毎日の業務でメールを利用する際、複数の人に同じ内容を一斉に送れたら便利なのにと感じたことはありませんか。そのようなときに便利なのが「グループメール」です。
グループメールを利用することで、メールでの連絡や情報共有が効率的に進められるようになります。
この記事では、グループメールの概要からメリット・デメリット、作成方法などについて解説します。ぜひ業務に活用してみてください。
グループメールとは？
グループメールとは、メールの送受信を特定のグループごとに管理することができ、メール共有が効率的に行えるメールシステムのことを指します。
通常のメールでも、CCやBCCなどを使えば一斉送信することができます。しかし、これはあくまで一対一の送受信であり、メールの内容やそれぞれの返信を共有しているわけではありません。受信者からの返信はそれぞれ個別のものであり、やり取りを繰り返すことで情報が混乱したりわからなくなってしまうことも起こります。
メーリングリストとの違い
グループメールととてもよく似たシステムに、代表となるアドレスを共有する「メーリングリスト」があります。
グループメールのメリットとは？
グループメールを利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下で解説します。
グループ内で効率的な情報共有ができる
複数の社員で一つの案件を進めている場合、最も重要なことはグループ内での情報共有です。関わる人数が多ければ多いほど情報共有は難しくなるので、連絡の行き違いによるミスや無駄な手間を省き、効率よく業務を進めたいものです。
グループメールを使うと各メンバーがどのような返信をしたのかという内容もスムーズに共有することができます。メールの対応状況が一覧で確認できますので、重複返信を防いだり、メールに優先順位をつけて対応することができます。
さらに、各メンバーが対応状況をすぐに把握でき、担当者のメール確認が漏れて作業が遅れるなどのトラブルの前にも対応できます。
コミュニケーションの活性化に繋がる
CCやメーリングリストを使うと、どうしても個人対個人のやり取りになりがちで、部署や担当者同士のコミュケーションにばらつきが出てしまいがちです。
しかし、グループメールを使えば、グループ内でフラットなコミュニケーションが可能です。
例えば、誰かの提案に対して、それぞれのメンバーが新たなアイデアを提案したり、案件の悩みなども相談しやすくなります。案件やプロジェクトに関することだけではなく、部署内の問題、新規顧客に関する情報や参考資料やデータなどの話をするきっかけにもなるでしょう。
通常のメールより機能性に優れている
先述した通り、通常のメールソフトでメールを共有するにはCCやBCCなどを使い一斉送信をするなどの方法があります。しかし、返信は別でする必要があり、混乱を招いてしまう可能性が高いです。
グループメールなら、メールの一元管理ができるなど機能性に優れていることが多いです。
グループへの参加者が増えれば増えるほど、メールに誰が対応するのかを確認するのに手間と時間がかかります。メールの一元管理ができれば、誰が対応したのかがすぐに分かり、業務も効率化できます。
グループメールのデメリット
便利なグループメールですが、注意すべきデメリットがあります。どのように注意すべきかも含めて詳しく解説します。
差出人がわからない
Gmailなど無料のメーラーでグループメールを使う場合、初期設定では差出人は明記されません。表示するのは自身で設定を変更しなければいけません。
メールを送信してから設定しても差出人表示されませんので、送信前に必ず設定しておくようにしましょう。また、よりわかりやすくするには、メール内に差出人の名前を記載することもおすすめです。
情報流出の恐れがある
グループメールを利用すると起こりうる恐れがあるのが、情報流出です。実際に、Googleグループを利用していた官公庁で情報が流出するというトラブルが発生したことがあります。
これはメールでの情報交換やファイルの共有を行う際に、初期設定のままにしていたため、権限がない人でも閲覧できる状態となっていたことから起こりました。公開されてはいけない情報が、誰もが閲覧することができる設定になっていたのです。
これは、設定をメンバーだけが閲覧できる「非公開」にしていれば防げた事態で、確認作業を怠らなかったら、このトラブルは発生していなかったでしょう。
無料のグループメールを利用する際には、公開設定について必ず確認しておく必要があります。
Gmailでグループメールを利用するには？
グループメールは、多くの企業がサービスを提供しています。
ここでは、グループメールが利用できる「Gmailの連絡先グループ」の利用方法について解説します。
連絡先を開く
まずGmailにログインしたら、右上のGoogleアプリの一覧から「連絡先」を選択します。
ラベルを作成する
連絡先が表示された画面の左側にある「ラベルを作成」を選ぶことで、グループ名の作成をすることができます。わかりやすいグループ名をつけましょう。グループを作成したら、連絡先のアイコンに現れるチェックボックスでメンバーを選びます。
グループメールに連絡先を追加する
グループメンバーの追加には、二つの方法があります。
Gmailのホーム画面左側にある「マイグループ」から、メンバーを追加するグループを選択してください。右下の「管理」ボタンを押すと、「メンバーを直接追加する」と「他のユーザーをグループに招待する」の二種類が選べます。どちらを選んでも表示されるメールアドレスの入力画面は同じです。あらかじめ対象者に了承を得ている場合は、直接追加しましょう。
他のユーザーをグループに招待する場合は、一度相手に招待メールを送信する必要があり、相手が承認して参加するまで待機する形になります。メンバーとして追加するアドレスを入力したら、招待する旨の文章を入力し、メール登録オプションを忘れずに設定しましょう。
直接追加をした場合は、OKボタンを押せばすぐにリストに反映されます。追加したメンバーは、グループ画面の左側にある「すべてのメンバー」から確認することができます。
