2022/03/30
CcやBccでの送信は、複数の顧客に同じメールを送る際や、社内で情報共有するためによく使われています。
しかし、Cc・Bccの送信方法は使い方を間違えると大きなトラブルにつながることもあります。
送信設定の仕組みについて理解し、リスクについても学ぶことで、トラブルを防止しましょう。
この記事では、メールを一斉送信するときの3つの宛先設定の違いと、リスクについて解説します。
「To」「Cc」「Bcc」それぞれの役割と違いとは？
メールを送信する際の、「To」「Cc」「Bcc」は、それぞれ異なる役割を持っているため、特徴を把握することが大切です。
ここでは、それぞれの役割や使い方、マナーについてご紹介します。
| To | Cc | Bcc | |
|---|---|---|---|
| 返信義務 | 有り | 無し | 無し |
| 特徴 | メールの送り先を示す。Toに指定する相手は「主にやり取りする人」。 | メインでやりとりはしないものの、メール内容を確認してほしい人のアドレスをCcに設定。 | 「メールを共有していることを知られたくない」、「複数の送り先同士で、アドレスが知られることを防ぎたい」などという場合に使用。 |
| 注意点 | 複数アドレスをToに設定することもできるが誰が返信すべきか相手が迷う可能性が生じる。複数名をToに入れる際は、本文に誰宛ての内容なのか明記する。 | 顧客や取引先など他社のメールアドレスをCcに入れる場合は、情報流出に注意。「同じプロジェクトを行い、かつお互いに面識がある」といったケース以外では、Ccの使用は控えた方が無難。 | 一斉送信での利用は、情報流出リスクを伴う。また、送信サーバーでの「メール渋滞」を引き起こすこともある。また受信元に迷惑メール判定を受けるリスクもある。 |
「To」の役割
「To」は「宛先」を意味し、メールの送り先を示します。Toに指定する相手は「主にやり取りする人」です。
例えば、Aさんにメールを送付したい場合は、AさんのメールアドレスをToに設定してメールを送信。必ずメールの内容を読んでほしい、もしくは返事がほしい相手をToに記載するのが基本です。
また、複数アドレスをToに設定することもできますが、誰が返信すべきか相手が迷う可能性があるので、CcやBccを活用したり、本文に誰宛ての内容なのかを記載したりするといいでしょう。
なお、Toに指定されているメールアドレスは、Cc・Bccで送信したすべての受信者に表示されるため、注意が必要です。
「Cc」の役割
「Cc」は、「Carbon Copy（カーボン・コピー）」の略語で、手書き文字の複写に使われる「カーボン紙」に由来しています。メインでやりとりはしないものの、メール内容を確認してほしい人のアドレスをCcに設定するケースが多いです。
つまり、Toはメインでやりとりする相手、Ccはメールのコピーを送る相手だと考えるといいでしょう。
なお、Toと同様に、メールの受信者全員が、Ccに設定されたメールアドレスを確認することができます。そのため、やりとりを共有していることが知られてはいけないメールはCcで送信しないようにしましょう。
例えば、顧客や取引先など他社のメールアドレスをToとCcに入れる場合は、情報流出にくれぐれも注意してください。「同じプロジェクトを行い、かつお互いに面識がある」といったケース以外では、Ccの使用は控えた方が良いでしょう。
「Cc」の活用例
Ccでは、指定したメールアドレスすべてに同じ内容のメールが送信されます。そのため、確認や認識の相違なく合意を取る目的でCcが使われることが多いです。活用例としては、業務の引き継ぎなどでこれまでの担当者にもやりとりを見せておきたい場合や、上司が同じ内容の指示を複数の部下に同時に伝達したいケースなどが挙げられます。
新人がメールを送信する際に、教育担当の先輩社員や上長をCcに入れるケースも多く見受けられます。進捗状況をリアルタイムで他社に共有できることもCcの強みの一つです。しかし、全てのメールをCcで共有すると、受信者のメールフォルダが共有のためのCcメールで逼迫され、業務に支障をきたす可能性もあります。メールを受信する相手にも配慮をし、本当にCcで共有すべきかどうかをしっかりと考えてから設定しましょう。
また、Ccに指定した人にも返信を求める場合は、「Ccの皆さまも、ご返信お願いいたします」というような一文を添えて返信を促すようにすると良いでしょう。
