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無料で使えるメーラーはどれを選ぶべきなの?

2020/11/16
効率化ツール
無料で使えるメーラーはどれを選ぶべきなの?

ビジネスにおいて、コミュニケーションツールとしてメールを使いこなせることは必須のスキルです。メールは、文面のマナーも重要ですが、メールの管理ができているかどうかで業務効率が変わることをご存知でしょうか。
メールを送受信する際に必ず用いるのが「メーラー」ですが、メーラーの機能によって業務効率に大きな差が生まれます。また、メーラーには端末にインストールして使うもの、インターネット上でどの端末からでも使えるもの、無料と有料のものがあり、それぞれに異なる長所と短所があります。
この記事では、メーラーの概要とおすすめできる無料・有料のメーラーをご紹介していきます。

メーラーとは?

メーラー(mailer)とは、パソコンや携帯電話などの端末でメールを利用する際に用いるシステムのことです。メールは、メールサーバーを介して送受信される仕組みで、データをサーバーに出し入れする仲介役がメーラーです。郵便で例えるならば、メールサーバーが郵便局で端末はポスト、そして両者をつなぐメーラーは配達員にあたります。

メーラーは、メール送受信のほかにも、連絡先を登録して送信先に設定したり、受信メールの送信元を表示したりする、いわゆる「電話帳」機能も搭載していることが多いです。

メーラーには、ソフトウェアを用いる「メールソフト」とWeb上で利用する「Webメール」があります。以下で両者の詳細と違いを説明します。

メールソフト

メールソフトは、ソフトウェアを用いて利用できるメーラーです。パソコンや携帯電話などの端末でメールの送受信を行うには、ソフトウェアを最初にインストールする必要があります。インストールに多少の手間はかかりますが、1度インストールしてしまえばインターネット環境がなくても送受信したメールの閲覧や連絡先の確認・編集が行えます。

また、メールや連絡先のデータは端末にある記録媒体に保存されるため、記録媒体の容量次第で保存容量を変更することができます。

ただし、メールソフトをインストールしていない端末ではメールを使用できず、データを閲覧・使用できないというデメリットもあります。

Webメール

Webメールは、インターネット上で利用できるメーラーです。インターネットを介してメールサーバーに接続し、Webブラウザ上でメールの閲覧や送受信を行います。

メールソフトと異なり、事前にソフトウェアをインストールする必要はありません。インターネット環境さえ整っていれば、場所も端末も問わずにWebメール利用ができます。そのため、新たに端末を買い替えた場合でも、前の端末からデータを移すことなくそのまま使用でき便利です。

しかし、サービス内容によっては保存できるメールの容量や期間に制限がかかることもあり、基本的に無料のメーラーで容量を増やしたい場合は、別途課金する必要があります。

無料で使えるメーラーのメリット

メーラーは非常に多くの種類がありますが、中には無料で利用できるものもあります。無料メーラー最大のメリットは、コストをかけずに導入できる点です。

また、無料メーラーは利用者がとても多く、提供企業に対して日々多くの意見が寄せられます。そのため、アップデートでより利用者の目線に立った改善がされやすく、使い勝手の向上がしやすいことが期待できます。

例えば、無料のメーラーの利用を開始してみたものの自社の使い方にはフィットしないといった場合でも、コストが発生しないため気軽にさまざまなメーラーを試して自分に最適なメーラーを選ぶことができます。

無料で使えるメーラーはこれがおすすめ!

無料で使えるメーラーにはさまざまな種類があります。ここでは、数あるメーラーの中でもおすすめできる無料メーラーとして、メールソフトの「Thunderbird」、Webメールの「Gmail」、「Outlook.com」の3種類をご紹介します。

無料メーラー1:Thunderbird

人気ブラウザソフト「Firefox」を提供しているMozilla社が提供するソフトウェア式のメーラーです。ユーザーインターフェースがFirefoxと似ているため、Firefoxの利用者であればすぐに使いこなすことができます。Firefoxユーザーでなくとも、分かりやすいユーザーインターフェースで比較的早く操作感覚を掴めるでしょう。

Thunderbirdでは、複数のメールアカウントを一元的に管理でき、必要に応じてアカウントを変更する手間が省けます。また、定型文を設定できるため、毎回定型的に送信する文章を都度入力する必要もなくなります。

