2023/07/14
「関係者全員でメールを共有できたらいいのに・・・」
共有メールアドレス、会社の代表アドレス･問い合わせフォームの対応など複数人のチームでメールを共有したい場合、どのような方法があるのでしょうか？
Cc・Bccによる共有やメーリングリストは、手間がかかるだけでなく、共有漏れや誤送信のリスクが伴います。
実は、Gmailでも、複数人でメールを共有することができます。
今回はメール共有のメリットから、Gmailでできる4つの共有方法と設定手順、Gmailでメールを共有する際の注意点をご紹介します。
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複数人でメールを共有するメリット
- メール対応業務の効率化
- スムーズな代理対応が可能
複数人でメールを共有すると、Cc・Bcc・転送などによる情報共有作業や、Excelの管理表での情報集約作業などを削減し、メール対応業務の効率化を図ることができます。
また、担当者の不在時に早急な対応が必要な場合、代理でメール対応を行うケースがありますが、メールを共有していれば、その担当者のパソコンを立ち上げることなくスムーズに代理対応ができます。
Gmailでメール共有する4つの方法と設定手順
共有方法1.Googleグループで共有メールアドレスを作成
Googleグループの共同トレイ機能で、メールを共有管理することが可能です。
さらに、メールの対応担当者の割り振りや、対応状況（完了・対応不要・重複）のマーク付けなど、複数人で分担するための機能が搭載されています。
Googleグループ・共同トレイの設定方法
- Googleグループで「グループの作成」をクリック
- グループ名・グループメール・グループの説明を入力し「次へ」をクリック
- プライバシー設定を選択し、「次へ」をクリック
- 追加したいメンバーと招待メッセージを入力し「グループを作成」をクリック
- 左のメニューから「グループ設定」をクリック
- 「追加のGoogleグループの機能を有効にする」で「共同トレイ」にチェックボックスを入れ、「変更を保存」をクリック
※「オーナー」・「マネージャー」の権限を持つ人のみが設定できます。
共有方法2.自分のGmailへのアクセス権限を付与（委任設定）
他のユーザーにアクセス権限を与えることで、メールボックスを共有できます。
Gmailだけでなく、GoogleドライブやGoogleカレンダーなどのアプリケーションも共有することができます。
アクセス権限の付与方法
- 右上の歯車マークをクリックし、「すべての設定を表示」をクリック
- 「アカウントとインポート」タブをクリック
- 「アカウントのアクセス許可」欄にある「別のアカウントを追加」をクリック
- 「アカウントへのアクセスを許可する」の画面で共有相手のメールアドレスを入力し、「次のステップ」をクリック
- 「よろしいですか？」の確認画面で「メール送信してアクセスを許可」をクリック
- 共有相手に届いたメールのリンクをクリックして完了
共有方法3.メールを自動転送
Gmailの自動転送機能では、転送先の相手もメールを閲覧することができます。
自動転送の設定方法
- 右上の歯車マークから、「すべての設定を表示」をクリック
- 「メール転送と POP/IMAP」タブから「転送先アドレスを追加」をクリック
- 転送先のメールアドレスを入力し、「次へ」をクリック
- 「メールの転送先として追加します」のメッセージが表示されるため、「続行」をクリック
- 入力したメールアドレスに「Gmail転送の確認」のメールが届いたらURLをクリックして完了
共有方法4.IMAPを使用
IMAPとは、メールを端末にダウンロードせずに、サーバー上で管理する仕組みを意味します。メールデータがサーバー上に保管されているので、複数人で共有が可能です。
また、OutlookやApple Mailなどほかのメールクライアントからも、Gmail内のメールを確認することができるようになります。
IMAPを使った共有の設定方法
- 右上の歯車のアイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリック
- 「メール転送と POP/IMAP」タブをクリック
- 「IMAPアクセス」の「IMAPを有効にする」をクリック
- 「変更を保存」をクリックして完了
Gmailでのメール共有の注意点
運用にあわせたカスタマイズは不可
ビジネスでメールを共有する場合は、担当者の割り振りや対応状況の可視化ができるGoogleグループの共同トレイを活用するのがおすすめです。
ただし、Googleグループで可視化できる対応状況は、「完了」・「対応不要」・「別の会話と重複」の3種類のみであるため、下記のようなケースで注意が必要です。
- 回答に時間がかかるため、一次対応としてメール受信完了の旨だけ返信した
- 別の担当部署へ確認し、回答を待っている
- メールの内容について電話で確認し、状況が変わった
このように「完了」・「対応不要」・「別の会話と重複」に分類できないメールは、返信漏れや重複対応のリスクが高まります。
ラベルと組み合わせて使用するなど、社内でルールを決めることが重要です。
ユーザー名とパスワードの共有はNG
Gmailでは、前述した4つの方法のほかにも、「ユーザー名」と「パスワード」を共有することで、1つのアカウントを複数人で使用できます。
しかしGoogleではアカウントの共有を原則禁止しているため、セキュリティポリシーに反し、本人確認や質問が表示されたり、アカウントが一時的にロックされたりなどのペナルティが課される可能性があります。
また、「ユーザー名」と「パスワード」を知っていれば退職後でもアクセスできてしまうため、退職者が出る度に変更する必要があり、管理に手間がかかります。
この共有方法を行っている場合は、直ちに見直しを検討しましょう。
メール共有には「メール共有システム」の利用がおすすめ
メールの共有が必要な場面が多く、返信漏れや重複対応が発生している企業では、メール共有に特化した「メール共有システム」がおすすめです。
メール共有システムは、チームで分担してメール対応を行う業務のために開発されており、問い合わせ窓口の対応やカスタマーサポートなど、幅広い分野で利用されています。
今回は、株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」を例に、メール共有システムの特徴をご紹介します。
チーム全員の対応状況を管理
メールディーラーでは、チーム全員の対応状況がひと目でわかる「ステータス管理機能」が搭載されています。
メールディーラーの特徴としては、返信対応状況に合わせて、自動的に「新着」「返信処理中」「対応完了」と受信メールのステータスが変わります。また自社の運用に合わせたステータスを自由に追加・変更するといったカスタマイズが可能です。
ユーザーごとの権限設定でセキュリティ強化
メールディーラーでは、メールの送信・承認・ダウンロードなど、ユーザー毎に操作権限を管理できます。役職、雇用形態などに応じて細かく設定することで、セキュリティの強化につながります。
さらに、IPアドレス制限や添付ファイル暗号化等の様々なセキュリティ対策機能が備わっています。
メール共有システムについて詳しく知りたい方、メールディーラー以外のシステムを比較したい方は以下の記事を参考にしてみてください。
Gmailでメールを共有してメール対応業務を効率化
今回ご紹介した通り、Gmailでもメールの共有はできますが、日常的にメール共有が発生したり、共有管理が定着せずトラブルが発生したりしている場合は、「メール共有システム」への切り替えをおすすめします。
「メールディーラー」では、無料の資料請求やトライアルも可能ですので、お気軽にご相談ください。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
