2026/09/04
ビジネスにおいて絶対に必要なコミュニケーションツールの1つがメールソフトです。
メールの送受信や管理を行うメールソフトには様々な種類があり、個人利用に適したものから企業利用に特化したものまであります。製品によって対応OSやプロトコル（接続方式）、セキュリティ、機能などが異なるため、利用環境や目的に合ったものを選ぶことが重要です。
本記事では、おすすめのメールソフト11製品を企業利用・個人利用向けに分けて紹介します。インストール型メールソフトとWebメールの違いや、選び方のポイント、導入前に確認すべき点も解説していますので、メールソフト選びの参考にしてください。
目的別おすすめメールソフト早見表
本記事では、全11製品のメールソフトを紹介しますが「メールソフトに何を求めるか」によって自社に合うものが変わります。まずは要件別に、おすすめのメールソフトをまとめました。
| メールソフトに求めること | おすすめのメールソフト |
|---|---|
| 複数人で代表アドレスを管理・共有したい | |
| メールと予定、他のツールの情報を1つの画面にまとめたい | |
| 端末へのデータ残存をシステム側で制御し、情報漏えいを防ぎたい | |
| コストをかけずに手軽に運用を開始したい |
メールソフトとは
メールソフト（メーラー）とは、パソコンやスマートフォンなどで、メールの作成・送受信・閲覧・管理などを行うためのシステムを指します。
普段何気なく使っているメールですが、メールが届く流れまで理解できている人は多くありません。メールの送受信には、メールの中継・配送・保管を担う「メールサーバー」と、実際にユーザーが操作する「メールソフト」が関わっています。
メールサーバーは、メールアカウントを発行する「メールサービス」の提供事業者側で用意・運用されるため、利用者が自分で構築・運用する必要はありません。メールサービスを利用せず、自社でメールサーバーを構築・運用する方法もありますが、その場合はサーバー管理やセキュリティに関する専門知識が必要になります。
そのため、メールの送受信を始めるにあたっては、以下の2つの要素を理解しておけば問題ありません。
- メールサービス：Gmail、Outlook.com、Google Workspace、Microsoft 365、レンタルサーバーのメールサービスなど、メールアカウントを利用できるサービス
- メールソフト：メールアカウントを使って、メールの作成・送受信・閲覧・管理を行うためのソフトウェア
かつて、メールソフトといえば端末に直接インストールして使うものが一般的でした。現在ではWebブラウザ上で利用するWebメールも広く普及し、これを含めて「メールソフト」と呼ぶこともあります。
本記事でも、インストール型とWebメールの両方を「メールソフト」として扱い、全11製品を紹介します。
関連ページはこちら >>無料で使えるメーラーおすすめ6選！ビジネスで選ぶべきメーラーとは？
関連ページはこちら >>《メーラーとは？》メーラーの基本知識から選び方までご紹介！
企業利用に特化したメールソフト「楽楽自動応対」（旧名称：メールディーラー）の詳細はこちら
メールソフトの種類
ここまでに解説した通り、メールソフトはインストール型とWebメールの2種類に分けられます。
どちらが優れているというものではなく、利用環境や目的によって適したタイプが変わるため、まずは両者の違いを理解しておきましょう。
| 比較項目 | インストール型メールソフト | Webメール |
|---|---|---|
| 利用方法 | パソコンやスマートフォンに専用ソフトをインストールする | インストール不要で、Webブラウザからログインする |
| データの保存先 | パソコンやスマートフォンなどのデバイス内（ローカル環境） | サービス提供事業者のクラウドサーバー上 |
| 強み | 受信済みメールをオフラインでも閲覧・検索できる | ・マルチデバイス対応で、インターネット環境があればどの端末からでもログインできる ・データはクラウド上に保存されるため端末の容量を圧迫しない |
| デメリット | 保存容量は端末のストレージに依存し、複数端末で使う場合は端末ごとに設定が必要になる | オフラインでは原則利用できない（Gmailなど一部サービスは、事前設定により受信済みメールの閲覧・返信に対応） |
| 向いている人 | ・特定の端末でオフラインでも作業を行いたい人 ・過去数年分の膨大なメールデータを消さずに手元で長期保存して管理したい人 |
外出先や複数端末でのやり取りが多い人 |
同じメールソフトといえど、二つの特徴や向いている人は大きく異なると理解しておきましょう。
表から分かるように、社内の決まったパソコンでじっくり作業したい・過去のデータを手元で長期保存したい場合は、下記でご紹介する「企業利用におすすめのインストール型メールソフト5選」のなかから選ぶといいでしょう。
外出先やテレワークなど複数端末からアクセスしたい・手軽に導入したい場合は、後述の「企業利用におすすめのWebメール3選」のなかから検討を始めることをおすすめします。
プライベートでの利用の場合は、「個人利用におすすめの無料メールソフト3選」をご参考ください。
また、両者では利用開始までに必要な準備も異なります。
