2023/07/11
毎日大量に届くメールを、漏れなく管理できていますか？
しっかり管理できていないと、大事なメールを見逃してしまい、返信漏れが発生するというミスにも繋がりかねません。
このようなお悩みを解決するには、Gmailに搭載されている「フォルダ分け（自動振り分け）機能」の利用がおすすめです。
今回は、ビジネスやプライベートでも多く使われるGmailでのフォルダ分け（自動振り分け）設定方法について詳しく解説します。
Gmailのフォルダ分け【自動振り分け】とは？
ここでは、Gmailのフォルダ分け（自動振り分け）とはどのようなものなのか、詳しく解説いたします。
Gmailはラベルを活用
Gmailには一般的なメーラーにある「フォルダ」という概念がなく、代わりに「ラベル機能」を使って取引先や用件ごとにラベルを付けてメールを振り分けます。
また、ラベル別にフィルタ設定を行うことで、特定のラベルが付いたメールのみを表示したり、メールの受信と同時に自動でメールを振り分けることが可能です。
フォルダ分け（自動振り分け）のメリット
Gmailのフォルダ分け（自動振り分け）を活用するメリットの1つ目は、大事なメールや対応が必要なメールの見落としを防ぐことができる点です。
メールの受信数が多いと、重要なメールが埋もれてしまい対応が漏れてしまうケースはよくある問題です。
自動振り分け設定をしておくことで、重要なメールのみを表示させることができるため、対応が漏れていないかがひと目で確認できます。
2つ目のメリットとして、メールの検索時間短縮によりメール対応業務の効率化が図れることも大きな点です。
Gmailのフォルダ分け（自動振り分け）では、複数の条件を組み合わせた柔軟な振り分け設定が可能なので、より業務にあったフォルダ分けを行うことでメールを探す時間が減り、効率的に業務を進めることができます。
フォルダの分け方についてお困りの方のために、下記の記事で使いやすい振り分け方について解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
Gmailのフォルダ分け【自動振り分け】の設定方法
ここでは、Gmailのフォルダ分け（自動振り分け）の設定方法について詳しく解説していきます。
フォルダ分け（自動振り分け）設定方法
- 振り分けたいメールの左横にあるチェックボックスにチェックを入れる
-
上部にある「 ⁝ 」をクリックし、「メールの自動振り分け設定」をクリック
-
フィルタの入力画面が表示されるので、任意の振り分け条件を入力し、「フィルタを作成」をクリック
各条件項目についての説明は以下の通りです。
From 送信元メールアドレスで振り分ける To 送信先メールアドレスで振り分ける 件名 メールの件名で振り分ける 含む・含まない 件名・本文内のキーワードで振り分ける サイズ メールのデータ量で振り分ける 添付ファイルあり 添付ファイルの有無で振り分ける チャットは除外する 検索結果からチャットを除外する ※件名やキーワードで複数の文言を組み合わせて指定したい場合は、それぞれの間に「OR」（大文字半角）を入力することで複数設定も可能です。
「or」（小文字半角）や「ＯＲ」（大文字全角）などではOR演算子と認識されないため、必ず「OR」（大文字半角）で入力しましょう。 - 次に、”先ほど設定した振り分け条件に該当するメールに対してどのようなアクションを行うか”を設定する画面が表示されるので、「ラベルを付ける」にチェックを入れたうえで「ラベルを選択…」をクリックし、「新しいラベル…」をクリック
- 新しいラベル名を入力する画面が表示されるので、任意のラベル名を入力し、「作成」をクリック
- 「フィルタを作成」をクリックしたら完了
※「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れると、設定した振り分け条件に合致する受信済みのメールにも振り分けを行ってくれます。
設定が完了すると、受信トレイなどの下に「ラベル」の項目が作成されるので、ここで振り分け条件ごとのメール管理ができるようになります。
フォルダ分け（自動振り分け）設定の編集・解除方法
次に、設定したフォルダ分け（自動振り分け）をあとから編集・解除する方法を説明します。
- 右上の設定アイコン
をクリックし、「すべての設定を表示」をクリック - 「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック
- 設定中の自動振り分け条件と、右端に「編集」と「削除」の文字が表示されるので、それぞれ以下の通りに作業を行う
- 振り分け条件を編集したい場合は、「編集」をクリックし、表示される振り分け条件の入力画面で再度振り分け条件を入力しましょう。
