2023/01/18
ビジネスにおいて絶対必要なコミュニケーションツールである「メール」
メールの送受信や管理を行うメールソフトにはさまざまな種類があり、手軽に使えるものからビジネス利用に特化したものまであります。
今回はメールソフトの基礎知識から種類、おすすめのメールソフトまで紹介いたします。
メールソフトとは
メールソフトとは、サーバーを介してメールの送受信を行うソフトウェアのことです。別名、メーラーと呼ばれる場合もあります。
自分のアカウントをソフト内に作り、メールの送受信、転送、チェック、アドレス帳の管理などが行えます。
手軽に利用できる無料のものから、ビジネス向けの有料のものまで、数多くのメールソフトがあります。
メールソフトの種類
一口にメールソフトと言っても、実は「メールソフト」と「Webメール」と大きく2種類に分かれます。
それぞれ違う特性があるので、まずはそちらを理解して選択することが重要です。
メールソフト
パソコンやスマートフォンなどのデバイスに、インストールして使用するソフトウェアです。
メリット
- デバイス側にメールが保存されるので、一度受信したメールをオフラインで確認可能
- 一度設定をすれば、毎回IDやパスワードの入力が不要
デメリット
- インストールをしたデバイスでしか利用できない
- 保存容量がデバイスの容量に依存するため、定期的なメールの整理が必要
Webメール
Webメールは、インターネット上でメールの送受信を行うシステムです。
メールソフトのように、ソフトウェアをデバイスにインストールする必要はありません。
メリット
- インターネットに接続できる環境があれば、どこでもメールの確認や送受信可能
- クラウド上に保存されるため、デバイスの容量を圧迫しない
デメリット
- インターネットの接続が必要
- サービスによってはサーバー上のメールに保存期間がある
メーラーとは
メーラーとは、メールソフトやWebメールなどを含めたメールを扱うシステム全般のことを意味します。
メールソフトやWebメール、クラウド、メーラーなど、区別に迷う場合は下記の図を覚えておくと良いでしょう。
ビジネスメールにおけるメールソフトの利用実態
一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2022」によると、仕事で利用しているメールソフトでは過半数以上（57.16%）が「Outlook（Microsoft365《旧Office365》を含む）」を利用しているという結果が出ています。
その後、「Gmail（GoogleWorkspaceを含む）」（38.11%）と続いており、多くの企業でOutlookとGmailが使われているということが分かります。
ビジネスにおすすめのメールソフト
メールソフトはさまざまな企業が展開しており、それぞれに特徴があります。
ビジネスシーンでの利用におすすめのメールソフトを紹介いたします。
1.Outlook
Point
- Microsoft365ツールとの連携
- Microsoft365ツールと共通した操作性
前述の調査でも1番多く利用されているOutlookはMicrosoft社が提供するパソコンにインストールして利用するWebメーラーです。
プランとしては、無料版とMicrosoft365の機能の1つとして提供されるプレミアム版（有料版）が存在します。
ビジネスで使う際には会社ドメインの設定ができることや、容量の大きさ、セキュリティ面からプレミアム版の利用がおすすめです。
WordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft365ツールをよく利用する方にとっては、各ツールと連携できることや操作一覧が画面上部のリボンにまとまっている仕様であるため、操作性に違和感がなくおすすめです。
2.Gmail
Point
- Googleサービスとの連携
- 強力なスパムフィルタ
Gmailは、Googleが提供するWebメールです。
Outlookと同様に、無料版とGoogleWorkspace（旧Gsuite）内の1機能である有料版が存在します。
有料版では、会社のドメインを使って新しいメールアドレスを取得することができます。またグループアドレス（メーリングリスト）も簡単に作成ができます。
Gmailに関しても、Outlookと同じようにセキュリティ面や広告の掲載がないことから、ビジネスでの利用には有料版の利用がおすすめです。
またGoogleが提供するGoogleカレンダーなどとの連携も可能であるため、Googleサービスをよく利用する方にはおすすめです。
3.Thunderbird
Point
- 拡張機能によるカスタマイズ可能
