2022/02/01ビジネスにおいて絶対必要なコミュニケーションツールである「メール」。
そのメールの管理をもっと効率化したいと考えたことはありませんか？
メールの送受信や管理を行うメールソフトにはさまざまな種類があり、手軽に使えるものからビジネス利用に特化したものまであります。
本記事では、メールソフトの基礎知識から種類、おすすめのメールソフトまでご紹介します。
メールソフトについて
メールソフトとは、その名の通りメールの送受信や、アドレス帳管理などの機能がついたソフトウェアのことです。
ここではメールソフトとは何か、どんな種類があるのかについてご紹介します。
そもそもメールソフトとは
メールソフトとは、サーバーを介してメールの送受信を行うソフトウェアのことです。別名、メーラーと呼ばれる場合もあります。
自分のアカウントをソフト内に作り、メールの送受信、転送、チェック、アドレス帳の管理などが行えます。
手軽に利用できる無料のものから、ビジネス向けの有料のものまで、数多くのメールソフトがあります。
メールソフトの種類
一口にメールソフトと言っても、実は「メールソフト」と「Webメール」と大きく2種類に分かれます。それぞれ違う特性があるので、まずはそちらを理解して選択することが重要です。
メールソフト
パソコンやスマートフォンなどのデバイスに、インストールして使用するソフトウェアです。
メリット
デバイス側にメールが保存されるので、一度受信したメールをオフラインで確認できます。ただし、メールを送受信するには、インターネットに接続する必要があります。
また一度設定をすれば、毎回IDやパスワードの入力をする必要がありません。
デメリット
メールソフトは、インストールをしたデバイスでしか利用できません。
メールデータが、デバイス内に保存されているので、メールを確認したい場合は、そのデバイスを常に持ち歩く必要があります。
メールの保存容量がデバイスの容量に依存するため、定期的なメールの整理が必要になる場合があります。
Webメール
Webメールは、インターネット上でメールの送受信を行うシステムです。
メールソフトのように、ソフトウェアをデバイスにインストールする必要はありません。
メリット
インターネットに接続できる環境があれば、どこでもメールの確認や送受信が行えます。
また、ログインをすればどのデバイスでも利用できるので、外出先や出張先などでもメールに迅速に対応できます。
さらにメールはクラウド上に保存されるので、デバイスの容量を圧迫することはありません。
デメリット
メールがデバイス上に保存されていないので、インターネットにつながなくてはメールの確認や送受信ができません。
サービスによってはサーバー上のメールに保存期間があり、保存期間を過ぎると古いものから削除されることがあります。特に、無料のWebメールは保存期間があることが多いです。大切なメールを受信した場合は、その都度保護しておく必要があります。
メーラーとは
「メーラー」とは、「メールソフトやWebメールなどを含めたメールを扱うシステム全般」のことを意味します。
メールソフトやWebメール、クラウド、メーラーなど、区別に迷う場合は、下記の図を覚えておくと良いでしょう。
ビジネスメールの実体
一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2021」によると、仕事で使っている主なコミュニケーション手段は「メール」（98.9％）という結果でした。様々なコミュニケーションツールが増えていますが、ビジネスのやりとりでは依然としてメールが中心です。また、コロナ禍を境に、約半数の人が仕事でメールの機会が増えたと感じています。また1日に69分のメールを読み、81分をメール作成の時間にあてている、とのデータもあります。仕事では欠かせないメールだからこそ、管理しやすくミスを防げるメールソフトを選ぶべきです。
無料メールソフト4選
メールソフトはさまざまな企業が展開しており、それぞれに特徴があります。
ここでは手軽に利用できるメールソフトを4つご紹介します。
おすすめメールソフト1：Gmail
Googleが提供するWebメールです。世界中で利用されており、無料で手軽に始められます。Gmail独自の特徴には以下のようなものが挙げられます。
15GBのストレージ
Gmailは無料で使えるサービスですが、15GBと大容量のストレージを使えるのが特徴です。
アーカイブ
不要メールの処理方法として、Gmailでは削除だけでなく、「アーカイブ」という方法があります。対象のメールは受信トレイから除外されますが、削除ではなく保存処理を行っています。