- 振り分け条件を削除したい場合は、「削除」をクリックすると振り分け条件を削除することができます。
スマホでのフォルダ分け（自動振り分け）設定方法
iphoneやandroid専用のスマホアプリ版Gmailでのフォルダ分け（自動振り分け）設定はできませんが、ChromeやSafariなどのブラウザからGmailのウェブページにアクセスすれば、スマホからでもフォルダ分け（自動振り分け）の設定が可能です。
手順は以下の通りです。
- スマホでブラウザ版のGmailにアクセスし、ログイン
- 画面左上の「≡」をタップ
- 画面下部の「Gmailを次のUIで表示」の右にある「デスクトップ」をタップ
- 画面左メニューの「ラベルを編集」をタップし、新しいラベルを作成
- 画面上部の「フィルタを作成」をタップ
- 振り分け条件を入力し、「次のステップ」をタップ
- 「ラベルを付ける」にチェックを入れ、「ラベルを選択」をタップ
- 先ほど作成したラベル名をタップし、「フィルタを作成」をタップ
フォルダ分け（自動振り分け）を共有する方法
自身のGmailアカウントで設定したGmailのフォルダ分け（自動振り分け）フィルタは、データとして書き出したあと共有先のアカウントで取り込むことで、簡単に他のGmailアカウントへ共有することができます。
メンバー間で共有すれば、1つ1つ自動振り分けフィルタを設定する手間がなくなるため、ぜひ活用しましょう。
▼フォルダ分け（自動振り分け）フィルタをデータとして書き出す
- 右上の設定アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリック
- 「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック
- 共有したい自動振り分けフィルタの左横にあるチェックボックスにチェックを入れる
- 「エクスポート」をクリック
▼書き出したフォルダ分け（自動振り分け）フィルタのデータを共有先のGmailアカウントで取り込む
- 右上の設定アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリック
- 「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック
- 「フィルタをインポート」をクリック
- 「ファイルを選択」をクリックし、書き出した自動振り分けフィルタのデータを選択
- 「ファイルを開く」をクリック
- 取り込んだ自動振り分けフィルタが一覧に表示されるので、左横にあるチェックボックスにチェックを入れる
- 「フィルタを作成」をクリック
メールのフォルダ分けを効率化するポイント
ここでは、メールのフォルダ分けを効率的に行うためのポイントをご紹介します。
不要メールを仕分ける
まず、不要メールはまとめて仕分けるよう心がけましょう。
重要なメールが埋もれて対応が漏れてしまう事態を防ぐためにも、メルマガや迷惑メールなど不要なメールはすぐ削除するか、まとめて1つのフォルダに振り分けられるよう設定しておくのがおすすめです。
件名にルールを設ける
次に、メール作成時に件名を入力する際のルールを設けましょう。
重要なメールには【重要】と付ける・案件名を統一するなど、件名に決まった文言を入力しておくことでメールの検索がしやすくなるため、フォルダ分け（自動振り分け）の条件設定もスムーズに行うことができます。
自動振り分け機能付きシステムを導入する
最後に、自動振り分け機能が備わっているメールシステムを導入することを検討しましょう。
前述でご説明したように、Gmailのフォルダ分け（自動振り分け）設定である程度メールを仕分けることはできますが、たとえば対応状況によってフォルダを自動で振り分けることなどは難しく、手動でしか対応できない場合もあります。
有料のメール共有管理システムなら、自動振り分け機能が備わっているものも多く、さらに複数のメールアドレスを一元管理できたり、複数人でメールを共有できたりと、メール管理における便利な機能が豊富です。
どのようなメール共有管理システムがあるか知りたい方は、下記の記事や比較表をぜひご参考にしてください。
Gmailのフォルダ分け【自動振り分け】でメールの見落としを防止！
今回は、Gmailの「ラベル機能」と「フィルタ機能」を使ったメールのフォルダ分け（自動振り分け）設定方法について解説しました。
普段よく使うメールだからこそ、効率よく仕事を進めるためには、メールの管理・整理が欠かせません。
今回ご紹介したGmailのフォルダ分け（自動振り分け）機能を使って、自分なりに使いやすいメールの整理方法を見つけ、大切なメールを見逃さないように管理していきましょう。
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