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【Thunderbird版】複数人でのメール管理に便利な“共有設定”とは?

日付のアイコン2020/11/12
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問い合わせ管理の方法
【Thunderbird版】複数人でのメール管理に便利な“共有設定”とは?

「WEBサイトの問い合わせ窓口に届くメールを、複数人で分担して対応したい」

「メールでカスタマーサポートを行いたい」

Thunderbirdを利用している企業でこのような目的を達成するためには、「共有設定」がお勧めです。

この記事では、Thunderbirdの共有設定で業務品質を向上させる方法をご紹介します。

この記事の目次

    Thunderbirdで共有設定を行わないと?

    Thunderbirdをはじめとしたビジネスで一般的に使われているメールシステムは、個人対個人のやりとりを想定して開発されています。そのため、カスタマーサポート業務や問い合わせフォーム・代表アドレスの対応業務など、複数名で分担してメール対応を行うためには「共有設定」が必要です。

    しかし、企業によっては共有設定を上手く活用できていないケースも多く見受けられます。

    ここからは、共有設定を行わずにメール管理を行うことで起こりうる問題について紹介します。

    返信漏れ・遅れによる対応品質悪化

    共有設定を行わずに複数人でメール対応をしようとすると、確認作業が増えるため、返信が追いつかくなる可能性があります。見落としによる対応が遅れや漏れが発生し、対応品質の悪化に繋がってしまうでしょう。

    遠隔での対応が難しい

    共有設定をオフにすると、インストールしたパソコンからしかメール対応が行えなくなります。外出先や自宅などの遠隔地からはメール対応が行えないので、社外に出る頻度が高い従業員にはメール対応を行うことのできる時間が限られ、負担が大きくなるでしょう。

    Thunderbirdの共有設定方法

    Thunderbirdの共有設定は、オンラインストレージを利用してメールボックスをオンラインサーバーで一元管理する方法がおすすめです。ここでは、「Dropbox」というオンラインストレージを用いてThunderbirdのメールを共有する方法を解説します。

    実際にThunderbirdの共有設定を有効活用するには、オンラインストレージを利用してメールボックスをオンラインサーバーで一元管理する方法がおすすめです。ここでは、「Dropbox」というオンラインストレージを用いてThunderbirdのメールを共有する方法、手順を解説します。

    最初にDropboxのホームページで新規アカウントを作成し、ThunderbirdのデータをDropboxのストレージに移す必要があります。Dropboxを使えば、メールデータをオンラインサーバーに移すことで、複数のパソコンからメールを共有できる環境を構築することができます。なお、Dropboxの無料プランで利用できるデータ容量は2ギガバイトです。移動したいメールの容量が2ギガバイトを超えている場合、不要なメールを削除したり、Dropbox内で通信容量特典がもらえる操作を実施したりすることで、Dropboxのデータ容量を確保してから操作を進める必要があります。

    Thunderbirdの「アカウント設定」から「同期とディスク領域」を選択し、「このアカウントのメッセージをこのコンピューターに保存する」という項目のチェックを外します。次に、ThunderbirdのデータをDropboxのシステムに読みこませます。Thunderbirdを起動していた場合はアプリを終了してから作業を進めてください。

    次に、Thunderbirdのフォルダ内にある「○○(ユーザー名).default」というフォルダを、Dropboxのフォルダ内にコピーします。なお、「○○.default」のフォルダが見つからない場合は、エクスプローラーの「表示」から「隠しファイル」の項目にチェックを付けて再度探しましょう。Dropbox側のフォルダ内にある「profile.ini」というファイルをメモ帳で開き、ファイル内の「IsRelative=0」という項目を「IsRelative=1」に修正します。次に、「Path=△△\○○.default」のような表記になっている項目を、Dropboxのフォルダ内にある○○.dafaultを指定するように修正する必要があります。Dドライブ直下にDropboxのフォルダを設置している場合、「Path=D:\Dropbox\○○.dafault」と修正することで設定可能です。フォルダの保管場所をユーザー自身で変更している場合、「○○.default」のプロパティから保管場所を確認したうえで入力内容を変更する必要があります。

    最後にThunderbirdを起動し、「同期とディスク領域」から「このアカウントのメッセージをこのコンピューターに保存する」のチェックを入れることで共有設定は完了です。複数台のパソコンでメールの共有を行いたい場合、上記の操作をメール共有したいパソコン上で実施する必要があります。

