2023/01/24
ビジネスメールのやりとりの中で、ありがちな人的ミスとして挙げられるのが「メールの誤送信」です。
ビジネス上でのメールの誤送信は、個人間での信頼損失だけでなく、情報漏えいなどの企業全体としての重大なトラブルに発展する可能性もあるため、しっかり対策を立てておく必要があります。
この記事では、メールの誤送信を防止するための具体的な対策やおすすめツールについて紹介いたします。
メール誤送信の主な原因
まず、メールの誤送信が発生してしまう主な原因について解説していきます。
宛先・Cc・Bccのミス
メールの誤送信として多いのが、メールの宛先を間違えて送ってしまう「宛先ミス」です。
アドレス帳で宛先選択を誤ってしまったり、メールアドレスの一部を入力すると自動で宛先候補が表示される「サジェスト機能」で似た名前の別人を入力してしまう場合などが多く見られます。
また、「Cc」と「Bcc」の選択ミスもよくある原因の1つです。
「Cc」に入力した場合は、ToやCcに入力した相手全員にCcのメールアドレスも表示されますが、「Bcc」に入力した場合は、ToやCcに入力した相手にはBccのメールアドレスが表示されません。
本来はBccに入力してメールアドレスを公開せず送るつもりだったが、誤ってCcに入力してしまいメールアドレスを公開して送ってしまった、ということもよくあります。
添付ファイルのミス
ファイルの添付を忘れて送ってしまったり、添付するファイルを間違えて関係ないファイルを送ってしまったりなど、添付ファイルに関するミスも多く見られます。
また、安全考慮のため添付ファイルは暗号化しパスワードをつける場合が多いですが、暗号化することを忘れてそのまま送ってしまうというミスも起こり得ます。
文面のミス
文面を誤った状態で送ってしまう「文面ミス」も、よくあるメール誤送信の1つです。
別のメールから文面の一部をコピーして引用した場合に、修正するべき部分を見逃しそのままの文面で送ってしまったり、文章作成の途中で誤ってメールを送信してしまったりということもよくあります。
メール誤送信によるリスク
メールを誤送信してしまった場合に起こり得るリスクとしては、「個人情報漏えい」と「機密情報漏えい」の2つのパターンが存在します。
具体的にこの2つのパターンについてご紹介します。
個人情報漏えい
「個人情報」とは、氏名や住所、生年月日、クレジットカードの情報など特定の個人を識別できる情報のことを指します。
宛先ミスや添付ファイルミスなどのメール誤送信により、これらの個人情報が社外の他人に知られてしまった場合は「個人情報漏えい」に該当します。
個人情報の漏えいは、当該本人に影響を与えるだけでなく、会社の信頼損失にも繋がり大きな問題となりかねません。
機密情報漏えい
「機密情報」とは、企業が保有している情報の中で、外部への公開が予定されていない情報のことを指します。
例えば、「A社と共同で企画しているサービスの関連書類を、誤ってB社に送信してしまった」といったケースなどが「機密情報漏えい」にあたります。
この場合、A社との取引関係が社外に漏れてしまうだけでなく、A社に提示している見積もり金額なども知られてしまいます。
仮にA社・B社が競合関係にある場合、両社との信頼関係を損ねることになります。
メール誤送信を防止するための5つの対策
ここでは、メールの誤送信を防止するための具体的な対策方法を5つご紹介します。
1.メール送信前のチェックリストを作成
メールの誤送信を防ぐためには、メール送信前に再度間違いがないかをチェックしましょう。
あらかじめチェックリストを作成しておくとスムーズです。
メール送信前にチェックしておきたい項目としては、以下のものが挙げられます。
- 宛先は間違っていないか
- 「To」「Cc」「Bcc」の入力は間違っていないか
- 件名は間違っていないか
- 本文の内容は間違っていないか（相手方の氏名、連絡先、日付、金額など）
- 添付ファイルは間違っていないか
- 添付ファイルは暗号化しているか
2.チェックフローを組み込む
メールを作成した本人が前述のチェックリストで確認した後、第三者によるチェックをフローに組み込むことも有効な手段です。
ただし、チェックを担当する上長などの業務負荷が増えるため、複数の従業員にチェックを割り振るなどの工夫をしましょう。
3.アドレス帳の整理
宛先ミスを防ぐためにも、アドレス帳はきちんと整理しておきましょう。
社内・社外ごとや部署ごとなどで分けたり、登録名を「会社名」「部署名」「個人名」の順にして最初に会社名や部署名が目に入るようにするなどの工夫をしておくことで、宛先の選択ミスを防ぐことができます。
4.メール送信取消機能の活用
GmailやOutlookなどのメールツールには、メールの送信完了後でも一定時間であれば送信を取り消すことができる「送信取消機能」が搭載されています。
