ビジネスにおいて絶対必要なコミュニケーションツールである「メール」。そのメールの管理をもっと効率化したいと考えたことはありませんか？
メールの送受信や管理を行うメールソフトにはさまざまな種類があり、手軽に使えるものからビジネス利用に特化したものまであります。
本記事ではメール管理ソフトとは何か、メール管理ソフトの種類、おすすめのメール管理ソフトをご紹介します。
この記事のまとめ
メール管理ソフトについて
メール管理ソフトとは、その名の通りメールの送受信や、アドレス帳管理などの機能がついたソフトウェアのことです。
ここではメール管理ソフトとは何か、どんな種類があるのかについてご紹介します。
メール管理ソフトとは
メール管理ソフトとは、サーバーを介してメールの送受信を行うソフトウェアのことです。別名、メーラーと呼ばれる場合もあります。
自分のアカウントをソフト内に作り、メールの送受信、転送、チェック、アドレス帳の管理などが行えます。
手軽に利用できる無料のものから、ビジネス向けの有料のものまで、数多くのメール管理ソフトがあります。
メール管理ソフトの種類
メール管理ソフトは大きく分けて、「メールソフト」と「Webメール」の2つに分けることができます。それぞれの特徴やメリット・デメリットをご紹介します。
メールソフト
パソコンやスマートフォンなどのデバイスに、インストールして使用するソフトウェアです。
メリット
デバイス側にメールが保存されるので、一度受信したメールをオフラインで確認できます。ただし、メールを送受信するには、インターネットに接続する必要があります。
また一度設定をすれば、毎回IDやパスワードの入力をする必要がありません。
デメリット
メールソフトは、インストールをしたデバイスでしか利用できません。
メールデータが、デバイス内に保存されているので、メールを確認したい場合は、そのデバイスを常に持ち歩く必要があります。
メールの保存容量がデバイスの容量に依存するため、定期的なメールの整理が必要になる場合があります。
Webメール
Webメールは、インターネット上でメールの送受信を行うシステムです。
メールソフトのように、ソフトウェアをデバイスにインストールする必要はありません。
メリット
インターネットに接続できる環境があれば、どこでもメールの確認や送受信が行えます。
また、ログインをすればどのデバイスでも利用できるので、外出先や出張先などでもメールに迅速に対応できます。
さらにメールはクラウド上に保存されるので、デバイスの容量を圧迫することはありません。
デメリット
メールがデバイス上に保存されていないので、インターネットにつながなくてはメールの確認や送受信ができません。
サービスによってはサーバー上のメールに保存期間があり、保存期間を過ぎると古いものから削除されることがあります。特に、無料のWebメールは保存期間があることが多いです。大切なメールを受信した場合は、その都度保護しておく必要があります。
無料メール管理ソフト4選
メール管理ソフトはさまざまな企業が展開しており、それぞれに特徴があります。
ここでは手軽に利用できるメール管理ソフトを4つご紹介します。
おすすめソフト1：Gmail
Googleが提供するWebメールです。世界中で利用されており、無料で手軽に始められます。Gmail独自の特徴には以下のようなものが挙げられます。
15GBのストレージ
Gmailは無料で使えるサービスですが、15GBと大容量のストレージを使えるのが特徴です。
アーカイブ
不要メールの処理方法として、Gmailでは削除だけでなく、「アーカイブ」という方法があります。対象のメールは受信トレイから除外されますが、削除ではなく保存処理を行っています。
つまり一旦アーカイブ処理しておけば、「後から必要になった」という場合でも、簡単に受信トレイに戻すことができます。Gmailでは必要か不要かわからないメールは、削除の前に、アーカイブ処理をすることがおすすめです。
ラベル
Gmailには「ラベル」機能があります。ラベル機能をうまく活用することによって、重要度の高いメールの見落しを防ぐことができます。例えば、「最重要」「重要」のようなラベルを付けることで、メールの見落としを防げるほかに、優先度の高いメールから対応することができるようになります。
さらに、1つのメールに複数のラベルをつけることも可能です。
おすすめソフト2：Yahoo!メール
Yahoo!が提供するWebメールです。Gmailと同じく、基本機能は無料で利用できます。
有料会員になると容量無制限
Yahoo!メールのストレージは10GBです。
しかし、有料のプレミアム会員になると容量無制限で利用することができます。
自動フィルタリング機能
迷惑メールやスパムメールなどを、自動フィルタリングしてくれる機能です。
オプションでさらに強化された迷惑メールフィルターを利用できます。
おすすめソフト3：Outlook
パソコンにインストールして利用する、無料のメールソフトです。
Microsoft社が提供しており、Windowsユーザーの多くが利用しています。