「Cc」によるトラブル事例
Ccに設定されている人には、一般的に返信義務がないとされています。そのため「自分がToに設定されているメールではない」という意識が強くなり、内容をよく確認しないまま放置してしまうトラブルが起こることは少なくありません。
「返信する必要はないが、メールの内容には目を通しておいてほしい」という場合は、「To」の下に「Cc 〇〇様」のように宛先を併記しておくと良いでしょう。宛先を併記することで、Ccに設定した人に対して「自分も確認しなければならないメールである」という意識づけを行いやすくなります。
ただし、あくまでもCcには返信義務がないため、宛先を記入したからといって確実に確認してもらえることを保証するものではありません。どうしても確認が必要な緊急性や重要性が高いメールは、送信したことをほかの手段で伝えるなどの工夫が必要です。
「Bcc」の役割
「Bcc」は、「Blind Carbon Copy（ブラインド・カーボン・コピー）」の略語です。Ccのように同一の内容のメールを送信することができますが、他の送り先にアドレスが表示されないことが特徴です。
他にも受信者がいることを隠したい場合や、受信者のメールアドレスを明かすことなく送信したい場合に、Bccを使いましょう。
「Bcc」の活用例
先述の通り、Bccは「メールを共有していることを知られたくない」、「複数の送り先同士で、アドレスが知られることを防ぎたい」などという場合に使用します。ビジネスメールにおいては、取引先に対する一斉送信メールなどで多く使われています。
例えば、取引先に対して、長期休暇のお知らせなどを送りたい場合は、Bccを使うことが一般的です。取引先ごとに1通1通メールを送ることは、大変な労力がかかりますが、取引先のメールアドレスをBccに指定して送信することによって、すべての相手に一度でメールを送ることができます。もちろん、メールが送信されたそれぞれの企業からは、他の企業の情報は見えず、プライバシーを守ることができます。
一方で、Bccで送らなくてはいけないメールをToやCcで送ってしまうという人的ミスにより、情報漏えいが発生する事例も多く存在します。
特にBccを使う場合には情報の秘匿性が高かったり、他社に情報開示をすることがリスクになり得たりする状況が多いため、危険性についてしっかりと理解しておく必要があるのです。次章では、Bccでの一斉送信に潜むリスクをもう少し詳しく見ていきましょう。
Bccでの一斉送信は危険？
ビジネスメールにおいて、Bccでの一斉送信は誤った使い方をしてしまうと、大きなトラブルが発生する恐れがあります。
例えば複数の顧客に対して、お知らせメールを送る場合、本来Bccに記入すべき顧客アドレスをCcに入力してしまいました。すると、すべての送信先の顧客アドレスが開示されてしまいます。
特に、昨今は個人情報に対して、人々の反応はシビアなものとなっています。「うっかり間違えてしまった」では済まされず、時に損害賠償を請求される可能性もゼロではないでしょう。場合によっては、SNSやメディアサイトなどで取り上げられ、批判が殺到する恐れもあります。一度炎上してしまうと、一気に信用を失うことになりかねないため、メールの送信の際には細心の注意を払う必要があるのです。
また、情報漏えい以外にも「メールの渋滞」にも注意しましょう。
Bccでメールを一斉送信するということは、同じ送信サーバーから送ることになるので、一時的にサーバーにかかる負荷が大きくなり、メールの送信速度が遅くなる「メールの渋滞」が発生します。メールの渋滞が起こってしまうと一斉送信したメールだけでなく、同じサーバーを利用した通常のメールの送受信のスピードにも悪影響をおよぼし、業務の進捗を遅らせてしまう原因にもなります。
Bccによるトラブル事例
ここからは、実際にあったBccにまつわるトラブルを確認してみましょう。
まずご紹介するのは、2020年2月25日の熊本市の事例です。
熊本市が緑化推進の目的で、市が実施している住民向け記念樹事業のメールを送信する際、Bccで送るべきメールを誤ってCcで送信してしまいました。住民全員に全員分のアドレスが表示される状態になり、結果として294件のメールアドレスが流出してしまったのです。
また、同年2月27日の兵庫県立大学で発生した事例もご紹介します。新型コロナウイルスの流行により、合同企業説明会が中止になった内容を知らせるメールを送信する際、Bccで送るべきメールをTo設定で送信してしまったため、約4,500名の学生のメールアドレスが漏えいしてしましました。
