2023/05/22
ビジネスにおいて絶対必要なコミュニケーションツールである「メール」
メールの送受信や管理を行うメールソフトにはさまざまな種類があり、手軽に使えるものからビジネス利用に特化したものまであります。
今回はメールソフトの基礎知識から種類、おすすめのメールソフトまで紹介いたします。
メールソフトとは
メールソフトとは、サーバーを介してメールの送受信を行うソフトウェアのことです。別名、メーラーと呼ばれる場合もあります。
自分のアカウントをソフト内に作り、メールの送受信、転送、チェック、アドレス帳の管理などが行えます。
手軽に利用できる無料のものから、ビジネス向けの有料のものまで、数多くのメールソフトがあります。
メールソフトの種類
一口にメールソフトと言っても、実は「メールソフト」と「Webメール」と大きく2種類に分かれます。
それぞれ違う特性があるので、まずはそちらを理解して選択することが重要です。
メールソフト
パソコンやスマートフォンなどのデバイスに、インストールして使用するソフトウェアです。
メリット
- デバイス側にメールが保存されるので、一度受信したメールをオフラインで確認可能
- 一度設定をすれば、毎回IDやパスワードの入力が不要
デメリット
- インストールをしたデバイスでしか利用できない
- 保存容量がデバイスの容量に依存するため、定期的なメールの整理が必要
Webメール
Webメールは、インターネット上でメールの送受信を行うシステムです。
メールソフトのように、ソフトウェアをデバイスにインストールする必要はありません。
メリット
- インターネットに接続できる環境があれば、どこでもメールの確認や送受信可能
- クラウド上に保存されるため、デバイスの容量を圧迫しない
デメリット
- インターネットの接続が必要
- サービスによってはサーバー上のメールに保存期間がある
メーラーとは
メーラーとは、メールソフトやWebメールなどを含めたメールを扱うシステム全般のことを意味します。
メールソフトやWebメール、クラウド、メーラーなど、区別に迷う場合は下記の図を覚えておくと良いでしょう。
ビジネスメールにおけるメールソフトの利用実態
一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2022」によると、仕事で利用しているメールソフトでは過半数以上（57.16%）が「Outlook（Microsoft365《旧Office365》を含む）」を利用しているという結果が出ています。
その後、「Gmail（GoogleWorkspaceを含む）」（38.11%）と続いており、多くの企業でOutlookとGmailが使われているということが分かります。
ビジネスにおすすめのメールソフト
メールソフトはさまざまな企業が展開しており、それぞれに特徴があります。
ビジネスシーンでの利用におすすめのメールソフトを紹介いたします。
1.Outlook
Point
- Microsoft365ツールとの連携
- Microsoft365ツールと共通した操作性
前述の調査でも1番多く利用されているOutlookはMicrosoft社が提供するパソコンにインストールして利用するWebメーラーです。
プランとしては、無料版とMicrosoft365の機能の1つとして提供されるプレミアム版（有料版）が存在します。
ビジネスで使う際には会社ドメインの設定ができることや、容量の大きさ、セキュリティ面からプレミアム版の利用がおすすめです。
WordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft365ツールをよく利用する方にとっては、各ツールと連携できることや操作一覧が画面上部のリボンにまとまっている仕様であるため、操作性に違和感がなくおすすめです。
2.Gmail
Point
- Googleサービスとの連携
- 強力なスパムフィルタ
Gmailは、Googleが提供するWebメールです。
Outlookと同様に、無料版とGoogleWorkspace（旧Gsuite）内の1機能である有料版が存在します。
有料版では、会社のドメインを使って新しいメールアドレスを取得することができます。またグループアドレス（メーリングリスト）も簡単に作成ができます。
Gmailに関しても、Outlookと同じようにセキュリティ面や広告の掲載がないことから、ビジネスでの利用には有料版の利用がおすすめです。
またGoogleが提供するGoogleカレンダーなどとの連携も可能であるため、Googleサービスをよく利用する方にはおすすめです。
3.Thunderbird
Point
- 拡張機能によるカスタマイズ可能
- 複数メールアドレスを1画面で管理可能
Thunderbirdは、Mozilla Foundationの完全所有子会社であるMZLA Technologies Corporationが提供する無料で使えるメールソフトです。
