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【保存版】Outlookでメールの振り分け設定を行う方法とは?

【保存版】Outlookでメールの振り分け設定を行う方法とは?

仕事でもプライベートでも、コミュニケーションのツールとして欠かせないのがメールです。みなさんも商談の日程調整や、契約書の送付などの重要なやりとりから雑談まで、メール使ってさまざまなコミュニケーションを行っているはずです。

特にOutlookはメールツールの中でも人気が高く、実際に仕事で使っているという方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、Outlookの機能でも利便性の高いメールの振り分けについて解説します。メールの振り分けを行うだけで、普段のメール環境は大幅に変わります。ポイントやコツを学んで、賢くメールを使いましょう。

この記事の目次

    Outlookでメールの振り分けを行うべき理由

    まず、なぜOutlookでメールの振り分けをしっかり設定する必要があるのでしょうか。その理由について解説します。

    メールの見落としを防げる

    Outlookでメールの振り分けを行うと、メールの見落としを防止できます。

    日々メールを使われる方であれば、メールボックスに貯まる膨大な量の情報に悩まされている方も少なくないはずです。紛失できない重要なメールから、少し気になるメールマガジンまで、その内容もさまざまです。

    そうした重要性の異なる多くのメールを一つのフォルダで管理するのは、予期せぬトラブルにも繋がります。誤って一緒に大事なメールを削除してしまうリスクもありますし、うっかり見落としてしまう可能性もあるでしょう。そうしたミスを減らすためにも、メールの振り分け設定は大切なポイントです。フォルダごとにメールの大まかな種別が分かれば、大切なメールを見逃さずに返信できます。

    メールを探し出す手間が減る

    さらに、メールを探し出す手間も省けます。メールの振り分けがされていないと、フォルダを開くとそこには大量のメールが一覧で表示されます。そのため、必要な情報が記載されたメールを見つけるのも一苦労でしょう。最近届いたメールにも関わらず、わざわざ検索をかけたり、何回もスクロールが発生したりするようでは効率的ではありません。

    しかし、メールの振り分け設定をしておけば、それぞれの情報を分かりやすく整理することができます。例えば、営業関連のフォルダ、物品購入のフォルダ、メールマガジンのフォルダ…といったように、ジャンルごとに振り分けるだけで、情報が整理されます。目的のフォルダを開けば必要としている情報がすぐに見つかるので、過去のメール確認もスムーズになるでしょう。

    メールの優先度が可視化される

    メールの優先順位付けにも、メールの振り分けは活用できます。

    受信フォルダ上でメールを管理するのは、先に触れたように検索の手間がかかる以外にも弊害があります。なぜなら、受信しているメールには、優先順位が低いメールも含まれているためです。そこで、メールの優先度に応じてフォルダを設定すれば、対応の緊急度も可視化できます。

    例えば、内容の確認や返信が求められる可能性のあるメールのみをメインの受信フォルダに振り分け、ほかの緊急性の低いものは別のフォルダに振り分ける設定をしてみましょう。少しの工夫ですが、優先度の高いメールから対応することが容易になり、返信漏れなどのトラブルも未然に防ぐことができます。

    また、宣伝目的のメールなどはタイトルで抽出し、一括で削除してしまってもいいでしょう。

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    Outlookのメール振り分け設定方法

    それでは、Outlookでメールの振り分け設定を行う方法について順番に解説します。簡単に設定できるので、ぜひ参考にしてみてください。

    フォルダを作成する

    メールを受信すると、基本的には受信トレイに格納されますが、この格納先を増やすために、まずは新規でフォルダを作成しましょう。

    Outlookでのフォルダの作り方はシンプルで、フォルダタブを選び、次に新しいフォルダの順に選択していきます。そうすると、新しいフォルダの作成のダイアログボックスが表示されるので、名前のテキストボックスに作成したいフォルダ名を入力します。その後はメールと投稿アイテム、受信トレイの順に選択していき、最後にOKボタンをクリックすれば完了です。実際に新規のフォルダが作成できているのをOutlookの画面上でも確認できるはずです。

    振り分けルールを決める

    メールの振り分けを行うには、ルールを決めなくてはなりません。一度ルールを決めて設定に反映させれば、あとは受信したメールが自動的に振り分けられます。では、メール振り分けに関するルールの設定方法の手順をチェックしていきましょう。

    まずはOutlookの画面の上部にあるホームタブを選択して、ルールをクリックします。続いて、仕分けルールと通知の左側に配置されている新しい仕分けルールを選びます。そうすると、自動仕分けウィザードの画面が開くので、受信メッセージにルールを適用するをクリックして、次へを選びましょう。

    ちなみに、振り分けルールの設定例などは後ほど詳しく解説します。

    差出人条件を設定する

    続いて、差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合にチェックを入れます。そうすると、欄の中に受信者のアドレスの中に特定の文字が含まれる場合というものが追加されるので、特定の文字という部分の青色のリンクをクリックしましょう。

    そして、振り分けを行いたいメールアドレスに含まれている文字列を入力します。例えば、取引先のメールに含まれるドメイン(「@test.co.jp」など)を設定するといいでしょう。追加からOKの順にクリックすれば差出人条件の設定は完了です。

    また、Outlookでは複数の差出人条件の設定をすることももちろん可能です。同様の手順で、やりとりのあるメールアドレスの振り分け設定を行うと良いでしょう。

    フォルダに振り分ける

    ルールが追加されたのを確認したら次へをクリックして、指定フォルダへ移動するにチェックを入れます。そして、追加された指定フォルダへ移動するの青字リンク指定をクリックしましょう。そうすると、仕分け先のフォルダを選択する画面が表示されるので、作成したフォルダ名を選び、OKを押します。