つまり一旦アーカイブ処理しておけば、「後から必要になった」という場合でも、簡単に受信トレイに戻すことができます。Gmailでは必要か不要かわからないメールは、削除の前に、アーカイブ処理をすることがおすすめです。
ラベル
Gmailには「ラベル」機能があります。ラベル機能をうまく活用することによって、重要度の高いメールの見落しを防ぐことができます。例えば、「最重要」「重要」のようなラベルを付けることで、メールの見落としを防げるほかに、優先度の高いメールから対応することができるようになります。
さらに、1つのメールに複数のラベルをつけることも可能です。
おすすめメールソフト2：Outlook
パソコンにインストールして利用する、無料のメールソフトです。
Microsoft社が提供しており、Windowsユーザーの多くが利用しています。
もともとは業務管理ソフトとして開発されたため、スケジュール管理・業務管理・メモ帳機能など、ビジネスに便利な機能が備わっています。
クラウドを使ったファイル共有
Outlookは、オンラインストレージサービスの「onedrive」を通じて、ファイル共有が行えます。
共有機能
グループを作成すると、作業の共有が可能です。またSkypeでの通話にも対応しています。
おすすめメールソフト3：Thunderbird
Thunderbirdは、ブラウザのFirefoxを展開している「MozillaFoundation」が提供しているメールソフトです。
無料で利用でき、さまざまなデザインに変更できるのが特徴です。
検索機能
フィルター機能を使ってメッセージの絞り込みができます。目的のメッセージを迅速に発見できるので、時間の短縮につながります。
また、ブラウザのようにメールをタブで表示してくれます。複数のメッセージを素早く切り替えることが可能です。
添付ファイルのつけ忘れ防止
メールの本文に「添付」などのキーワードがある場合に、添付ファイルがついてないと警告してくれる機能です。よくあるファイルの添付つけ忘れミスを防ぐことができます。
おすすめメールソフト4：Yahoo!メール
Yahoo!が提供するWebメールです。Gmailと同じく、基本機能は無料で利用できます。
有料会員になると容量無制限
Yahoo!メールのストレージは10GBです。
しかし、有料のプレミアム会員になると容量無制限で利用することができます。
自動フィルタリング機能
迷惑メールやスパムメールなどを、自動フィルタリングしてくれる機能です。
オプションでさらに強化された迷惑メールフィルターを利用できます。
ビジネスにおすすめのメールソフトは？
上記で紹介したメールソフトは、無料で簡単に利用できることが魅力です。
特に個人で利用する場合には、機能面で問題はほぼありません。しかし、ビジネスとして利用するには、さらに充実した機能が搭載されているメールソフトを利用するのがおすすめです。また、無料のメールソフトでもセキュリティ対策は行われていますが、有料のものと比べると強度は劣ります。
では、ビジネスで利用するメールソフトには、どんな機能が搭載されていると便利なのでしょうか。
どんな企業にビジネス向けメールソフトがおすすめ？
ビジネスにおいて、メール対応は欠かせない業務です。その業務をサポートするメールソフトは、使い勝手がよく、機能性に優れているものを導入したいものです。
問い合わせフォームを持っている、複数人で顧客対応を分担している、という企業は毎日数十～数百通のメールに対応しなくてはいけないため、無料のメールソフトでは機能が足りないことが多いです。
メール管理体制が整っていないと、対応漏れや重複対応などのミスが発生する可能性もあります。そういったミスは、社内の業務効率を悪化させるだけでなく、取引先の信用喪失、また営業機会損失につながります。
ビジネス向けのメール管理ソフトは、大量のメール対応にあたる企業に、ありがちな悩みを解決してくれます。では、具体的にどんな機能があるのかを次の項でご紹介します。
ビジネス向けメールソフトは何が違う？
ビジネス向けメールソフトには、無料のメールソフトにはない機能が備わっています。ビジネス向けメールソフトに搭載されていることが多い機能を、いくつかご紹介します。
対応状況を一目で把握できる
無料のメールソフトの場合、メールの対応状況把握に手間がかかりますが、ビジネス向けのソフトは、「ステータス管理」ができるものが多いです。
これは、「今どの誰がが、どのメールに対応しているか」「メールの対応状況（未対応・保留・対応済みなど）」を一目で確認できる機能です。
リアルタイムでメールの対応状況が確認できるので、対応漏れや対応遅れ、重複対応などのミスを防ぐことができます。また、担当者同士で対応状況を共有する時間を短縮できるため、業務の効率化につながります。
対応履歴が分かりやすい