これら人的ミスによるトラブルは、各種SNSやメディアサイトなどに頻繁なペースで取り上げられています。
こうしたことからも、Bccを活用した一斉送信において、人的ミスによるトラブルは非常に起こりやすいことが分かります。メールを扱う従業員はCc・Bccの使い方など、メールの使用方法についてしっかりと理解しておきましょう。
メールを送信する前にはポップアップによって宛先にミスがないかの確認をさせる機能を活用することも、トラブルの予防になります。送信前に確認するチェックリストを作成や、上司によるダブルチェックを必須化などの方法も取り入れてみてはいかがでしょうか。
Bccのメールは届かない可能性も？
Bccのメールは人的ミスだけでなく、きちんと相手に届かないことも起こり得ます。
一斉送信によってメールが大量に送信されると、迷惑メールと誤認識されてしまうことがあるのです。メルマガなど大量の一斉送信メールを送り続けることで、受信元のプロバイダ、ないしはキャリアから迷惑メールの判定がなされ、受信がブロックされる場合や、メールが迷惑メールフォルダに格納されてしまう恐れがあります。
また、迷惑メールであると判定されたことに気づかずに送信を続けた結果、スパムメールに関する第三者機関によって、送信者のIPアドレスがブラックリストに登録されてしまう可能性があります。こうなってしまうと、迷惑メールフォルダにもメールが届かないようになってしまい、メールを使った業務自体を滞らせてしまいます。メール担当の従業員は、ブラックリスト登録がされていないかどうかを定期的にチェックしておくようにしましょう。
なお、万が一メールがはじかれてしまった場合、メールが送れなかったことを記したエラーメッセージが戻ってくることもあります。Bccを使ってまとめてメールを送信した後は、「failure notice」という件名のメールや、「MAILER-DAEMON」からのメールが来ていないかの確認もしておくといいでしょう。
メルマガにBccをおすすめできない理由
基本的に、メルマガにBccを設定するのはおすすめできません。その理由には、次の3点が挙げられます。
大量送信はスパム判定される可能性がある
メルマガを配信する際にBccに設定して大量送信すると、メールサーバーにスパム判定されてしまい、本来は届くはずのメールが届かずに削除されてしまうリスクがあります。
一度悪質なスパムであると認定されてしまうと、以降は何度メールを送っても相手に届かなくなってしまう場合もあります。スパム判定を避けるためにも、Bccを活用した大量送信は避けることが大切です。
送信遅延が発生する恐れがある
一度に大量のメールを配信するとすべてのメールを処理するのに膨大な時間がかかるため、送信遅延が発生する恐れがあります。
不定期に配信しているメルマガでは多少の遅延が問題にならないケースもありますが、セール開始のお知らせなど時刻どおりにメルマガを配信する必要がある場合は、送信遅延を引き起こすと重大なトラブルにつながることもあるため注意が必要です。
個人情報漏えいリスクがある
Bccに設定して送信したメールであれば、自分以外の送信先のメールアドレスを見ることはできません。しかし送信時に「Cc」に配信先のメールアドレスを設定してしまうなどの人的ミスが発生すると、大量の個人情報が流出してしまう危険性があります。
個人情報漏えいは企業の信頼を大きく損なうため、Ccによる配信を避けて、ミスが発生する可能性を回避することをおすすめします。
「Cc」「Bcc」が不要になるメール共有管理システム「メールディーラー」
クラウド型メール共有・管理システムの「メールディーラー」を使えば、Cc・Bccを使わずにメールを社内共有することができるようになります。
メールディーラーは、送信・受信した全てのメールがクラウド上のフォルダに保存され、各担当者が自ら“見に行く”形のメールシステムです。Cc・Bccに共有したい上長や先輩社員を入れなくても、必要なメールを自ら見に行くことができます。
アクセス権限や閲覧権限、編集権限など担当者ごとの細かい権限設定や、アクセスログの記録機能が搭載されているので、情報流出リスクも各段に低減されます。
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