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メールのフォルダ分け【仕事タイプ別】受信トレイ整理術

毎朝のメールチェック、何分かかっていますか?

1通ずつ開封し、必要・不必要の仕分けをし、対応が必要なものにフラグを立てて…

1通にかかる時間はわずか1、2分ですが、1日・1週間・1カ月では、合計どれだけの時間をメールチェックに費やしているのでしょうか。
毎日のルーティン業務だからこそ、徹底的に「効率化」することで「時間のムダ」を大幅に減らすことができるのです。

今回は、毎朝快適に仕事を始められる「受信トレイ整理術」【仕事タイプ別】で3つご紹介します。

メールのフォルダ分け【仕事タイプ別】受信トレイ整理術
この記事の目次

    受信トレイ整理術【初級編】

    ムダなく、効率的にメール管理ができるようにするには、どのように受信トレイを整理すればいいのでしょうか。
    最適なフォルダの分け方は、仕事のタイプによって異なります。
    ここでは、受信トレイ整理術の初級編として、フォルダを「対応状況」「締め切り期日」「対応内容」で分ける方法を、仕事タイプ別に解説します。

    (1)対応状況でフォルダ分け

    【仕事タイプ】

    • お客様と継続したやりとりが少なく、基本1往復でクロージングする。
    • その日に届いた全てのメールを「漏れ」・「遅れ」無く、スムーズに返信することが最も重要。
    • カスタマーサポート、問い合わせ対応、ヘルプデスク等

    「受信トレイ」に届いたメールを、「対応状況」によって手動で移動します。
    対応が完了したメールは「対応済」フォルダへ移動し、担当者の確認が必要だったり、日を跨ぐ対応が必要な場合は「保留」フォルダへ移動、対応が不要な場合は「対応不要」へ移動します。
    「受信トレイ」が「空」になれば、当日分は「漏れ」無く完了しているということが明確です。

    (2)締め切り期日でフォルダ分け

    【仕事タイプ】

    • 異なる締め切り期日を持つ、複数の案件並行して進めている。
    • 「期日に間に合うかどうか」が最も重要。
    • 広告制作会社、オーダーメイド業界等

    「受信トレイ」に届いたメールを、「締め切り期日」によって手動で移動します。
    Outlook等メールソフトに備わっている「フラグ」機能では、期日を過ぎると通知メールを送信したり、自動で強調色に切り替わるように設定することができます。「締め切り期日でのフォルダ分け」と併用することで、より効果的です。

    (3)差出人別でフォルダ分け

    【仕事タイプ】

    • 固定の人物長期でやり取りをすることが多い。
    • 「誰とのやりとりか」が1番重要であり、過去の履歴を遡ることもある。
    • 営業、営業事務、専属カスタマーサポート等

    「受信トレイ」に届いたメールを、「メッセージフィルターの設定」機能を使用して、自動で振り分けます。
    メールアドレスやドメイン、件名等、特定できるキーワードを元に設定することが可能です。
    人、会社、案件ごと等、関連人物をまとめて人別にフォルダ分けをすることで、フォルダごとに過去の履歴検索が容易になります。

    メッセージフィルターの設定(Gmail・Outlook・Thunderbird)

    前述の中で、「受信トレイ」に届いたメールを自動で振り分ける「メッセージフィルター設定」機能について触れました。
    ここでは、代表的なメールソフトそれぞれの、振り分けの設定方法をご紹介します。

    Gmailの設定方法

    Gmailでは「フォルダ」ではなく「ラベル」という機能を使い、メールを振り分けします。ここでのフォルダとラベルは、ほぼ同義と考えて問題ありません。

    1. 振り分けをしたいメールを開く
    2. 右上にある「その他」から「メールの自動振り分け設定」を選択
    3. 送信元メールアドレスや、件名や文中に含まれるキーワードなどで、フィルターの条件を指定し、「フィルタを作成」をクリック
    4. 次の画面で「受信トレイをスキップ」「ラベルを付ける」「1件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れ、新しいラベルを作成

