2022/02/01「メールの送信先を間違えてしまった…」
「ファイルの添付を忘れてしまった…」
「添付するファイルを間違えてしまった…」
誰もが一度は経験があるのではないでしょうか。もし誤送信したメールを取り消すことができるなら便利ですよね。
今回は、「Gmail」「Outlook」「Thunderbird」の送信取り消し方法や誤送信してしまった際の対応策について解説します。
Gmailで送信を取り消す方法
Gmailの送信取り消し機能は、標準的に搭載されている機能で、無効にすることはできません。取り消し可能時間を変更することができます。
PC版
送信取り消し可能時間を設定する
- Gmailの設定ボタン（歯車のアイコン）をクリック
- 「送信取り消し」の項目で、送信取り消し可能時間を5、10、20、30秒から選択
送信を取り消す
メールを送った後、設定した時間内であれば、「キャンセル（取り消し）」という文字が送信後に表示されます
- メール送信後「メールを送信しています」のメッセージが出る
- メッセージの横に表示される「キャンセル（取り消し）」を選択
- 「送信を取り消しました」と表示される
この時に送信するはずだったメールが表示されます。間違いを訂正し、再度送信しましょう。
スマートフォン版
iPhoneとiPadでは、取り消し可能時間を変更できます。設定アイコンである歯車のマークから設定を開いて変更します。Androidでは、時間の変更はできません。
送信を取り消す
- メール送信後に表示される「キャンセル（取り消し）」をタップする
- 送信が取り消される
PCと同様に、送信するはずだったメールが表示されます。間違いを訂正し、再度送信しましょう。
Outlookで送信を取り消す方法
送信したメールを受信者がまだ開いていない場合は、メールボックスから削除できます。 代わりのメッセージで置き換えることも可能です。
送信者と受信者の両方が同じ組織内にMicrosoft 365 または Microsoft Exchange メール アカウントを持っている場合にのみ使用できます。
Outlook2010版
送信取り消しの手順は、以下の通りです。
- 「送信Outlook」フォルダーを選択し、取り消すメールをダブルクリック
- クラシック リボンがある場合→「メッセージ」タブで「アクション」 を選択
- 簡易リボンがある場合→「メッセージ」 タブで「その他のコマンド(...)」を選択し、「アクション」から「このメッセージを 取り消す」を選択
- 「未読ならば、受信トレイから削除する」または「未読ならば、削除して別のメッセージに置き換える」をクリックし、「OK」をクリック
- 代わりのメッセージを送信する場合、メッセージを作成し、「送信」をクリック
Thunderbirdで送信を取り消す方法
Thunderbirdでは、独自のアドオンを追加することで誤送信防止対策を強化することができます。アドオンは、Thunderbirdの公式ウェブページにてインストールが可能です。
「Secure Addressing」アドオン
送信時に送信先アドレスと添付ファイルの確認ができるダイアログを表示します。送信先アドレス入力時および受信メッセージ一覧画面に送受信相手の登録名と所属を表示します。
「Confirm-Address」アドオン
指定したドメイン外に送信する際に、送信前に宛先確認ダイアログが表示されます。宛先確認後、メール送信までのカウントダウンが始まります。
「Check and Send」アドオン
「宛先・Cc・Bcc・Reply-To」の記入漏れ確認、送信先アドレスのアドレス帳登録有無確認、添付ファイルのサイズ確認、指定の単語の有無確認をすることができます。
「後で送信」アドオン
「後で送信」ボタンが表示され、「送信トレイ」に一時保管することで、送信前に内容を確認する時間を確保することができます。
【例文付】メールの取り消しができなかった時の対応策
ここからは、メールの取り消しができなかった場合の対応方法と、誤送信の再発防止策の考え方について紹介します。
上司へ連絡する
誤送信が判明したら、すぐに上司へ連絡し、どのような対応が適切か判断を仰ぎましょう。
報告にあたっては、メールの誤送信が起きた時点から発覚までの情報整理を心がけて下さい。まずは以下の観点から誤送信の状況を把握してから連絡しましょう。
- 問題内容（何の情報をどの程度誤って送信したか）
- 問題発生日時の特定
- 送信先の確認
- 問題発生場所の確認
- 問題の発生原因と発生状況の確認
お詫びの連絡をする
ここからは、メールの取り消しができなかった場合、まずは電話でお詫びするようにしましょう。誤りがすぐに発覚した場合、すぐに電話をかければ開封前にメールを廃棄できる可能性もあり、大事に至るリスクを防げます。また、実際に話して謝罪の意を伝えた方が相手により誠意をもって伝えられるでしょう。
相手が離席で電話がつながらなかった場合などは、電話後にメールを送信します。
【例文】メール誤送信のお詫び
件名
誤送信のお詫び
本文
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先ほどお送りいたしましたメールにつきまして、私の確認不足により宛先を誤って入力して送信してしまいました。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
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送信日時：2021/05/10/14：00
差出人：〇〇〇〇
件名：お問い合わせ製品のご案内
（添付ファイル有り）
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なお勝手なお願いではございますが、当該メールと添付ファイルを開封せずに削除して頂けますと幸いです。
今後は同様のミスが起きないよう、メール送信前の確認を一層厳しく行って参ります。
何卒ご容赦頂けますよう重ねてお願い申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願い致します。
（署名）
お詫びメールのポイント
お詫びメールの要点は「謝罪」「誤送信の概要及び発生理由」「メール削除の依頼」「今後の対策」が鍵を握ります。相手がメールを読んで自社に対する疑念を解き、安心して関係を継続し続けてもらえるようなメール作成を心がけましょう。
なぜ誤送信を起こしたか、どういったミスであったかを具体的に説明することで、不信感を解くことができます。また誤送信の原因を把握していると示すことで、相手は誠意を感じてメール削除の依頼も素直に応じてくれるでしょう。
再発防止策を考える
今回誤送信が起きてしまった原因を究明し、再発防止策を検討しましょう。再発防止策は状況報告と併せて先方に提示することが大切です。ここでは、再発防止策の一例をご紹介します。
- 送信前確認チェックリストを作成する
- 送信前に第三者によるダブルチェックを行う
- 宛先のオートコンプリート機能を無効化する
- 添付ファイルを暗号化する
- メール誤送信対策のシステムを導入する
- ビジネスチャットなどメール以外のコミュニケーションツールを導入する など
送信取り消しで誤送信を防止しましょう
メールを誤って送信しても、「送信取り消し機能」があれば、送信を取り消し、もしくは修正して差し換えることができます。それでも誤送信が発生してしまった場合は、迅速丁寧に謝罪し、再発防止策を検討しましょう。
『メールディーラー』は「送信取り消し機能」を備えたクラウド型のメール管理システムです。「送信取り消し機能」のキャンセル可能時間は、5秒、10秒、15秒から設定可能です。
また、対応状況を見える化するステータス管理により、メールの見落としも防げるので安心です。無料トライアルも可能ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
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