もともとは業務管理ソフトとして開発されたため、ビジネスに便利な機能が備わっています。
ビジネスで使える機能
スケジュール管理・業務管理・メモ帳機能など、ビジネスに便利な機能が備わっています。
クラウドを使ったファイル共有
Outlookは、オンラインストレージサービスの「onedrive」を通じて、ファイル共有が行えます。
共有機能
グループを作成すると、作業の共有が可能です。またSkype会話にも対応しています。
おすすめソフト4：Thunderbird
Thunderbirdは、ブラウザのFirefoxを展開している「MozillaFoundation」が提供しているメールソフトです。
無料で利用でき、さまざまなデザインに変更できるのが特徴です。
検索機能
フィルター機能を使ってメッセージの絞り込みができます。目的のメッセージを迅速に発見できるので、時間の短縮につながります。
また、ブラウザのようにメールをタブで表示してくれます。複数のメッセージを素早く切り替えることが可能です。
添付ファイルのつけ忘れ防止
メールの本文に「添付」などのキーワードがある場合に、添付ファイルがついてないと警告してくれる機能です。よくあるファイルの添付のし忘れミスを防ぐことができます。
ビジネスにおすすめのメール管理ソフトは？
上記で紹介したメールソフトは、無料で簡単に利用できることが魅力です。
特に個人で利用する場合には、機能面で問題はほぼありません。しかし、ビジネスとして利用するには、さらに充実した機能が搭載されているメール管理ソフトを利用するのがおすすめです。また、無料のメール管理ソフトでもセキュリティ対策は行われていますが、有料のものと比べると強度は劣ります。
では、ビジネスで利用するメール管理ソフトには、どんな機能が搭載されていると便利なのでしょうか。
ここでは、ビジネスにおすすめのメール管理ソフトについてご紹介します。
どんな企業にビジネス向けメール管理ソフトがおすすめ？
ビジネスにおいて、メール対応は欠かせない業務です。その業務をサポートするメール管理ソフトは、使い勝手がよく、機能性に優れているものを導入したいものです。
特にビジネス向けメール管理ソフトの利用がおすすめなのが、日々のメールのやり取りが多い企業です。例えば、クライアントとのメールのやり取りを行う企業や、ECサイトを運営しており、ユーザーとのやり取りが大量に発生する企業です。
そういった企業は、毎日数十～数百通のメールに対応しなくてはいけないため、通常のメール管理ソフトでは機能が足りないことが多いです。メール管理体制が整っていないと、対応漏れや重複対応などのミスが発生する可能性もあります。そういったミスは、顧客満足度を下げるだけでなく、最悪の場合クレームにつながってしまうこともあります。
ビジネス向けのメール管理ソフトは、大量のメール対応にあたる企業に、ありがちな悩みを解決してくれます。では、具体的にどんな機能があるのかを次の項でご紹介します。
ビジネス向けメール管理ソフトは何が違う？
ビジネス向けメール管理ソフトには、無料のメール管理ソフトにはない機能が備わっています。ビジネス向けメール管理ソフトに搭載されていることが多い機能を、いくつかご紹介します。
ステータス管理ができる
無料のメール管理ソフトの場合、メールの状況が把握しづらいといった問題が発生します。ビジネス向けのソフトは、「ステータス管理」ができるものが多いです。
これは、「今どのスタッフが、どのメールに対応しているか」「メールの対応状況（未対応・保留・対応済みなど）」を一目で確認できる機能です。
リアルタイムでメールの状況が確認できるので、対応漏れや対応遅れ、重複対応などのミスを防ぐことができます。また、スタッフ同士で対応状況を共有する時間を短縮できるため、業務の効率化につながります。
対応履歴が分かりやすい
ビジネス向けのメール管理システムは、メール対応の履歴を簡単に確認することができます。通常のメール管理ソフトは、過去の返信履歴を見るために、膨大な量のメールの中から検索し、探し出す必要があります。
ビジネス向けソフトであれば、ワンクリックで対応履歴を時系列順に表示できる機能を持つものもあり、スピーディーな対応が可能になります。
メール検索にかかっていた時間を短縮できるため、大幅な業務効率の改善につながります。
セキュリティ面が安心
無料のメール管理ソフトでもセキュリティ対策は施されています。個人で使う範囲であれば問題ないですが、顧客情報や取引情報など重要な情報を扱うビジネスにおいては、不安な面があります。もう一段階上のセキュリティ対策が求められるのです。
有料のビジネス向け管理ソフトは、無料のソフトに比べて何重ものセキュリティ対策を施されていることが多いです。暗号化通信はもちろん、万が一の事態に備えて、24時間365日エンジニアが監視を行っているといったサービスを提供しているソフトもあります。
ビジネスで使うソフトならば、どんなセキュリティ対策が施されているのか、しっかり確認しましょう。