    Outlookの設定方法

    フォルダを作成し、「受信トレイ」に入ったメールを、指定の条件で、指定のフォルダーへ振り分けます。

    <フォルダの作成>

    1. 「受信トレイ」上で右クリックをし、「フォルダーの作成」を選択
    2. 「名前」に作成したいフォルダ名を入力し、「OK」をクリック

    <振り分けの設定>

    1. 上部のタブ「ホーム」の「ルール」「仕分けルールと通知の管理」をクリック
    2. 「新しい仕分けルール」の「自動仕分けウィザード」を開く
    3. 「受信メッセージにルールを適応する」をクリックし、条件を設定
    4. 「指定フォルダ―へ移動する」など、メールに対する処理を選択

    Thunderbirdの設定方法

    Outlook同様、フォルダを作成し、「受信トレイ」に入ったメールを、指定の条件で、指定のフォルダーへ振り分けます。

    <フォルダの作成>

    1. 受信トレイの画面で、上部のタブ「ファイル」の「新規作成」「フォルダ」をクリック
    2. 「名前」に作成したいフォルダ名を入力し、フォルダを作成

    <振り分けの設定>

    1. 上部のタブ「ツール」の「メッセージフィルタ」をクリック
    2. 「新規」で「フィルタ設定」の画面を開き、任意のフィルタ名を入力し、適用のタイミングや条件を設定

    受信トレイ整理術【上級編】

    (1)2軸のフォルダ分け

    初級編は、フォルダを「1つの軸で分ける」「1つの受信メールアドレスを管理する」というシンプルな整理方法でした。
    上級編では、メール共有管理システム「メールディーラー」で設定可能な方法を例に、もう1歩進んだフォルダ分けを紹介します。

    『メールディーラー』で2軸のフォルダ分け

    • 一般的なメールソフトと同様の『メッセージフィルターの設定』に加えて、『対応状況』自動で振り分けできる。
    • 返信メール作成中は、自動「対応中」フォルダに移動し、「返信ボタン」が表示されないため、「二重対応」を防止できる。
    • 全員「クラウド上の同じ画面」を閲覧するので、社内コミュニケーションがスムーズ。

    (2)複数メールアドレスの管理

    上級編(2):複数メールアドレスの管理

    WEBサイトのお問い合わせフォームを複数設置していたり、ECサイトの多店舗展開等、複数のメールアドレスを持っている場合、より一層メールの管理が煩雑です。
    しかし、「メールディーラー」では、複数のメールアドレスを全て「一元管理」することが出来るので、返信作業のために沢山の管理画面を操作する必要がありません。

    『メールディーラー』で複数メールアドレスの管理

    • 異なるドメインを持つアドレスも、全てまとめて『メールディーラー』上で一元管理。
    • 担当者ごとに閲覧範囲の制限・操作制限を設定できるので、セキュリティも確保。
    • 楽天あんしんメルアド対応!

    メールディーラーで抜け漏れのないメール対応業務

    メールディーラー」は、メール対応業務をチームで分担して行うためのシステムです。今回紹介したフォルダ分けの機能だけでなく、対応進捗管理や情報共有のための機能を多数搭載しています。
    特に、問い合わせ対応で課題となる、対応の漏れや遅れ、重複対応を防ぐ機能が充実しています。
    どのメールを誰が対応しているのかが一目でわかるだけでなく、緊急度の高いメールや、対応期限を過ぎてしまったメールだけを表示することも可能です。

    メールディーラーの詳細はこちら

    まとめ

    このように、業務内容や仕事の進め方によって、最適なフォルダ分けは異なります。
    カスタマーサポート等、複数スタッフで1つのメールアドレスを共有して対応する場合は、全員が共通ルールで設定することで、社内コミュニケーションがスムーズになります。

    毎日必ず使用する「メール」だからこそ、最適な使い方をすることで、ミスやモレを防ぎ、時間のロスも改善されます。
    いま一度、メールフォルダの整理整頓をしてみてはいかがでしょうか?

    複数名での「問い合わせ対応業務」がラクになる?

    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    この記事を書いたライター

    メールディーラー通信編集部

    メールディーラー通信編集部

    問い合わせ管理に役立つ情報の執筆・案出しをしています。問い合わせ業務でのトラブルを少しでも減らせるような記事を作成できるよう日々編集を行っています。
    得意な整理術は「Gmailの検索演算子を駆使したラベル付け」です。