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Gmailの自動振り分け設定を徹底解説!
フィルタの作り方から注意すべきポイントまで

Gmail_自動振り分け設定_徹底解説

ビジネス・プライベートで多くの方が利用しているGmail

この記事では、Gmailの特徴である「ラベル」「フィルタ」の機能を使った自動振り分け設定振り分け設定のポイントについて詳しく解説します。

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Gmailよりも簡単にメールの自動振り分けができるツールとして、メール共有・管理システムがおすすめです。国内の主要な5つのツールを徹底比較しました。特徴からサポート体制まで解説します。

この記事の目次

    Gmailの自動振り分け設定とは?

    Gmailの自動振り分けは、「フィルタ」機能を利用することでできます。

    フィルタは、指定した条件に当てはまるメールに対して、ラベル・スターを付与することや、メールのアーカイブ・削除が可能です。

    またGmailにフォルダという概念はありませんが、一般的なメーラーでいうフォルダに類似した機能が「ラベル」機能です。

    Gmailのラベルでは、1つのメールに対して、複数のラベルをつけることができ、フォルダよりも柔軟にメールの整理・管理が可能です。Gmailのメール整理をする際は、ラベルをいかに活用することができるかがポイントです。

    Gmailの自動振り分け設定方法

    Gmailの自動振り分け設定の方法は、大きく3つのステップに分かれています。

    1.振り分けたいメールにチェックを入れる

    Gmail_自動振り分け_振り分けたいメールにチェック

    まず、ブラウザを立ち上げてGmailにログインしましょう。Gmailの画面が表示されたら、振り分けしたいメールの左横にあるチェックボックスにチェックを入れます。その状態で、Gmailの画面上段にある「 ⁝ 」をクリックし、「メールの自動振り分け設定」をクリックしてください。

    2.フィルタ条件を設定する

    Gmail_自動振り分け_フィルタ条件を設定

    「メールの自動振り分け設定」をクリックすると、フィルタの入力画面が表示されます。この画面で、振り分けしたいメールの条件を設定します。
    メールアドレスなどの入力が完了したら、入力内容に間違いがないかを確認しましょう。もちろん、入力内容はあとから編集や修正が可能です。

    入力内容に問題がなければ、画面下段に表示されている「フィルタを作成」をクリックしてください。

    3.自動振り分け設定をする

    2で条件指定したメールに対してのアクション設定をします。

    今回はラベルをつけるアクションの設定方法を紹介いたします。

    3.1振り分け後のアクションを設定する(ラベルを付ける)

    Gmail_自動振り分け_ラベルを付与

    「フィルタを作成」をクリックすると、上記画面へ遷移します。この画面は、2で指定した条件に合致するメールが届いたとき、Gmail上でどのようなアクションをとるかを設定するものです。

    今回は、ラベルを付ける振り分けアクションを設定したいため、「ラベルを付ける」の項目にチェックを入れましょう。

    3.2付与したいラベルを新規作成

    Gmail_自動振り分け_ラベルを新規作成

    「ラベルを付ける」の項目の横にある「ラベルを選択…」というタブから「新しいラベル…」というメニューを選択すると、上記画面のようなラベル名の入力画面が表示されるため、ラベル名を入力し、作成をクリックします。

    すでに作成済みのラベルの下の階層にラベルを作成する場合は、「次のラベルの下位にネスト」にチェックを入れ、ラベルを選択します。

    またすでに作成済のラベルに振り分けたい場合には、「ラベルを選択…」からラベルを選択してください。

    Point

    振り分けしたメールが探しやすいように、送信元の名前や業務上の区分など、分かりやすい名前を付けておきましょう。

    3.3フィルタを作成する

    Gmail_自動振り分け_フィルタを作成

    ラベルを作成したら、「一致するスレッドにもフィルタを適用する」のチェックボックスにチェックを入れましょう。ここへチェックを入れると、設定した条件に合致する受信済みのメールにも振り分けを行ってくれます。