さらに、迷惑メールの設定も細かく指定することができるため、必要なメールだけを確実に受信することができます。アドオンを用いた機能拡張も可能で、自分好みのメーラーにカスタマイズできる点も、おすすめできるポイントです。

無料メーラー2:Gmail

Gmailは、ブラウザソフトやスマートフォン用OSなど、IT分野でさまざまな製品・サービスを提供しているGoogle社が提供するWebメールタイプのメーラーです。ビジネスにおける無料メーラーのトップシェアを誇り、加えてAndroidのスマートフォンに標準搭載されていることもあるため、非常に多くのユーザーが利用しています。

Gmailは利用した過去のメール履歴を全てサーバー上に保存しており、いつでも検索が可能です。このため、何年も前のメールでも検索してすぐに閲覧することができます。また、Webメールは保存容量に制限がかかることがありますが、Gmailは15GBという大容量を利用できるため、容量不足を感じることは少ないでしょう。さらに、Gmailのフィルタリングは強力なために大半の迷惑メールを遮断できます。

利用者が非常に多いためGmailに関する情報の量も多く、少し検索するだけでさまざまなアドバイスや便利テクニックの情報を得ることができます。

無料メーラー3:Outlook.com

OSやパソコン本体などを提供・販売しているMicrosoft社が提供するWebメールタイプのメーラーです。同社が従来から提供しているメールソフト「Outlook」をWebメール版にしたものです。Webメールになったため、Microsoftアカウントを持っていれば場所や端末を問わず、すぐにサインインして利用できます。また、Outlook.comとOutlookを同期させて、パソコンに保存してあるメールをスマートフォンなどの別の端末経由で外から閲覧・編集できます。

また、他社のメールサービスもOutlook.comの受信トレイに置くことができる上、連絡先の読み込みも可能であるため、ほかのメーラーを使っていても併用・移行が簡単にできます。

さらに、人気コミュニケーションツールであるFacebook、Twitter、Skypeを同時に利用でき、メールとチャットを並行して利用することができます。例えば、取引先からメールで受け取った資料を見ながらSkypeで商談を行うなど、さまざまな使い方が可能となります。

無料メーラー4:eM Client Free

eM Client社製品の日本代理店、株式会社LODESTAR JAPANが提供する「eM Client Free」は、個人利用で2つまでのメールアドレスを無料で利用できるソフトウェアタイプのメーラーです。ユーザーインターフェースがOutlookに近いため、特にOutlookの扱いに慣れている方には、使いやすい無料のメーラーでしょう。

またWindows・Macに対応しており、例えば送信メールでは日時を指定して送信するスケジュール送信や定型文を利用した文章作成、受信メールではワンクリック翻訳や高速検索などの機能を利用することができます。

カレンダー・タスク管理・チャット・連絡先管理といった機能も備えており、入力した内容をGmail・iCloud・Outlookなどの対応サービスへシームレスに同期することも可能です。

無料メーラー5:Sylpheed

直感的な操作が可能なユーザーインターフェースと軽快な動作が特徴の「Sylpheed」は、マルチプラットフォーム型の無料メーラーです。特にユーザーインターフェースは常に改良が加えられ続けており、細部まで快適な操作性を実現しています。

特別な操作は必要なく、メールアカウントに関する設定を行うだけですぐに使用開始が可能です。各設定項目は初めてSylpheedを扱うユーザーにも分かりやすいよう整理されているため、キーボード操作なども含めて自分好みにカスタマイズすることが比較的容易な仕様となっています。

Windows・Linux・BSD・Macなど、多数の環境で動作が可能で、受信したメールをそれぞれ1つのファイルとして保存することができるため、データのバックアップやリカバリを行いやすいというメリットがあります。動作が重くなりがちなマルチプラットフォーム型メールソフトですが、Sylpheedならばスペックが低いPCでも軽快な動作での利用が可能です。

メールディーラーがスピーディーに解決!

