2021/10/14「メールのやりとりを複数人で共有したい」と思ったことはありませんか？
そんな時に便利なのが「グループメール」です。
グループメールを利用することで、メールでの連絡や情報共有が効率的に進められるようになります。
この記事では、グループメールの概要からメリット・デメリット、設定方法などについて解説します。ぜひ業務に活用してみてください。
グループメールとは？
グループメールとは、メールの送受信を複数人で管理することで情報共有ができる機能です。
通常のメールでもCc・Bcc送信で複数人に一斉送信することができますが、宛先を手動で入れていく必要があるため、人数が多くなると誤送信や共有漏れのリスクが高まります。
グループメールは、それぞれにメールを送信するのではなく、1つのメールを複数人で共有しているため、返信メールも共有することができるのです。
グループメールのメリットとは？
グループメールを利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下で解説します。
グループ内の情報共有を効率化
複数人で一つの案件を担当する業務スタイルの場合、最も重要なことは情報共有です。関わる人数が多ければ多いほど情報共有が難しくなり、行き違いによるミスや無駄な手間が増えてしまいます。
グループメールでは、一斉送信による情報共有だけでなく、各メンバーの未読・既読状況や返信メールもスムーズに把握することができます。
共有漏れの防止
メールの一斉送信はCc・Bcc送信でも可能ですが、共有したい人数が増えると、入力忘れによる共有漏れリスクが高まります。
グループメールであれば、送信の度に共有先アドレスを入力する必要がないので、漏れが発生する心配がありません。
ミス・トラブルの早期発見
グループメールでは、メンバー内で常にやりとりが見えている状態になるため、ミス・トラブルの早期発見につながることもメリットです。
1対1でやりとりを行っていると、送信したメールでミスがあっても、気がつかずに進めてしまう可能性があります。しかしグループメールであれば、メールのやりとりを見ている他のメンバーがミスに気がつき、指摘することが可能です。
グループメールのデメリット
便利なグループメールですが、注意すべきデメリットもあります。
差出人がわからない
Gmailなどでグループメールを使う場合、初期設定では差出人が明記されないため、設定を変更して表示させる必要があります。
メール内に署名を入れて差出人名を記載すると、より分かりやすいでしょう。
情報流出の恐れがある
グループメールのリスクとして考えられるのが、情報流出です。過去の事例として、官公庁で発生したトラブルをご紹介します。
その官公庁では、Googleグループを初期設定のまま利用してしまっていたため、全ての情報が全体公開とされていました。本来公開してはいけない機密情報が誰でも閲覧・検索可能な状況になっていたのです。
これは、業務開始前に設定をしっかりと確認していれば防げた事態です。グループメールを利用する際には、公開範囲の設定を必ず確認しましょう。
メーリングリストとの違い
グループメールと似た使われ方をする「メーリングリスト」は、事前に登録したグループ宛に一斉送信することができます。
グループメールでは、誰でもグループメンバー宛に一斉送信することができますが、メーリングリストでは、登録されているグループメンバーしか一斉送信の権限がありません。
Gmailのグループメール設定方法
ここでは、Gmailの「連絡先グループ」によるグループメール設定方法を解説します。
連絡先（Googleコンタクト）を開く
まずGmailにログインしたら、一覧から「連絡先」を選択します。
ラベルを作成する
連絡先が表示された画面の左側にある「ラベルを作成」を選び、グループ名を入力しましょう。グループを作成したら、連絡先の横に現れるチェックボックスをオンにしてメンバーを選びます。
グループメールに連絡先を追加する
グループメンバーの追加には、二つの方法があります。
Gmailのホーム画面左側にある「マイグループ」から、メンバーを追加するグループを選択してください。右下の「管理」ボタンを押すと、「メンバーを直接追加する」と「他のユーザーをグループに招待する」の二種類が選べます。
