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Gmailの新着メールを自動振り分け!
フォルダ管理できない問題も解決

2020/4/14
問い合わせ管理の方法
Gmailの新着メールを自動振り分け!フォルダ管理できない問題も解決

Gmailのシステムを使用した企業メールが増えてきました。Gmailでは従来のメールシステムにおける「フォルダ」の概念がなく、新着メールの振り分け方法がわからないという方もいるでしょう。

この記事では、顧客対応に特に必要になるGmailのメール振り分け機能について解説します。「ラベル」と「フィルタ」の機能を理解して、Gmailの利用における悩みを解決しましょう。

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Gmailよりも簡単にメールの自動振り分けができるツールとして、メール共有・管理システムがおすすめです。国内の主要な5つのツールを徹底比較しました。特徴からサポート体制まで解説します。

そもそもメールを管理できていないとどうなる?

仕事をする上でメール対応・管理は欠かせません。しかし正しくメール管理を行えていないと、様々なトラブルが起こる可能性があります。

ここではメール管理ができていないと起こりうるトラブルについてご紹介します。

メールを見落とす原因になる

企業は、毎日大量の問い合わせメールなどを受信します。メールをしっかり管理しておかないと、この大量の受信メールの中に大切なメールが埋もれてしまいます。

メールを見落としてしまうと、返信遅れや返信漏れにつながり、最悪の場合クレームなどのトラブルに発展することがあります。

メールを探し出すことに時間がかかる

メール対応では、過去のメールを参考にする必要があるケースが多く見られます。
メール管理がしっかりされていないと、該当のメールを見つけ出すのに多くの時間がかかります。

これは、とても非効率的ですし、メールを見つけ出すのに時間がかかる分、返信が遅れてしまうということでもあります。

フィルタでの自動振り分けの設定方法

Gmailにおける新着メールの自動振り分けでは、「フィルタ」機能を使用します。フィルタは従来のメールシステムにおけるフォルダと似た役割を持つ機能です。以下より、具体的な設定方法を順番に見ていきましょう。

「メールの自動振り分け設定」をクリック

まず、ブラウザを立ち上げてGmailにログインしましょう。ログイン後、Gmailの画面が開けたら、振り分けしたいメールタイトルの左横にあるチェックボックスをオンにします。チェックボックスをオンにした状態で、Gmailの画面上段にある「その他アイコン」をクリックすると、メニューに「メールの自動振り分け設定」が表示されるので、クリックしましょう。

フィルタの「from」に該当のメールアドレスを入れる

「メールの自動振り分け設定」をクリックすると、フィルタの入力画面が表示されます。この画面では、振り分けしたいメールの条件を設定します。メールアドレスで指定する場合は、「from」の項目から、振り分けしたいメールアドレスを入力しましょう。

また、件名やメールサイズなど、条件を細かく指定したい場合は、ここであわせて入力します。

「この検索条件でフィルタを作成」をクリック

メールアドレスなどの入力が完了したら、入力内容に間違いがないかを確認しましょう。もちろん、入力内容はあとから編集や修正が可能です。入力内容に問題がなければ、画面下段に表示されている「フィルタを作成」をクリックしてください。

「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」

「フィルタを作成」をクリックすると、「この検索条件に一致するメールが届いたとき」という画面へ移行します。この画面は、先ほど入力した条件でメールが届いたとき、Gmail上でどのようなアクションをとるかを設定するものです。画面から「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」の項目にあるチェックボックスをオンにしましょう。

「ラベルを付ける」をチェック

同じ画面から「ラベルを付ける」の項目にあるチェックボックスもオンにしましょう。
ラベルとはGmailのメールを整理する機能のひとつであり、メールを分類するタグのようなものです。Gmailにはフォルダ機能がありません。そのため、フィルタで振り分け条件を設定し、ラベルで整理するという形をとる必要があります。

「新しいラベル…」で名前を入力

「ラベルを付ける」の項目の横に、「ラベルを選択…」というタブがあります。選択すると、「新しいラベル…」というメニューが表示されるのでクリックしましょう。

クリック後、ラベル名の入力画面が表示されます。振り分けしたメールが探しやすいように、送信元の名前や業務上の区分など、分かりやすい名前を付けておきましょう。もちろん、ラベル名はあとから編集できます。

「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にもチェック

最後に「一致するスレッドにもフィルタを適用する」のチェックボックスもオンにしましょう。ここへチェックを入れると、設定した条件に合致する受信済みのメールについても振り分けをおこなってくれます。

ここまで入力が完了したら、画面右下にある「フィルタを作成」をクリックします。すると、設定したラベル名がGmailの画面左側へ表示されるとともに、振り分け条件に合致したメールが整理されているはずです。

応用して他のアクションも追加

Gmailでのメール振り分け条件では、様々なアクションが追加できます。追加方法は、先に紹介した「検索条件に一致するメールが届いたとき」の画面から、追加したい機能のチェックボックスをオンにするだけです。

