2022/12/08
「関係者全員でメールを共有できたらいいのに・・・」
共有メールアドレス、会社の代表アドレス･問い合わせフォームの対応など複数人のチームでメールを共有したい場合、どのような方法があるのでしょうか？
Cc・Bccによる共有やメーリングリストは、手間がかかるだけでなく、共有漏れや誤送信のリスクが伴います。
実は、Gmailでも、複数人でメールを共有管理することができます。
今回はメール共有のメリットから、Gmailでできる3つの共有方法と設定手順、共有管理における注意点をご紹介します。
複数人でメールを共有するメリット
複数人でメールを共有すると、Cc・Bcc・転送などによる情報共有作業や、Excelの管理表での情報集約作業などを削減し、メール対応業務の効率化を図ることができます。
また、担当者の不在時に早急な対応が必要な場合、代理でメール対応を行うケースがありますが、メールを共有していれば、その担当者のパソコンを立ち上げることなくスムーズに代理対応ができます。
Googleのセキュリティポリシーに反するGmailのNG共有方法
最も簡単にできるメール共有方法として、「ユーザー名」と「パスワード」を共有し、1つのアカウントを複数人で使用する企業も多いのではないでしょうか。
しかしGoogleではアカウントの共有を原則禁止しているため、セキュリティポリシーに反し、本人確認や質問が表示されたり、アカウントが一時的にロックされたりなどのペナルティが課される可能性があります。
また、「ユーザー名」と「パスワード」を知っていれば退職後でもアクセスできてしまうため、退職者がでる度に変更する必要があり、管理に手間がかかります。
この共有方法を行っている場合は、直ちに見直しを検討しましょう。
Gmailでメール共有する4つの方法と設定手順
1.Googleグループを利用する方法
Googleグループの共同トレイ機能で、メールを共有管理することが可能です。
さらに、メールの対応担当者の割り振りや、対応状況（完了・対応不要・重複）のマーク付けなど、複数人で分担するための機能が搭載されています。
Googleグループ・共同トレイの設定方法
- Googleグループ（https://groups.google.com/）で「グループの作成」をクリック
- グループ名・グループメール・グループの説明を入力し「次へ」をクリック
- プライバシー設定を選択し、「次へ」をクリック
- 追加したいメンバーと招待メッセージを入力し「グループを作成」をクリック
- 左のメニューから「グループ設定」をクリック
- 「追加のGoogleグループの機能を有効にする」で「共同トレイ」にチェックボックスを入れ、「変更を保存」をクリック
※「オーナー」・「マネージャー」の権限を持つ人のみが設定できます。
2.委任設定でアクセス権限を付与する方法
他のユーザーのユーザーにアクセス権限を与えることで、メールボックスを共有できます。
Gmailだけでなく、GoogleドライブやGoogleカレンダーなどのアプリケーションも共有することができます。
アクセス権限の付与方法
- 右上の歯車マークをクリックし、「すべての設定を表示」をクリック
- 「アカウントとインポート」タブをクリック
- 「アカウントのアクセス許可」欄にある「別のアカウントを追加」をクリック
- 「アカウントへのアクセスを許可する」の画面で共有相手のメールアドレスを入力し、「次のステップ」をクリック
- 「よろしいですか？」の確認画面で「メール送信してアクセスを許可」をクリック
- 共有相手に届いたメールのリンクをクリックして完了
3.メールを自動転送する方法
Gmailの自動転送機能では、転送先の相手もメールを閲覧することができます。
自動転送の設定方法
- 右上の歯車マークから、「すべての設定を表示」をクリック
- 「メール転送と POP/IMAP」タブから「転送先アドレスを追加」をクリック
- 転送先のメールアドレスを入力し、「次へ」をクリック
- 「メールの転送先として追加します」のメッセージが表示されるため、「続行」をクリック
- 入力したメールアドレスに「Gmail転送の確認」のメールが届いたらURLをクリックして完了
4.IMAPを使用する方法
IMAPとは、メールを端末にダウンロードせずに、サーバー上で管理する仕組みを意味します。メールデータがサーバー上に保管されているので、複数人で共有が可能です。
また、OutlookやApple Mailなどほかのメールクライアントからも、Gmail内のメールを確認することができるようになります。
IMAPを使った共有の設定方法
- 右上の歯車のアイコンをクリックし、「すべての設定を表示設定」をクリック
- 「メール転送と POP/IMAP」タブをクリック
- 「IMAPアクセス」の「IMAPを有効にする」をクリック
- 「変更を保存」をクリックして完了
Gmailのメール共有では「返信漏れ」「重複対応」に注意
Gmaiでは、前述した4つの方法でメールを共有することができます。
中でも、ビジネスでメールを共有する場合は、担当者の割り振りや対応状況の可視化ができるGoogleグループでの共有がおすすめです。
ただし、Googleグループで可視化できる対応状況は、「完了」・「対応不要」・「別の会話と重複」の3種類のみであるため、下記のようなケースで注意が必要です。
- 回答に時間がかかるため、一次対応としてメール受信完了の旨だけ返信した
- 別の担当部署へ確認し、回答を待っている
- メールの内容について電話で確認し、状況が変わった
このように「完了」・「対応不要」・「別の会話と重複」に分類できないメールは、返信漏れや重複対応のリスクが高まります。
ラベルと組み合わせて使用するなど、社内でルールを決めることが重要です。
メール共有にはメール共有システムを利用しよう
メールの共有が必要な場面が多く、返信漏れや重複対応が発生している企業では、メール共有に特化した「メール共有システム」がおすすめです。
「メール共有システム」は、チームで分担してメール対応を行う業務のために開発されており、問い合わせ窓口の対応や、カスタマーサポートなど、幅広い分野で利用されています。
今回は、株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」を例に、メール共有システムの特徴をご紹介します。
カスタマイズできる対応状況で返信漏れを防止
メールディーラーにはGoogleグループの共同トレイと同じく対応状況を可視化できる「ステータス管理機能」が搭載されています。
メールディーラーの特徴としては、返信対応状況に合わせて、自動的に「新着」「返信処理中」「対応完了」と受信メールのステータスが変わります。また自社の運用に合わせたステータスを自由に追加することができます。
ユーザーごとの権限設定でセキュリティ強化
メールディーラーでは、メールの送信・承認・ダウンロードなど、ユーザー毎に操作権限を管理できます。
役職、雇用形態などに応じて細かく設定することで、セキュリティの強化につながります。
さらに、IPアドレス制限や添付ファイル暗号化等の様々なセキュリティ対策機能が備わっています。
Gmailでメールを共有してメール対応業務を効率化
今回ご紹介した通り、Gmailでもメールの共有はできますが、日常的にメール共有が発生したり、共有管理が定着せずトラブルが発生したりしている場合は、「メール共有システム」への切り替えをおすすめします。
「メールディーラー」では、無料の資料請求やトライアルも可能ですので、お気軽にご相談ください。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
