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【Thunderbird版】複数人でのメール管理に便利な“共有設定”とは?

2020/11/12
問い合わせ管理の方法
【Thunderbird版】複数人でのメール管理に便利な“共有設定”とは?

企業の問い合わせ窓口に届いたメールを複数人で対応・管理することは少なくないでしょう。例えば、ビジネスメールソフトとしてThunderbirdを利用している場合、Thunderbirdがインストールされたパソコンで対応を行わなければならず、効率的な対応を取れないこともあるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、Thunderbirdの共有設定を有効化して業務品質を向上させる方法をご紹介します。より簡単にメール共有を行えるシステムもご紹介しているので、メール業務の効率化を図りたい方はぜひご一読ください。

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Thunderbirdで共有設定を行わないと?

Thunderbirdでは、共有設定を行うことで、企業に寄せられたメールを複数のパソコンからリアルタイムで参照したり、返信対応ができたりします。しかし、企業によっては共有設定を上手く活用できず、個人の裁量に任せている場合もあるでしょう。

ここからは、共有設定を行わずにメール管理を行うことで起こりうる問題について紹介します。

返信漏れが発生する

共有設定を行わずにメールを管理・対応する場合、確認・返信作業が追いつかずに対応が遅れたり、返信漏れが発生しやすくなったりします。

また、クライアントからの要返信メールを見落とすと、顧客からの信用を損なう要因にもなりかねません。頻発してしまうと売上にも影響するため、メールの見落としはできる限り回避すべき問題です。

さらに、メールの件数が増えれば増えるほど、従業員一人にかかる負荷も増えてしまいます。結果として顧客満足度の低下や残業コスト増加といった問題につながってしまうでしょう。

遠隔での対応が難しい

共有設定をオフにして使う場合、Thunderbirdは同システムをインストールしたパソコンからしかメールの確認・対応が行えないようになっています。外出先や自宅などの遠隔地からはメール対応が行えないので、リアルタイムでコミュニケーションを取ることは困難です。社外に出る頻度が高い、あるいはテレワークを導入している場合にはメール対応を行うことのできる時間が限られやすく、従業員にかかる負担が大きくなります。また、社外にいる人がミスをしていても、社内からミスに気づいて修正対応を取ることも困難です。新着メール確認や返信対応を極力早く行うには、Thunderbirdの共有設定を有効化する必要があります。

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Thunderbirdの共有設定は◯◯な企業が行うべき!

Thunderbirdを用いてメールの共有管理を行うことは、メールの返信漏れや重複返信といったミスを防ぐことにつながります。共有用フォルダに移動、保存したメールは受信トレイに表示されなくなるので、メールの保存・共有を行いながら受信トレイを整頓することができます。ここからは、Thunderbirdの共有設定を有効化することによって恩恵を受けやすい企業の特徴と、具体的なメリットを紹介します。

メールでカスタマーサポートを行っている

カスタマーサポートをメールで行っている企業では、過去の対応履歴や進行状況などをリアルタイムで共有できることは大きなメリットになります。業務の性質上、カスタマーサポートは継続的に多数のメールを確認・対応する必要があるため、メールの共有管理施策は業務効率を向上させられる見込みが大きいです。

例えば、共有設定を有効化することで、誰がどのメールを対応しているか複数の端末からいつでも確認できるようになります。Thunderbirdは複数のアカウントに着信したメールを一元管理できるため、カスタマーサポート部門に寄せられた全メールをThunderbirdで確認することが可能です。新着メールの受信やメールの開封可否などを共有できるので、ミス発生のリスクを軽減できます。

また、すぐに対応できないメールを一時保管しておきたい場合には、Thunderbirdのアーカイブ機能がおすすめです。この機能を使うことで、メールを共有フォルダへと移動し、保管できます。共有フォルダへ移動したいメールを選択した状態で画面上の「アーカイブ」ボタンをクリック、あるいは登録したショートカットキーを押すことでメールを共有フォルダへと移動できますThunderbirdの検索機能を使えば全てのメールを絞りこんだり、抽出できたりするので、探したいメールもすぐに見つけられます。個人経営から大手企業まで会社の規模に関わらず、Thunderbirdを導入することでカスタマーサポートの効率化が実現するでしょう。

テレワークを導入している

テレワークを導入する企業は近年増えつつあり、業務効率を向上させる手段としてメール共有システムが注目されています。企業のオフィスだけではなく、自宅や外出先からメール対応が行えるようになることで、業務効率の改善や従業員のモチベーション向上といったメリットも期待できます。テレワークの場合、自宅や外部オフィスなどから連絡を取る方法としてメールを用いる方も多いでしょう。メール共有システムを活用することで、テレワーク中でも業務連絡や問い合わせ対応などを効率的に実施できます。メール共有システムはパソコンと通信環境が揃っている場所であれば利用できるので、自宅や外出先などからでもリアルタイムでメール対応を行えるというメリットがあります。

