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Gmailで自動振り分けできる?
設定方法から演算子まで解説

ビジネス利用としても人気の高いGmailには、「フォルダ」の概念がありません。「フォルダ」の代わりに「ラベル」「フィルタ」を使って自動振り分けを設定することができます。

この記事では、Gmailの特徴である「ラベル」「フィルタ」の機能を使った自動振り分け設定と、振り分け設定に使用できる検索演算子について詳しく解説します。

Gmailで自動振り分けできる?設定方法から演算子まで解説

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Gmailよりも簡単にメールの自動振り分けができるツールとして、メール共有・管理システムがおすすめです。国内の主要な5つのツールを徹底比較しました。特徴からサポート体制まで解説します。

この記事の目次

    「フィルタ」を使った自動振り分け設定

    Gmailの自動振り分けでは、「フィルタ」機能を使用します。フィルタは一般的なメールシステムにおけるフォルダと似た役割を持つ機能です。具体的な設定方法を順番に見ていきましょう。

    「メールの自動振り分け設定」をクリック

    まず、ブラウザを立ち上げてGmailにログインしましょう。Gmailの画面が表示されたら、振り分けしたいメールの左横にあるチェックボックスをオンにします。チェックボックスをオンにした状態で、Gmailの画面上段にある「その他アイコン」をクリックし、「メールの自動振り分け設定」をクリックしましょう。

    フィルタの条件を設定する

    「メールの自動振り分け設定」をクリックすると、フィルタの入力画面が表示されます。この画面で、振り分けしたいメールの条件を設定します。メールアドレスなどの入力が完了したら、入力内容に間違いがないかを確認しましょう。もちろん、入力内容はあとから編集や修正が可能です。入力内容に問題がなければ、画面下段に表示されている「フィルタを作成」をクリックしてください。

    「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」をチェック

    「フィルタを作成」をクリックすると、「メールが検索条件と完全一致する場合」という画面へ移行します。この画面は、先ほど入力した条件でメールが届いたとき、Gmail上でどのようなアクションをとるかを設定するものです。画面から「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」の項目にあるチェックボックスをオンにしましょう。

    「ラベルを付ける」をチェック

    同じ画面から「ラベルを付ける」の項目にあるチェックボックスもオンにしましょう。
    ラベルとはGmailのメールを整理する機能のひとつであり、メールを分類するタグのようなものです。Gmailでは、「フィルタ」で振り分け条件を設定し、「ラベル」で整理する2段階の設定を行う必要があります。

    「新しいラベル…」でラベルを新規作成

    「ラベルを付ける」の項目の横に、「ラベルを選択…」というタブをクリックし、「新しいラベル…」というメニューを選択してください。

    ラベル名の入力画面が表示されるので、振り分けしたメールが探しやすいように、送信元の名前や業務上の区分など、分かりやすい名前を付けておきましょう。

    「一致するスレッドにもフィルタを適用する」をチェック

    最後に「一致するスレッドにもフィルタを適用する」のチェックボックスもオンにしましょう。ここへチェックを入れると、設定した条件に合致する受信済みのメールについても振り分けをおこなってくれます。

    ここまで入力が完了したら、画面右下にある「フィルタを作成」をクリックします。すると、設定したラベル名がGmailの画面左側へ表示されるとともに、振り分け条件に合致したメールが整理されているはずです。

    Gmailの振り分け設定で使用できる演算子

    Gmailでは、詳細条件を設定して、メールの振り分けをすることもできます。その際に使用するコマンドのことを「演算子」と呼びます。
    Gmailの演算子は、Excelで言うところの関数のようなものですが、Excel関数よりもずっと簡単です。以下に主要な演算子をご紹介するので、ぜひ振り分け設定に活用してみてください。

    送信元・送信先の指定

    メールの送信元を指定する演算子は「from:●●●●」です。「from:一郎」「from:ichiro@xxxx.co.jp」「「from:@gmail.com」というように、条件を入力します。名前の一部、メールアドレスの一部で、フィルタ設定可能です。
    メールの送信先を指定する演算子は、「to:●●●●」です。
    「to:花子」「to:hanako@xxxx.co.jp」「to:@gmail.com」というように入力、こちらも名前の一部、メールアドレスの一部でもフィルタを設定できます。
    また、送信先のCcやBccだけを指定する演算子は、「cc:●●●●」「bcc:●●●●」です。「to:」と同様に、「cc:花子」「cc:hanako@xxxx.co.jp」「bcc:花子」「bcc:hanako@xxxx.co.jp」というように入力することで、メールを振り分けることが可能です。

