2023/06/21
カスタマーサポートや営業など複数人でメール対応を行う場合、対応漏れが発生する・CcやBccに宛先を入れる手間がかかるなどはよくある課題です。
そんな課題を解決するには「メールアドレスを共有する」ことをおすすめします。
この記事では、複数人でメールアドレスを共有するメリットや具体的な共有方法、おすすめのメール共有システムなどを解説いたします。
複数人で共有する「共有メールアドレス」とは？
共有メールアドレスとは、文字どおり「複数人で共有できるメールアドレス」のことです。
1つのメールアドレスを複数人で共有することによって、受信した1つのメールを複数の担当者が確認できるようになったり、同じメールアドレスを使って複数人の担当者がメールを送信したりすることが可能になります。
メールアドレスを共有するメリット
複数人でメールアドレスを共有することには、さまざまなメリットがあります。
ここでは、代表的な4つのメリットについて解説します。
業務の効率化
メールアドレスを共有することによって、業務効率化を図れるというメリットがあります。
各メンバーが個人のメールアドレスを使用してメール対応を行う場合、ほかのメンバーにメールを共有するためにメールを転送したり、メール送信時にCcやBccで関係者を設定したりする手間が発生します。
メールアドレスを共有しておけば、メンバー全員が手間なく同じメールを確認できるため、業務効率アップにつながります。
メール対応のスピード向上
メールアドレスを共有することでメール対応のスピードが向上することも、メリットの1つといえるでしょう。
各担当者が個別にメール対応を行っていた場合、担当者が不在だったり休暇を取っていたりするとメールの返信が遅れてしまう可能性があります。
メールアドレスを共有していれば、メールの受信時に手が空いている担当者がすぐに処理に取りかかれるため、スピーディーな対応が可能です。
顧客満足度の向上
メールアドレスを共有することで業務効率化やメール対応のスピード向上が図れることは、顧客満足度の向上にもつながります。
同じ内容の返答であっても、返信が早ければ「この企業はすぐに対応してくれる」と好印象を与えるのに対し、数日間経ってからの返信では「この企業は対応が遅い」と悪印象につながりやすくなるといえます。
顧客からの印象をより良くするためには、メール対応を出来る限り速やかに行える体制を整えることが重要です。
属人化の防止
メールアドレスを共有することは、メール対応の属人化を防ぐことにもつながります。
各担当者が個別でメール対応を行った場合、他のメンバーにはメールのやりとりを確認することができないため、担当者の不在時に顧客から問い合わせがあったとしても担当者以外には詳細がわからず、結果担当者が戻るまで待たなければならないことになります。
メールアドレスを共有していれば、担当者が不在であっても他のメンバーで詳細を確認し代理対応することが可能です。
メールアドレスを共有する際の注意点
メールアドレスの共有にはメリットがある一方で、いくつかの注意点もあります。
ここでは2つの注意点をご説明します。
重複対応のリスク
1つ目は、重複対応してしまうリスクがある点です。
1つの受信メールに複数人が対応できる環境のため、誰がどのメールを対応しているのか把握できていないと二重で返信してしまうという事態になりかねません。
加えて「誰かが対応しているだろうと思っていたが、誰も対応していなかった」という事態が起こり得るのもリスクの1つです。
どちらの点にも十分に注意して利用しましょう。
引き継ぎミス発生のリスク
2つ目は、複数人での対応による引き継ぎミスが発生するリスクがある点です。
メールアドレスを共有する場合、複数人で1つの案件を引き継ぎながら対応するシーンもありますが、引き継ぎにミスが生じると顧客から「前回話していたことと違う」などのクレームが入ってしまう可能性もあります。
どの担当者がどんな内容で対応したのかをよくチェックしてから、次の担当者に引き渡すことが大切です。
複数人でメールアドレスを共有する方法
メールアドレスを共有する方法はいくつかあるため、自社に合った方法を検討することをおすすめします。
ここでは、代表的な3つの方法をご紹介します。
メーリングリストの利用
まずは、よく利用されるメールアドレスの共有方法として「メーリングリスト」があります。
メーリングリストとは、リストの管理者を決めておき、管理者が利用者をリストに追加していくことで1つのメールアドレスを複数人で利用できるようになるメールアドレスの運用方法のことです。
Outlookなど多くのメールソフトで利用できるため、導入ハードルの低さがメリットです。
Webメールに登録
次に、Webメールに登録してメールアドレスを共有する方法もあります。
Webメールとして代表的なGmailやOutlookには、1つのメールアドレスで受信したメールを2人以上の担当者が閲覧できる機能が備わっているため、これらを活用するのも有効的な手段です。
具体的な共有方法については、以下の記事でGmail・Outlookそれぞれご説明していますので、ご参考にしてください。
メール共有システムの導入
最後に、複数人でのメール対応に特化したメール共有システムを導入する方法です。
メール共有システムは、複数人で行うメールや問い合わせへの対応を効率化するために開発されたメールシステムで、システム上で対応状況や対応担当者を管理できます。
そのため、前述でご紹介した重複対応や引き継ぎミスなどのリスクをカバーすることが可能なので、メールアドレスを共有する手段としておすすめです。
複数人でのメール共有なら「メールディーラー」がおすすめ
メールディーラーとは、株式会社ラクスが提供するinfo@やsupport@等の共有メールアドレス宛に届くメールを複数人で対応することに特化したメール共有システムです。
チーム全員のメールを対応状態ごとに「新着」「返信処理中」「対応完了」のステータスに自動で振り分けてくれます。
どのメールに誰が対応しているのかリアルタイムで共有できるので、対応状況が一目で分かり、メールの見落としや返信漏れを防ぐことができます。
また、他の担当者の対応を含む、過去のやり取りがメールアドレスごとに紐づいており、ワンクリックで時系列順に一覧表示されるため、メールの検索時間を短縮できます。
メールアドレスの共有でメール対応を楽に！
メールアドレスを共有することで、複数人でのメール対応業務の効率化や顧客満足度の向上を図ることが可能です。
メールアドレスの共有方法はいくつかありますが、自社にあった方法を厳選して導入しましょう。
本格的かつ安全性の高い方法を検討するなら、メール共有システムの導入がおすすめです。せひご検討してみてはいかがでしょうか。
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