メール管理ソフトを導入する前に…確認しておくこと
メール管理ソフトは、ビジネスにおいて便利な機能が多く搭載されています。しかし、自社に合ったソフトを見つけるためには、まず確認しておくべきことがいくつかあります。
課題を明確にする
メール管理ソフトを導入する前に、まず現状の課題を洗い出しましょう。課題が分からないと、どんな機能を搭載したソフトを導入すればいいのか、不明瞭になります。
自社の課題を理解した上で、メール管理ソフトを選ぶことがまず第一です。
ここでは、問い合わせ対応ではどんなミスやトラブルが発生するのか、企業が抱える課題の具体例をご紹介します。
重複返信や返信漏れが発生している
通常のメールソフトを利用していると、スタッフ間で情報共有がしにくいため「誰も対応していない」と思い対応したら、すでにほかのスタッフも対応していた「重複対応」や、逆に「誰かが対応しているだろう」と思っていたら誰も対応してなかった「返信漏れ」が起こる可能性があります。
必要なメールがなかなか見つからない
通常のメールソフトでは、過去のやり取りをユーザー情報に結び付けることができません。そのため、過去の対応履歴を探すときに、大量のメールの中から逐一検索せねばならず、時間も手間もかかります。
その結果、ユーザーへの対応が遅れてしまい、顧客満足度に影響を与える可能性があります。
引継ぎでミスが多発している
担当スタッフが休みだったり、外出していたりすると、ほかのスタッフが代理対応を求められます。しかし、メールの管理が属人化していると状況が把握しづらいほかに、引継ぎミスが起こる可能性が高くなります。
このように自社が悩んでいる課題を明確にし、それを解決できるようなソフトを選びましょう。
既存で利用しているシステムを確認する
ECサイトを運営している場合、すでに受注・在庫管理システムを導入している企業も多いのではないでしょうか。
メール管理ソフトによっては、既存の受注・在庫管理システムなどと連携できるものがあります。単にメール管理ソフトとして利用するだけでなく、既存のシステムと連携することで、より業務の効率化を期待できます。
ソフトと連携できるかを確認するために、現在利用しているシステムを確認しておきましょう。
おすすめメール管理ソフト『メールディーラー』
ビジネス向けのメール管理ソフトには、さまざまな種類があります。
ここではその中でもおすすめのソフト、「メールディーラー」についてご紹介します。
メールディーラーの機能
メールディーラーの便利な機能を、いくつかご紹介します。
メールのステータス管理機能
メールディーラーはメールを「新着」「返信処理中」「対応継続中」「対応完了」のステータスに自動で振り分けてくれます。どのメールに誰が対応しているのかリアルタイムで共有できるので、対応漏れを防げます。
さらに、返信中のメールにはロックがかかるので、重複返信を防止できます。
基本ステータスのほかに、オリジナルのステータスを作成でき、自社で使いやすいようにカスタマイズ可能です。
コメント機能
メールにコメントをつけることができます。
「お客様都合で保留」「優先対応」などのコメントをつけることで、スタッフ間で共有する時間を短縮できます。
また、「最優先」「優先」のようなコメントを残すことで、優先順位の高いメールから対応することができるようになります。
既存システムとの連携
メールディーラーは、既存の在庫管理システムなどと連携することが可能です。
これは、ECサイトを運営している企業の方に好評の機能です。
ECサイトでは、メールで注文のキャンセルや変更を受けることが多くあります。メール管理システムと在庫管理システムが連携されていないと、「メールを受信→在庫管理システムで注文情報を確認し、キャンセル・変更処理」といった手間が発生してしまいます。
しかし、メールディーラーのようにシステムが連携できると、メールアドレスをクリックするだけで、在庫管理システム上の注文情報に遷移することができるようになります。これにより、大きな業務効率の改善につながります。
メールディーラーは、多くのシステムと連携可能です。詳しくは、メールディーラーにお問い合わせください。
▼メールディーラーに問い合わせる
https://www.maildealer.jp/inquiry/
まとめ
ビジネスにおいてメール対応は欠かせない業務です。
日常的に使うメールソフトにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴やメリット・デメリットがあります。
その中でも特に大量のメール対応を行わなくてはいけない企業は、ビジネス向けのメール管理ソフトを導入することがおすすめです。
本記事でご紹介したメールディーラーは、ビジネスに特化した便利な機能を多く備えています。お試し版もありますので、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
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