「受信トレイに、いつの間にか大量のメールが溜まってしまっていた」なんてことはないでしょうか。未読のメールを溜め込んでしまうと、業務効率が悪化するばかりか、重要なメールを見落とすリスクが高まります。
受信トレイをすっきり整理するには、メールに「優先度」を付けて管理することがおすすめです。
このコラムでは、メール対応業務の効率を上げる「優先度」に基づく管理方法と、Gmail、Outlookの設定方法をご紹介します。
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この記事のまとめ
メールに優先度を付けて管理するメリット
返信漏れ・遅れがなくなる
優先度を付けてメールを管理することで、メルマガや通知メッセージ等の返信不要なメールが整理され、返信しなくてはいけないメールが見つけやすくなります。見落としによる返信漏れ・遅れを防止することができます。
メール対応時間を短縮できる
毎日大量に届くメールを捌く作業で時間を消費してしまっている方は、優先度をつけて管理することで、メール対応にかかる時間を削減することができます。
メールに優先度を付けて管理する方法
ここでは、一般的にビジネスシーンでよく用いられるメールソフト、GmailとOutlookの2つを例に、メールに優先度を付けて管理する方法を解説します。
Gmail
重要マークを活用する
Gmailの受信トレイは、時系列順で表示されています。「重要マーク」というラベルを使うことで、このマークが付与されたメールを優先表示することができます。
設定方法は下記の通りです。
- Gmailトップページの歯車マークをクリック
- 「受信トレイの種類」で「重要なメールを先頭」を選択
重要マークは手動で付与することもできますが、基本的にはGmaiがユーザーの行動を学習し、重要と判断したメールに自動で付与されます。例えば、毎日Aさんからのメールを開封していると、Aさんから届くメールが自動的に「重要メール」と認識されるようになります。逆に、開封せずに削除していた場合、重要度は低くなります。
Gmailが効率的に学習できるように、分かりやすい行動をとることも大切です。具体的には、不要なメールを開封しない、不要なメールに重要マークが付いていたら外す、逆に重要なメールに重要マークが付いていなかったら手動で付与するなどの行動を心がけるといいでしょう。重要マーク部分にマウスオーバーすると、重要と判断された理由が表示されます。
フィルタとラベルを活用
Gmailにはフィルタとラベルという機能があり、これらを使うことで優先度の学習がさらに早くなります。
フィルタ機能では、ある取引先からのメールを重要度が高いメールとしたい場合、その会社のドメインを送信元とするメール用にフィルタを作り、「常に重要マークを付ける」にチェックを入れます。すると、今後その送信元からのメールは、自動で重要メールとして分類されます。
ラベル機能も同じくメールを重要度に応じて分類することができます。例えば、同僚や上司からのメールに「社内」というラベルを付けておけば、以降、社内ラベルが付くメールは重要メールと認識してくれるようになります。
Outlook
まず、受信したメールをダブルクリックし、リボンのタグから「メッセージオプション」を開き、「その他」をクリックします。すると、メッセージの重要度レベルを設定できるオプションが表示されるため、レベルを必要に応じて変更してください。
メール対応業務効率化のポイント
メールの優先度を付けて管理した上で、さらにメール対応業務の効率化のポイントをご紹介します。
アーカイブフォルダを活用
優先度が高いメールへの対応が完了したあとに、「いつか必要になるかもしれない」と考えて、そのメールを残しておくことも多いでしょう。しかし、対応が完了したメールをいつまでもフォルダに残しておくと、メールの見落としにつながる恐れがあります。
今後の対応は不要だが、残しておく必要があるメールは、「アーカイブフォルダ」に振り分けるようにしましょう。アーカイブフォルダに振り分けることで、不要なメールがフォルダ上に表示されなくなるため、すっきり管理することができるようになります。
返信期日を決める
対応に迷うメールを「とりあえず今は保留としておこう」と返信を先延ばしにすることは危険です。自分一人で判断できない場合を除き、返信保留のメールは作らないように意識しましょう。
即座に対応できないメールは、期日を設けて確実にそれまでに対応できるようにしておくことが大切です。リマインドで通知されるように設定したり、「溜まったメールは、〇曜日に一気に処理する」などと決めておくのもよいでしょう。
メール対応業務の効率化なら「メールディーラー」
優先度を付けたメール管理よりも、さらに効率化をしていきたいという方には、メールシステム自体を切り替える方法をおすすめします。
そこでおすすめなのが、メール管理システムの「メールディーラー」です。さまざまなお役立ち機能が搭載されており、業務効率化やミス・トラブルの発生防止に貢献します。
メールディーラーとは
メールディーラーとは、メールや電話、チャットなどの顧客窓口を一元管理し、複数名で対応するためのメールシステムです。
代表アドレスやWEBサイトの問い合わせフォームなど、個人宛でないメールを複数名で分担して対応している場合、「どのメールを、誰がどこまで対応しているのか分からない」という問題が発生します。
メールディーラーでは、メールの返信状況をリアルタイムで共有し、今誰がどのメールを対応しているのか、過去に誰がどんな対応をしたのか、担当者全員で把握できるようになります。
メール管理のお役立ち機能をご紹介！
メールディーラーには、さまざまなお役立ち機能が搭載されています。
ラベル機能
Gmailと同様に、ラベルを使ってメールを管理することができます。
件名や本文中のキーワードやアドレスなどを条件に設定し、受信と同時にラベルを付与することができます。
さらに、集計レポート機能を使えば、ラベルの付いたメールの件数集計や、返信までにかかった時間等を簡単に算出することができます。
ステータス管理機能
メールディーラーでは、メールに対応状況のステータスが表示されます。
たとえば、受信してまだ誰も返信してないメールには「新着」とステータスが付きます。誰かがそのメールを開いて、返信作業を開始すると「返信処理中」になり、さらに、返信が終わると「対応完了」と自動でステータスが変わります。
ステータスごとにタブで分けて表示することも可能で、誰もが一目で対応状況が分かるため、対応漏れや重複対応を防止できます。
二重返信防止機能
誰かがメールの返信作業を始めると、そのメールにロックがかかり、他の担当者の画面には返信ボタンが非表示となり、「○○さんが返信対応中です」という警告文が表示されます。一つのメールに誤って重複して返信してしまうことを防ぐことができます。
まとめ
メール管理において、優先度を付けることの重要性がお分かりいただけたのではないでしょうか。返信漏れなど対応の不備を防ぐとともに、メール業務の負担を軽減するため、担当者のストレス緩和にも役立ち、よりコアな業務に注力できるようになるでしょう。
GmailやOutlookにも優先度に従ってメールを管理できる機能はありますが、より効率化を図るならメール管理システムの「メールディーラー」がおすすめです。
下記より、無料で製品資料をダウンロードできるので、ぜひ一度チェックしてみてください。
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