メールのフォルダ分け【仕事タイプ別】受信トレイ整理術

2021/11/29

毎朝のメールチェック、何分かかっていますか？

１通ずつ開封し、必要・不必要の仕分けをし、対応が必要なものにフラグを立てて…

１通にかかる時間はわずか1、2分ですが、１日・１週間・１カ月では、合計どれだけの時間をメールチェックに費やしているのでしょうか。
毎日のルーティン業務だからこそ、徹底的に「効率化」することで「時間のムダ」を大幅に減らすことができるのです。

今回は、毎朝快適に仕事を始められる「受信トレイ整理術」を【仕事タイプ別】で3つご紹介します。

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この記事の目次

受信トレイ整理術【初級編】

ムダなく、効率的にメール管理ができるようにするには、どのように受信トレイを整理すればいいのでしょうか。
最適なフォルダの分け方は、仕事のタイプによって異なります。
ここでは、受信トレイ整理術の初級編として、フォルダを「対応状況」「締め切り期日」「対応内容」で分ける方法を、仕事タイプ別に解説します。

（1）対応状況でフォルダ分け

【仕事タイプ】

お客様と継続したやりとりが少なく、基本1往復でクロージングする。
その日に届いた全てのメールを「漏れ」・「遅れ」無く、スムーズに返信することが最も重要。
カスタマーサポート、問い合わせ対応、ヘルプデスク等

「受信トレイ」に届いたメールを、「対応状況」によって手動で移動します。
対応が完了したメールは「対応済」フォルダへ移動し、担当者の確認が必要だったり、日を跨ぐ対応が必要な場合は「保留」フォルダへ移動、対応が不要な場合は「対応不要」へ移動します。
「受信トレイ」が「空」になれば、当日分は「漏れ」無く完了しているということが明確です。

（2）締め切り期日でフォルダ分け

【仕事タイプ】

異なる締め切り期日を持つ、複数の案件を並行して進めている。
「期日に間に合うかどうか」が最も重要。
広告制作会社、オーダーメイド業界等

「受信トレイ」に届いたメールを、「締め切り期日」によって手動で移動します。
Outlook等メールソフトに備わっている「フラグ」機能では、期日を過ぎると通知メールを送信したり、自動で強調色に切り替わるように設定することができます。「締め切り期日でのフォルダ分け」と併用することで、より効果的です。

（3）差出人別でフォルダ分け

【仕事タイプ】

固定の人物と長期でやり取りをすることが多い。
「誰とのやりとりか」が1番重要であり、過去の履歴を遡ることもある。
営業、営業事務、専属カスタマーサポート等

「受信トレイ」に届いたメールを、「メッセージフィルターの設定」機能を使用して、自動で振り分けます。
メールアドレスやドメイン、件名等、特定できるキーワードを元に設定することが可能です。
人、会社、案件ごと等、関連人物をまとめて人別にフォルダ分けをすることで、フォルダごとに過去の履歴検索が容易になります。

メッセージフィルターの設定(Gmail・Outlook・Thunderbird)

前述の中で、「受信トレイ」に届いたメールを自動で振り分ける「メッセージフィルター設定」機能について触れました。
ここでは、代表的なメールソフトそれぞれの、振り分けの設定方法をご紹介します。

Gmailの設定方法

Gmailでは「フォルダ」ではなく「ラベル」という機能を使い、メールを振り分けします。ここでのフォルダとラベルは、ほぼ同義と考えて問題ありません。

振り分けをしたいメールを開く
右上にある「その他」から「メールの自動振り分け設定」を選択
送信元メールアドレスや、件名や文中に含まれるキーワードなどで、フィルターの条件を指定し、「フィルタを作成」をクリック
次の画面で「受信トレイをスキップ」「ラベルを付ける」「1件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れ、新しいラベルを作成

関連記事【Gmailを複数人で共有する方法】設定手順と注意点

Outlookの設定方法

フォルダを作成し、「受信トレイ」に入ったメールを、指定の条件で、指定のフォルダーへ振り分けます。

＜フォルダの作成＞

「受信トレイ」上で右クリックをし、「フォルダーの作成」を選択
「名前」に作成したいフォルダ名を入力し、「OK」をクリック

＜振り分けの設定＞

上部のタブ「ホーム」の「ルール」「仕分けルールと通知の管理」をクリック
「新しい仕分けルール」の「自動仕分けウィザード」を開く
「受信メッセージにルールを適応する」をクリックし、条件を設定
「指定フォルダ―へ移動する」など、メールに対する処理を選択

関連記事メール共有の設定手順【Outlook版】

Thunderbirdの設定方法

Outlook同様、フォルダを作成し、「受信トレイ」に入ったメールを、指定の条件で、指定のフォルダーへ振り分けます。

＜フォルダの作成＞

受信トレイの画面で、上部のタブ「ファイル」の「新規作成」「フォルダ」をクリック
「名前」に作成したいフォルダ名を入力し、フォルダを作成

＜振り分けの設定＞

上部のタブ「ツール」の「メッセージフィルタ」をクリック
「新規」で「フィルタ設定」の画面を開き、任意のフィルタ名を入力し、適用のタイミングや条件を設定

受信トレイ整理術【上級編】

（1）2軸のフォルダ分け

初級編は、フォルダを「1つの軸で分ける」「1つの受信メールアドレスを管理する」というシンプルな整理方法でした。
上級編では、メール共有管理システム「メールディーラー」で設定可能な方法を例に、もう1歩進んだフォルダ分けを紹介します。

『メールディーラー』で2軸のフォルダ分け

一般的なメールソフトと同様の『メッセージフィルターの設定』に加えて、『対応状況』を自動で振り分けできる。
返信メール作成中は、自動で「対応中」フォルダに移動し、「返信ボタン」が表示されないため、「二重対応」を防止できる。
全員で「クラウド上の同じ画面」を閲覧するので、社内コミュニケーションがスムーズ。

（2）複数メールアドレスの管理

上級編（2）：複数メールアドレスの管理

WEBサイトのお問い合わせフォームを複数設置していたり、ECサイトの多店舗展開等、複数のメールアドレスを持っている場合、より一層メールの管理が煩雑です。
しかし、「メールディーラー」では、複数のメールアドレスを全て「一元管理」することが出来るので、返信作業のために沢山の管理画面を操作する必要がありません。

『メールディーラー』で複数メールアドレスの管理

異なるドメインを持つアドレスも、全てまとめて『メールディーラー』上で一元管理。
担当者ごとに閲覧範囲の制限・操作制限を設定できるので、セキュリティも確保。
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メールディーラーで抜け漏れのないメール対応業務

「メールディーラー」は、メール対応業務をチームで分担して行うためのシステムです。今回紹介したフォルダ分けの機能だけでなく、対応進捗管理や情報共有のための機能を多数搭載しています。
特に、問い合わせ対応で課題となる、対応の漏れや遅れ、重複対応を防ぐ機能が充実しています。
どのメールを誰が対応しているのかが一目でわかるだけでなく、緊急度の高いメールや、対応期限を過ぎてしまったメールだけを表示することも可能です。

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