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【メールの誤送信】原因と防止策、送信取消機能の設定までご紹介

ビジネスメールのやりとりの中で、ありがちな人的ミスとして挙げられるのが「メールの誤送信」です。
ビジネス上でのメール誤送信は、企業全体としての信頼損失だけでなく、さまざまなトラブルに発生しかねません。

本記事では、メールの誤送信の原因から防止策、Gmail・Outlookの送信取り消し機能、誤送信後の対応などについてご紹介します。

【メールの誤送信】原因と防止策、送信取消機能の設定までご紹介

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この記事の目次

    誤送信の原因

    では、具体的にメールの誤送信はどのような原因で発生するのでしょうか。

    宛先ミス

    誤送信の原因として多いのが本来の送信相手とは違う相手にメールを送信してしまう「宛先ミス」です。
    一般的なメールシステムには、アドレスや名前の一部を入力すると、宛先候補が表示される「サジェスト機能」が搭載されています。便利な機能ですが、よく確認せずに宛先を選択してしまうと、誤送信につながることがあります。

    「Cc」「Bcc」の選択ミス

    「Cc」はカーボンコピーの略称で、「To」に設定する宛先のほかに、内容を共有したい相手に使います。
    対して「Bcc」は、ブラインドカーボンコピーの略称です。Ccは、TOやCcに設定した相手にもメールアドレスが表示されますが、Bccに設定すると、そのメールが誰に送られているのか、伏せられた状態になります。
    「CcとBccの選択ミス」とは、本来であればBccにしなくてはならないのに、誤ってCcで送信してしまうといったミスです。メールマガジンの配信など、Bccで一斉送信する予定のものを誤ってCcで送信してしまうと、顧客のメールアドレスを全て配信先に流出してしまうことになります。

    添付ファイルミス

    添付ファイルミスも、よくある誤送信例です。添付自体を忘れてしまったり、添付するファイルを間違えたりなど、本来送るべきファイルやデータとは別のものを添付してしまうミスです。

    文面ミス

    文章の内容をミスする「文面ミス」の状態で送信してしまうことも、よくある誤送信の一つです。
    送信先を入れた状態でメール文を入力しているとき、誤って送信のショートカットキーなどをクリックしてしまい、意図せずメールが送信されてしまうことも起こり得ます。

    誤送信で発生する情報漏洩について

    情報漏洩には、「個人情報漏洩」「機密情報漏洩」の2つのパターンが存在します。以下で、この2つのパターンについてご紹介します。

    個人情報漏洩

    個人情報とは、氏名や住所、生年月日な、クレジットカードの情報など特定の個人を識別できる情報を指します。これらの個人情報を含むメールを扱っている場合は特に慎重になる必要があります。
    個人情報の流出は当該本人に影響を与えるだけでなく、会社の信頼損失につながります。

    2022年4月に施行された改正個人情報保護法では、情報漏えい発生時は本人への通知義務も事業社の責務とされています。また違反し際の法定刑の引き上げも盛り込まれています。

    機密情報漏洩

    機密情報とは、企業が保有している情報の中で外部への公開が予定されていない情報を指します。例えば、「A社と共同で企画しているサービスの関連書類を、誤ってB社に送信してしまった」といったケースなどが機密情報の漏洩にあたります。この場合、A社との取引関係が社外に漏れてしまうだけでなく、A社に提示している見積もり金額なども知られてしまいます。仮にA社・B社が競合関係にある場合、両社との信頼関係を損ねることになります。

    また、情報の複製が容易になり、拡散スピードが上がっている環境下では、流出情報を完全に回収、対処することは不可能です。自社の機密情報の漏えいを防ぐことは重要な経営課題です。