    件名を指定

    メールの件名を指定する演算子は「subject:●●●●」です。
    「subject:契約書」というように、フィルタを設定したいメールの件名を入力します。件名に含まれる単語の一部でもフィルタ設定が可能です。
    「subject:株式会社〇〇 契約書」というように、複数のキーワードを設定することもできます。

    カテゴリを指定

    受信したメールを自動的にカテゴリに振り分けたいときの演算子は、「category:●●●●」です。ソーシャル ネットワークなどからのメールは「category:social」、 セールやクーポンなど、プロモーションに関するメールは「category:promotions」というように入力します。カテゴリに分類されない、その他のメールの場合は「category:primary」というように入力します。

    メールの送受信時期を指定

    送指定した日付より前に送受信したメールの場合は「before:●●●●」、指定した日付以降に送受信したメールの場合は「after:●●●●」です。
    「before:2020/11/30」「after:2019/9/3」というように、「yyyy/mm/dd」のフォーマットで日付を入力しましょう。

    ラベルを指定

    Gmailのラベルは、初期設定として受信トレイ、重要、送信済み、下書き、迷惑メール、ゴミ箱、ソーシャル、フォーラム、プロモーションなどのラベルが用意されています。演算子を使ってラベルを指定することができます。
    受信トレイであれば「in:inbox」、送信済みであれば「in:sent」というように、「in:●●●●」と指定します。
    任意のラベルを作成してメールごとに識別することもできます。任意のラベルが付いたメールを指定したいときの演算子は、「label:●●●●」です。 「label:重要」「label:友人」というように入力します。

    スター付きを指定

    スター付きのメールを指定したいときの演算子は、「is:starred」です。同じように、スヌーズ中のメールを指定したいときの演算子は、「is:snoozed」となります。
    Gmail の初期設定では、スターはイエローで表示される1種類ですが、別の色のスターやアイコンを追加することもできます。この追加した色やアイコンのスターを指定することもできます。
    オレンジ色のスター付きメールを指定したいときの演算子は「has:orange-star」、紫色にクエスチョンマークが付いたアイコンのスター付きメールを指定したいときの演算子は「has:purple-question」というように、「has:●●●●」で指定できます。

    複数条件も指定できる

    複数条件を組み合わせ指定することで、複雑な条件を指定することもできます。
    「A または B」というように、いずれか条件に一致するメールを指定するときは、「OR」で条件を区切って複数の演算子を入力します。たとえば、「from:@xxxxx.co.jp OR from:@outlook.com」というように入力します。
    「OR」を入力せず、「{from:@xxxxx.co.jp from:@outlook.com}」というように、全体を「{}」で囲っても同様の演算子となります。
    「A かつ B」というように、複数の条件の両方に一致するメールを指定するときは、演算子と演算子の間に「半角スペース」を指定します。「from:@outlook.com subject:契約書」というように入力します。
    語句や条件式をグループ化するには、前後に「(」と「)」という演算子を指定します。「(」と「)」を使うことで、「subject:【重要】 OR subject:契約書」とせずに「subject:(【重要】 OR 契約書)」とするだけでよくなります。
    記述した条件を否定したメールを指定する演算子としては、先頭に「-」を入力し、「-from:@outlook.com」というように入力します。
    また、「AかつBではない」というときには「from:@xxxxx.co.jp -subject:【重要】」というように指定します。「-」の後にスペースなどの空白を空けないようにしましょう。

    受信時に自動化できるアクション

    Gmailでのメール振り分け条件では、様々なアクションが追加できます。追加方法は、先に紹介した「検索条件に一致するメールが届いたとき」の画面から、追加したい機能のチェックボックスをオンにするだけです。

    ここでは、それぞれのアクションの機能を順に見ていきましょう。

    既読にする

    「既読にする」をチェックすると、対象のメールを自動で既読にしてくれます。自分でメールを開く必要はありません。ただし、普段から未読か既読かでタスク処理を見分けている場合は、機能の追加を慎重に選ぶ必要があります。後に紹介する、「次のアドレスに転送する」の機能と組み合わせると、届いたメールを自動で既読にして、別のアドレスへ転送することもできます。