- インストール型メールソフト：①メールサービスとの契約（アカウント取得）、②メールソフト本体の用意（Outlook、Thunderbirdなど）、③サーバー情報や認証情報などの設定
- Webメール：メールサービスとの契約（アカウント取得）
インストール型メールソフトは、それ自体がメールアドレスを発行するサービスではなく、既存のメールアカウントを使ってメールを送受信・管理するためのソフトウェアです。そのため、別途メールサービスと契約してアカウントを取得し、サービスに応じてサーバー情報や認証情報を設定する必要があります。
Webメールの場合、メールサービスの提供事業者がメールソフトやサーバー機能を一括して管理しています。そのため、インストール型メールソフトのようにメールソフト本体の用意や、サーバー情報などの設定をせずに利用可能です。
メールソフトで使える機能
メールソフトには、メールの送受信以外にも活用できる機能が多く備わっています。主な機能を見ていきましょう。
| アドレス帳 | メーラーによっては、受信したメールの送信者名とメールアドレスを自動的に登録できるものもある。 |
|---|---|
| フォルダ・ラベル分け | メールをフォルダやラベル分けできる機能。設定したルールに従って自動振り分けできるものもある。 |
| 検索 | 送受信したメールを検索するための機能。件名や送信者、メールの内容などから検索できる。 |
| 迷惑メール対策 | 受信メールを判別し、迷惑メールと判断されたメールを自動的に振り分けるための機能。Microsoft Outlook、Thunderbird、Gmailなど、主要なメールソフトはほぼ搭載されている。 |
| 添付ファイルスキャン | メールの添付ファイルを介して感染するコンピューターウイルスの脅威から守るための機能。暗号化されたZIPファイルのスキャン機能などを搭載したメールソフトがある。 |
| 外部ツール連携 | ウイルス対策ソフトや顧客管理システム、メールの自動配信ツールなど、外部ソフトと連携するための機能。 |
| オフィススイート連携 | Microsoft OfficeやGoogle Workspaceなどのオフィススイートとシームレスに連携することで、メールソフトから離れることなくドキュメントの閲覧や編集、さらにはスケジュールやタスクの管理ができる。 |
| チャット機能 | チャット機能を使うことで、リアルタイムでメッセージのやり取りが可能。迅速なレスポンスが求められる場面で特に有効。対応するメールソフトは一部に限られる。 |
メールソフトの利用実態
一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2024」によると、仕事で利用しているメールソフトの第1位は「Outlook」で、6割を超える結果となりました。
第2位は「Gmail」で、調査では両者の二強時代と表現されており、ビジネスの現場ではOutlookとGmailが広く定着していることが分かります。
参考：ビジネスメール実態調査2024（一般社団法人日本ビジネスメール協会）
【比較表】おすすめメールソフト11選一覧
本記事でご紹介する11製品を一覧比較できる表にまとめました。自社に合ったメールソフト・Webメールを選ぶ際の参考にしてください。
※表は左右にドラッグすると横にスクロールできます。
| 製品名 | タイプ | 無料・有料 | 料金プラン | 特徴 | こんな人におすすめ |
|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft Outlook | メールソフト | 無料 | 基本無料 ※一部有料プラン |
|
Microsoft Teamsなど他のMicrosoft製品と合わせて使いたい人 |
| Mozilla Thunderbird | メールソフト | 無料 | 無料 |
|
用途ごとに複数のメールアドレスを使い分けている人 |
| eM Client | メールソフト | 有料 | 無料版あり（個人利用のみ、商用利用不可） ※商用利用や高度な機能はPersonal・Businessプラン（有料）が必要 |
|
Outlookからの乗り換えを検討している人・チーム単位での導入を考えている企業 |
| Spark | メールソフト | 無料 | 無料プランあり ※Plus（月額10ドル〜）・Pro（月額20ドル〜）などの有料プランあり |
|
AI機能を活用してメール業務を効率化したいチーム |
| Mailbird | メールソフト | 無料 | 無料プランあり（1アカウントまで） ※Premiumプラン（月額課金または買い切り）で複数アカウント対応 |
|
複数の外部ツールと連携しながらメール業務を効率化したい人 |
| 楽楽自動応対 （旧名称：メールディーラー） |
Webメール | 有料 | 要問い合わせ |
|
複数人でのメールや問い合わせ対応が必要な企業 |
| Active! Mail | Webメール | 有料 | 300,000円／年〜（100ユーザーから） |
|
セキュリティ体制が整っていない企業・地方公共団体や教育機関 |
| CYBERMAIL Σ | Webメール | 有料 | 1ユーザー250円／月 |
|
はじめてWebメールを導入する企業 |
| Gmail | Webメール | 無料 | 基本無料 ※有料の場合、1ユーザー2,500円／年〜 |
|
