2022/09/16
「メールのやりとりを複数人で共有したい」と思ったことはありませんか？
そんな時に便利なのが「グループメール」です。
グループメールを利用することで、メールでの連絡や情報共有が効率的に進められるようになります。
この記事では、グループメールの概要からメリット・デメリット、Googleのグループメール設定方法について解説します。
グループメールとは？
グループメールとは、メールの送受信を複数人で管理することで情報共有ができる機能です。
通常のメールでもCc・Bcc送信で複数人に一斉送信することができますが、宛先を手動で入れていく必要があるため、人数が多くなると誤送信や共有漏れのリスクが高まります。
それに対し、グループメールは、それぞれにメールを送信するのではなく、1つのメールを複数人で共有しているため、返信メールも共有することができます。
グループメールのメリットとは？
グループメールを利用するメリットを以下で解説します。
グループ内の情報共有を効率化
複数人で一つの案件を担当する業務スタイルの場合、最も重要なことは情報共有です。
関わる人数が多ければ多いほど情報共有が難しくなり、行き違いによるミスや無駄な手間が増えてしまいます。
グループメールでは、一斉送信による情報共有だけでなく、各メンバーの未読・既読状況や返信メールもスムーズに把握できます。
共有漏れの防止
メールの一斉送信はCc・Bcc送信でも可能ですが、共有したい人数が増えると、入力忘れによる共有漏れリスクが高まります。
グループメールであれば、送信の度に共有先アドレスを入力する必要がないので、漏れが発生する心配がありません。
ミス・トラブルの早期発見
グループメールでは、メンバー内で常にやりとりが見えている状態になるため、ミス・トラブルの早期発見につながることもメリットです。
1対1でやりとりを行っていると、送信したメールでミスがあっても、気がつかずに進めてしまう可能性があります。しかしグループメールであれば、メールのやりとりを見ている他のメンバーがミスに気がつき、指摘できます。
【Gmail】グループメールの設定方法
ここでは連絡先(Googleコンタクト)でのグループ設定とGoogleグループの設定方法を2つ紹介します。
1.連絡先（Googleコンタクト）グループ
まずは連絡先(Googleコンタクト)での設定方法を紹介します。
連絡先(Googleコンタクト)をグループ化すると、Gmail送信時に1件ずつ宛先を入力することなく、グループのメンバーに対して一括で送信できるようになります。
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Gmailにログインしたら、一覧から「連絡先」をクリック。
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連絡先が表示された画面の左側にある「ラベルを作成」を選び、グループ名を入力。
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グループを作成したら、グループに入れたいメンバーの連絡先の横に現れるチェックボックスをオンにし、ラベルのアイコンからグループを選択。
2.Googleグループ
少し設定が複雑ですが、Gmailのメーリングリストを作成する方法を紹介します。
Googleグループを作成する
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Googleグループにログインしたら、画面左上の「グループを作成」をクリック。
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グループ名、共有メールアドレス、グループの説明を入力。
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利用用途に合わせてプライバシー設定を選択。メンバーを追加し「グループを作成」をクリック。
※ユーザーをメールで招待する場合、下部の「メンバーを直接追加」の横のスイッチをオフにする。（詳細は後述）
Googleグループにメンバーを追加する
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Googleグループのマイグループからメンバーを追加するグループの左にある「メンバーを追加」のアイコンをクリック。
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メンバーを追加し「グループを作成」をクリック。
ユーザーを追加する方法はメールで招待する、直接追加するの2つから選べます。
他のユーザーをグループに招待する場合は、一度相手に招待メールを送信する必要があり、相手が承認して参加するまで待機する形になります。メンバーとして追加するアドレスを入力したら、招待する旨の文章を入力しましょう。
直接追加をした場合は、OKボタンを押せばすぐにリストに反映されます。追加したメンバーは、グループを選択し、「ユーザー項目」から「メンバー」を確認できます。
グループメールのデメリット
ここまで設定方法やメリットを紹介してきた便利なグループメールですが、注意すべきデメリットもあります。
差出人がわからない
Gmailなどでグループメールを使う場合、初期設定では差出人が明記されないため、設定を変更して表示させる必要があります。
メール内に署名を入れて差出人名を記載すると、より分かりやすいでしょう。
情報流出の恐れがある
グループメールのリスクとして考えられるのが、情報流出です。過去の事例として、官公庁で発生したトラブルをご紹介します。
その官公庁では、Googleグループを初期設定のまま利用してしまっていたため、全ての情報が全体公開とされていました。本来公開してはいけない機密情報が誰でも閲覧・検索可能な状況になっていたのです。
これは、業務開始前に設定をしっかりと確認していれば防げた事態です。グループメールを利用する際には、公開範囲の設定を必ず確認しましょう。
ビジネス用途に特化した「メール共有システム」
今回ご紹介したように、グループメールでメールの情報共有は可能ですが、設定を誤ると情報流出のリスクがあります。
ビジネスで利用する場合には、チームでの情報共有に特化した「メール共有システム」がおすすめです。
「メール共有システム」とは
ビジネス利用で人気のあるGmailやOutlookなどは、個人対個人のやりとりを想定したメールシステムです。
対して「メール共有システム」は、チームで分担してメール対応を行うために開発されており、情報共有や対応品質均一化のための機能が搭載されています。
また、メールの対応進捗状況をリアルタイムでチームに情報共有できるため、対応漏れや遅れを防止に役立ちます。
メール共有管理について詳しく知りたい方は、ぜひ関連記事を参考にしてみてください。
グループメールで情報共有をスムーズに
グループメールは、CC・BCC送信よりも効率的にメールの情報共有を行うことができます。
ただし、今回ご紹介した官公庁のような情報流出トラブルを引き起こさないよう、細心の注意を払って設定作業を行いましょう。
グループでの情報共有が業務上必要不可欠で、グループメールの使用頻度が多い場合は、情報共有に特化した「メール共有システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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