毎日の業務でメールを利用する際、複数の人に同じ内容を一斉に送れたら便利なのにと感じたことはありませんか。そのようなときに便利なのが「グループメール」です。
グループメールを利用することで、メールでの連絡や情報共有が効率的に進められるようになります。
この記事では、グループメールの概要からメリット・デメリット、作成方法などについて解説します。ぜひ業務に活用してみてください。
グループメールとは？
グループメールとは、メールの送受信を特定のグループごとに管理することができ、メール共有が効率的に行えるメールシステムのことを指します。
通常のメールでも、CCやBCCなどを使えば一斉送信することができます。しかし、これはあくまで一対一の送受信であり、メールの内容やそれぞれの返信を共有しているわけではありません。受信者からの返信はそれぞれ個別のものであり、やり取りを繰り返すことで情報が混乱したりわからなくなってしまうことも起こります。
メーリングリストとの違い
グループメールととてもよく似たシステムに、代表となるアドレスを共有する「メーリングリスト」があります。
グループメールのメリットとは？
グループメールを利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下で解説します。
グループ内で効率的な情報共有ができる
複数の社員で一つの案件を進めている場合、最も重要なことはグループ内での情報共有です。関わる人数が多ければ多いほど情報共有は難しくなるので、連絡の行き違いによるミスや無駄な手間を省き、効率よく業務を進めたいものです。
グループメールを使うと各メンバーがどのような返信をしたのかという内容もスムーズに共有することができます。メールの対応状況が一覧で確認できますので、重複返信を防いだり、メールに優先順位をつけて対応することができます。
さらに、各メンバーが対応状況をすぐに把握でき、担当者のメール確認が漏れて作業が遅れるなどのトラブルの前にも対応できます。
コミュニケーションの活性化に繋がる
CCやメーリングリストを使うと、どうしても個人対個人のやり取りになりがちで、部署や担当者同士のコミュケーションにばらつきが出てしまいがちです。
しかし、グループメールを使えば、グループ内でフラットなコミュニケーションが可能です。
例えば、誰かの提案に対して、それぞれのメンバーが新たなアイデアを提案したり、案件の悩みなども相談しやすくなります。案件やプロジェクトに関することだけではなく、部署内の問題、新規顧客に関する情報や参考資料やデータなどの話をするきっかけにもなるでしょう。
グループメールのデメリット
便利なグループメールですが、注意すべきデメリットがあります。どのように注意すべきかも含めて詳しく解説します。
差出人がわからない
Gmailなど無料のメーラーでグループメールを使う場合、初期設定では差出人は明記されません。表示するのは自身で設定を変更しなければいけません。
メールを送信してから設定しても差出人表示されませんので、送信前に必ず設定しておくようにしましょう。また、よりわかりやすくするには、メール内に差出人の名前を記載することもおすすめです。
Gmailでグループメールを利用するには？
グループメールは、多くの企業がサービスを提供しています。
ここでは、グループメールが利用できる「Gmailの連絡先グループ」の利用方法について解説します。
連絡先を開く
まずGmailにログインしたら、右上のGoogleアプリの一覧から「連絡先」を選択します。
ラベルを作成する
連絡先が表示された画面の左側にある「ラベルを作成」を選ぶことで、グループ名の作成をすることができます。わかりやすいグループ名をつけましょう。グループを作成したら、連絡先のアイコンに現れるチェックボックスでメンバーを選びます。
グループメールに連絡先を追加する
グループメンバーの追加には、二つの方法があります。
Gmailのホーム画面左側にある「マイグループ」から、メンバーを追加するグループを選択してください。右下の「管理」ボタンを押すと、「メンバーを直接追加する」と「他のユーザーをグループに招待する」の二種類が選べます。どちらを選んでも表示されるメールアドレスの入力画面は同じです。あらかじめ対象者に了承を得ている場合は、直接追加しましょう。
他のユーザーをグループに招待する場合は、一度相手に招待メールを送信する必要があり、相手が承認して参加するまで待機する形になります。メンバーとして追加するアドレスを入力したら、招待する旨の文章を入力し、メール登録オプションを忘れずに設定しましょう。
直接追加をした場合は、OKボタンを押せばすぐにリストに反映されます。追加したメンバーは、グループ画面の左側にある「すべてのメンバー」から確認することができます。
Gmailよりも便利なメール管理・共有システム
ビジネスで利用される場合には情報漏えいの危険性や、セキュリティ面への配慮がされているメール管理・共有システムをがおすすめです。個人情報や共有情報の流出を防ぐことができます。Gmailとは異なり、殆どは有料システムとなります。
まとめ
毎日の業務に欠かせない電子メールは、管理に時間をとられがちですし、適切に使用しないと業務も複雑になります。グループメールを活用することで、滞りがちな情報共有や煩わしい確認作業を軽減することができます。
メール管理・共有システムを使うなら、10年連続シェアNo.1の「メールディーラー」がおすすめです。日本国内で一番選ばれているメール管理・共有システムで、「フォルダ」と「ステータス」の二軸管理が可能なのが大きな特徴です。どのメールが未対応なのかもすぐに把握でき、対応履歴を時系列で簡単に確認できるので、効率的な情報共有が可能です。引継ぎミスの防止にも役立ちます。
メールディーラーは無料でトライアルも可能です。ぜひ一度お問い合わせください。
顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。