    スターを付ける

    メールにスターを付ける機能です。メール一覧にある星形のマークが点灯し、そのメールが見つけやすくなります。取引先のなかでも特に重要な相手などを対象として条件付けするのが良いでしょう。また、社内の業務フローでメールタイトルを指定しているような場合は、振り分け条件で件名とスターを組み合わせると特定の業務メールを強調することができます。

    次のアドレスに転送する

    メールを受信後、特定のメールアドレスへ自動で転送する機能です。「転送する」の項目の横にある、「転送先アドレスを追加」のリンクから、転送先のメールアドレスを指定します。取引先からのメールアドレスを社内のチーム全員で共有したい場合や、不在時の対応を別の方へお願いしたい場合などに効果を発揮します。

    削除する

    メールを受信した瞬間に削除する機能です。届いたことが確認できなくなるため、設定は慎重におこないましょう。機能の特性上、取引先などのメールを対象に設定することはあまりないかもしれません。一方、先に紹介した「次のアドレスに転送する」と組み合わせると、転送済みのメールを個別に削除する手間が省けます。

    迷惑メールにしない

    届いたメールを迷惑メール扱いにしない機能です。Gmailは過去のメール傾向に基づき、迷惑メールかどうかを自動で分類します。そのため、本来なら迷惑メールにしたくないメールが分類されることもあるのです。

    迷惑メールに分類されたメールは30日で自動的に削除されるので、注意が必要です。取引先からのメールが迷惑メール扱いとなることが多い場合は、チェックを入れておきましょう。

    常に重要マークを付ける

    届いたメールへ常に重要マークを付ける機能です。重要な取引先などからのメールに対して設定しておくのが良いでしょう。スターとの違いは、主に付与方法にあります。スターはフィルタで条件付けしない限りは、手動での付与が必要です。一方、重要マークは普段のGmailの使用傾向から、Gmailが自動で付与します。

    なお、重要マークは手動でも付与できます。手動での操作はユーザーの使用傾向として、次回以降の自動付与に反映されます。

    重要マークを付けない

    届いたメールに重要マークを付けない機能です。Gmailが重要マークを自動で付与したものの、重要ではないメールだと感じた場合に設定しておきましょう。自動付与された重要マークにマウスカーソルを重ねると付与の理由が表示されます。ただし、迷惑メールの分類と同様に、重要マークの自動付与も万全ではないので注意が必要です。

    適用するカテゴリ

    届いたメールに適用するカテゴリを選択する機能です。Gmailは自分で設定するラベルの他に、最初から「メイン」「ソーシャル」「新着」「フォーラム」「プロモーション」のカテゴリがあります。

    通常は届いたメールの傾向から、Gmailが自動で分類を行います。メイン以外のカテゴリは特定の傾向を持っているため、対象とするメールの性質に応じて設定するようにしましょう。

    複数のラベルをまとめて管理

    Gmailには、複数のラベルをまとめて管理する機能があります。親ラベルの下にサブラベルを追加し、ラベルを階層化していくことで、さらに細かく管理することができます。

    なお、受信トレイのようなシステムラベルにサブラベルを追加することはできません。サブラベルを追加できる親ラベルは自分が作成したものに限られます。

    複数のラベル管理の手順は、次のようになります。

    1. 親ラベルにしたいラベルを先に作成しておく
    2. サブラベルにしたいラベルの作成画面、もしくは編集画面を開く
    3. ラベル名の入力項目の直下に「次のラベルの下位にネスト:」という表示があるので、チェックボックスをオンにする
    4. ラベルの候補が表示されるので親ラベルにしたいラベルを選択し、保存ボタンをクリックする。

    ラベルを階層化すると親ラベルに矢印が表示されます。クリックすると親ラベルの下にサブラベルが展開されるのがわかるはずです。また、サブラベルの下にサブラベルを設定することも可能です。階層ごとにフィルタを関連付けると受信メールを細かく、効率よく整理できるでしょう。

    <さらに細かく管理するには?>メールディーラー

    ここまでご紹介したGmailの自動振り分け設定よりも、さらに細かくメール管理をしたい方におすすめなのが、ビジネス利用に特化した「メール管理ツール」です。メール管理ツールはメールの送受信や管理などの基本的機能だけでなく、ビジネス利用を想定した様々な便利な機能も搭載されています。

