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すぐ使えるメールのタスク管理方法を解説!【Outlook・Gmail】

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日々の業務を効率的にこなすには、「タスク管理」が重要です。
ビジネスでのコミュニケーションツールとして欠かせないメールも同様に、大量のメールで煩雑化した受信ボックスを「タスク管理」することで、メール対応の効率を向上させることができます。

この記事では、メーラーとして人気の高いOutlook・Gmailで使えるメールのタスク管理方法や、おすすめのメールタスク管理ツールについてご紹介します。

この記事の目次

    タスク管理とは

    タスク管理とは、仕事を進めるためにやるべきことを分解し、期限や優先度・作業量などを設定して進捗を管理することを指します。

    タスク管理と一言で表しても、組織単位や個人単位、案件ごとやプロジェクトごとなど、管理下に置く対象や規模はさまざまです。

    加えて、「複数のタスクの優先順位を決める」「タスクを分担する」など、管理する内容にも幅があります。

    メールでタスク管理する方法

    メールのタスク管理を効率よく行うには、各メーラーに搭載されているさまざまな機能をうまく活用しましょう。

    ここでは、Outlook・Gmailでタスク管理に使える機能や活用方法を具体的にご紹介していきます。

    1.受信ボックスをフォルダ分けする

    1つ目のポイントとして、業務上メールの使用割合が多い場合やメールを起点として業務が発生する場合は、メールの受信ボックスを対応状況ごとにフォルダ分けする方法がおすすめです。

    まず「対応不要」「対応完了」というメールフォルダを作成します。
    メールを受信したら、広告やメールマガジン・迷惑メールなどのメールを「対応不要」フォルダに振り分けます。そして、受信ボックスに残したメールは対応が完了したら「対応完了」フォルダに移動させます。

    こうすることで、「受信ボックスのメールがなくなる=メール経由でこなすべきタスクが全て完了した」ということになります。

    メール経由以外でタスクが発生した場合は、タスクの内容を自分宛にメールで送るなどの工夫をしましょう。

    2.メールの優先度を設定する

    2つ目のポイントとして、メールごとに優先度を設定して対応する順序を決めることも、メールのタスク管理には重要です。

    受信ボックスに残っている未処理メールに対して、緊急度・重要度の高いものにマーク付けをすることでひと目で優先順位が分かるため、効率的で無駄のないタスク処理を目指せます。

    下記の記事で、Outlook・Gmailそれぞれ重要度をマーク付けする機能についてご紹介していますので、参考にしてみてください。

    3.ToDoリスト機能を使う

    Gmailには「Google ToDo リスト」、Outlookには「ToDoバー」といったタスク管理するための機能が搭載されています。

    Gmailの 「ToDo リスト」は、Gmailの画面上にToDo リストを表示し、ドラッグアンドドロップで作成することができます。パソコンだけでなくスマホからも編集や確認が可能なので、移動中でもタスクを整理することができます。
    またGoogleカレンダーと連携し、カレンダー上にタスクを表示することも可能です。

    Outlookの「ToDoバー」は、「フラグマーク」を付けたメールをタスクとして「Todoバー」に表示することができます。期限を設定してリマインダーとして通知できるので、対応忘れ防止に役立ちます。

    以下で各操作方法を詳しく解説いたします。

    【Outlook・Gmail】ToDoリストの操作方法

    前述でご紹介した、Outlook・Gmailの「ToDoリスト機能」の操作方法をそれぞれ解説していきます。

    【Outlook】ToDoリストの操作方法

    1. ToDoリスト(タスク)に追加したいメールを、メニューバーの「タスク」アイコンへドラッグアンドドロップで追加
      Outlookでタスクに追加したいメールをドラッグ&ドロップで追加する画面
    2. 「タスク」のウィンドウが立ち上がるので、タスク名や期限などを登録し、左上の「保存して閉じる」をクリック
      Outlookでタスクの詳細を登録する画面
    3. 追加したタスクは、ホーム画面メニューバーの「タスク」アイコンをクリックすると確認できる
      Outlookメニューバーの「タスク」ボタン
    4. タスクが完了したら、タスク名の左横にチェックを入れて完了
      Outlookでタスクを完了にする画面

