2022/04/20
会社の代表メールアドレスをもつことは、企業としての信頼性の確保やスムーズな情報収集など、多くの観点からメリットがあります。代表メールアドレスには「info@」などの名称がつけられるケースが多いですが、この名称は迷惑メールがよく利用しているという問題点もあります。
そこで今回は、代表メールアドレスに使える「info@」以外のおすすめの名称や、法人に適したドメイン名などをご紹介します。
会社の代表メールアドレスはなぜ必要？
会社の代表メールアドレスとは、「企業や組織の窓口となる、代表のメールアドレス」のことを意味しています。個人ではなく企業に向けてメールを差し出したい場合に利用されるメールアドレスであり、取引先とのメール送受信や、まだ取引のない見込み客からの新規問い合わせ、メルマガ配信など、用途は多岐にわたります。
企業に所属する社員は個人のメールアドレスを所有しているケースが一般的ですが、窓口となる代表メールアドレスを設置しておくことで、「広く企業に宛てたメールを受信できる」「情報を一箇所に集められる」などのメリットがあります。
加えて、代表メールアドレスは受信専用ではなく送信用のアドレスでもあることから「一社員としてではなく、会社の名前でメールを送信したいとき」にも役立ちます。
代表メールアドレスが用意されていると「この企業は窓口のメールアドレスが用意されている」と相手に認識してもらうことができ、代表メールアドレスがない場合に比べて企業への信頼感を高めることにもつながります。
特に、独自ドメインと呼ばれる自社専用のメールアドレスを代表メールアドレスに設定しておくことで、より信頼感の向上を期待できます。
代表メールにinfo@を利用するリスク
代表メールアドレスに「info@」から始まるメールアドレスを設定する企業は多いものの、実は代表メールアドレスにinfo@を利用することにはいくつかのリスクがあります。一般的なようにも思える「info@」にどのようなリスクがあるのか見ていきましょう。
迷惑メールに多く利用されている
「info@」から始まるメールアドレスは、さまざまな企業で広く使われています。しかし一般的になりすぎたために、「迷惑メールにもinfo@～で始まるメールアドレスが多数使われている」という問題が生じています。
「info@～」から始まる迷惑メールが増えているという現状は、「info@～」のメールアドレスを受信拒否するユーザーを一定数生み出しています。つまり自社の代表メールアドレスを「info@～」に設定することによって、一部のユーザーに自社からのメールが届かない可能性があるというリスクを負うことになります。
さらに、自社がメールを受信する立場としても、迷惑メールを遮断する目的で「info@～」からのメールアドレスをブロックしてしまうと、他社からの重要なメールを受信できなくなってしまうなどのリスクが発生します。
以上のことから、自社の代表メールアドレスを「info@～」で運用するのであれば、一定のリスクを理解しておかなければならないといえるでしょう。
一部サービスで登録できない可能性がある
前述のように、「info@～」のメールアドレスを使って多くの迷惑メールアドレスが生み出されているという現状があります。
この問題を回避するために、一部のWebサービスなどは「info@～」から始まるメールアドレスでサービスの利用登録ができないように制限を設けていることもあるため、代表メールアドレスでサービスの利用登録を行う予定がある場合は注意が必要です。
どうしても「info@～」を利用するのであれば、企業としてサービス登録用のメールアドレスを別途用意したり、社員個人のメールアドレスを使用して個々にサービス登録を行ったりするなどの工夫が必要になります。
info@に代わるおすすめの代表メールアドレスとは
info@で始まるメールアドレスにはリスクがあることをお伝えしてきましたが、これらのリスクを回避するためには、「info@」に代わる代表メールアドレスを設定する方法が有効です。info@に代わるおすすめの代表メールアドレスには、次のようなものがあります。
contact@～：Webからのお問い合わせ用メールアドレス
sales@～：営業・マーケティング用のメールアドレス
shopping@～：ECショップなどのメールアドレス
order@～：注文確認のためのメールアドレス
news@～：ニュース配信用のメールアドレス
no-reply@～：お知らせやメルマガなど、送信専用のメールアドレス
support@～：カスタマーサポート用メールアドレス
上記のように、機能別に複数のメールアドレスを用意するのが望ましいでしょう。
※一般的なサービス、役割、機能に対するメールボックス名｜日本ネットワークインフォメーションセンター
代表メールアドレスによく利用されるドメイン
ドメインとは、「info@～.com」の「com」にあたる部分のことです。代表メールアドレスのドメインは、ビジネス利用とWebサービスで使いわけられるケースが多いです。ここでは、それぞれのよく利用されるドメインについて解説します。
ビジネス利用の場合
ビジネス利用でよく選ばれるドメインには、次のようなものがあります。
○○○○.com
○○○○.jp
○○○○.biz
上記のドメインは有料で取得できるドメインであり、多くの企業が一般的に使用していることから信頼性も高く、ひと目見て「ビジネス用のメールアドレス」と判断できる点がメリットです。
例えば「○○○○.xyz」のように、一般的にあまり見かけないドメインを代表メールアドレス用に利用することも可能ではありますが、ひと目見てビジネス用であると判断しにくいために顧客からの信頼も獲得しにくいと考えられます。
ドメインは一度選択すると容易に変更できないため、導入の段階でどのようなドメインを利用するのかよく検討することが大切です。
Webサービス関係の場合
Webサービス関係の会社の場合、次のようなドメインがよく利用されます。
○○○○.net
○○○○.info
こちらもビジネス用と同様に、ひと目見て「Webサービスに関連している企業のメールアドレスだな」と判別しやすい点からよく選ばれています。企業の窓口となるメールアドレスであることから、わかりやすさと信頼性を重視して選ぶことをおすすめします。
会社の代表メールはフリーメールでもいい？
近年では無料で利用できる、Gmailなどの「フリーメール」と呼ばれるメールサービスが多数登場しており、会社の代表メールアドレスをフリーメールにできないかとお考えの方も多いでしょう。
しかし、フリーメールは企業としての信頼を低下させてしまうなどのデメリットがあるため、会社の代表メールアドレスとして使用するのは避けることが推奨されます。
フリーメールが設定されている企業のメールアドレスを見た取引先や見込み客に、「この企業はITリテラシーが低いのかもしれない」「ビジネスとしての体裁が整っていない、怪しい会社だ」と思われないためにも、メールアドレスにはビジネス用のドメインを取得し、有料サービスを利用しましょう。
社員の個人用メールアドレスについても、フリーメールではなく有料のメールアドレスを使用することが大切です。
まとめ
会社の代表メールアドレスを所有しておくことで、企業の窓口としての役割を果たし、情報を一箇所に集めることができます。信頼性にも関係するため、フリーメールの利用は避けて、可能な限り独自ドメインを設定することが望ましいです。
info@は一般的に企業の代表メールアドレスとしてよく利用されますが、迷惑メールにも利用されているケースが多いことから、contact@やsupport@など用途に合わせてほかのメールアドレスの利用も検討することをおすすめします。
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