この機能を利用すれば、もしメールを誤送信してしまっても、すぐに気が付くことができれば削除することも可能です。
ここでは、GmailとOutlookでのメール送信取消機能の利用方法をご紹介します。
Gmailでのメール送信取消機能の利用方法
- メールを送信した後、最下部に「メッセージを送信しました」と表示され、横に「元に戻す」と「メッセージを表示」の項目が表示されるので、「元に戻す」をクリック
- 「送信を取り消しました。」と表示されたらメール送信取消は完了
また、メールを送信した後の送信取消可能時間も変更することができます。
手順は以下の通りです。
- 右上の設定アイコン
をクリックし、「すべての設定を表示」をクリック - 「全般」タブをクリックし、「送信取り消し」項目の「取り消せる時間」で「5秒、10秒、20秒、30秒」の中から選択
- 最下部の「変更を保存」をクリック
Outlookでのメール送信取消機能の利用方法
- 画面左の「送信済みアイテム」をクリック
- 取り消したいメールをダブルクリック
- 別窓でメールを開いた状態で、上部の「メッセージ」タブをクリック
- 「移動」項目の「アクション」をクリックし、「メッセージの取り消し」をクリック
- 「未読ならば、受信トレイから削除する」の左横にチェックを入れ、「OK」をクリック
ただし、Outlookでメールの送信取消が可能なのは、以下の条件を満たしている場合のみです。
- 法人向けMicrosoft365を利用していること
- 相手が同じ組織のユーザーであり、Microsoft Exchangeを利用していること
- 相手がメールをまだ開封していないこと
5.メール誤送信対策システムを導入
メールの誤送信の主な原因はヒューマンエラーです。
前述でご紹介したメール誤送信対策で、ある程度はミスを防ぐことができますが完全に無くすことは難しく、またチェック作業において手間がかかってしまうという課題もあります。
こういった課題を解決するには、「宛名チェック機能」や「添付ファイルの暗号化機能」などの自動メール誤送信対策が搭載されているシステムを導入することがとても有効です。
システムの導入にはコストが発生しますが、個人情報漏えいや機密情報漏えいのリスクを考えれば、導入するメリットは大きいと言えます。
メールの誤送信対策機能が充実「メールディーラー」
メールの誤送信対策には、利用中のメールソフトと組み合わせて利用する誤送信対策に特化したツールや、メールソフト内に誤送信対策が組み込まれたツールを利用することがおすすめです。
今回はメールの誤送信対策機能を備えたメールソフトである「メールディーラー」をご紹介します。
メールディーラーとは？
株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」は、info@やsupport@などの共有メールアドレスやメーリングリスト宛に来る、複数名で対応・管理するメールに特化したメール共有システムです。
複数名でメールを共有する際に起こりがちな、メールの見落としや重複対応を防ぐための機能が備わっています。
メールディーラーのメール誤送信対策機能
メールディーラーは、メールの誤送信を対策するための機能が多く備わっており、誤送信によるトラブルを防ぐことができます。
ここでは一部の機能を紹介いたします。
メール誤送信チェック機能
作成したメールの宛名情報と過去送信メールの宛名情報を照合し、誤送信が疑われる場合はアラートを表示します。
過去メールのコピー＆ペーストによる宛名間違いなどのミスを防ぐことができます。
メール送信時の承認機能
メール送信時に承認を通してからメールを送るフローを組むことが可能です。
例えば、新人の社員がメール送信する場合には、上司の確認・承認を必須の工程として組み込むことができます。
添付ファイルダウンロードURL化機能
添付ファイルをダウンロードURL化し、パスワードをかけて送ることができます。
誤った添付ファイルを送信した場合でも、ファイルの削除により情報漏えいを防ぐことが可能です。
その他にも、メールディーラーには多くのメール誤送信対策機能が備わっています。
無料の資料請求やトライアルも可能なため、お気軽にお問い合わせください。
メールの誤送信対策はツールの活用で徹底
メールの誤送信は誰にでも起こり得るミスです。
しかしたった一度のミスでも、企業全体の信頼損失や損害賠償の支払いなど重大な問題につながる可能性もあります。
そのため、企業としてメールの誤送信対策を講じることが重要です。
社内ルールを定めたり、社員教育をしっかり行ったりなどの方法もありますが、より効率的で効果的な方法として、誤送信対策ツールの導入もおすすめです。
メールの誤送信対策にお悩みの企業様は、今回紹介したメールディーラーも含め、誤送信対策ツールを検討してみてはいかがでしょうか。
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