メールアドレスひとつで受信しているものを一人ひとりが別々に見ていることに違和感がありました。
導入の背景
まず、メールディーラーをご利用いただいているチームの業務内容について教えてください。
- 森田様
- 請求書対応の部署で利用しています。派遣先やスタッフさんから勤怠情報を受け取って、確認・取り込みを行い、請求書を発行して送付するまでを一貫して行っています。メールディーラーは請求書を送る業務をメインで使っています。
- 畑中様
- 勤怠情報は派遣先でまとめて送ってくれるパターンもあれば、スタッフさんがおのおの送ってくれることもあり、枚数は月末3,000件～4,000件ほどです。請求書は毎月約2,000件弱発行しており、その中の1,000件くらいをメールで送っていますね。メール送付のほかにはFAXや郵送で送るケースもあります。
メールディーラー導入のきっかけとなった課題は何だったのでしょうか。
- 畑中様
- 元々私が別の部署でメールの共有を使っていたので、メールアドレスひとつで受信しているものを一人ひとりが別々に見ていることに違和感がありました。
毎月急ぎで対応しないといけない派遣先もいくつかあり、進捗確認のために休暇中の担当者に連絡を取らざるを得ないことも、稀にですが発生していました。
- 森田様
- 導入前は私はGmailを使っていて、自分に関係するメールにはラベルを付けていたのですが、ラベルの付いていないものの中にも自分宛のメールがあったりしたので、漏れがないよう1件1件確認していました。ラベル付けのルールも人によって違ったと思います。
私も前職で「メールを共有する」という機能があることは知っていましたので、絶対そっちのほうがいいのになと思っていました。
導入の決め手
メールディーラーを知った経緯や興味を持ったポイントを教えてください。
- 森田様
- 別の社員が展示会でメールディーラーのブースに立ち寄ったのが最初でした。請求書対応班の担当者が私なので、私のほうが実際の仕事内容を踏まえてお話を聞けるかなということで電話をつないでもらいました。
メールディーラー含めて3社検討したのですが、支店ごとにフォルダを作成できる点が弊社の使い方に合っていたためメールディーラーに決めました。あと個人的には営業担当の方が親身になってくれたのがよかったです。
- 畑中様
- フォローの連絡をまめに入れてくれたのはメールディーラーだけでしたね。
あとは、添付ファイルのURL化ができるのも決め手の1つでした。今後セキュリティ面も強化していかないといけないということで、先々の拡張性も考えると後々変えるよりも今全部揃っているものがいいんじゃないかという判断です。私たちが所属する請求書の部門だけではなく、契約書を作成するチームも一緒に使いたいという話が出ていたので費用面もすぐに承諾がもらえました。
メールディーラーを導入するにあたって、役員の方にはどのように提案されたのでしょうか。
- 森田様
- メールディーラーの営業担当の方がたくさん連絡をくれたので、導入準備に関するちょっとした質問も気軽に聞くことができて助かりました。いただいた費用対効果の資料も切り取って役員提案の際に使いましたよ。担当者が楽になるだけではなく、どれだけ時間を短縮できるかという観点で会社にとってもメリットがあるので役員にも評価されたのだと思います。
- 畑中様
- 請求書に関わっているメンバーはベテランの方が多いのですが、なんとなく不便に慣れてしまっているんですよね。今までも無駄だと思う業務もあったのだと思いますが、それが当たり前になっていたのでツール導入などに動けていなかったのでしょうね。たまたま私たちが昨年末からこの部署に携わるようになって、日々の業務の無駄を解決するために共有ツールという解決策があると提案し、役員も共感してくれた形です。
担当者の自動振り分け機能とステータス管理が役に立っています。
メールディーラーの活用方法
メールディーラーを利用している業務について教えてください。
- 森田様
- 派遣先企業への請求書送付に利用しています。
まず、派遣先企業もしくは派遣スタッフから勤怠情報を送ってもらいます。ウェブファックスを利用しているので、データはPDFで受け取ることが多いです。受け取った勤怠情報をもとに請求書を作成し派遣先に送付するのですが、金額が誤っていた場合は訂正のためのやりとりが発生します。