Googleカレンダーなど、Googleサービスをよく利用する人 |
| Yahoo!メール | Webメール | 無料 | 無料（オプション課金あり） |
|
ドコモ・au・SoftBankなど複数のメールアドレスをまとめて管理したい個人 |
| iCloudメール | Webメール | 無料 | （iCloud+利用料）450円／月（200GB） |
|
iPhoneやMacなど、Apple製品をメインで使う人 |
企業利用におすすめのインストール型メールソフト5選
ここからは、企業での業務利用に適したインストール型のメールソフトを5つ紹介します。
端末内にデータを保存するため、オフライン環境でも受信済みのメールを確認できるというインストール型の特徴を持ちながら、複数アカウントの一元管理や外部ツールとの連携など、ビジネスの現場で求められる機能を備えた製品を選定しました。
Microsoft Outlook
出所：Microsoft Outlook公式Webサイト
Point
- Microsoft365ツールとの連携が可能
- Microsoft365ツールと共通した操作性
Microsoft Outlookは、Microsoft社が公開している、Windows OS標準搭載のメールソフトです。
複数のメールアドレスを一括管理できるのはもちろんのこと、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレットなどの端末でも利用できるのが特徴です。
無料版では15GBのメールボックス容量が使用可能で、有料版にアップグレードすることにより、広告の非表示化や高度なセキュリティ機能のオプション、50GBの容量を利用することが可能です。
また「Microsoft Teams」との連携機能も搭載されており、会議の通知やスケジュールの追加・Web会議との連動にも対応しており、ビジネスにおいてメール以外の機能もまとまっている便利なメールソフトの1つです。
料金：基本無料 ※一部有料プラン
関連ページはこちら >>【Outlook時短術10選】仕事ができる人が実践している裏ワザとは？
Mozilla Thunderbird
出所：Mozilla Thunderbird公式Webサイト
Point
- 拡張機能によるカスタマイズ可能
- 複数メールアドレスを1画面で管理可能
Thunderbirdは、Mozilla Foundationの完全所有子会社であるMZLA Technologies Corporationが提供する無料で使えるメールソフトです。
Thunderbirdの特徴は、アドオンといわれる拡張機能が充実しており、カスタマイズ性が高いことがあげられます。
拡張機能は自由に追加できるため、使いやすいメールソフトを作り上げることができます。また1つの画面で複数メールアドレスを管理できることも大きな特徴としてあげられます。
他のメーラーの場合、複数メールアドレスを管理するには都度アカウントを切り替えてのメール確認が必要な場合もあります。Thunderbirdの場合は、1つの画面で確認できるため、アカウントの切り替えが不要です。
個人メールアドレス、問い合わせフォームの受付用メールアドレス、会社問い合わせ用のメールアドレスなど、用途ごとにメールアドレスを持っている場合にはおすすめのメールソフトです。
料金：無料
関連ページはこちら >>【Thunderbird】複数人でメールを管理できる「共有設定」とは？手順と注意点を解説
eM Client
出所：eM Client公式Webサイト
Point
- Outlookに近い操作感で乗り換えがスムーズ
- メール以外にカレンダー・連絡先・タスク管理まで1つに統合
eM Clientは、チェコのeM Client s.r.o社が開発するWindows/Mac向けメールソフトです。日本では株式会社LODESTAR JAPANが日本語版の提供・サポートを行っています。
Outlookに似た画面構成と操作性を持ちながら、メールの送受信に加えてカレンダー、連絡先管理、タスク管理、ノート、チャットまでを1つのアプリに統合しているのが特徴です。
企業・組織向けには、公開鍵を共有して社内外とのメールを簡単に暗号化できる機能や、CRMなど社内システムと接続するための連携機能、MSIパッケージを使ったクラウドベースでの一括導入など、複数人での運用を見据えた機能が用意されています。
料金：無料版あり（個人利用のみ、商用利用不可）
※商用利用や高度な機能を使う場合はPersonal・Businessプラン（サブスクリプションまたは買い切り）が必要
Spark
出所：Spark公式Webサイト
Point
- AIによるメール作成・要約・翻訳アシスタントを搭載
- 共有受信トレイやメール割り当てなど、チーム向け機能が充実
Spark（スパーク）は、Readdle社が開発するメールソフトです。
Windows、Mac、iPhone、iPad、Android、Apple Watchまで幅広い端末に対応しており、同じアカウントをどの端末からでも使えるのが特徴です。また、IMAPやiCloud、Exchange、Outlook、Yahoo!、Gmailなど主要なメールサービスとの連携にも対応しています。
AIを活用したメール作成アシスタントや要約・翻訳機能を搭載しているほか、重要な相手からのメールを優先表示する機能や、送信者ごとにメールをまとめて受信トレイを整理する機能など、情報過多になりやすいメール業務の負担を減らす工夫が多く盛り込まれています。