    ThunderbirdとGmailの共有

    ThunderbirdとGmailを、IMAPを使って同期させることで、Gmail上にThunderbirdのメールデータを取り込むことが可能です。ThunderbirdとGmailの共有方法としてご紹介します。

    まず、Gmailの設定画面「メール転送とPOP/IMAP」から、IMAPを有効にし、POPを無効にします。続いて、ThunderbirdにGmailアカウントを追加してください。

    そして、Thunderbirdのアカウントオプションから、Gmailの送信済みトレイ、下書き、アーカイブフォルダを変更します。ThunderbirdのGmailに関する仕分けルールを全て削除、Gmail上で振り分けを設定してください。

    最後に、Thunderbirdの過去のローカルフォルダに蓄積されているメールをすべてGmailに転送し、完了です。

    Thunderbirdの便利機能

    共有設定以外にも、Thunderbirdには便利な機能が多数搭載しています。自社の運用方法に合わせてカスタマイズしていきましょう。

    メール振り分け機能

    メールの振り分け機能を活用することで、フォルダ内をすっきり整理しながら管理できるようになります。以下は、Thunderbirdの振り分け設定方法です。

    <振り分け機能の使い方>
    1. 1. 「ファイル」→「新規作成」→「フォルダ」で振り分け先フォルダを作成
    2. 2. フォルダ名と作成先を設定
    3. 3. 「ツール」→「メッセージフィルタ」
    4. 4. 表示された画面の内の「対象アカウント」から、該当のアカウントを選択
    5. 5. 「新規」→フィルタ名を設定する
    6. 6. 「フィルタを適応するタイミング」で「新着メール受信時」にチェック、プルダウン内から「迷惑メール分類後に実行」を選択
    7. 7. 振り分けの条件を指定し、「すべての条件に一致」にチェック
    8. 8. 「メッセージを移動する」を選択、振り分け先のフォルダを指定

    テンプレートの作成

    テンプレートを作成することで、メール作業の効率化や対応品質の均一化が期待できます。特に、メールで顧客対応を実施しているという場合は、テンプレートを有効活用していくべきでしょう。

    ここでは、Thunderbirdでメールテンプレートを作成する方法とその使い方をご紹介します。

    <テンプレートの作り方>
    1. 1. 通常のメール作成と同じように「作成」をクリック
    2. 2. テンプレート化したい文章を入力(テンプレート化できるのは、宛先・件名・添付ファイル・本文です)
    3. 3. 「ファイル」→「選択して保存」→「テンプレート」
    <テンプレートの使い方>
    1. 1. 受信トレイ下の「テンプレートフォルダ」内から該当のテンプレートを選択
    2. 2. 必要があれば追記、修正を加えて「送信」
    3. 3. 「ファイル」→「選択して保存」→「テンプレート」

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    メールディーラー

    メールの共有管理を効率的に行うには、メールの共有管理機能に特化したシステムを導入することをおすすめします。

    株式会社ラクスが提供する「メールディーラー」は6,000社以上の企業に導入されている実績を持ち、対応履歴の表示や進捗管理といった業務効率化につながる機能を多数備えたクラウド型のメール共有システムです。「メールディーラー」ではクラウドサーバー上でメールを一元管理しているので、スマートフォンやパソコンなどからいつでもメール対応業務を行える環境が整います。

    メールの二重返信を防ぐロック機能や、返信忘れを防ぐアラート機能、社内コミュニケーションに役立つチャット機能、メール1通ごとに付加できるコメント機能など、情報共有に特化した機能を搭載しています。

    導入を検討する段階からアフターフォローまでを総合的にサポートしていることがメールディーラーの特徴です。社内のメール共有にお悩みでしたら、ぜひ一度ご相談ください。

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    まとめ

    メールの共有管理を実施することで、新着メールの見落としや返信遅れなどを防ぎ、業務効率を向上させることができます。一度に複数件のメールを処理するカスタマーサポートや、社外で仕事を行う頻度が高い業務であるほど、メールの共有管理を行うことで業務効率は大きく向上します。ご紹介したThunderbirdとオンラインストレージを併用した方法、そして「メールディーラー」を導入する方法は、いずれも比較的手軽で実施しやすい方法となっています。メールの共有管理を効率的に実施したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

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    メールディーラー通信編集部:J

    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部:J

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