無料で使えるメーラーにはデメリットも…

コストをかけずに気軽に使える無料メーラーは便利ではありますが、一方でデメリットもあります。多くの無料メーラーは有料のメーラーよりも機能が制限されていたり、セキュリティが脆弱であったりと、ビジネスで継続して利用するには課題点が見受けられます。

また、提供社が無料メーラーで収入を得るために広告を多数表示させていることもあり、画面が見づらいなどの快適な使用ができない可能性もあります。ここでは、無料メーラーのデメリットについて詳しく解説していきます。

セキュリティ面に不安がある

多くの無料メーラーは、有料メーラーほど厳重なセキュリティ対策がなされていません。パスワード認証などは無料メーラーでも実装されていますが、特に法人で利用する場合は機密情報を扱うことも多いため、安全性が十分であるとはいえないでしょう。無料メーラーには、「メールに仕込まれたウィルスの開封前確認」「メール内容を暗号化して第三者からの盗み見防止」などの機能が搭載されていない場合が多くあります。

そのほか、スパムメールを防ぐフィルタリング機能や、誤送信を防ぐ送信取り消し機能なども有料メーラーの方が充実しているため、基本的には無料メーラーより有料メーラーの方がセキュリティ面で勝っているでしょう。

企業では、セキュリティ対策がしっかりしているかどうかは重要なポイントです。セキュリティ対策が万全でないと情報漏洩のリスクがあるので、無料メーラーの導入は慎重に検討しましょう。

広告が表示されることがある

無料メーラーの中には、メーラー使用中に広告を表示するものがあります。広告が表示されることは、利用者からお金を取らずにメーラーサービスを維持するための収入源として、ある程度は仕方がないと考えてもいいでしょう。

しかし、ときには使用中にバナーやポップアップで多くの広告が出てきたり、広告が画面を塞いでしまいメーラー使用に支障をきたしたりすることもあります。広告が出てくるたびに作業がストップしてしまっては、業務効率に大きく影響を与えてしまいます。また、業務効率が悪化するだけでなく、メーラーを利用する社員が大きなストレスを感じるはずです。

一方、有料メーラーならば広告が表示されることもないため、ストレスを感じることなく快適に、また効率的にメールの管理ができるようになります。有料メーラーは、機能的・精神的にも無料メーラーより高いパフォーマンスを発揮できるといえるでしょう。

ナレッジが蓄積されにくい

無料メーラーではメールの保存容量が少ないことから、メールの管理を一元化できないというデメリットがあります。また、ストレージ容量の関係でメールを受信できなくなってしまうといったリスクも否定できないため、法人では「大容量のストレージを有する有料メーラーの利用」が一般的です。

有料メーラーでメールの管理を一元化することで過去の対応履歴を属人化させず、企業独自の「ナレッジベース」として蓄積していくことができます。ナレッジベースとは、企業が蓄積する業務に関するノウハウなどを収集したデータベースのことです。ナレッジベースは社内のみで共有され、基本的には従業員全員が閲覧・編集・加筆修正が可能です。こうしたナレッジベースを構築することで大きな組織の中でも情報共有が容易となり、商談の機会損失やトラブル防止に役立てることができます。

従来、業務上のノウハウは「先輩が仕事をする姿を見て自ら学び、少しずつ経験を積んでいくことで継承する」という形が一般的でした。しかし人材不足・転職者の増加などの要因から、多くの企業で有料メーラーを活用した「過去の対応履歴のナレッジ化」が進められています。

分析がしにくい

マーケティング戦略上、問い合わせ内容は顧客のニーズを知り自社製品・サービスの改善などに役立てることができる貴重なデータでもあります。事実、多くの企業では受信したメールの文章は精度の高い「テキスト分析」にかけて、同じ内容の問い合わせを集約・問い合わせ数の多い順に並べてリスト化するのが一般的です。問い合わせが多かった内容について集中的に検討し改善を行うことで、より顧客満足度を高めてゆくことが可能となるのです。

無料のメーラーではストレージ容量に制限があるため、メールの管理を一元化することができず、こうした問い合わせ内容の分析を行うことが不可能です。こうした背景から、問い合わせ内容から顧客情報の分析を行ってマーケティングへ活用している企業では、ストレージ容量の多い有料メーラーが導入されています。

「問い合わせメールを継続的に分析することで顧客のニーズを探る」手法での情報収集は、マーケティング上重要な役割を果たします。なお、こうしたデータの蓄積は、ナレッジの蓄積にもつなげることができます。

