メールを使ったタスクマネジメントとは？

2022/06/20

日々の業務を効率的にこなすには、タスクマネジメントが欠かせません。
タスクマネジメントを実践するためにタスク管理ツールや表計算ソフトなどを使う方法がありますが、日々の業務で使用頻度の高い「メール」でも行うことができます。
本記事では、メールを使ったタスクマネジメントの方法についてご紹介します。

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この記事の目次

タスクマネジメントとは

「タスクマネジメント」という言葉には、課された仕事（＝タスク／task）を期限内に適切に処理できるよう管理する（＝マネジメント／management）という意味があります。

タスクマネジメントと一言で表しても、組織単位や個人単位、案件ごとやプロジェクトごとなど、管理下に置く対象や規模はさまざまです。加えて、「複数のタスクの優先順位を決める」「タスクを分担する」など、管理する内容にも幅があります。

メールでタスクマネジメントする方法

タスクマネジメントには、手書きのメモ帳やエクセル、タスク管理専用ツールのさまざまな方法があります。
今回は、「メール」を使ってタスクマネジメントする方法についてご紹介します。

1.受信ボックスをToDoリストにする

業務上のコミュニケーション手段としてメールの割合が多い人や、メールを起点として業務が発生する人は、「メールの受信ボックスをToDoリストにする方法」がおすすめです。

まず「対応不要」「対応完了」というメールフォルダを作成します。
メールを受信したら、広告やメールマガジン、迷惑メールなどのメールを「対応不要」フォルダに振り分けます。そして、受信ボックスに残したメールは対応が完了したら「対応完了」フォルダに移動します。

こうすることで、受信ボックスのメールがなくなればメール経由でこなすべきタスクが全て完了したことになります。

メール経由以外でタスクが発生した場合は、タスクの内容を自分宛にメールで送るなどの工夫をしましょう。

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2.メールの重要度を色識別する

仕事のメールといっても、緊急性や重要性の度合いはさまざまです。受信ボックスに残っている未処理のメールに対して優先順位ごとに色付けを行えば、すぐに対応すべきものから取り組みやすくなります。

＜タスクごとの優先順位の色付け例＞

赤色のラベル：至急対応が必要な案件
紫色のラベル：今日・明日中に済ませておきたい案件
黄色のラベル：近日中に済ませる必要のある案件
緑色のラベル：相手の反応次第でフォローが必要な案件
青色のラベル：待機していても構わない案件

自分の中でルールを決めて色識別を行うと、瞬時に対応すべき順序がわかるので効率的で無駄のないタスク処理を目指せます。

3.タスク機能を使う

Gmailには「Google ToDo リスト」、Outlookには「ToDoバー」といったタスク機能が搭載されています。

Gmailの「ToDo リスト」は、Gmailの画面上にToDo リストを表示し、ドラックアンドドロップで作成することができます。パソコンだけでなくスマホからも編集や確認が可能なので、移動中でもタスクを整理することができます。
また、Googleカレンダーと連携し、カレンダー上にタスクを表示することも可能です。

Outlookでは「フラグマーク」を付けたメールをタスクとして「Todoバー」に表示することができます。期限を設定してリマインダーとして通知できるので、対応忘れ防止に役立ちます。

チームのタスクマネジメントはメールディーラーで

前述したように、GmailやOutlookにもタスク管理機能が搭載されていますが、メール通数が多く、対応業務を複数名で分担している場合は、ビジネス専用メール共有システム「メールディーラー」がおすすめです。

1.チーム全体のタスクを可視化

メールディーラーの「ステータス管理機能」は、メールの進捗状況を自動で管理できます。
受信トレイ上のメールに、新着・返信処理中・対応完了といった対応状況が表示されるので、一目でどのメールがどの状態にあるのか把握できます。
また、「担当者振り分け機能」ではメール1通1通に担当者を設定し業務分担を明確にすることができます。メールを開封して手動で設定するだけでなく、件名や本文のキーワード等を条件に自動で振りけることも可能です。
この2つの機能によって、チームの誰が何をすべきなのかを可視化することができます。