    ここまで入力が完了したら、画面右下にある「フィルタを作成」をクリックします。

    そうすると、新規作成したラベル名がGmailの画面左側へ表示されるとともに、振り分け条件に合致したメールが整理されます。

    Gmailの自動振り分け設定を再編集・解除する

    一度設定した自動振り分け設定は、再編集・解除することが可能です。

    1. Gmailの「歯車アイコン歯車アイコン」をクリックし、「すべての設定を表示」をクリック。
    2. 設定の中の「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック。
    3. 自動振り分けで設定した条件と、右端に「編集」と「削除」の文字が表示されます。
    Gmail_自動振り分け_振り分け再編集・削除方法

    「削除」をクリックすると設定を解除でき、「編集」をクリックすると編集画面が現れます。編集は、先ほど説明した自動振り分け設定と同じ流れで設定が可能です。

    Gmailの自動振り分け設定で使いたい!便利なフィルタ条件

    Gmailでは、詳細条件を設定して、メールの振り分けをすることもできます。その際に使用すると便利なものが「演算子」です。

    Gmailの自動振り分けでは「件名に●●または△△が入っている」などのような複数条件指定をするには、ORを使う必要があります。

    ORを使い、複数条件を組み合わせ指定することで、複雑な条件を指定することもできます。

    参考例
    • 設定したいこと

      件名に「重要」もしくは「至急」が入っている場合には、ラベルを付ける

    • フィルタ条件

      件名の欄に 「 重要 OR 至急 」と入力

    Gmail_自動振り分け_複数条件での振り分け
    Point

    or (小文字半角)や OR(大文字全角)などではOR演算子と認識されないため、OR(大文字半角)で入力をしましょう。

    Gmailの自動振り分けフィルタを共有する

    設定済みのGmailフィルタは、簡単に共有することができます。

    他の人にGmailフィルタの設定を共有場合は、書き出し(エクスポート)を行います。

    ▼フィルタのエクスポート作業方法
    1. Gmailの「歯車アイコン歯車アイコン」から設定画面を開き、「フィルタとブロック中のアドレス」の中にある共有したいフィルタをチェック。
    2. 「エクスポート」をクリックし、ファイルをダウンロード。
    Gmail_自動振り分け_フィルタのエクスポート
    ▼フィルタのインポート作業方法
    1. Gmailの「歯車アイコン歯車アイコン」から設定画面を開き、「フィルタとブロック中のアドレス」内の下部にある「フィルタをインポート」をクリック 。
    2. Gmail_自動振り分け_フィルタのインポート①
    3. 「ファイルを選択」をクリックし、エクスポートしたフィルタのファイルを選択。
    4. Gmail_自動振り分け_フィルタのインポート②
    5. フィルタのファイルをアップロード後、「ファイルを開く」をクリック 。
    6. Gmail_自動振り分け_フィルタのインポート③
    7. インポートしたフィルタが一覧で出てくるため、インポートするフィルタを選択し、「フィルタを作成」をクリックし、完了。
    8. Gmail_自動振り分け_フィルタのインポート④

    フィルタのインポートやエクスポートを使い、メンバー間で共有することにより、振り分け設定にかかる時間を大幅に短縮できます。

    Gmailの自動振り分け設定を活用して、メールの見落としを防止!

    今回は、Gmailでのフィルタ機能を使った自動振り分け設定方法について解説しました。

    普段よく使うメールだからこそ、効率よく仕事を進めるためには、メールの管理・整理が欠かせません。今回ご紹介したフィルタ機能やラベル機能を使って、自分なりに使いやすいメールの整理方法を見つけ、大切なメールを見逃さないように管理していきましょう。

    もっと効率的にメール管理をしたい、メール数が増えて捌き切れない、複数名でのメール管理を楽にしたいなど、Gmailでのメール管理に限界を感じている方は、ビジネス用のメール管理ツールの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
    得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。