲージ Onebox株式会社 未創システム株式会社 キー・ポイント株式会社
    提供開始時期 2001年 2003年 2005年 2006年 2014年 2020年 2012年 2004年
    累計導入社数 7,000社以上 12,000社以上 2,510社以上 3,500社以上 100社以上 - -
    価格/月(税抜) 35,000円~ 500円/人~ 2,840円~ 5,000円~ 12,800円~ 980円/人~ 9,800円~ 2,200円~
    サポート体制 電話・メール・対面・オンライン
    初期設定フォロー・運用レクチャー
    ※ユーザ全員可
    電話・メール
    ※管理者のみ
    メールのみ メール・電話 メール・電話・チャット 電話・メール・チャット・オンライン・対面 - メール・電話

    メール共有システムでメール対応をもっと楽に。

    今回は、メール共有システムについて、基礎的な知識からシステム選定のポイント、8つのシステムの比較をご紹介しました。

    メール共有システムで対応窓口を集約し、クラウド上で共有管理することで、ミス・トラブルの防止はもちろん、対応品質の向上、対応ナレッジの共有など、メール対応業務の効率改善が期待できます。

    自社にとって最適なメール共有システムを見つけるために、まずは自社のメール対応業務が抱える課題を整理しましょう。

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    メールや問い合わせ対応を効率化する情報の執筆・案出しをしています。メール業務をより良いものにできるようお得な情報を発信できればと思い、編集を行っています。
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