チームでの利用にも対応しており、メールの共同編集や下書きの共有、対応状況の確認、「sales@」のような共通アドレスをチームで運用できる共有受信トレイなど、複数人でのメール対応に役立つ機能も備えています。
料金：無料プランあり
（Smart Inbox、無制限アカウント、カレンダーなど基本機能） ※AI機能やチームコラボレーションをフル活用する場合はPlus（1ユーザーあたり月額10ドル〜）・Pro（同20ドル〜）などの有料プランが必要
Mailbird
出所：Mailbird公式Webサイト
Point
- AIによるメール作成・要約・翻訳アシスタントを搭載
- 共有受信トレイやメール割り当てなど、チーム向け機能が充実
Mailbird（メールバード）は、Windows・Mac対応のデスクトップ向けメールソフトです。Gmail、Outlook、Yahoo!メール、iCloud、Exchangeなど複数のメールアカウントを1つの受信トレイに統合して管理できます。
Slack、Asana、Dropbox、Googleカレンダーなど30以上の外部ツールをアプリ内に直接組み込める点が特徴で、複数のアプリやタブを行き来せずに作業を完結できます。また、AIを活用したメール作成支援機能や、送信したメールの開封状況をリアルタイムで確認できるトラッキング機能も搭載しています。
法人向けには、10ライセンス以上の注文で複数ライセンス割引きが適用されるほか、専任の担当窓口が案内される「Mailbird Business」プランが用意されており、チーム単位での導入もサポートしています。
料金：無料プランあり
（1アカウントまで、ナレッジベースサポート） ※複数アカウントの管理やメールトラッキング、外部ツール連携などを利用する場合はPremiumプラン（月額課金または買い切り）が必要
企業利用におすすめのWebメール3選
続いて、企業での導入に適したWebメールを3つ紹介します。
ブラウザからアクセスして利用するため端末にデータが残らず、情報漏えいのリスクを抑えられるという特性に加え、複数人でのメール共有や高度なセキュリティ・監査対応など、企業の利用要件に応えられる製品を選定しました。
楽楽自動応対（旧：メールディーラー）
出所：楽楽自動応対公式Webサイト
Point
- チームでのメール共有に特化
- メールの見落としや返信漏れを防止
- セキュリティ対策機能が充実
「楽楽自動応対」は、株式会社ラクスが提供するinfo@やsupport@などの共有メールアドレス宛に届くメールを複数人で対応することに特化したWebメールタイプのクラウドシステムです。
一般的なメールソフトと同じ感覚で使用でき、チーム全員のメールを対応状態ごとに「新着」「返信処理中」「対応完了」のステータスに自動での振り分けが可能です。
どのメールに誰が対応しているのかリアルタイムで共有できるので、対応状況が一目で分かり、メールの見落としや返信漏れを防ぐことができます。
楽楽自動応対の対応状況管理の画面イメージ
また、セキュリティ対策機能も充実しており、誤送信防止チェックや添付ファイルURL化、送信キャンセルなど多岐にわたる機能も豊富です。
機能満足度、サポート満足度ともに95％、継続利用率は99％と、サポート体制が充実しているので、初めてシステムを導入する企業にもおすすめです。
複数人でのメールや問い合わせの対応が必要な場合に、おすすめなメールツールです。
料金：要問い合わせ
Active! Mail
出所：Active! Mail公式Webサイト
Point
- 万全のセキュリティ体制
- 豊富なオプションで多彩なカスタマイズが可能
Active! Mailは、地方公共団体や教育機関を中心に多くの企業に導入されている実績を持つメールソフトです。
データはサーバー側で一括管理され、クライアント側に保存されないため、万が一のデバイス紛失や盗難時にも情報漏えいを防止できるため、セキュリティが整っていない企業の場合でも、安心して導入できる点が特徴です。
また、SSL暗号化により、なりすましメールなどからも保護され、誤送信防止機能や迷惑メールフィルタなどエラーを予防する機能も多く備えられています。
また、添付ファイルを直接開くのではなく、画像化することで開く前にプレビューする機能や、怪しいメールかどうかが誰でも一目で分かる国別経路情報表示機能といった高度な機能もオプションで選択可能です。
料金：300,000円/年～ （100ユーザーから）
CYBERMAIL Σ
出所：CYBERMAIL Σ公式Webサイト
Point
- 安価な料金設定
- 承認機能など必要な機能が利用可能
CYBERMAIL Σは、長い歴史を持つ日本企業向けメールサービスです。
承認機能や添付ファイルの分離転送といった機能など、必要な機能を選んで利用可能です。また、アンチウイルスやZIPファイルのスキャン機能、メールの誤送信対策や迷惑メール対策、フィッシングやなりすまし対策、権限設定など、多彩なセキュリティ機能、不正アクセスを防止するためのIPアクセス制御や二要素認証といった機能も搭載されています。
他の有料Webメールサービスと比較して、比較的安価な料金設定のため、はじめてメールソフトを取り入れるという企業におすすめなソフトの1つです。
