2022/08/19
受信トレイに大量のメールを溜めてしまっているなど、メールの管理に苦労していませんか。そのままにしておくと重要なメールを見落としてしまう可能性があります。
本記事では、フォルダ分けの方法を中心に、メール管理のポイントを解説します。
おすすめのメール管理ソフトも紹介するので、お困りの方はぜひ参考にしてみてください。
メール管理ができていないと起きる課題
大量に受信したメールをしっかり管理できていないと以下のような課題が起き、クレームやトラブルにつながるケースがあります。
1.対応漏れ
他のメールに埋もれて対応が必要なメールを見落としてしまったり、誰かが対応しているだろうと対応をせず放置した結果、実は誰も対応していなかったといった「対応漏れ」は、大量にメールを受信していると起こりやすい課題です。
相手へ迷惑をかけるだけでなく、会社全体の信頼や評価を損なう恐れがあります。
2.二重対応
メーリングリストや1つのアカウントを共同利用していると起きてしまうことが、二重対応です。どのメールに誰が対応したのか分からず、誰も対応していないと思い、良かれと思って対応したが二重対応となってしまうことがあります。二重対応もクレームや会社全体の信頼や評価を損なう恐れがあります。
3.メール検索時間のロス
メールの管理がうまくできていないと、過去のやり取りや対応が必要なメールを検索するのに時間がかかってしまいます。検索に時間がかかってしまうと、メールの返信が遅れてしまい、クレームや機会損失に繋がる恐れがあります。
メール管理が楽になるフォルダ分け
メールのフォルダ分けは、必要なメールをすぐに見つけることができるというメリットがあります。スッキリとした状態で仕事を効率的に進めるためにも、メールをいくつかのフォルダに分けて管理することが大切です。
以下で、フォルダ分けの具体的な方法を紹介します。
対応状況でフォルダを分ける
メール管理の基本は「受信トレイを空にすること」です。そこで重要になってくることが、受信トレイに届いたメールをフォルダに分ける作業です。通常、件名やメールアドレスでの振り分けをしますが、メールの対応状況によっても振り分けるとさらに見やすくなります。
未対応
受信トレイ内のメールをチェックし、すぐに回答できるメールをまず返信し、自分が対応する必要があるメールを「未対応」のフォルダに移動させます。
こうすることで、返信漏れや重要なメールの見落としを防ぐことができます。
対応済
メール対応が終わったら、メールを未対応フォルダから「対応済」フォルダに移動させます。未対応フォルダがスッキリし、重要なメールを見つけやすくなります。
ただし、対応済メールをいつまでもとっておくと、容量がいたずらに増え動作が遅くなりますので、定期的に見返し必要のないメールはバックアップをとったうえで捨てるようにしましょう。
保留
「保留」フォルダには、上記の「未対応」「対応済」フォルダに入れるメール以外を入れます。
具体的には、「返信の必要性がないメール」「自分が行動しなくて良いメール」「返信待ちのメール」や、忘れたくないメール(例えば、商品を注文したがまだ届いていない場合の注文完了メール)をこの保留フォルダに入れておくと便利です。
案件別でフォルダを分ける
メールは、案件ごとに分けておきたいという方もいると思います。
その場合はアーカイブ用のフォルダを別に作り、定期的にアーカイブ用フォルダに対応が済んだメールを移しましょう。
メール管理のポイント
メール管理にはいくつかのポイントがあります。特に大事な4つのポイントを、以下で詳しく解説します。
受信トレイはいつも空に
受信トレイはいつも空にしておきましょう。届いたメールは一旦、全て受信トレイに入ります。毎日大量のメールが受信トレイに届くので、いくらフラグ付けして重要なメールをパッと見分けられるようにしていても、重要なメールは埋もれていってしまいます。
そんな状況を防ぐためにも必要なメールとそうでないメールを思い切って分け、必要なメールのみを別フォルダに移動させ受信トレイを空にすることを心がけましょう。
すぐに対応できるものはその場で実行
受信トレイを空にするためにも、すぐに対応できそうなメールはその場で処理しておきましょう。「簡単だからあとで対応しよう」と後回しにしていると、ほかの対応に埋もれて忘れてしまう可能性があります。
どうしても対応が難しい場合は、ラベルを付けたり、「後で対応するリスト」のようなシートを作成するなど試し、自分に合った対応漏れ防止のための対策を探してみましょう。
とりあえず「保留」は禁物
「わからないからとりあえず保留にしておこう」という考え方は危険です。すぐに対応の必要がないものは意識から抜けやすく、対応漏れが発生しやすいです。
もしすぐに対応できないものであれば、以下のように分けることがおすすめです。
- 返信の必要はないが、しばらく念頭に置いておく必要があるもの
- 返信や連絡を待っているもの
- 自分ではない誰かのアクションを待っているもの
自分だけで対応できないものは保留するしかありませんが、できるだけ「いつ対応するのか」「優先度はどのくらいか」を確認して、早めに対応するように心がけましょう。対応日をあらかじめ決めて、スケジュールに追加するなどの方法もおすすめです。
対応ルールを決める
受信メールをどう対応するか、ルール化しておくことも大切です。
例えば「緊急のメールならすぐに返信する」「それほど緊急性がないメールは専用のフォルダに入れておいて1週間以内に返信する」などのルールを決めます。
緊急性がないメールに返信する時間をあらかじめ決めておいて、その時間内に対応するというやり方もあります。
自分に一番合ったルールを見つけ習慣化することで、メールの管理を正確にスピーディーにすることができます。
チームでのメール管理方法
ここまでは、個人単位で行うメール管理方法をご紹介しましたが、複数人のチームでメール対応をする場合は、事情が異なります。
チームでメール対応をする場合、誰がどのメールに対応しているのかがわからないと、対応漏れや重複対応が発生しやすくなります。そういったトラブルを未然に防ぐことが期待できることが、「メール管理システム 」です。
メール管理システムの導入がオススメ
「複数人で分担して行うメール対応業務」のために開発されたクラウド型の法人用メールシステムです。
情報共有や対応品質向上を促進し、見落としや重複対応を防止する機能が搭載されています。クラウド上でメールを共有管理することで、チーム全体の対応進捗状況をリアルタイムで情報共有できます。
誰でも簡単に始められる｜メールディーラー
メールディーラーは、メールの対応状況が一目でわかるメール共有管理システムです。
メールの対応状況にあわせて、「未対応」→「対応中」→「対応完了」と対応状況別のタブに自動で振り分けされるため、メール管理の手間が省けます。
さらに「対応中」のメールは返信ロックがかかり、誤って2人が同じメールに返信してしまうミスを防ぐことができます。その他にもメール管理に必要な機能が備わっています。
メールディーラーは、メールの共有・管理システムにおいて、14年連続シェアNo.1（※）を誇っており、導入実績も7,000社以上と、国内で一番選ばれているメール管理システムです。
※ 出典：ITR「ITR Market View：メール／Webマーケティング市場2023」メール処理市場：ベンダー別売上金額推移およびシェア2009－2022年度（予測値）
メール管理をして業務効率を上げましょう
上手にメールを管理したい方は、まずは受信トレイを空にすることを意識しましょう。その際にはフォルダを作り、「未対応」「対応済」「保留」の3つに分けて整理してみてください。
複数人でメールを効率的に、かつミスなく管理したい方には、メール管理システムのメールディーラーがおすすめです。無料でトライアルもできるので、この機会にぜひ利用してみてください。
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