ここでは、それぞれのアクションの機能を順に見ていきましょう。

既読にする

「既読にする」をチェックすると、対象のメールを自動で既読にしてくれます。自分でメールを開く必要はありません。ただし、普段から未読か既読かでタスク処理を見分けている場合は、機能の追加を慎重に選ぶ必要があります。後に紹介する、「次のアドレスに転送する」の機能と組み合わせると、届いたメールを自動で既読にして、別のアドレスへ転送することもできます。

スターを付ける

メールにスターを付ける機能です。メール一覧にある星形のマークが点灯し、そのメールが見つけやすくなります。取引先のなかでも特に重要な相手などを対象として条件付けするのが良いでしょう。また、社内の業務フローでメールタイトルを指定しているような場合は、振り分け条件で件名とスターを組み合わせると特定の業務メールを強調することができます。

次のアドレスに転送する

メールを受信後、特定のメールアドレスへ自動で転送する機能です。「転送する」の項目の横にある、「転送先アドレスを追加」のリンクから、転送先のメールアドレスを指定します。取引先からのメールアドレスを社内のチーム全員で共有したい場合や、不在時の対応を別の方へお願いしたい場合などに効果を発揮します。

削除する

メールを受信した瞬間に削除する機能です。届いたことが確認できなくなるため、設定は慎重におこないましょう。機能の特性上、取引先などのメールを対象に設定することはあまりないかもしれません。一方、先に紹介した「次のアドレスに転送する」と組み合わせると、転送済みのメールを個別に削除する手間が省けます。

迷惑メールにしない

届いたメールを迷惑メール扱いにしない機能です。Gmailは過去のメール傾向に基づき、迷惑メールかどうかを自動で分類します。そのため、本来なら迷惑メールにしたくないメールが分類されることもあるのです。

迷惑メールに分類されたメールは30日で自動的に削除されるので、注意が必要です。取引先からのメールが迷惑メール扱いとなることが多い場合は、チェックを入れておきましょう。

常に重要マークを付ける

届いたメールへ常に重要マークを付ける機能です。重要な取引先などからのメールに対して設定しておくのが良いでしょう。スターとの違いは、主に付与方法にあります。スターはフィルタで条件付けしない限りは、手動での付与が必要です。一方、重要マークは普段のGmailの使用傾向から、Gmailが自動で付与します。

なお、重要マークは手動でも付与できます。手動での操作はユーザーの使用傾向として、次回以降の自動付与に反映されます。

重要マークを付けない

届いたメールに重要マークを付けない機能です。Gmailが重要マークを自動で付与したものの、重要ではないメールだと感じた場合に設定しておきましょう。自動付与された重要マークにマウスカーソルを重ねると付与の理由が表示されます。ただし、迷惑メールの分類と同様に、重要マークの自動付与も万全ではないので注意が必要です。

適用するカテゴリ

届いたメールに適用するカテゴリを選択する機能です。Gmailは自分で設定するラベルの他に、最初から「メイン」「ソーシャル」「新着」「フォーラム」「プロモーション」のカテゴリがあります。

通常は届いたメールの傾向から、Gmailが自動で分類を行います。メイン以外のカテゴリは特定の傾向を持っているため、対象とするメールの性質に応じて設定するようにしましょう。

複数のラベルをまとめて管理

Gmailには、複数のラベルをまとめて管理する機能があります。うまく使いこなせば、メールを見やすく管理できるでしょう。具体的には、作成した親ラベルの下にサブラベルを追加し、ラベルを階層化していく方法となります。

なお、受信トレイのようなシステムラベルにサブラベルを追加することはできません。あくまで親ラベルは自分が作成したものに限られます。

複数のラベル管理の手順は、次のようになります。

  1. 1. 親ラベルにしたいラベルを先に作成しておく
  2. 2. サブラベルにしたいラベルの作成画面、もしくは編集画面を開く
  3. 3. ラベル名の入力項目の直下に「次のラベルの下位にネスト:」という表示があるので、チェックボックスをオンにする
  4. 4. ラベルの候補が表示されるので親ラベルにしたいラベルを選択し、保存ボタンをクリックする。

ラベルを階層化すると親ラベルに矢印が表示されます。クリックすると親ラベルの下にサブラベルが展開されるのがわかるはずです。また、サブラベルの下にサブラベルを設定することも可能です。階層ごとにフィルタを関連付けると受信メールを細かく、効率よく整理できるでしょう。

<Gmailより便利?>メールディーラー

メール管理で悩んでいる方におすすめなのが、メール管理ツールです。メール管理ツールはメールの送受信や管理などの基本的機能だけでなく、様々な便利な機能も搭載されています。

ここではメール管理ツールのひとつである、「メールディーラー」についてご紹介します。

メールディーラーの機能

メールディーラーは11年連続売上シェアNo.1を誇るメール管理・共有ツールです。ステータス管理機能など基本機能のほかにも、メールの管理で便利な機能が数多く搭載されています。ここではその機能の一部をご紹介します。

ステータス管理機能

ステータス管理機能は、メールの対応状況を確認する上で欠かせない機能です。
メール管理で下記のような課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか?