    すぐできるメールの誤送信防止策

    誤送信を防止するには、一体どうすればいいのでしょうか。ここではメールの誤送信を防止するための方法についてご紹介します。

    送信前のチェックリストを作成する

    メールの誤送信による情報漏洩を防ぐためには、チェックリストの作成が効果的です。
    細かなチェック事項を用意して、すべてチェックしないと送信してはいけないというルールを作ることで、メールの誤送信を減らすことができます。

    送信前にチェックしておきたい項目として、以下のようなものが挙げられます。

    • 件名の確認
    • 添付ファイルの確認
    • To・CC・BCCなど送信先リストの確認
    • 送信先企業名・宛名・製品・サービス名などの固有名詞の確認
    • 日付・金額・数量など数値情報の確認
    • リンク先URLの確認
    • 誤字脱字の確認(機種依存文字も控える)
    • 本文の可読性の確認(略称・専門用語などが使用されていないか)

    チェックフローを組み込む

    第三者によるチェックフローも有効な手段です。送信担当者が前述のチェックリストを確認後、さらに社内の第三者による確認の工程を組み込みます。ただし、チェックを担当する上長などの業務負荷が増えるため、複数の従業員にチェックを割り振るなどの工夫をしましょう。

    アドレス帳を社内と社外に分ける

    メール誤送信を防ぐには、アドレス帳の管理も重要なポイントです。
    アドレス帳は社内と社外に分けて管理しましょう。登録名を「会社名」「個人名」「役職」の順にすることで、最初に会社名が目に入るようになり、社内と社外を明確に判断することができます。

    送信取消機能の活用

    メールシステムには、送信完了後でも一定時間の間であれば送信を取り消せる送信取消機能がついているものがあります。この機能があれば、間違って送信してしまっても、すぐに気が付くことができれば削除することができます。

    ここでは、ビジネスメールとして一般的なGmailとOutlook(2007版・2010版)の設定方法をご紹介します。

    Gmail

    Gmailでは元々送信取り消し機能が備わっており、送信してから取り消しまでの時間を自由に設定することができます。

    • 設定ボタン(歯車のアイコン)をクリックし、「設定」を選択する
    • 「全般」のタブから「送信取り消し」をクリックする
    • 時間数を設定する(5秒、10秒、20秒、30秒)

    Outlook2010版

    • ナビゲーションウィンドウから「送信済みアイテム」をクリックする
    • 取り消すメッセージを選択して開く
    • メッセージタブから「アクション」→「メッセージの取り消し」を選択する
    • 取り消しを選ぶと、次の2つの選択肢が表示されるため、必要な操作を選択
      └未読ならば、受信トレイから削除する
      └未読ならば、削除して別のメッセージに置き換える
    • メッセージを置き換える場合は、メッセージを作成して送信をクリックする

    注意しなければならないのは、送信取り消しが可能なのは、以下の条件を見たいしている場合のみです。

    • 法人向けMicrosoft365を利用している
    • 相手が同じ組織のユーザーであり、Microsoft Exchangeを利用している。
    • 相手がメールをまだ開封していない

    もし、メールを誤送信してしまったら?