Gmailよりも便利なメール管理・共有システム
ビジネスで利用される場合には情報漏えいの危険性や、セキュリティ面への配慮がされているメール管理・共有システムをがおすすめです。個人情報や共有情報の流出を防ぐことができます。Gmailとは異なり、殆どは有料システムとなります。
ここでは、メール管理・共有システムを導入するメリットや、おすすめのシステムをご紹介します。
有料のメール管理・共有システムを導入するメリット
先述した通り、メール管理・共有システムは無料のものもありますが、ビジネス利用するなら有料のサービスがおすすめです。その理由と導入するメリットについてご紹介します。
グループメール以外にも便利な機能が搭載されている
メール管理・共有システムには、ビジネス利用に便利な機能が多く搭載されています。グループメールのようにメールを共有できる以外にも、ステータス機能や対応履歴の管理が簡単にできる機能が搭載されていることが多いです。
たとえば、以下のような困りごとを解決できます。
メールの対応漏れや重複対応が起きている
「誰かが対応しているだろう」と思っていたら誰も返信しておらず、対応漏れが起きることや、「誰も対応していない」と思って返信したら他のスタッフも対応していた重複対応というミスが起きていませんか？
ステータス管理機能があれば、メールの対応状況が一目で確認できるようになります。未対応のメールが一目瞭然なので、どのメールに対応したらいいのかがすぐに分かります。また、返信対応中のメールにロックがかかる機能があれば重複対応を防げて安心です。
必要なメールを探すのに時間がかかる
日々大量の問い合わせメールに対応しなくてはいけない場合、少し回答を保留にしているとすぐにメールが埋もれてしまうことがあります。すると該当のメールを探すのに時間がかかってしまいます。
またユーザーは過去のやり取りを前提に話をします。その時に過去の対応履歴がすぐに探せないと対応が遅れてしまう可能性があります。
メール管理・共有システムであれば、ユーザーごとに問い合わせ内容を管理できるようになるため、過去の対応履歴を簡単に探し出すことができます。
メールの引き継ぎに時間がかかっている
メールの管理が属人化してしまっていると、担当者が休みだったり、変更したりする時、今までのメールのやり取りを把握しづらいという問題が発生します。そのため、ユーザーからへの返信が遅れてしまうことがあります。
対応履歴をスタッフ全員で共有できていれば、担当以外のスタッフが対応する必要がある場合でも、スムーズに返信することができます。対応スピードの向上は、顧客満足度の向上も期待できます。
このように、有料のメール管理・共有システムを利用すると、さまざまな課題を解決することができます。
サポートを受けることができる
安心してメール管理・共有システムを利用していく上で欠かせないのが、サポート体制です。特に初めてシステムを導入する場合、「どのように導入すればいいのか」「どう利用すれば効果的なのか」など疑問点が多く出てくるかと思います。
そのため、導入～運用していくにあたり、システムとあわせてコンサルサポートサービスを受けることができるシステムが多いということは、メリットのひとつだといえるでしょう。
セキュリティ対策がされている
有料のメール管理・共有システムは、無料で利用できるシステムよりセキュリティ対策がしっかり施されています。サービスによっては暗号化通信で行われ、定期的な脆弱性診断を実施しているのでビジネス利用でも安心です。
万が一の事態に備え、毎日バックアップをしており、代替機器を保有しているサービスを選ぶのがおすすめです。
既存システムと連携できる場合がある
ECサイトなどを運営している企業は、既に受注・在庫管理システムを導入している場合も多いのではないでしょうか。メール管理・共有システムによっては既存の在庫管理システムなどと連携が可能です。たとえば、在庫管理システムと連携できると、ワンクリックで問い合わせメールから在庫・注文情報に遷移できるなど、大幅な業務効率の改善につながります。
おすすめメール管理・共有システム
数多くあるメール管理・共有システムの中でもおすすめなのが、「メールディーラー」 です。メールディーラーは11年連続売上シェアNo.1、継続率は99％を誇ります。
メールの対応状況をリアルタイムで共有・管理できるステータス管理機能や、アドレスごとに過去の履歴を確認できる対応履歴機能など、ビジネス利用に便利な多くの機能が搭載されています。
さらにサポート体制も充実しているのも特徴です。1社ごとに専属のサポートスタッフが付き、運用状況に最適な設定を提案してくれます。もちろん運用支援もあり、不明点があれば電話やメールでいつでも相談ができます。またSSL暗号化通信や24時間365日の監視体制、毎日のバックアップなどなどセキュリティ面でも安心できるシステムです。
この他にも、メールディーラーには便利な機能が多く搭載されています。サービスサイトでは、メールディーラーの詳しい機能などが紹介された資料をダウンロードすることも可能です。よかったらチェックしてみてください。
▼メールディーラーの資料ダウンロードはこちら
https://www.maildealer.jp/
まとめ
毎日の業務に欠かせない電子メールは、管理に時間をとられがちですし、適切に使用しないと業務も複雑になります。グループメールを活用することで、滞りがちな情報共有や煩わしい確認作業を軽減することができます。
記事内でご紹介した通り、 メール管理・共有システムを使うなら、11年連続シェアNo.1の「メールディーラー」がおすすめです。日本国内で一番選ばれているメール管理・共有システムで、「フォルダ」と「ステータス」の二軸管理が可能なのが大きな特徴です。どのメールが未対応なのかもすぐに把握でき、対応履歴を時系列で簡単に確認できるので、効率的な情報共有が可能です。引継ぎミスの防止にも役立ちます。
メールディーラーは無料でトライアルも可能です。ぜひ一度お問い合わせください。
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