    ここではメール管理ツールのひとつである、「メールディーラー」についてご紹介します。

    メールディーラーの機能

    メールディーラーは株式会社ラクスが提供するクラウド型のメール管理ツールです。ここではその機能の一部をご紹介します。

    ステータス管理機能

    メールディーラーの受信フォルダでは、各メールに「新着」「返信処理中」「対応完了」といった対応状況が表示されるので、どのメールがどの状態にあるのか一目で把握することが可能です。また、対応状況ごとにタブで分けて表示することができるため、「新着」タブを開けば、まだ誰も返信をしていないメールが漏れなく確認できます。
    さらに、誰かが返信作業を行っている「返信処理中」のメールは「○○さんが返信対応中です」という警告メッセージが表示され、返信ボタンが非表示となるため、重複対応を防ぐことができます。

    対応履歴の確認機能

    メール画面で送信元メールアドレスをクリックするだけで、過去のやりとりを表示することができます。
    受信メール・送信メール・電話応対の履歴・チャットなどすべての対応履歴が時系列で一覧表示されるので、受信フォルダと送信フォルダを交互に検索をかけたり、チャットの履歴を遡ったりする手間がなくなります。
    さらに、パソコンとスマートフォン等、1人の人が異なるメールアドレスからメールを送信している場合や、やりとりの途中でメールアドレスが変更になった場合でも、1人の顧客情報として紐づけて管理することができます。

    メールディーラーの導入事例

    メールディーラーは、国内の様々な企業に導入されています。ここでは導入事例の一部をご紹介します。

    株式会社イグニッション・エム様

    株式会社イグニッション・エム様では、ソフトウェア開発やスマホ向けゲームの開発・運営を行っています。開発・運営されているゲームのひとつである「ぼくとネコ」のカスタマーサポートへの導入事例についてご紹介します。

    【導入前】

    1日10~50件の問い合わせに対して、スタッフ3名で対応していました。
    調べてから返信しようと一旦保留にしていると、他のメールやスパムメールを受信し、大事なメールの返信が漏れてしまうことがありました。それを再確認・再検索するのに時間がかっていたそうです。また機械的な対応をしないように、過去のやり取りを調べ、ヘビーユーザーがどうか把握したいという課題を抱えていました。

    【導入後】

    メールの内容によってラベル機能やステータス管理機能を使うことで、仕分けができて対応漏れがなくなったそうです。さらに「ご意見」「課金トラブル」「不具合」など独自のラベルで管理することで、緊急度の高いメールが一目で分かるようになりました。
    また、メール検索が簡単になり、ヘビーユーザーや重要な問い合わせに関して単純なテンプレート対応にならないようになど、ユーザーに合わせた対応ができるようになりました。


    ▼事例の続きを読む
    https://www.maildealer.jp/case/interview/ign-m.php?cat=cat-a02

    スターティア株式会社様

    スターティア株式会社様では、ビジネスフォンや複合機、通信環境などオフィス環境をワンストップで提供しています。
    サービスの使い方や問い合わせに関するトラブル対応などをメールで行っています。

    【導入前】

    毎日1,000件弱のメールを20名のスタッフで対応していました。メーリングリストで20名全員が同じメールを受信していたので、口頭とメッセンジャーを活用して対応状況を共有していました。しかし通数が多く、対応できていないメールを一目で確認できないため、対応漏れや遅れの原因となっていました。

    また、対応状況の共有や担当の引き継ぎ、伝言などをすべてメッセンジャーで行っていたので、過去のやり取りを読み返す必要がありました。そのため状況の把握に時間がかかっていたそうです。

    【導入後】

    ステータス管理機能で対応状況を一目で管理できるようになりました。また、「新着」フォルダを見れば対応が必要なメールがすぐに分かるので、着手するまでの時間を短縮できました。
    またコメント機能を使えばメール1通ごとに補足のメモを残せるので、わざわざメッセンジャーを読み返す必要がなくなりました。
    情報の共有と整理が簡単になり、対応漏れや遅れ、重複対応などのミスが大幅に減りました。


    ▼事例の続きを読む
    https://www.maildealer.jp/case/interview/startia.php?cat=cat-a02

    まとめ

    効率よく仕事を進めるには、メールの管理が欠かせません。Gmailでもラベルやフィルタ機能を使い、仕事に合わせたメール管理ができます。

    しかし、もっと細かいメール管理をしたい、メール数が増えて捌き切れないなど、Gmailでのメール管理に限界を感じている方は、ビジネス用のメール管理ツールの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

    無料トライアルなども用意されているので、ぜひご検討ください。

    ▼メールディーラーへのお問い合わせはコチラ
    https://www.maildealer.jp/

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

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    メールディーラー通信編集部:J

    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部:J

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