2023/01/24
毎日大量に届くメールを、漏れなく管理できていますか？
しっかり管理できていないと、大事なメールを見逃してしまい、返信漏れが発生するというミスにも繋がりかねません。
このようなお悩みを解決するには、Gmailに搭載されている「自動振り分け機能」の利用がおすすめです。
今回は、ビジネスやプライベートでも多く使われるGmailの自動振り分け機能の設定方法について詳しく解説します。
Gmailの自動振り分け設定とは？
Gmailには一般的なメーラーにある「フォルダ」という概念がありません。
その代わりに「ラベル」を活用して「フィルタ」を作成することで、受信フォルダを分けるのと同じように、受信したメールを任意の条件で振り分けることが可能です。
また、このラベル機能を利用した振り分け条件をあらかじめ設定しておくことで、受信したメールを自動で振り分けることもできます。
ここからは具体的な設定方法を解説していきます。
Gmailの自動振り分け設定方法
Gmailの自動振り分け設定の方法は、大きく3つのステップに分かれています。
1.振り分けたいメールを選択
- 振り分けたいメールの左横にあるチェックボックスにチェックを入れる
- 上部にある「 ⁝ 」をクリックし、「メールの自動振り分け設定」をクリック
2.フィルタ条件を設定
「メールの自動振り分け設定」をクリックするとフィルタの入力画面が表示されます。
各項目の説明は以下の通りです。
| From | 送信元メールアドレスで振り分ける |
| To | 送信先メールアドレスで振り分ける |
| 件名 | メールの件名で振り分ける |
| 含む・含まない | 件名・本文内のキーワードで振り分ける |
| サイズ | メールのデータ量で振り分ける |
| 添付ファイルあり | 添付ファイルの有無で振り分ける |
| チャットは除外する | 検索結果からチャットを除外する |
※件名やキーワードで複数の文言を組み合わせて指定したい場合は、それぞれの間に「OR」（大文字半角）を入力することで複数設定も可能です。
「or」（小文字半角）や「ＯＲ」（大文字全角）などではOR演算子と認識されないため、必ず「OR」（大文字半角）で入力しましょう。
振り分け条件を入力したら、「フィルタを作成」をクリックします。
3.自動振り分けを設定
次に、先ほど設定した振り分け条件に該当するメールに対して、どのようなアクションを行うかを設定します。
今回は、設定した振り分け条件に該当するメールにラベルを付けて、自動で振り分ける設定方法を紹介いたします。
- 「ラベルを付ける」にチェックをいれる
- 「ラベルを選択…」をクリックし、「新しいラベル…」をクリック
- 「新しいラベル名」を入力し、「作成」をクリック
- 「フィルタを作成」をクリック
※「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れると、設定した振り分け条件に合致する受信済みのメールにも振り分けを行ってくれます。
設定が完了すると、受信トレイなどの下に「ラベル」の項目が作成されるので、ここで振り分け条件ごとのメール管理ができるようになります。
Gmailの自動振り分け設定の編集・解除方法
一度設定した自動振り分け設定は、あとから編集・解除することが可能です。
- 右上の設定アイコン
をクリックし、「すべての設定を表示」をクリック - 「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック
- 設定中の自動振り分け条件が表示され、右端に「編集」と「削除」の文字が表示される
「編集」をクリックすると、振り分け条件の入力画面が表示されるので、再度入力しましょう。
「削除」をクリックすると、既存の振り分け条件を削除することができます。
スマホでのGmailの自動振り分け設定方法
iphoneやandroid専用のスマホアプリ版Gmailでの自動振り分け設定はできませんが、ChromeやSafariなどのブラウザからGmailのウェブページにアクセスすれば、スマホからでも自動振り分けの設定が可能です。
- スマホでブラウザ版のGmailにアクセスし、ログイン
- 画面左上の「≡」をタップ
- 画面下部の「Gmailを次のUIで表示」の右にある「デスクトップ」をタップ
- 画面左メニューの「ラベルを編集」をタップし、新しいラベルを作成
- 画面上部の「フィルタを作成」をタップ
- 振り分け条件を入力し、「次のステップ」をタップ
- 「ラベルを付ける」にチェックを入れ、「ラベルを選択」をタップ
- 先ほど作成したラベル名をタップし、「フィルタを作成」をタップ
手順は以下の通りです。
Gmailの自動振り分けフィルタを共有する方法
自身のGmailアカウントで設定したGmailの自動振り分けフィルタは、簡単に他のGmailアカウントへ共有することができます。
メンバー間で共有すれば、1つ1つ自動振り分けフィルタを設定する手間がなくなるため、ぜひ活用しましょう。
1.自動振り分けフィルタをエクスポート
まず、共有したい自動振り分けフィルタをデータとして書き出します。
- 右上の設定アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリック
- 「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック
- 共有したい自動振り分けフィルタの左横にあるチェックボックスにチェックを入れる
- 「エクスポート」をクリック
2.自動振り分けフィルタをインポート
次に、先ほど書き出した自動振り分けフィルタのデータを、共有先のGmailアカウントで取り込みます。
- 右上の設定アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリック
- 「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック
- 「フィルタをインポート」をクリック
- 「ファイルを選択」をクリックし、書き出した自動振り分けフィルタのデータを選択
- 「ファイルを開く」をクリック
- 取り込んだ自動振り分けフィルタが一覧に表示されるので、左横にあるチェックボックスにチェックを入れる
- 「フィルタを作成」をクリック
Gmailの自動振り分け設定でメールの見落としを防止！
今回は、Gmailの「ラベル機能」と「フィルタ機能」を使ったメールの自動振り分け設定方法について解説しました。
普段よく使うメールだからこそ、効率よく仕事を進めるためには、メールの管理・整理が欠かせません。
今回ご紹介したGmailの自動振り分け機能を使って、自分なりに使いやすいメールの整理方法を見つけ、大切なメールを見逃さないように管理していきましょう。
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