東京
03-5368-1631
大阪
06-6376-5222
名古屋
052-218-6937
福岡
092-739-8085(平日 9:00~18:00)

TOP > お役立ちコラム > 問い合わせ管理の方法 > メールの『返信漏れ』がパッ!と見て分かる3つの仕組み

メールの『返信漏れ』がパッ!と見て分かる3つの仕組み

「あれ?このメール誰か返信しましたか…!?」
「え!?私はやってないです。」
「僕も返信してないです…」

じわじわと全員が嫌な汗をかいてくる…そんなヒヤリとした経験はありますか?

複数名でメール対応を行うには、毎日の『返信漏れ』確認が必要不可欠ですよね。
担当者に確認を取りながら、1通1通確認をしていく…
そんな神経をすり減らす毎日を送っている貴方へ、
パッと見るだけで、『返信漏れ』が分かるメール共有・管理システム「メールディーラー」の3つの仕組みをご紹介します。

この記事の目次

    「まだ返信していないメール」をパッ!と見る

    今日届いたメールで、「まだ返信をしていないメール」は何通ありますか?

    受信トレイの返信済マークを数えたり、
    メール対応スタッフに口頭で確認したり、
    このような『地道で細かい確認作業』は『人的ミス』と紙一重です。

    メールディーラーの受信トレイは「メールの対応状況別」で自動にフォルダ分けされるので、
    受信トレイの「未対応フォルダ」を見るだけで、「まだ返信をしていないメール」を把握できます。

    「今、誰がどのメールを返信中か」をパッ!と見る

    今、誰が、どのメールを返信対応していますか?

    口頭で全員に確認したり、
    パソコン画面をコッソリのぞき込んだり、
    様々な情報共有方法がありますが、
    今誰が何をしているのか、タイムリーに把握することが「返信漏れ防止」への近道です。

    メールディーラーでは、誰かが返信に取り掛かったメールは、
    「未対応フォルダ」から「返信処理中フォルダ」へ自動で移動されるため、
    「返信処理中フォルダ」を見るだけで、「今、誰がどのメールを返信中か」一目で把握できます。

    「返信漏れ予備軍」をパッ!と見る

    今、返信が遅れているメールはどれですか??
    また、お客様からのメール受信後、返信完了するまでの制限時間目標時間は決めていますか?

    以前行った弊社の調査では、企業に問い合わせメールを送信後、
    「60分以内」に返信があれば、「60%の人が“対応が早い”と感じる」という結果が出ています。
    全てのメールに対して、「60分以内」に返信できていますでしょうか?

    尚且つ、スマホやLINEの普及によって「即時返信」に慣れてしまっている昨今では、
    お客様が求めるスピードはどんどん加速しています。

    メールディーラーでは、受信から何分以内に返信をするか「返信期限」を設定することができます。
    その「返信期限」を過ぎると警告メールとして、トップページ上や受信トレイで一覧表示されます。
    誰が返信すべきメールが何通遅れてしまっているのか、一目瞭然で把握できます。

    毎日大量に届くメールは、その1通1通が1人のお客様に繋がっていて、
    対応の仕方ひとつで、企業そのもののイメージを左右してしまいます。

    「メールの返信」が当たり前とされている中で、「返信漏れ」も当たり前に無くなるように、
    いま一度、仕組みを見直してみてはいかがでしょうか。

    『返信漏れ』にお悩みを抱えている方は、ぜひ一度ご相談下さいませ。

    ▼ご相談・お見積り・無料トライアルはコチラ▼
    https://www.maildealer.jp/inquiry/

    関連記事

    株式会社ベガコーポレーション 様

    1日500件のメールを10名で対応し、二重返信や対応漏れに頭を抱えていました。

    詳しくはコチラ >> 株式会社ベガコーポレーション様の導入事例

    株式会社アイスタイル 様

    重複対応や見落としが無いよう、細心の注意を払う必要があり、精神的な負担が大きかったです。

    詳しくはコチラ >> 株式会社アイスタイル様の導入事例

    株式会社ブランドオフ 様

    クラウド型のシステムなので、離れた拠点間でも、誰がどのメールを対応中か一目でわかります。

    詳しくはコチラ >> 株式会社ブランドオフ様の導入事例

    メールのお悩みまとめて解決!メールディーラー無料トライアルを試してみる

    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部

    顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。