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【Outlook時短術7選】
仕事ができる人が実践している裏ワザとは?

毎日のメール業務、何分かかっていますか?
ビジネスでメール業務は必要不可欠ですが、あくまでコミュニケーション手段の一つであるため、作業時間や負担を削減することが重要です。

そこで今回は、Microsoftが提供するメールソフト「Outlook」で使える7つの時短術をご紹介します。現在Outlookをお使いの方、メール業務の負荷に悩んでいる方はぜひご覧ください。

【Outlook時短術7選】仕事ができる人が実践している裏ワザとは?
この記事の目次

    メール業務の時短化は必要?

    2021年に発表された、日本ビジネスメール協会(東京・千代田)の調査結果(※)によると、仕事でメールを使っている人の1日平均送信メール数は「13.63通」、受信メール数「51.1通」に上るそうです。また、同調査では業務中に活用するコミュニケーション手段も「メール」を選択した人が一番多く、98.9%の結果が出ています。

    ちなみに、メールの返信が遅れてしまうことがある人は67.93%で、残業が多いと感じている人ほどメールの返信が遅れる頻度が高い傾向にあることも分かっています。また1日に69分メールを読み、81分はメールを書いている時間があるというレポートも記載されています。このように、一日の中でメール業務に割いている時間は3時間ほどとかなり多く、業務効率を実現するためには、メール業務の時短化が欠かせないと言えるでしょう。

    (※)ビジネスメール実態調査2021|日本ビジネスメール協会

    <Outlook時短術1>ショートカットキー

    Excelと同じく、Outlookでのメール作成においてもショートカットキーを使って、作業時間を短縮することができます。

    まずは使用頻度が高い、11個のショートカットをチェックしてみましょう。

    Ctrl + N  新規作成
    Ctrl + Enter  送信
    Ctrl + R / Ctrl + Shift + R  返信
    Ctrl + F  転送
    Ctrl + Space  書式統一
    Ctrl + F7  辞書登録
    Ctrl + 1 / Ctrl + 2  メールと予定表の切り替え
    Ctrl + E  検索
    Ctrl + F3  高度な検索
    Tab / Shift + Tab  入力欄移動
    Ctrl + Shift + E  新規フォルダー作成

    Ctrlキーをトリガーにアクションを起せるものがほとんどです。新規作成のNは「New」の頭文字、返信のRは「Return」の頭文字と、割り当てられたアルファベットの意味を考えると、より覚えやすくなるでしょう。

    <Outlook時短術2>クイック操作

    Outlookでは操作を簡略化する「クイック操作」という機能があります。

    この機能を使えば、メールの仕分けやスケジュールの転記など、事前に登録した操作を自動化することができます。

    デフォルトで実装されているのは以下5つの機能です。

    • 移動        指定したフォルダーに移動し、読み取りとしてマーク
    • 上司に転送     メールをマネージャーに転送
    • チームの電子メール チーム内の他のユーザーにメールを転送
    • 完了        指定したフォルダーに移動し、完了をマーク
    • 返信して削除    選択したメールへの返信画面を開き、元のメールを削除

    例えば、特定フォルダーにメールを移動したい場合、リボンにある[クイック操作]から[移動]を選択し、操作名・移動先を指定して保存することで、一連の操作をワンクリックで行えるようになります。「資料が添付されたメールのみを資料フォルダーに集めたい」「自動送信のスケジュールメールだけを特定フォルダーに振り分けたい」といった場合に非常に便利でしょう。

    <Outlook時短術3>テンプレート

    「〇〇様 お世話になっております」「ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします」といった定型文を登録するなど、全てのメールに共通する部分をテンプレート化しておくと、メール業務がより簡素化されます。

    Outlookのクイックパーツ機能では、任意の文章を挿入することが可能です。設定方法はメール内で登録したい文章を選択。本文を作成した後に、ツールバーの[挿入]ボタンをクリックします。

    そして[クイックパーツ]を選択し、[定型句ギャラリー]に名前をつけて保存して完了です。なお、設定した定型句の削除や編集も自由に行うことが可能です。登録した名前を入力すると、登録した文章の選択・入力ができます。


    また、Outlookでは文書パーツ以外にも、署名や定期的に送るメールのテンプレート化も可能です。

    署名はメールツールバーの[メッセージ]から設定ができます。自分の役職名や会社の個人電話番号、所属名や会社の住所などを入力しましょう。

    メールのテンプレート登録は、[ホーム]>[クイック操作]>[新しいクイック操作]>[新しい電子メール]の順でクリックして行います。[新しい電子メール]をクリックすると、[初回使用時のセットアップ]というウィンドウが立ち上がるので、名前を入力して完了をクリックしてください。

    上記の登録が完了すると、作成したメールがクイック操作に登録されます。作成したテンプレートの名前をクリックし、[編集]>[クイック操作の編集]から名前や宛先の設定を行いましょう。[オプションの表示]をクリックすると、件名やテキストを登録できます。ショートカットキーを割り当てると、次からはその操作だけでテンプレートの立ち上げが可能です。

    <Outlook時短術4>辞書登録

    辞書登録機能を活用することで、入力を簡略化し、メールの作成時間を短くすることができます。

    例えば、「いつもお世話になっております」を“いつ”と入力しただけで出力できるように設定しておくと、入力工数を短縮できるでしょう。登録しておきたい、おすすめの内容は下記の通りです。