Thunderbirdの特徴は、アドオンといわれる拡張機能が充実しており、カスタマイズ性が高いことがあげられます。
拡張機能は自由に追加することができるため、使いやすいメールソフトを作り上げることができます。
また1つの画面で複数メールアドレスを管理できることも大きな特徴としてあげられます。
他のメーラーの場合、複数メールアドレスを管理するには都度アカウントを切り替えてのメール確認が必要な場合もあります。
Thunderbirdの場合は、1つの画面で確認することができるため、アカウントの切り替えが不要です。
個人メールアドレス、問い合わせフォームの受付用メールアドレス、会社問い合わせ用のメールアドレスなど、用途ごとにメールアドレスを持っている場合にはおすすめのメールソフトです。
メールソフト導入前に確認しておくこと
メールソフトは、ビジネスにおいて便利な機能が多く搭載されています。
しかし、自社に合ったソフトを見つけるためには、まず確認しておくべきことがいくつかあります。
課題を明確にする
メールソフトを導入する前に、まず現状の課題を洗い出しましょう。
課題が分からないと、どんな機能を搭載したソフトを導入すればいいのか不明瞭になります。
自社の課題を理解した上で、メールソフトを選ぶことが重要です。
ここでは、メール対応業務で発生する課題の具体例をご紹介します。
返信漏れが発生している
他のメールに埋もれて対応が必要なメールを見落としてしまったり、誰かが対応しているだろうと対応を放置した結果、実は誰も対応していなかったといった対応漏れは、大量にメールを受信していると起こりやすい課題です。相手へ迷惑をかけるだけでなく、会社全体の信頼や評価を損なう恐れがあります。
受信メールの管理がしやすいメールソフトを選んだり、メール管理に便利な機能を活用しましょう。
二重対応が発生している
メーリングリストや1つのアカウントを共同利用していると起きてしまうのが、二重対応です。どのメールに誰が対応したのか分からず、誰も対応していないと思い、良かれと思って対応したが二重対応となってしまうことがあります。二重対応もクレームや会社全体の信頼・評価を損なう恐れがあります。
複数人でのメール管理に特化した「メール共有システム」を導入すると、チーム全員のメールの対応状況が見える化され、二重対応から返信遅れ・漏れまで一気に解決できます。
必要なメールがなかなか見つからない
過去のやり取りをユーザー情報に結び付けることができないと、大量のメールの中から逐一検索しなければならず、時間も手間もかかります。
特に通常のメールソフトでは、複数人で問い合わせ対応をしている場合、ほかの人の対応メールが確認できないため、口頭やチャットなどで確認する手間が発生します。
複数人でのメール管理に特化した「メール共有システム」を導入すると、チーム全員の対応履歴が閲覧できるようになり、検索時間を短縮できます。
おすすめのメール共有システム「メールディーラー」
Point
- チームでのメール共有に特化
- メールの見落としや返信漏れを防止
- セキュリティ対策機能が充実
複数人のメール管理に特化したメール共有システム「メールディーラー」について紹介いたします。
メールディーラーとは、株式会社ラクスが提供するinfo@やsupport@等の共有メールアドレス宛に届くメールを複数人で対応することに特化したメール共有システムです。
チーム全員のメールを対応状態ごとに「新着」「返信処理中」「対応完了」のステータスに自動で振り分けてくれます。
どのメールに誰が対応しているのかリアルタイムで共有できるので、対応状況が一目で分かり、メールの見落としや返信漏れを防ぐことができます。
また、他の担当者の対応を含む、過去のやり取りがメールアドレスごとに紐づいており、ワンクリックで時系列順に一覧表示されるため、メールの検索時間を短縮できます。
セキュリティ対策機能も充実しており、誤送信防止チェックや添付ファイルURL化、送信キャンセルなど多岐にわたる機能が揃っています。
複数人でのメールや問い合わせの対応でお困りの方におすすめです。
自社にあったメールソフトを選ぼう
ビジネスにおいてメール対応は欠かせない業務です。
日常的に使うメールソフトにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴やメリット・デメリットがあります。
その中でも特に大量のメール対応を行わなくてはならない企業は、ビジネス向けのメールソフトを導入することがおすすめです。
ご紹介したメールディーラーは、ビジネスに特化した便利な機能を多く備えています。
無料トライアルもありますので、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
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