どちらを選んでも表示されるメールアドレスの入力画面は同じです。あらかじめ対象者に了承を得ている場合は、直接追加しましょう。
他のユーザーをグループに招待する場合は、一度相手に招待メールを送信する必要があり、相手が承認して参加するまで待機する形になります。メンバーとして追加するアドレスを入力したら、招待する旨の文章を入力し、メール登録オプションを忘れずに設定しましょう。
直接追加をした場合は、OKボタンを押せばすぐにリストに反映されます。追加したメンバーは、グループ画面の左側にある「すべてのメンバー」から確認することができます。
ビジネス用途に特化した「メール共有システム」
今回ご紹介したように、グループメールでもメールの情報共有は可能ですが、設定を誤ると情報流出のリスクがあります。ビジネスで利用する場合には、特化した「メール共有システム」がおすすめです。
「メール共有システム」とは
ビジネス利用で人気のあるGmailやOutlookなどは、個人対個人のやりとりを想定したメールシステムです。対して「メール共有システム」は、チームで分担してメール対応を行うために開発されており、情報共有や対応品質均一化のための機能が搭載されています。
また、メールの対応進捗状況をリアルタイムでチームに情報共有できるため、対応漏れや遅れを防止に役立ちます。
「メール共有システム」の導入メリット
グループ内の情報共有をさらに効率化できる
メール共有システムは、クラウド型のメールシステムです。クラウド上に置かれた受信トレイを担当者全員で共有してメール対応を行うので、常にリアルタイムな情報共有が可能です。
システムによっては、ユーザーアカウントごとにアクセス制限や閲覧制限、操作制限をかけることができるものもあります。
サポートを受けることができる
安心してメール共有システムを利用していく上で欠かせないのが、サポート体制です。特に初めてシステムを導入する場合、「どのように導入すればいいのか」「どう利用すれば効果的なのか」など疑問点が多く出てくるかと思います。
そのため、導入～運用していくにあたり、コンサルサポートサービスを提供しているシステムが多く、自社の運用方法に合わせた使い方をサポートしてくれます。
セキュリティ対策がされている
ビジネス利用を想定している有料のメール共有システムは、無料のシステムよりもセキュリティ対策がしっかり施されています。サービスによっては暗号化通信で行われ、定期的な脆弱性診断を実施しています。
万が一の事態に備え、毎日バックアップをしており、代替機器を保有しているサービスを選ぶのがおすすめです。
他のシステムと連携できる
メール共有システムによっては、チャットツールやSNS、ECサイト運営に使う受注・在庫管理システムなどと連携が可能です。たとえば、受注管理システムと連携すれば、顧客から届いたメールの画面からワンクリックで注文情報に遷移できるようになります。
導入前に、現在使っているシステムと連携性があるか必ず確認しましょう。
おすすめメール共有システム
数多くあるメール共有システムの中でもおすすめなのが、株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」 です。
メールディーラーは、メールの対応進捗管理を自動化することができます。全てのメールに「新着」「返信処理中」「対応完了」などのステータスが自動で表示されるので、受信トレイを開くだけで対応進捗状況を把握できます。
また、ステータスごとにタブで分けて表示することができるため、「新着」タブを開けば、まだ誰も返信をしていないメールが漏れなく確認できます。ステータスは16種類用意されていますが、利用目的に応じて自由にカスタマイズ可能です。
まとめ
グループメールは、CC・BCC送信よりも効率的にメールの情報共有を行うことができます。
ただし、今回ご紹介した官公庁のような情報流出トラブルを引き起こさないよう、細心の注意を払って設定作業を行いましょう。
グループでの情報共有が業務上必要不可欠で、グループメールの使用頻度が多い場合は、情報共有に特化した「メール共有システム」がおすすめです。
記事内でご紹介したメール共有システム「メールディーラー」は無料の資料請求やトライアル、Zoomによるオンライン相談会も可能です。ぜひ一度お問い合わせください。
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