    • めーる     会社の個人メールアドレス
    • じゅうしょ   会社の住所
    • でんわばんごう 会社の電話番号(あるいは会社の個人電話番号)
    • いつ      いつもお世話になっております。
    • よろ      よろしくお願いいたします。
    • ごか      ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

    また、その他にもやり取りが多いクライアントで、難読漢字を含む苗字や商品やサービス名は、ミス防止のために登録しておくと安心です。

    • 斎藤、齋藤、齎藤(さいとう)
    • 渡辺、渡部、渡邊、渡邉(わたなべ)
    • 梯子の「髙」を使った名前 など

    <Outlook時短術5>ドラッグ&ドロップでスケジュール登録

    Outlookではドラッグ&ドロップでスケジュールを簡単に登録することが可能です。

    送られてきたメールを予定表に反映させたいときには、メールをドラッグしたまま画面左下の予定表マークでドロップし、メールの内容が記載された予定表ウィンドウが立ち上げましょう。

    ドラッグ&ドロップを使えば、「メールを開く」「予定の作成画面を開く」「内容の転記」といった作業を省くことができます。また、Outlookのバージョンによって、予定マークの位置やカラム表示の位置が異なるため、詳しい内容は公式のヘルプページをご参照ください。

    <Outlook時短術6>振り分け設定

    メール業務の効率化には、振り分け設定は必要不可欠です。

    フォルダーに振り分けておくことで、見落とし防止やメールの検索時間短縮、優先度の可視化にも繋がります。

    フォルダー作成手順

    まず、振り分け先であるフォルダーを作成します。

    1. フォルダータブから、[新しいフォルダー]を選択
    2. [名前] ボックスにフォルダー名を入力し、Enter

    これで新しいフォルダーが生成されます。

    振り分けルールの設定

    次に、振り分けるメールを選定します。

    1. ホームタブから、[ルール]>[仕分けルールと通知の管理]をクリック
    2. [仕分けルールと通知]の左側にある[新しい仕分けルール]をクリック
    3. [自動仕分けウィザード]内から[受信メッセージにルールを適応する]をクリック
    4. [次へ]を選択
    5. 振り分けるルールの入力

    <Outlook時短術7>アーカイブフォルダー

    Outlookのアーカイブフォルダーを活用すれば、必要なメールをよりスピーディーに見つけられます。

    まずは、アーカイブフォルダーの作成・メールをアーカイブフォルダーに格納するクイック操作の設定を行いましょう。

    アーカイブフォルダーの作成

    1. フォルダータブから、[新しいフォルダー]を選択
    2. [名前] ボックスにフォルダー名を「アーカイブ」と入力し、Enter

    メールをアーカイブフォルダーに格納するクイック操作の設定

    次に、クイック操作の設定です。

    1. [クイック操作]から[新規作成]をクリック
    2. [クイック操作の編集]画面から[名前]欄に[アーカイブへ]と入力。
    3. [アクションの選択]欄から[フォルダーへ移動]を選択し、[フォルダーの選択]をクリック
    4. [アーカイブ](あるいは[その他のフォルダー]→[アーカイブ])を選択
    5. 画面下の[ショートカットキー]の欄から割り当てるものを選択

    以上の手順でアーカイブフォルダーを作成しておくと、「日々確認する必要がないものの、削除はしたくないメール」を一括してアーカイブさせ、必要なメールだけを確認できるようになります。

    ビジネスメールでは、メール内にパスワードやオンラインミーティングのURLやパスコードなどが記載されているケースも多く、削除してしまうと困るものも少なくありません。

    一方で、保管したいメールばかりが溜まってしまうと、やり取りが必要なメールが埋もれてしまいます。アーカイブフォルダーでは、そうした課題を一挙に解消し、両立させることができるのです。

    メールは共有することで、さらに時短が可能?

    ここまでOutlookにフォーカスして、メール業務効率化のための時短術を紹介してきました。

    しかし、既に全ての時短術を使っているが、それでもメール業務の負担が重い方は、ビジネス向けの有料メールソフトがおすすめです。月々の料金はかかりますが、個人向けに開発されたOutlookにはない「ビジネスに役立つ機能」が豊富に搭載されています。

    組織全体でメール業務の生産性向上を図りたい場合は、ぜひ有料ビジネスメールソフトの導入をおすすめします。

    まとめ

    今回はOutlookの時短術を7つご紹介しました。

    日々行うメール業務だからこそ、一つひとつのアクションを短縮して、業務効率化を図ることが重要です。連絡にかかる業務コストを下げることで、コア業務に割ける時間がより増加し、結果的に個人の生産性、組織の生産性向上へとつながるでしょう。

    また今回ご紹介したように、メール業務の効率化を図るうえでは、システム側の自動化設定が重要です。システムによる自動処理が実装されれば、ヒューマンエラーによるトラブルを防止することができます。

    メール作業時短のためには様々な設定や裏ワザがありますが、できることはある程度限られています。無料のメールソフトでの管理に限界を感じた方は、ビジネス用の有料メールソフトの導入をおすすめします。メール業務の負荷にお悩みの方は、ぜひ今回の内容を参考に、メール業務の効率化を図ってみましょう。

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    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    メールの例文などメールに関するお役立ち記事の執筆・案出しをしています。メール業務を実際に行っている方に役立つ情報を届けられるよう日々編集しています。
    好きな定型文のは「お心遣いに重ねてお礼申し上げます。」です。