    【Gmail】ToDoリストの操作方法

    1. メニューバーの「ToDoリスト」アイコンをクリック
      Gmailメニューバーの「ToDoリスト」ボタン
    2. 画面右にToDoリストバーが表示されるので、リストに追加したいメールをドラッグアンドドロップで追加
      GmailでToDoリストに追加したいメールをドラッグ&ドロップする画面
    3. タスク名や期限など詳細を任意に変更することも可能
      GmailでToDoリストのタスク詳細を変更する画面
    4. タスクが完了したら、タスク名の左横にチェックを入れて完了
      GmailのToDoリストでタスクを完了にする画面

    メールのタスク管理は「メール共有システム」がおすすめ

    これまでご紹介した方法を活用すれば、OutlookやGmailなどの一般的なメーラーでもある程度メールのタスク管理は行えますが、以下に挙げた課題に当てはまる場合は前述の方法では難しいこともあります。

    • 対応状況別フォルダへ1つ1つ手動で移動させるのが手間
    • 複数人でメール対応をしていて、誰がどのメールを対応しているのか分からない
    • 問い合わせ窓口やメールアドレスが複数あり、別々でのタスク管理が大変(一元管理したい)

    これらの課題を解決するには、「メール共有システム」の導入がおすすめです。

    メール共有システムとは、複数人でメール受信をし対応をするようなメールアドレス(共有メールアドレス)宛に届くメールの対応業務のために開発されたメール共有・管理に特化したメールソフトです。

    対応状況ごとに自動でメール整理できたり、複数の窓口・メールアドレスを一元管理できたりと、メールのタスク管理を効率的に行うための機能が豊富に備わっています。

    以下では、数あるメール共有システムの中でも「メールディーラー」についてご紹介します。

    導入社数8,000社を誇るメール共有システム「メールディーラー」

    「メールディーラー」の製品サイトファーストビュー

    「メールディーラー」は、株式会社ラクスが提供するinfo@やsupport@など共有メールアドレスやメーリングリスト宛にくる、複数名で対応・管理するメールに特化したメール共有システムです。

    メールのタスク管理に役立つ機能が豊富に備わっていますので、詳しくご紹介していきます。

    対応状況管理・担当者振り分け

    メールディーラーのステータス管理機能

    「ステータス管理機能」では、すべての受信メールが「新着・返信処理中・対応完了」と対応状況ごとにタブで分かれる仕組みになっており、返信作業を進める中で自動的に受信メールの対応状況(タブ)が切り替わります。

    「担当者振り分け機能」は、メール1通1通に担当者を振り分けることができる機能で、「どのメールがどういう状態か」「だれがどのメールに対応するか」がひと目で分かります。

    この2つの機能によって、チームでのメールのタスク管理をスムーズに行うことができます。

    ラベル・コメント

    「メールディーラー」のラベル・コメント機能

    「ラベル機能」は、優先して対応すべきメールにラベルを付けることができます。
    ラベルは任意で設定でき、ひと目で優先度が分かるためタスク管理を効率化できます。

    「コメント機能」は、メールにメモを残しチームで情報共有することができます。
    進捗の記録や、メンションを付けることで特定のメンバーに確認を促すこともできます。

    複数の窓口・メールアドレスを一元管理

    メールディーラーでは、複数の顧客対応が発生する窓口・メールアドレスを集約し、一元管理することができます。

    各システムを行ったり来たりする手間をなくし、「メールディーラー」だけでまとめてタスク管理することが可能です。

    <集約できる問い合わせ窓口・メールアドレスの例>

    • 用途によって使い分けている企業の代表アドレス(info@…、support@…等)
    • 公式サイトの問い合わせフォーム
    • 電話(顧客情報に紐づけて応対内容を入力することも可能)
    • LINE公式アカウントなどの公式SNS
    • チャットツール
    • 大手ECモールのメッセージ機能(楽天RMS、Yahoo!ショッピングなど)

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    上手なタスク管理でメール対応を効率化しよう

    個人単位の管理であれば、今回ご紹介した方法を活用することでGmailやOutlookのような無料のメールシステムでもタスク管理は可能です。

    一方で、メール通数が多い場合や複数名でメールを分担している場合は、複数人でのメール管理に特化した「メール共有システム」の導入をおすすめします。

    社内のメール通数と運用方法を精査し、最適なタスク管理方法を見つけることで、業務を効率化しましょう。

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
    得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。

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