他システムと連携できない

無料のメーラーは元々外部のシステムへ連携する機能がないか、「オプション料金」を支払うことで連携を可能にするのが一般的です。

しかし、有料メーラーであれば「大容量のストレージ」「多彩で高度な機能」「安心のセキュリティ」だけではなく、メーラー以外の他システムと容易に連携することが可能です。例えば、チーム内でのスケジュール共有機能・カレンダーやリマインド機能への連携をすることで、口頭での情報共有というフローをなくし、従来よりもさらに業務を効率的に推進していくことができます。

メーラーは簡単にいえば、メールの管理・送受信を行うための作業台です。例えコストが掛からないというメリットがあってもチームのニーズにしっかりとマッチする機能を兼ね備えていないメーラーでは、業務に支障を来しプロジェクトの進行が遅れてしまうといったリスクがあります。

こうしたリスクを低減するには、無料メーラーではやや安心感に欠けると言わざるを得ません。ビジネスの場で欠かせないツールであるからこそ、多くのシステムと連携の可能な使い勝手の良いメーラーを選びたいところです。

有料メーラーの導入を検討してみては?

無料メーラーは、手軽に利用できる一方でデメリットも多く抱えています。特にビジネスではメーラーを毎日のように使うため、「日用品」ともいえるメーラーは少しでも使いやすいものを選ぶべきではないでしょうか。

快適なメール利用のためには、有料メーラーの利用をおすすめします。有料メーラーであれば、高機能で安全性も高く、無料メーラー以上に使いやすいものが数多くあります。導入にコストがかかる分、手を出しづらいと考える方もいるかと思いますが、メーラーの使いやすさは業務効率にも関わってくるため、長期的に考えるとコストパフォーマンスが高いといえるでしょう。

また、無料だからといって機能に乏しいメーラーを使っていると、不十分な機能が原因で重大なミスを引き起こす可能性もあります。

したがって、より良い仕事・経営のための投資として、有料メーラー選択することをおすすめします。

有料メーラーなら「メールディーラー」

メールディーラー

現代のビジネスに、メールの使用は欠かせません。効率的な業務を目指すためには、メーラーはなるべく有料のものを選ぶべきです。しかし、導入にコストがかかるため、失敗したくないという気持ちからどのメーラーを使うか悩んでしまう方も多いでしょう。そこでおすすめなのが、株式会社ラクスが提供している「メールディーラー」です。

メールディーラーはクラウドタイプのメール共有・管理システムです。受信した多くのメールを一元管理して、複数の社員で共有することができます。「各メールに対する対応状況の表示」や「上司による承認フロー」など多くの便利な機能が備わっており、さまざまな形で業務効率化の手助けになります。業務効率化だけでなく、顧客満足度の向上も期待できるメーラーです。

メールディーラーは、有料のメーラーサービスではありますが、無料でのトライアル利用も可能です。料金体系は従量課金制と定額制があり、各社にとって最適なプランで利用できます。

これまでで非常に多くの企業がメールディーラーを導入しており、サポート体制も充実しているため、「メーラーの知識に自信がない」という方でも、安心して導入をすることができるでしょう。

メールの上手な活用は、ビジネスの成果につながります。自社に合ったよりいいメーラーを使って、メールというコミュニケーションツールを仕事における強力な武器にしてください。

メールディーラーの導入事例

株式会社オズ・インターナショナル様では、誰がどのメールに対応したかを情報共有するため、スタッフ間で口頭確認をするのが常でした。しかし、こうした運用には手間と時間が掛かってしまいます。また、年中無休でメール対応をするために土日もシフト勤務で担当する必要があり、スタッフに掛かる負担が大きくなってしまっている点も課題のひとつでした。

メールディーラーの導入後は、外出先でもすぐに業務に取り掛かれるようになったため、土日対応の負担が軽減しました。また、 他のスタッフの対応状況を一目で把握できるので口頭で確認を行うフローが不要となり、メール作成に掛かる時間の短縮にも成功しています。

メーラーの切り替えをご検討の方は、ぜひ一度メールディーラーの無料トライアルをお試しください。
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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。