料金：1ユーザー250円/月
個人利用におすすめの無料メールソフト3選
最後に、個人での利用や、コストをかけずに手軽に運用を始めたい場合に適した無料のメールソフトを3つ紹介します。
いずれもインターネット環境があればどの端末からでも利用できる利便性がある一方、企業向けの有料ツールと比べるとセキュリティや管理権限の面では制限があるため、その点は理解した上で検討しましょう。
Gmail
出所：Gmail公式Webサイト
Point
- Googleサービスとの連携がスムーズに
- 強力なスパムフィルタが使用可能
Gmailは、Googleが提供するWebメールです。
Outlookと同様に、無料版とGoogleWorkspace（旧Gsuite）内の1機能である有料版が存在します。
有料版では、会社のドメインを使って新しいメールアドレスを取得できます。またグループアドレス（メーリングリスト）も簡単に作成が可能です。
Gmailに関しても、Outlookと同じようにセキュリティ面や広告の掲載がないことから、ビジネスでの利用には有料版の利用がおすすめです。
またGoogleが提供するGoogleカレンダーなどとの連携も可能であるため、Googleサービスをよく利用する方にはおすすめです。
料金：基本無料 ※有料の場合、1ユーザー2,500円/年～
関連ページはこちら >>【Gmail】複数人でメール共有する方法とは？具体的な手順、メリットや注意点も解説
Yahoo!メール
出所：Yahoo!メール公式Webサイト
Point
- 多くのメールドメインを一括管理可能
- 希望に応じたセキュリティ機能のカスタマイズが可能
Yahoo!メールは、利用者数が2400万人を超える、かんたん、安心、使いやすいをキャッチフレーズにしているWebメールソフトです。
スマートフォンやタブレットにも対応しており、Gmail・ドコモメール・auメール・Softbankメールなどのメールをまとめて管理できる非常に便利なツールです。
セキュリティも、迷惑メールフィルターや、海外からのアクセス制限など基本的なものは備わっているため、個人利用であれば十分なスペックと言えるでしょう。また、セキュリティを強化するためのオプションも準備されています。
料金：無料 （オプション課金あり）
iCloudメール
出所：iCloudメール公式Webサイト
Point
- Apple社製品との相性が良い
- 広告表示がなくストレスフリーな使用感
iCloudメールは、Apple社が提供するメールソフトです。
Apple社が開発していることもあり、同社製品をメインで利用している人にはおすすめのメールソフトです。その他の無料メールソフトでありがちな広告表示がなく、使い勝手のいいものとなっています。
また、有料のicloud+に加入することで、送信先に表示されるメールアドレスをランダムに生成することが可能となり、セキュリティ性能を上げることも可能です。
料金：（iCloud+利用料）450円/月 （200GB）
メールソフトの選び方のポイント
メールソフトの選定は、毎日の生産性や業務効率、セキュリティを大きく左右する重要な判断となります。ここでは、企業でのビジネス利用を前提とした比較ポイントを6つご紹介します。
対応OSと対応プロトコル（接続方式）
メールソフトを選ぶ際は、まず自社で使用するデバイスのOS（Windows、Mac、iOS、Android）に対応しているかを確認しましょう。
あわせて確認したいのが、接続方式（対応プロトコル）です。自社サーバーの接続方式（IMAP、POP、Exchange、Google連携）に非対応のソフトを選んでしまうと、メールの送受信自体が行えないというトラブルにつながるため、導入前に必ず仕様を確認してください。
代表的な接続方式の違いは以下の通りです。
| 接続方式 | 仕組み・特徴 | 注意点 |
|---|---|---|
| POP | サーバーから端末へメールデータを直接ダウンロードし、端末側で保存・管理する | 複数端末に同じアドレスを設定しても、既読・未読やフォルダ分けなどが端末間で同期されない |
| IMAP | サーバー上にメールを残したまま、端末からアクセスして同期する | サーバーの容量を消費するため、定期的にデータを整理しないと容量上限に達し、メール受信ができなくなる |
| Exchange | Microsoftが開発した規格で、メールに加えてカレンダーや連絡先も同期する | Exchange非対応のメールソフトを選ぶと、スケジュールが同期されない |
| Google連携 | Googleアカウントの認証（OAuth認証など）を利用して接続する | Google連携非対応の古いメールソフトを選ぶと、セキュリティ要件によりアクセスを拒否されるリスクがある |
固定のパソコン1台のみで作業する場合を除き、スマートフォンや複数のパソコンからもメールを確認するハイブリッドワーク環境では、複数端末で同一の受信箱を同期できるIMAPが選ばれやすいです。
POPとIMAPの違いについては、以下の記事で詳しく解説しています。
関連ページはこちら >>POPやIMAPとは？仕組みの違いと使い分けの場面、メリットとデメリット
セキュリティの高さ
ビジネスシーンでのメールには、機密情報や個人情報を取り扱うケースが多いため、セキュリティの高さは重要なポイントとなります。