    メールを誤送信してしまったら、どんな対応をとればいいのでしょうか。ここではメール誤送信をしてしまった後の対応例をご紹介します。

    電話で謝罪する

    誤送信に気づいたら、すぐに謝罪することが大切です。まずは電話で謝罪をしましょう。

    メールでの謝罪も大事ですが、タイムラグが生じます。電話であればすぐに相手に伝えられるため、もしメールが未開封であればそのまま削除してもらえる可能性もあります。

    そして誤送信の内容に伝え、しっかり謝罪します。相手が不在だった場合でも伝言を頼んだり、留守番電話にメッセージを残したりしましょう。

    謝罪メールを送る

    電話に出なかった場合は、改めて謝罪メールを送ります。単に謝罪だけを書くのではなく、再発防止策についても明記することが大切です。

    謝罪メールのポイント

    謝罪メールと一目で分かる件名にする

    メールの件名に「【重要】」などと言葉をつけ、優先して開封してもらえるようにしましょう。「【重要】誤送信のお詫び」などとすれば、相手側も一目で分かります。

    時候の挨拶を添えない

    「〇〇の折、ますますご健勝のことと思います」といった時候の挨拶は添えずに、誤送信をしてしまったことに対しての謝罪を優先して伝えるようにすることが大切です。

    誤りを明確に伝える

    件名や宛先、添付ファイルなど、どの箇所に誤りがあるかを明確にしたうえで、正しい送信内容を記して相手に対する謝意を伝えましょう。

    誤送信の発生原因と対策を伝える

    なぜ誤送信が発生したかという経緯と、今後の再発防止策と併せて具体的に説明することが大切です。
    再発防止策としては、「メールの誤送信によって発生するリスクを、社内教育を通じて従業員に正しく認識させる」「誤送信防止機能が搭載されたデジタルツールの導入」などの方法があります。
    いずれにせよ、姿勢面・仕組み面の両面から再発を防止へのアプローチを行っていることを提示することが重要です。

    メールの誤送信を徹底防止「メールディーラー」

    メールの誤送信を防ぐには、誤送信対策システムの導入も有効です。ここではメール誤送信を防ぐために有効な機能を備えた「メールディーラー」をご紹介します。

    メールディーラーとは?

    メールディーラーは、メーリングリストや共有メールアドレスに届いたメールを複数人で効率的に対応できるクラウド型メール共有・管理システムです。法人向けのメールシステムとしてビジネス利用を想定しているため、人的ミスの防止や情報共有、対応品質均一化のための機能が搭載されています。

    メールディーラーの誤送信防止機能

    メールディーラーは、誤送信防止に役立つ機能が備わっており、トラブルを徹底的に防止することができます。ここでは、メールディーラーに搭載されている機能をご紹介します。

    申請・承認機能

    メールディーラーの「申請・承認機能」では送信時に承認フローを組み込むことができます。たとえば、新人の社員がメール送信する場合には、上司の確認・承認を必須の工程として組み込むことができるのです。

    情報漏えい対策オプション

    メールディーラーの「情報漏えい対策イプション」は、操作権限の制御や添付ファイルのセキュリティ対策、誤送信防止機能などの機能がセットとなり、情報漏えい対策を強化することができます。
    たとえば、以下のような機能です。

    送信キャンセル機能

    送信完了後から一定時間、送信を取り消すことができます。(キャンセル可能時間は5秒、10秒、15秒から設定可能)

    添付ファイルの暗号化

    添付ファイルをパスワード暗号化されたzipファイルに自動変換します。パスワードも別メールにて自動で送信されます。

    顧客情報へのアクセス制御機能

    ログインユーザーごとに、顧客情報の閲覧を許可するかどうかが設定可能になります。顧客情報の閲覧の権限を持たないユーザーは、メールアドレスなどの顧客情報が伏せられた状態で表示されます。

    送信内容確認機能

    送信確認画面にて、宛先情報や添付ファイルの横にチェックボックスが表示され、チェックを行わないとメールが送信できないよう設定することが可能です。

    宛名チェック機能

    メール送信をする際、過去の送付履歴を自動参照し、送信先メールアドレスとメール本文内冒頭の宛名情報の取り違えを防ぐことができます。

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    まとめ

    メールの誤送信は誰にでも起こる可能性のあるミスです。しかしたった一度のミスでも、企業全体の信頼損失や損害賠償の支払いなど重大な問題につながる可能性もあります。
    そのため、企業として誤送信の対策を講じることが重要です。社内ルールを定めたり、社員教育をしっかり行ったりなどの方法がありますが、より効率的で効果的な方法として、誤送信防止に役立つ機能を搭載したメールシステムの導入もおすすめです。

    今回ご紹介したメールディーラーは、無料の資料請求やトライアルも受け付けているので、ぜひ一度お問い合わせください。

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    メールディーラー通信編集部:J

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