自社サーバー内に企業ごとのフォルダがあり、その中に届いた勤怠情報や作成した請求書を格納して、対応完了したらフォルダ名を「済」に変更する運用になっています。
メールディーラー導入後、担当者の振り分けはどのようにしていますか？
- 森田様
- 関東と関西で携わるメンバーが違うので、極力自分に関係のない情報が目に触れないようメールボックスを2つに分けています。担当者は支店ごとに決まっており、条件設定で自動振り分けされるようにしています。条件設定を完了させるまでは大変でしたが、一度設定してしまえば設定後はずっとそれが適用されるのですごく助かっています。
過去のやりとりをさかのぼるのはどういう場合ですか？
- 畑中様
- 請求書の金額が違うという連絡が入ったときに、やり取りが3～4回発生することがあります。まずは出勤日、出勤時間、退勤時間といった情報に落ち度がないか点検をするのですが、派遣先企業側が給与計算の単位を変えている場合もあったりして、営業やスタッフにも確認しながら原因究明をします。こういったときに過去の履歴をさかのぼれないと困りますね。
その他に活用している機能があれば教えてください。
- 畑中様
- テンプレート機能は、全員共通で新しいものに変えられるのが便利です。以前は発信を知らずに古いテンプレートを使ってしまうケースも正直あったのですが、最新のものに統一できるのでお客さんに対して送る内容の差がなくなったと感じます。
急な休みが発生しても業務を止めずに運営できるようになりました。
メールディーラー導入による効果
メールディーラーを導入したことで、便利になったことやできるようになったことを教えてください。
- 森田様
- 担当者の振り分け機能のおかげでメール全件を1件1件確認する手間がなくなり、漏れもなくなりました。欠かせない機能です。
- 畑中様
- 導入前は「フォルダ名が変更されている＝請求書格納まで対応が完了している」ということしか検知できなかったのですが、メールディーラーを導入したことで、「勤怠情報が届いているのか」といったもっと細かい粒度の進捗状況も、他拠点や休暇中の担当者の分まで確認できるようになりました。休暇中の担当者への連絡も、導入後は全く発生していないですね。
メールディーラーを導入した効果について教えてください。
- 森田様
- 急な休みが発生しても業務を止めずに運営できるようになりました。使っている側としても「休みやすくなった」というのは、皆さん感じていただけている部分だと思います。
- 畑中様
- 個人的には、メールに携わっている時間は2割くらいは削減できたと思います。
対応していないものが明確にわかるので、休みの人の担当企業に対してフォローの遅れがなくなったのはよかったです。
新しいシステムに切り替えることに対して反発はありましたか？
社内での推進はどのようにされましたか？
- 畑中様
- 最初は半分警戒している感じでしたね。「また新しいツールを使わなくちゃいけないの？」といった感じで。
導入後も使い始めるタイミングにばらつきがあるなど、温度差はありました。ただ、使ってみれば便利なので、結果使うと簡単だよねという評価にはなっています。
全く使っていない人はもういないですね。我々が発信するだけではなく、隣の人が簡単だといえばその隣の人も使ってみようかなという気持ちになって、同僚間で連鎖するように伝播していった感じです。
強制的に「切り替わったのでやりなさい」だと気分良く仕事をしてもらえないので、そこのところを社内でどう調整できるかが推進の鍵なのではないでしょうか。
メールディーラーのおすすめポイント
最後に、メールディーラーを検討している企業へメッセージをお願いします。
- 森田様
- 新しいツールを入れるのって、入れるまでも入れてからも、しばらくは大変だなというのが本音ではあるんですけど、慣れたらすごく便利になったなと思うので、そこはすごくおすすめできると思います。
- 畑中様
- 複数人でメール対応している企業には当然おすすめですし、少人数で問い合わせと苦情を一手に受けているなどマルチタスクで担当している場合にも、進捗が一覧で見られるのでおすすめできると思います。忙しい人ほどツールに頼って時間短縮・業務効率化を図らないといけないので、そういうところでは非常に有効なシステムだなと感じます。
ありがとうございました。