  1. ・「誰かが対応しているだろうと思っていたら、誰も対応していなかった」という対応漏れが発生している
  2. ・「誰も対応していないと思って対応したら、他のスタッフがすでに対応していた」という重複対応が起きた
  3. ・ 誰がどのメールに、どのように対応したのか分からず、状況の把握に時間がかかる

メールディーラーは、受信メールに「新着」「対応中」「対応完了」などのステータスを付けることができます。そのため誰がどのメールに対応しているのか一目見て情報を共有できます。
また、ステータスを付けられたメールは、ステータスごとに作成されたフォルダ間を自動で移動してくれるため、常に整理された状態でメールを管理することができます。

重複対応防止機能

重複対応防止機能は、ステータス管理機能に付随した機能です。返信対応を始めると、メールがリアルタイムで「返信処理中」に切り替わり、他のスタッフが触れないようにロックがかかる機能です。
「ステータスが反映される前に、他のスタッフが同時に返信対応をしてしまった」ということもなく、徹底的に重複対応を防ぐことができる機能です。

対応履歴の確認

「毎日大量に届くメールの中から、過去の対応履歴を探し出すのに時間がかかっている」という課題を抱えた企業もあるかと思います。
メールディーラーなら、Fromアドレスをクリックするだけで受信メール、送信メール、電話メモ、チャット履歴を時系列順に表示することができます。返信メールを作成する前に、これまでのやり取りをワンクリックで簡単に確認できるので、途中で担当者が変わったり、何かしらの理由で担当以外のスタッフが対応する場合でも、安心して返信できます。

また、ユーザーが複数のアドレスで問い合わせをしてきた場合でも、ユーザーごとに紐づけて1ユーザーとして管理できます。ユーザーごとにまとめて履歴を管理できると検索にかかっていた時間を大幅に削減できるため、業務効率化を図ることができます。

メールディーラーの導入事例

メールディーラーは、国内の様々な企業に導入されています。ここでは導入事例の一部をご紹介します。

株式会社イグニッション・エム様

株式会社イグニッション・エム様では、ソフトウェア開発やスマホ向けゲームの開発・運営を行っています。開発・運営されているゲームのひとつである「ぼくとネコ」のカスタマーサポートへの導入事例についてご紹介します。

【導入前】

1日10~50件の問い合わせに対して、スタッフ3名で対応していました。
調べてから返信しようと一旦保留にしていると、他のメールやスパムメールを受信し、大事なメールの返信が漏れてしまうことがありました。それを再確認・再検索するのに時間がかっていたそうです。また機械的な対応をしないように、過去のやり取りを調べ、ヘビーユーザーがどうか把握したいという課題を抱えていました。

【導入後】

メールの内容によってラベル機能やステータス管理機能を使うことで、仕分けができて対応漏れがなくなったそうです。さらに「ご意見」「課金トラブル」「不具合」など独自のラベルで管理することで、緊急度の高いメールが一目で分かるようになりました。
また、メール検索が簡単になり、ヘビーユーザーや重要な問い合わせに関して単純なテンプレート対応にならないようになど、ユーザーに合わせた対応ができるようになりました。


▼事例の続きを読む
https://www.maildealer.jp/case/interview/ign-m.php?cat=cat-a02

スターティア株式会社様

スターティア株式会社様では、ビジネスフォンや複合機、通信環境などオフィス環境をワンストップで提供しています。
サービスの使い方や問い合わせに関するトラブル対応などをメールで行っています。

【導入前】

毎日1,000件弱のメールを20名のスタッフで対応していました。メーリングリストで20名全員が同じメールを受信していたので、口頭とメッセンジャーを活用して対応状況を共有していました。しかし通数が多く、対応できていないメールを一目で確認できないため、対応漏れや遅れの原因となっていました。

また、対応状況の共有や担当の引き継ぎ、伝言などをすべてメッセンジャーで行っていたので、過去のやり取りを読み返す必要がありました。そのため状況の把握に時間がかかっていたそうです。

【導入後】

ステータス管理機能で対応状況を一目で管理できるようになりました。また、「新着」フォルダを見れば対応が必要なメールがすぐに分かるので、着手するまでの時間を短縮できました。
またコメント機能を使えばメール1通ごとに補足のメモを残せるので、わざわざメッセンジャーを読み返す必要がなくなりました。
情報の共有と整理が簡単になり、対応漏れや遅れ、重複対応などのミスが大幅に減りました。


▼事例の続きを読む
https://www.maildealer.jp/case/interview/startia.php?cat=cat-a02

まとめ

効率よく仕事を進めるには、メールの管理が欠かせません。Gmailでもラベルやフィルタ機能を使い、仕事に合わせたメール管理ができます。

しかし、より効率的にメールを管理するのであれば、メール管理ツールの利用がおすすめです。メールディーラーは、11年連続売上シェアNo.1で国内の様々な機能で導入されています。メールディーラーなら、メール管理での困りごとを簡単に解決できます。

無料トライアルなども用意されているので、ぜひご検討ください。

▼メールディーラーのサービスサイト
https://www.maildealer.jp/

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この記事を書いた人

メールディーラー通信編集部

顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。