毎朝のメールチェック、何分かかっていますか?
1通ずつ開封し、必要・不必要の仕分けをし、対応が必要なものにフラグを立てて…
1通にかかる時間はわずか1、2分ですが、1日・1週間・1カ月では、合計どれだけの時間をメールチェックに費やしているのでしょうか。
毎日のルーティン業務だからこそ、徹底的に「効率化」することで「時間のムダ」を大幅に減らすことができるのです。
今回は、毎朝快適に仕事を始められる「受信トレイ整理術」を【仕事タイプ別】で3つご紹介します。

受信トレイ整理術【初級編】
ムダなく、効率的にメール管理ができるようにするには、どのように受信トレイを整理すればいいのでしょうか。
最適なフォルダの分け方は、仕事のタイプによって異なります。
ここでは、受信トレイ整理術の初級編として、フォルダを「対応状況」「締め切り期日」「対応内容」で分ける方法を、仕事タイプ別に解説します。
(1)対応状況でフォルダ分け

- お客様と継続したやりとりが少なく、基本1往復でクロージングする。
- その日に届いた全てのメールを「漏れ」・「遅れ」無く、スムーズに返信することが最も重要。
- カスタマーサポート、問い合わせ対応、ヘルプデスク等
「受信トレイ」に届いたメールを、「対応状況」によって手動で移動します。
対応が完了したメールは「対応済」フォルダへ移動し、担当者の確認が必要だったり、日を跨ぐ対応が必要な場合は「保留」フォルダへ移動、対応が不要な場合は「対応不要」へ移動します。
「受信トレイ」が「空」になれば、当日分は「漏れ」無く完了しているということが明確です。
(2)締め切り期日でフォルダ分け

- 異なる締め切り期日を持つ、複数の案件を並行して進めている。
- 「期日に間に合うかどうか」が最も重要。
- 広告制作会社、オーダーメイド業界等
「受信トレイ」に届いたメールを、「締め切り期日」によって手動で移動します。
Outlook等メールソフトに備わっている「フラグ」機能では、期日を過ぎると通知メールを送信したり、自動で強調色に切り替わるように設定することができます。「締め切り期日でのフォルダ分け」と併用することで、より効果的です。
(3)差出人別でフォルダ分け

- 固定の人物と長期でやり取りをすることが多い。
- 「誰とのやりとりか」が1番重要であり、過去の履歴を遡ることもある。
- 営業、営業事務、専属カスタマーサポート等
「受信トレイ」に届いたメールを、「メッセージフィルターの設定」機能を使用して、自動で振り分けます。
メールアドレスやドメイン、件名等、特定できるキーワードを元に設定することが可能です。
人、会社、案件ごと等、関連人物をまとめて人別にフォルダ分けをすることで、フォルダごとに過去の履歴検索が容易になります。
メッセージフィルターの設定(Gmail・Outlook・Thunderbird)
前述の中で、「受信トレイ」に届いたメールを自動で振り分ける「メッセージフィルター設定」機能について触れました。
ここでは、代表的なメールソフトそれぞれの、振り分けの設定方法をご紹介します。
Gmailの設定方法
Gmailでは「フォルダ」ではなく「ラベル」という機能を使い、メールを振り分けします。ここでのフォルダとラベルは、ほぼ同義と考えて問題ありません。
- 振り分けをしたいメールを開く
- 右上にある「その他」から「メールの自動振り分け設定」を選択
- 送信元メールアドレスや、件名や文中に含まれるキーワードなどで、フィルターの条件を指定し、「フィルタを作成」をクリック
- 次の画面で「受信トレイをスキップ」「ラベルを付ける」「1件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れ、新しいラベルを作成
Outlookの設定方法
フォルダを作成し、「受信トレイ」に入ったメールを、指定の条件で、指定のフォルダーへ振り分けます。
<フォルダの作成>
- 「受信トレイ」上で右クリックをし、「フォルダーの作成」を選択
- 「名前」に作成したいフォルダ名を入力し、「OK」をクリック
<振り分けの設定>
- 上部のタブ「ホーム」の「ルール」「仕分けルールと通知の管理」をクリック
- 「新しい仕分けルール」の「自動仕分けウィザード」を開く
- 「受信メッセージにルールを適応する」をクリックし、条件を設定
- 「指定フォルダ―へ移動する」など、メールに対する処理を選択
Thunderbirdの設定方法
Outlook同様、フォルダを作成し、「受信トレイ」に入ったメールを、指定の条件で、指定のフォルダーへ振り分けます。
<フォルダの作成>
- 受信トレイの画面で、上部のタブ「ファイル」の「新規作成」「フォルダ」をクリック
- 「名前」に作成したいフォルダ名を入力し、フォルダを作成
<振り分けの設定>
- 上部のタブ「ツール」の「メッセージフィルタ」をクリック
- 「新規」で「フィルタ設定」の画面を開き、任意のフィルタ名を入力し、適用のタイミングや条件を設定
受信トレイ整理術【上級編】
(1)2軸のフォルダ分け
初級編は、フォルダを「1つの軸で分ける」「1つの受信メールアドレスを管理する」というシンプルな整理方法でした。
上級編では、メール共有管理システム「メールディーラー」で設定可能な方法を例に、もう1歩進んだフォルダ分けを紹介します。

- 一般的なメールソフトと同様の『メッセージフィルターの設定』に加えて、『対応状況』を自動で振り分けできる。
- 返信メール作成中は、自動で「対応中」フォルダに移動し、「返信ボタン」が表示されないため、「二重対応」を防止できる。
- 全員で「クラウド上の同じ画面」を閲覧するので、社内コミュニケーションがスムーズ。
(2)複数メールアドレスの管理
上級編(2):複数メールアドレスの管理

WEBサイトのお問い合わせフォームを複数設置していたり、ECサイトの多店舗展開等、複数のメールアドレスを持っている場合、より一層メールの管理が煩雑です。
しかし、「メールディーラー」では、複数のメールアドレスを全て「一元管理」することが出来るので、返信作業のために沢山の管理画面を操作する必要がありません。
- 異なるドメインを持つアドレスも、全てまとめて『メールディーラー』上で一元管理。
- 担当者ごとに閲覧範囲の制限・操作制限を設定できるので、セキュリティも確保。
- 楽天あんしんメルアド対応!
メールディーラーで抜け漏れのないメール対応業務
「メールディーラー」は、メール対応業務をチームで分担して行うためのシステムです。今回紹介したフォルダ分けの機能だけでなく、対応進捗管理や情報共有のための機能を多数搭載しています。
特に、問い合わせ対応で課題となる、対応の漏れや遅れ、重複対応を防ぐ機能が充実しています。
どのメールを誰が対応しているのかが一目でわかるだけでなく、緊急度の高いメールや、対応期限を過ぎてしまったメールだけを表示することも可能です。
まとめ
このように、業務内容や仕事の進め方によって、最適なフォルダ分けは異なります。
カスタマーサポート等、複数スタッフで1つのメールアドレスを共有して対応する場合は、全員が共通ルールで設定することで、社内コミュニケーションがスムーズになります。
毎日必ず使用する「メール」だからこそ、最適な使い方をすることで、ミスやモレを防ぎ、時間のロスも改善されます。
いま一度、メールフォルダの整理整頓をしてみてはいかがでしょうか?
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