2024/01/26
毎日大量に届くメールを、漏れなく管理できていますか？
受信トレイが煩雑化した状態だと、大事なメールが埋もれてしまい、返信漏れ・遅れといったミスにつながる可能性が高まります。
メールの煩雑化を解決するには、メールを「フォルダ分け」するのがおすすめです。
この記事では、ビジネスやプライベートでも多く使われるGmailでのフォルダ分け（自動振り分け）設定方法について詳しく解説します。
Gmailの「自動振り分け」機能とは
Gmailには一般的なメーラーにある「フォルダ」という概念はありません。
代わりに「ラベル」を使って、取引先や用件ごとにラベルを付けてメールを振り分け管理することが可能です。
ラベルはメールごとに手動で付与することもできますが、あらかじめ「振り分け条件フィルタ」を設定しておくことで、条件に該当するメールを受信するたびに自動でラベル付与してくれます。
【基本編】Gmailの自動振り分け設定方法
Gmailの自動振り分け設定手順は、大きく分けて以下のとおりです。
- 振り分けるメールの選択
- 振り分け条件フィルタの作成
- 自動振り分け設定（ラベル選択・作成）
それぞれ解説していきます。
1.振り分けるメールの選択
- 振り分けたいメールにチェックを入れる
-
右上の「 ⁝ 」をクリックし、「メールの自動振り分け設定」をクリック
2.振り分け条件フィルタの作成
-
条件フィルタの作成画面で、任意の振り分け条件を入力し、「フィルタを作成」をクリック
※各条件項目についての説明は以下の通りです。
| From | 送信元メールアドレスで振り分ける |
|---|---|
| To | 送信先メールアドレスで振り分ける |
| 件名 | メールの件名で振り分ける |
| 含む・含まない | 件名・本文内のキーワードで振り分ける |
| サイズ | メールのデータ量で振り分ける |
| 添付ファイルあり | 添付ファイルの有無で振り分ける |
| チャットは除外する | 検索結果からチャットを除外する |
※件名やキーワードで複数の文言を組み合わせて指定したい場合は、それぞれの間に「OR」（大文字半角）を入力することで複数設定も可能です。
「or」（小文字半角）や「ＯＲ」（大文字全角）などではOR演算子と認識されないため、必ず「OR」（大文字半角）で入力しましょう。
3.自動振り分け設定（ラベル選択・作成）
作成した条件フィルタに該当するメールに対して、どのようなアクションを行うかを設定します。
- 「ラベルを付ける」にチェックを入れ、「ラベルを選択」のプルダウンの中から付与したいラベルを選択
（新たなラベルを作成したい場合は「新しいラベル」をクリック）
- 「新しいラベル」を選択した場合は、任意のラベル名を入力し、「作成」をクリック
- 「フィルタを作成」をクリックしたら完了
※「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れると、設定した振り分け条件に合致する受信済みのメールにも振り分けを行ってくれます。
設定が完了すると、受信トレイなどの下に各ラベルが表示されるので、ここでラベルごとのメール管理ができるようになります。
【応用編】Gmailの自動振り分け応用方法
ここでは、Gmailの自動振り分けの応用方法を3つご紹介します。
1.自動振り分け設定の編集・解除
設定した自動振り分け条件をあとから編集・解除する方法を説明します。
- 右上の設定アイコン
をクリックし、「すべての設定を表示」をクリック
- 「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック
- 設定中の振り分け条件フィルタの右端に「編集」と「削除」が表示されるので、条件を編集したい場合は「編集」、削除したい場合は「削除」をクリック
2.スマホでの自動振り分け設定
iphoneやandroid専用のアプリ版Gmailでは自動振り分け設定はできません。
スマホで自動振り分け設定をしたい場合は、ChromeやSafariなどのブラウザからGmailにアクセスすれば可能です。
手順は以下の通りです。
- スマホでブラウザ版のGmailにアクセスし、ログイン
- 画面左上の「≡」をタップ
- 画面下部の「Gmailを次のUIで表示」の右にある「デスクトップ」をタップ
- 画面左メニューの「ラベルを編集」をタップし、新しいラベルを作成
- 画面上部の「フィルタを作成」をタップ
- 振り分け条件を入力し、「次のステップ」をタップ
- 「ラベルを付ける」にチェックを入れ、「ラベルを選択」をタップ
- 先ほど作成したラベル名をタップし、「フィルタを作成」をタップ
3.自動振り分け条件フィルタの共有
自身のGmailアカウントで設定した自動振り分け条件フィルタは、データとして書き出したあと共有先のアカウントで取り込むことで、簡単に他のGmailアカウントへ共有することができます。
メンバー間で共有すれば、1つ1つ自動振り分け設定をする手間がなくなります。
自動振り分け条件フィルタをデータとして書き出す方法
- 右上の設定アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリック
- 「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック
- 共有したい自動振り分け条件フィルタにチェックを入れる
- 「エクスポート」をクリック
書き出した自動振り分け条件フィルタを取り込む方法
- 右上の設定アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリック
- 「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック
- 「フィルタをインポート」をクリック
- 「ファイルを選択」をクリックし、書き出した自動振り分け条件フィルタのデータを選択
- 「ファイルを開く」をクリック
- インポートしたい自動振り分け条件フィルタにチェックを入れる
- 「フィルタを作成」をクリック
メールのフォルダ分けを効率化するポイント
ここでは、メールのフォルダ分けを効率的に行うためのポイントをご紹介します。
不要メールを仕分ける
まず、不要メールはまとめて仕分けるよう心がけましょう。
重要なメールが埋もれて対応が漏れてしまう事態を防ぐためにも、メルマガや迷惑メールなど不要なメールはすぐ削除するか、まとめて1つのフォルダに振り分けられるよう設定しておくのがおすすめです。
件名にルールを設ける
次に、メール作成時に件名を入力する際のルールを設けましょう。
重要なメールには【重要】と付ける・案件名を統一するなど、件名に決まった文言を入力しておくことでメールの検索がしやすくなるため、フォルダ分け（自動振り分け）の条件設定もスムーズに行うことができます。
自動振り分け機能付きシステムを導入する
最後に、自動振り分け機能が備わっているメールシステムを導入することを検討しましょう。
前述でご説明したように、Gmailのフォルダ分け（自動振り分け）設定である程度メールを仕分けることはできますが、たとえば対応状況によってフォルダを自動で振り分けることなどは難しく、手動でしか対応できない場合もあります。
有料のメール共有管理システムなら、自動振り分け機能が備わっているものも多く、さらに複数のメールアドレスを一元管理できたり、複数人でメールを共有できたりと、メール管理における便利な機能が豊富です。
どのようなメール共有管理システムがあるか知りたい方は、下記の記事や比較表をぜひご参考にしてください。
Gmailのフォルダ分け（自動振り分け）でメールの見落としを防止！
今回は、Gmailの「ラベル」と「フィルタ」を使ったメールのフォルダ分け（自動振り分け）設定方法について解説しました。
普段よく使うメールだからこそ、効率よく仕事を進めるためには、メールの管理・整理が欠かせません。
今回ご紹介したGmailのフォルダ分け（自動振り分け）機能を使って、自分なりに使いやすいメールの整理方法を見つけ、大切なメールを見逃さないように管理していきましょう。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