具体的には、以下のような機能が備わっているか確認しておきましょう。
- 迷惑メール・ウイルスフィルタリング機能
- サンドボックス機能（不審なファイルやURLを仮想環境でチェックし、標的型攻撃メールを防止）
- 誤送信防止機能（送信前の宛先や添付ファイルミスを確認し、情報漏えいを防止）
- 二段階認証（第三者による不正アクセスを防止する機能）
業務効率に関わる機能
メールの対応速度は現場の生産性に直結するため、業務効率を向上させる便利な機能がどれだけ搭載されているかも確認しましょう。
例えば、下記のような機能があればメール対応が効率化でき、重要なメールを見落とす心配もなくなります。
- 検索機能（過去のメールを瞬時に探し出せたり、履歴が簡単に遡れたりする機能）
- 自動振り分け機能（特定の条件でメールを自動でフォルダ分けする機能）
- テンプレート機能（よく使う定型文をテンプレート化して登録しておける機能）
また、複数名でメール対応を行っているようなケースでは、メールの件名やFromアドレスによって担当者を自動で振り分ける「担当者振り分け機能」もあると便利でしょう。
これらの機能が充実していれば、メール対応にかかる時間を大幅に削減できます。
料金体系と機能・容量のバランス
メールソフトの料金体系は、月額または年額で支払う「サブスクリプション型」と、一度購入すれば永続的に使える「買い切り型」に大別されます。
無料で使えるソフトも存在しますが、セキュリティ面を考えるとビジネス利用では有料のソフトを使用するのがおすすめです。
有料のソフトを検討する場合、費用に対する機能の豊富さや、保存可能なメール通数などの観点でも比較するようにしましょう。具体的には「1ユーザーあたりの費用」「利用できる機能の範囲」「ストレージ容量」などを確認します。
チームでの利用のしやすさ
個人だけでなくチームでメールを扱う場面は非常に多くなっています。
特にカスタマーサポートのような、複数の担当者で問い合わせメールに対応するケースが多い現場では、メールを共有して適切に管理することの重要性が高まります。
support@~のような代表メールアドレスを複数人で管理できる「共有メールボックス機能」や、メンバーの予定を確認しながら会議設定ができる「カレンダー連携機能」は、円滑なチーム運営に欠かせません。
中にはチームでのメール共有に特化した製品もあり、件名やFromアドレスで担当者を自動で振り分ける「担当者振り分け機能」や、新着・返信処理中・対応済といった対応状況ごとに自動で振り分ける「ステータス管理機能」などもあります。
また、Slackなどのチャットツールや、CRM（顧客管理システム）と連携できるかどうかも、組織全体の生産性を高める上で重要な比較ポイントです。
データ移行の容易さ
既存のメールソフトから乗り換える場合は、過去のメールデータは「eml」「mbox」、アドレス帳は「CSV」といった汎用形式でエクスポート・移行する手順が用意されているかを事前に確認しましょう。
Outlook固有のデータ形式（PSTファイル）は他社ソフトで直接読み込めないことが多く、移行にはeml・mboxなどへの変換が必要です。また、Windowsメールから移行する場合はエクスポートできる範囲に制限があるため、手元に残したいメールデータを保存できるか確認してください。
データ移行のトラブルを防ぐには、他社製品からの自動インポート機能が備わっているソフトを選ぶのがおすすめです。さらに受信メールのバックアップ・復元機能が整っていると、移行時や運用中の障害によるデータ消失のリスクを抑えられます。
メールソフトの導入前に確認すべきこと
メールソフトはその種類自体も豊富で、ビジネスにおいて便利な機能が多く搭載されています。
しかし、自社に合ったソフトを見つけるためには、まず確認しておくべきことがいくつかあります。
現状のメール対応の課題を洗い出す
メールソフトを導入する前に、まず現状の課題を洗い出しましょう。
課題が分からないと、どのような機能を搭載したソフトを導入すればいいのか不明瞭になります。
利用目的と異なる特徴を持つメールソフトを選んでしまうと本末転倒です。そのため、自社の課題を理解した上で、メールソフトを選ぶことが重要です。
ここでは、メール対応業務で発生する課題の具体例をご紹介します。
返信漏れが起こりやすい
他のメールに埋もれて対応が必要なメールを見落としてしまったり、誰かが対応しているだろうと対応を放置したりした結果、実は誰も対応していなかったといった対応漏れは、大量にメールを受信していると起こりやすい課題です。相手へ迷惑をかけるだけでなく、会社全体の信頼や評価を損なう恐れがあります。
受信メールの管理がしやすいメールソフトを選んだり、メール管理に便利な機能があるメールソフトを選択しましょう。
関連ページはこちら >>メールの管理術12選！Outlook・Gmailのメール管理に役立つ機能をご紹介
二重対応が起こりやすい
メーリングリストや1つのアカウントを共同利用していると起きてしまう問題の1つとして「二重対応」があります。どのメールに誰が対応したのか分からず、誰も対応していないと思い、良かれと思って対応したが二重対応となってしまうことがあります。二重対応もクレームや会社全体の信頼・評価を損なう恐れがあります。
そういった場合は「メール共有システム」を導入することで、チーム全員のメールの対応状況が見える化し、二重対応から返信遅れ・漏れを対策しましょう。