- 複数メールアドレスを1画面で管理可能
Thunderbirdは、Mozilla Foundationの完全所有子会社であるMZLA Technologies Corporationが提供する無料で使えるメールソフトです。
Thunderbirdの特徴は、アドオンといわれる拡張機能が充実しており、カスタマイズ性が高いことがあげられます。
拡張機能は自由に追加することができるため、使いやすいメールソフトを作り上げることができます。
また1つの画面で複数メールアドレスを管理できることも大きな特徴としてあげられます。
他のメーラーの場合、複数メールアドレスを管理するには都度アカウントを切り替えてのメール確認が必要な場合もあります。
Thunderbirdの場合は、1つの画面で確認することができるため、アカウントの切り替えが不要です。
個人メールアドレス、問い合わせフォームの受付用メールアドレス、会社問い合わせ用のメールアドレスなど、用途ごとにメールアドレスを持っている場合にはおすすめのメールソフトです。
チームでのメール共有におすすめ 「メールディーラー」
Point
- チームでのメール共有に特化
- メールの見落としや返信漏れを防止
- セキュリティ対策機能が充実
メールソフトの中には、ご紹介した3つ以外にも共有メールに特化したメールソフトが存在します。
今回は、そのうちの1つであるメールディーラーについて紹介いたします。
メールディーラーとは、株式会社ラクスが提供するinfo@やsupport@等の複数名で対応する共有メールアドレス宛に来るメールの管理に特化したWebメールです。
メールの状態ごとに「新着」「返信処理中」「対応完了」のステータスに自動で振り分けてくれます。
どのメールに誰が対応しているのかリアルタイムで共有できるので、対応状況が一目で分かり、メールの見落としや返信漏れを防ぐことができます。
またセキュリティ対策機能も充実しており、誤送信防止チェックや添付ファイルURL化、送信キャンセルなど多岐にわたる機能が揃っています。
複数名でのメール対応をしている方や、メールの見落としを防止したい方などにはおすすめです
メールソフト導入前に確認しておくこと
メールソフトは、ビジネスにおいて便利な機能が多く搭載されています。
しかし、自社に合ったソフトを見つけるためには、まず確認しておくべきことがいくつかあります。
課題を明確にする
メールソフトを導入する前に、まず現状の課題を洗い出しましょう。
課題が分からないと、どんな機能を搭載したソフトを導入すればいいのか不明瞭になります。
自社の課題を理解した上で、メールソフトを選ぶことが重要です。
ここでは、メール対応業務で発生する課題の具体例をご紹介します。
重複返信や返信漏れが発生している
通常のメールソフトを利用していると、情報共有がしにくいため「誰も対応していない」と思い対応したら、すでに他の人が対応していたという「重複対応」や、逆に「誰かが対応しているだろう」と思っていたら誰も対応してなかった「返信漏れ」が起こる可能性があります。
必要なメールがなかなか見つからない
通常のメールソフトでは、過去のやり取りをユーザー情報に結び付けることができません。
そのため、過去の対応履歴を探すときに、大量のメールの中から逐一検索しなければならず、時間も手間もかかります。
その結果、ユーザーへの対応が遅れてしまい、顧客満足度に影響を与える可能性があります。
引き継ぎミスが多発している
担当者が休みだったり、外出していたりすると、他の人が代理対応を求められます。
しかし、メール対応が属人化していると状況把握が困難で、引継ぎミスが起こる可能性があります。
またシフト制の勤務体制などでは、やりとりの途中で対応を引き継ぐケースも多く、ミスが起こる可能性が高くなります。
このように自社が悩んでいる課題を明確にし、それらを解決できるようなシステムを選びましょう。
自社にあったメールソフトを選ぼう
ビジネスにおいてメール対応は欠かせない業務です。
日常的に使うメールソフトにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴やメリット・デメリットがあります。
その中でも特に大量のメール対応を行わなくてはならない企業は、ビジネス向けのメールソフトを導入することがおすすめです。
ご紹介したメールディーラーは、ビジネスに特化した便利な機能を多く備えています。
お試し版もありますので、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
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