ビジネス向けのメールシステムは、メール対応の履歴を簡単に確認することができます。無料のメールソフトは、過去の返信履歴を見るために、膨大な量のメールの中から検索し、探し出す必要があります。
ビジネス向けソフトであれば、ワンクリックで対応履歴を時系列順に表示できる機能を持つものもあり、スピーディーな対応が可能になります。
メール検索にかかっていた時間を短縮できるため、大幅な業務効率の改善につながります。
セキュリティ面が安心
無料のメールソフトでもセキュリティ対策は施されています。個人で使う範囲であれば問題ないですが、顧客情報や取引情報など重要な情報を扱うビジネスにおいては、不安な面があります。もう一段階上のセキュリティ対策が求められるのです
有料のビジネス向けソフトは、無料のソフトに比べて何重ものセキュリティ対策を施されていることが多いです。暗号化通信はもちろん、万が一の事態に備えて、24時間365日エンジニアが監視を行っているといったサービスを提供しているソフトもあります。
ビジネスで使うソフトならば、どんなセキュリティ対策が施されているのか、しっかり確認しましょう。
メールソフト導入前に確認しておくこと
メールソフトは、ビジネスにおいて便利な機能が多く搭載されています。しかし、自社に合ったソフトを見つけるためには、まず確認しておくべきことがいくつかあります。
課題を明確にする
メールソフトを導入する前に、まず現状の課題を洗い出しましょう。課題が分からないと、どんな機能を搭載したソフトを導入すればいいのか、不明瞭になります。
自社の課題を理解した上で、メールソフトを選ぶことが重要です。
ここでは、メール対応業務で発生する課題の具体例をご紹介します。
■重複返信や返信漏れが発生している
通常のメールソフトを利用していると、情報共有がしにくいため「誰も対応していない」と思い対応したら、すでに他の人が対応していたという「重複対応」や、逆に「誰かが対応しているだろう」と思っていたら誰も対応してなかった「返信漏れ」が起こる可能性があります。
■必要なメールがなかなか見つからない
通常のメールソフトでは、過去のやり取りをユーザー情報に結び付けることができません。そのため、過去の対応履歴を探すときに、大量のメールの中から逐一検索せねばならず、時間も手間もかかります。
その結果、ユーザーへの対応が遅れてしまい、顧客満足度に影響を与える可能性があります。
■引継ぎでミスが多発している
担当者が休みだったり、外出していたりすると、他の人が代理対応を求められます。しかし、メール対応が属人化していると状況把握が困難で、引継ぎミスが起こる可能性があります。またシフト制の勤務体制などでは、やりとりの途中で対応を引き継ぐケースも多く、ミスが起こる可能性が高くなります。
このように自社が悩んでいる課題を明確にし、それを解決できるようなシステムを選びましょう。
おすすめメール管理ソフト『メールディーラー』
ビジネス向けのメールソフトには、さまざまな種類があります。
ここではその中で累計導入社数7,000社を超えるシステム、「メールディーラー」についてご紹介します。
メールディーラーの機能
メールディーラーの便利な機能を、いくつかご紹介します。
メールのステータス管理機能
メールディーラーはメールを「新着」「返信処理中」「対応継続中」「対応完了」のステータスに自動で振り分けてくれます。どのメールに誰が対応しているのかリアルタイムで共有できるので、対応状況が一目で分かります。さらに、返信中のメールにはロックがかかるので、重複返信を防止できます。
またカスタマイズ性が高く、「開発確認中」「本日中要対応」などオリジナルのステータスを作成でき、自社で使いやすいようにカスタマイズ可能です。
コメント機能
メールにコメントをつけることができます。「お客様都合で保留」「優先対応」などのコメントをつけることで、スタッフ間で共有する時間を短縮できます。
また、「最優先」「優先」のようなコメントを残すことで、優先順位の高いメールから対応することができるようになります。
まとめ
ビジネスにおいてメール対応は欠かせない業務です。
日常的に使うメールソフトにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴やメリット・デメリットがあります。
その中でも特に大量のメール対応を行わなくてはいけない企業は、ビジネス向けのメールソフトを導入することがおすすめです。
本記事でご紹介したメールディーラーは、ビジネスに特化した便利な機能を多く備えています。お試し版もありますので、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
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