必要なメールがなかなか見つからない
過去のやり取りをユーザー情報に結び付けることができないと、大量のメールの中から逐一検索しなければならず、時間も手間もかかります。
特に通常のメールソフトでは、複数人で問い合わせ対応をしている場合、ほかの人の対応メールが確認できないため、口頭やチャットなどで確認する手間が発生します。
複数人でのメール管理に特化した「メール共有システム」を導入すると、チーム全員の対応履歴が閲覧できるようになり、検索時間を短縮できます。
関連ページはこちら >>【2026年最新】メール共有システム12社を比較！機能や選び方まで徹底解説
独自ドメインを事前に取得しておく
ビジネスでの利用には、社会的信用の観点から「@会社名.com」のような独自ドメインの取得が推奨されます。
独自ドメインを使う場合は、インストール型メールソフト・Webメールのどちらであっても以下の2つが必要です。
- ドメインの取得（お名前.comなどのドメイン会社や、レンタルサーバーの契約時に併せて取得可能）
- 独自ドメインに対応したメールサービスを選ぶこと（レンタルサーバー事業者のメールサービス、GmailであればGoogle Workspaceなどの有料プランなど）
ドメインとレンタルサーバーをセットで申し込むと割引きが受けられるプロバイダもあります。レンタルサーバーで運用する場合は、こうした特典も活用しながらメールソフトの導入前に準備をしておきましょう。
独自ドメインについては、以下の記事で詳しく解説しています。
関連ページはこちら >>Google Workspaceで独自ドメインを設定する方法と注意点
関連ページはこちら >>Outlookで独自ドメインを使うには？設定方法とメリットを解説
自社のセキュリティ方針と運用管理体制を整理する
導入前に、自社のセキュリティ方針と照らして必要な要件を整理しておくことも重要です。
例えば、以下の要件を整理しましょう。
- 顧客の個人情報や機密情報を扱うにあたり、通信経路の暗号化（SSL/TLSなど）について、どこまでの水準を求めるか
- アカウントの不正ログインや乗っ取りを防ぐため、2段階認証（多要素認証）を必須化するか
- 宛先間違いやBCCの設定ミス（TOやCCへの誤入力）を防ぐため、誤送信防止チェックやBCC強制変換、送信キャンセルなどの機能が必要か
- 不審なメールによるウイルス感染や情報漏えいを防ぐため、高精度な迷惑メールフィルターや自動検知・隔離機能が必要か
通常のメールソフトでは一斉送信（メルマガなど）ができない点を理解しておく
メルマガのような大量メールの一斉送信を、通常のメールソフトのBCCで行うのは避けるべきです。
誤ってTOやCCに宛先を入力してしまうと、全受信者に他の宛先のメールアドレスが漏えいする重大なインシデントにつながります。さらに、大量のBCC送信はプロバイダからスパムとみなされかねません。迷惑メールとして扱われるだけでなく、そのドメインから送るすべてのメール（通常の業務メールを含む）が受信拒否されるリスクもあります。
メルマガなどの一斉配信やシステムによる自動送信を行う場合は、SPF・DKIM・DMARCといった送信ドメイン認証に標準対応した専用のメール配信システムを利用しましょう。
チームでのメール対応なら「楽楽自動応対」（旧名称：メールディーラー）
出所：「楽楽自動応対」公式Webサイト
メールソフトの導入前に確認すべきこととして、まず現状の課題の洗い出しを挙げました。このうち返信漏れ・二重対応・検索の手間は、代表アドレスを複数人で運用する部門で特に起こりやすい問題です。こういった複数人でのメール管理には、問い合わせ自動応対システム「楽楽自動応対」が適しています。
「楽楽自動応対」でできること
Point
- チームでのメール共有に特化
- メールの見落としや返信漏れを防止
- レポート機能で問い合わせ内容の分析が可能
複数人のメール管理に特化した「楽楽自動応対」について紹介いたします。
「楽楽自動応対」とは、株式会社ラクスが提供するinfo@やsupport@などの共有メールアドレス宛に届くメールを複数人で対応することに特化したメール共有システムです。
チーム全員のメールを対応状態ごとに「新着」「返信処理中」「対応完了」のステータスに自動で振り分けてくれます。
どのメールに誰が対応しているのかリアルタイムで共有できるので、対応状況が一目で分かり、メールの見落としや返信漏れを防ぐことができます。
「楽楽自動応対」の対応状況管理の画面イメージ
また、他の担当者の対応を含む、過去のやり取りがメールアドレスごとに紐づいており、ワンクリックで時系列順に一覧表示されるため、メールの検索時間を短縮できます。
「楽楽自動応対」の対応履歴機能の画面イメージ
セキュリティ対策機能も充実しており、誤送信防止チェックや添付ファイルURL化、送信キャンセルなど多岐にわたる機能が揃っています。
複数人でのメールや問い合わせの対応でお困りの方におすすめです。
導入事例：メールソフトからの切り替えで対応漏れゼロに
実際にメールソフトでの運用を「楽楽自動応対」に変更した弁護士ドットコム株式会社様の事例をご紹介します。
弁護士ドットコム株式会社 管理部 債権回収チームでは、滞留債権業務において滞納ユーザー様とのメール対応を担っています。以前はGmailを利用して個人アドレスでやりとりしていましたが、受信するメールの多さからくるメールの漏れや、チームメンバー間でのメール共有をCCで行うことによる管理の煩雑さなどの問題がありました。