また、中には対応中の状況がリアルタイムで可視化されるツールも存在します。例えば、現在対応中であれば「対応中」の表示が、保留中であれば「保留中」の表示がされ、他の人とバッティングしないようにロックされます。こうした機能が搭載されたツールであれば、対応のバッティングが起こりにくくなるだけではなく、遠隔地にいながらでも職員の業務状況が確認できるので連携もスムーズになるでしょう。

テレワークを導入している企業では、従業員間で適切に連携を取ることが特に重要です。まだ導入していない企業は、ぜひメールの共有設定やツールを導入してみましょう。

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Thunderbirdの共有設定方法

実際にThunderbirdの共有設定を有効活用するには、オンラインストレージを利用してメールボックスをオンラインサーバーで一元管理する方法がおすすめです。ここでは、「Dropbox」というオンラインストレージを用いてThunderbirdのメールを共有する方法、手順を解説します。

最初にDropboxのホームページで新規アカウントを作成し、ThunderbirdのデータをDropboxのストレージに移す必要があります。Dropboxを使えば、メールデータをオンラインサーバーに移すことで、複数のパソコンからメールを共有できる環境を構築することができます。なお、Dropboxの無料プランで利用できるデータ容量は2ギガバイトです。移動したいメールの容量が2ギガバイトを超えている場合、不要なメールを削除したり、Dropbox内で通信容量特典がもらえる操作を実施したりすることで、Dropboxのデータ容量を確保してから操作を進める必要があります。

ここから共有設定方法の案内に移ります。Thunderbirdの「アカウント設定」から「同期とディスク領域」を選択し、「このアカウントのメッセージをこのコンピューターに保存する」という項目のチェックを外します。次に、ThunderbirdのデータをDropboxのシステムに読みこませます。hunderbirdを起動していた場合はアプリを終了してから作業を進めてください。

次に、Thunderbirdのフォルダ内にある「○○(ユーザー名).default」というフォルダを、Dropboxのフォルダ内にコピーします。なお、「○○.default」のフォルダが見つからない場合は、エクスプローラーの「表示」から「隠しファイル」の項目にチェックを付けて再度探しましょう。Dropbox側のフォルダ内にある「profile.ini」というファイルをメモ帳で開き、ファイル内の「IsRelatibe=0」という項目を「IsRelative=1」に修正します。次に、「Path=△△\○○.default」のような表記になっている項目を、Dropboxのフォルダ内にある○○.dafaultを指定するように修正する必要があります。Dドライブ直下にDropboxのフォルダを設置している場合、「Path=D:\Dropbox\○○.dafault」と修正することで設定可能です。フォルダの保管場所をユーザー自身で変更している場合、「○○.default」のプロパティから保管場所を確認したうえで入力内容を変更する必要があります。

最後にThunderbirdを起動し、「同期とディスク領域」から「このアカウントのメッセージをこのコンピューターに保存する」のチェックを入れることで共有設定は完了です。複数台のパソコンでメールの共有を行いたい場合、上記の操作をメール共有したいパソコン上で実施する必要があります。

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メールの共有管理を効率的に行うには、メールの共有管理機能に特化したシステムを導入することをおすすめします。自社に適したメール共有システムを探すには、導入実績が豊富な製品を選ぶことがポイントです。さまざまな業界で導入されている製品は汎用性が高く、操作の簡単さや導入サポートの手厚さといった点で優れている傾向があります。

株式会社ラクスが提供する「メールディーラー」は6,000社以上の企業に導入されている実績を持ち、対応履歴の表示や進捗管理といった業務効率化につながる機能を多数備えたクラウド型のメール共有システムです。「メールディーラー」ではクラウドサーバー上でメールを一元管理しているので、スマートフォンやパソコンなどからいつでもメール確認、および対応業務を行える環境が整います。

メールの二重返信や返信忘れを防ぐロック機能やアラート機能なども搭載されており、メール対応業務を簡単かつ確実に行えるようにさまざまな工夫が施されています。さらにコミュニケーションに役立つ機能も充実しており、スタッフ間で利用できるグループチャット、メール1通ごとに付加できるコメント機能、自社で編集できる社内Q&Aなどを活用することで、簡単かつ確実にメール情報を共有できます。

無料トライアルやオンラインセミナーなどで「メールディーラー」の情報が公開されています。導入を検討する段階からアフターフォローまでを総合的にサポートしていることが「メールディーラー」の特徴です。メール共有を効率的に行いたい方は「メールディーラー」の導入をぜひご検討ください。

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まとめ

メールの共有管理を実施することで、新着メールの見落としや返信遅れなどを防ぎ、業務効率を向上させることができます。一度に複数件のメールを処理するカスタマーサポートや、社外で仕事を行う頻度が高い業務であるほど、メールの共有管理を行うことで業務効率は大きく向上します。ご紹介したThunderbirdとオンラインストレージを併用した方法、そして「メールディーラー」を導入する方法は、いずれも比較的手軽で実施しやすい方法となっています。メールの共有管理を効率的に実施したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

問い合わせ対応業務に大革命

この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

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