このまま契約数およびメールの件数、チーム人数が増えていった際に運用が回らなくなると危機感をおぼえ、運用効率を改善するために「楽楽自動応対」を導入しました。
導入後は、未対応のメールが可視化され、返信漏れや遅れが大幅に解消されたそうです。また、テンプレート機能を活用し、定型文で返信する際はボタン1つで簡単に返信できるようになるなど、返信作業の効率化も実現しました。
さらに、チーム全体での共有メールアドレスの運用に切り替えたことで、セキュリティや内部統制も強化されました。簡単な操作性と迅速なサポート対応もご評価いただいており、現在では承認機能の活用を検討するなど、さらなる業務効率化が進んでいます。
メールの対応漏れをゼロにするなら「楽楽自動応対」（旧名称：メールディーラー）
メールソフトに関するよくある質問
最後にメールソフトの選定にあたって、想定される疑問と回答をまとめました。
無料のメールソフトをビジネスで利用するデメリットや注意点はありますか？
無料のメールソフトは、有料ソフトに比べてセキュリティ対策が制限されている場合が多く、不審なメールの検知機能や高度なメール暗号化機能が十分に備わっていない点に注意が必要です。
また、画面上に広告が表示されるソフトでは、表示のたびに作業が遮られたり集中力が削がれたりして、業務効率が低下する原因にもなります。取引先から信頼性が低いと判断されるリスクもあるため、ビジネス利用では、有料版と独自ドメインの組み合わせをおすすめします。
会社の独自ドメインメールを、無料のメールソフトやWebメールに設定して使うことはできますか？
可能です。サーバーの接続設定（POPやIMAPなど）を登録すれば、無料のメールソフトでも、会社の独自ドメインメールを送受信できるようになります。
Webメールの場合は、契約するサービスが独自ドメインに対応しているかを事前に確認してください。なお、Yahoo!メールなど、無料で使えるWebメールは独自ドメインに対応していません。無料版Gmailは外部のメールアドレスを設定して送受信する機能がありましたが、2027年1月をもってサポート終了となります。Gmailで独自ドメインを使う場合は、Google Workspaceの契約が必要です。
複数のメールアドレスを1つのソフトで一元管理できますか？
ほとんどのメールソフトで、複数のメールアドレスを一元管理可能です。
アカウントを登録しておけば、アカウントごとにログインし直す手間がなくなり、複数アドレス宛てのメールをまとめてチェック・返信できるようになります。
代表アドレス（info@やsupport@）を複数人で対応する場合、通常のメールソフトでも大丈夫ですか？
複数人での運用において、通常のメールソフトはおすすめできません。複数人で使い回すと、誰がすでに対応したのか、誰が何を対応中なのかをリアルタイムに把握できず、二重返信や対応漏れといったミスを招きやすいためです。
代表アドレスを複数人で対応する場合は、対応ステータスの可視化や担当者の割り当て、対応履歴の一元管理ができる、メール共有システムの導入をおすすめします。
Windowsの標準メールアプリが終了した後の移行先は、どこがおすすめですか？
Windowsの標準メールアプリは2024年12月に公式サポートが終了したため、セキュリティ維持や安定運用の観点から、別ソフトへの移行が必要です。
本記事で解説したメールソフトの中から移行先を選ぶ場合、以下がおすすめです。
- Microsoft Outlook：カレンダーや予定表も一括管理できる
- Mozilla Thunderbird：アカウント数の制限がなく、柔軟にカスタマイズできる
- eM Client：Outlookに近い操作感で移行した後も使いやすい
移行作業は、次の手順で進めましょう。
- 移行先のソフトを決め、端末にインストールする
- 旧環境からアドレス帳や過去のメールデータ（eml形式などの汎用データ）をエクスポートする
- 新ソフトのインポート機能を活用してデータを読み込む
自社に合ったメールソフトを選ぼう
メールソフトは種類が多く、どれを選んでも同じというものではありません。インストール型かWebメールかによってオフラインでの使い勝手やデータの保存先が変わり、接続方式が合っていなければ送受信そのものが行えなくなります。
選定を進める際は、製品を比較する前に現状のメール対応で何に困っているのかを整理しておきましょう。課題がはっきりしていれば、必要な機能とそうでない機能の判断がつき、導入後に「使わない機能に費用を払っている」「必要な機能が足りない」といった問題を避けられます。
その中でも、info@やsupport@といった代表アドレスを複数人で対応している場合は、通常のメールソフトでは対応状況の共有までは行えません。返信漏れや二重対応が起きているのであれば、メール共有システムの導入がおすすめです。
本記事でご紹介した「楽楽自動応対」は、ビジネスに特化した便利な機能を多く備えています。
「楽楽自動応対」の機能一覧やオプション、セキュリティ体制の詳細は、以下の資料にてご確認いただけます。
「楽楽自動応対」（旧名称：メールディーラー）のくわしい資料をお送りします。
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