    もし、仕分け先のフォルダが見つからない場合は、受信トレイをクリックして隠れているフォルダを展開させましょう。最後に完了を押せば、Outlookのメール振り分け設定の準備は万全です。受信されるメールが設定したルール通りに振り分けられているか、よく確認してください。利便性が悪い場合には、設定したルールを再度見直してみるといいでしょう。

    Outlookのメール振り分けルール例

    では、実際のOutlookのメール振り分けルールにはどういったものがあるでしょうか。メール振り分けの例として代表的なものをご紹介します。

    案件・顧客ごとに振り分け

    規模が大きな案件や長期間でのプロジェクトなどの場合には、案件や顧客ごとによる振り分けがおすすめです。

    特定の案件や顧客に関するメールのみをピックアップして、個別のフォルダで一覧にできれば、情報を管理しやすくなります。案件・顧客ごとの振り分けしておけば、メールの未返答や見落としといったミスの防止に役立つでしょう。

    また、関連する情報が順に並んでいるため、体系的に話を理解しやすくなるのも案件・顧客ごとの振り分けのポイントです。受信するメールの量が多くなってきて整理の必要性を感じた際は、案件や顧客という切り口を思い出してみるといいでしょう。

    時系列で振り分け

    例えば、「20○○年や○月」などのように、年月別にメール振り分けのルールを設定する方法です。20○○年というメインフォルダを作成して、その配下に1月、2月などの月別のサブフォルダを設定すれば、それぞれのフォルダにメールを振り分けることも可能です。

    このルールを用いれば、新しいメールと古いメールの判別が容易です。ただし、重要度に関係なく時間軸でメールが振り分けられてしまうので、その点は注意しましょう。そうした場合、重要なメールは別のフォルダに移動させることを忘れてはなりません。

    この時系列による振り分けルールは、顧客からの問い合わせを時系列で管理したい場合などに特に有効な方法だといえます。

    対応状況ごとに振り分け

    やはり、メールの返信漏れや返信遅れはビジネスなら特に避けたいミスです。

    メールの見落としを防ぐには、対応状況ごとに振り分けを行いましょう。対応状況ごとの振り分けは手動での対応になりますが、これを習慣にすることで、「対応済みだと思っていたら、未対応のメールが残っていた」というミスがなくなります。

    また、フォルダ内を見ただけで、あとどれぐらいのメールに返信する必要があるのかがすぐに分かるようになるため、タスク管理としても機能します。

    メールでの返答漏れや遅れは、相手からの信用も落としかねません。逆にどんな些細なメールでもきっちりと対応していれば、相手からの評価を上げるチャンスでもあります。対応ステータスごとの振り分けを活用して、仕事の質をアップさせましょう。

    優先度ごとに振り分け

    優先度ごとの振り分けは、至急・通常・不急というように、メールの処理順番を決める方法です。

    この方法で振り分け場合、受信トレイにメールが格納されたら内容を確認後、メールの優先度を判断して該当のフォルダに移動させます。

    優先度ごとに振り分けることによって、緊急度が高いメールから対応することができるので、顧客とのトラブル発生などを防ぐことができるでしょう。

    Outlookでメールの振り分けがうまくいかない場合は?

    Outlookでメールの振り分けの設定をしたものの、管理が思ったようにうまくいかないという場合もあるでしょう。そうした際には、次のいくつかのポイントを確認してみてください。

    まずは、入力ミスがないか改めてチェックしましょう。特にメールアドレスで条件を設定している場合には注意が必要で、細かいスペルミスがあると、それだけで条件不一致と判定されてしまいます。アドレスなどは、手入力でなくコピー&ペーストを活用した方が、エラーを減らせます。

    その他に、Outlookでは仕分け先のフォルダ設定が間違っていると、迷惑メールとして扱われているケースがあります。意外にも仕分け先のフォルダの設定がメインの受信トレイのままになっている場合や、ほかのフォルダが誤って設定されていることもあります。それでもメールが届かない時は、迷惑メールフォルダに自動振り分けされている可能性もあります。入念に確認し、設定に反映させましょう。

    振り分け設定を行うより簡単?メール共有システムを活用!

    こうしたメールの振り分けをより簡単に行う方法として、「メール共有システム」を使う方法があります。では、ここからはメール共有システムの概要について確認していきましょう。

    メール共有システムとは?

    メール共有システムとは、受信したメールを複数の担当者で共有し一元管理できるツールです。カスタマーサポートやECサイトの注文窓口など、実際のビジネス場面で広く活用されています。このメール共有システムのメリットは数多くありますが、まず重複対応や対応漏れを防ぐことがあげられます。Outlookのメール振り分けは、メール対応でのミス予防に有効だとお伝えしましたが、メール共有システムを導入すればより高い精度でメールの応対が可能です。

    メール共有システムであれば未対応のメールがはっきりと分かるように表示されますし、進捗管理機能が搭載されているので対応漏れも防げます。さらに、対応履歴の検索も行えるので、大量のメールから情報を探すのに戸惑う必要もありません。簡単な操作ですぐに必要としているメールに辿り着けるのです。

    おすすめシステム「メールディーラー」

    メールディーラー

    そんな便利なメール共有システムですが、特に人気なのがメールディーラーです。メールディーラーは、普段のメール業務を強くサポートしてくれるツールです。メールディーラーを導入すれば、チームでの情報共有がよりスムーズになり、メールやチャット、LINEのメッセージを一元管理できます。

    分かりやすいデザインと、実務に即した多様な機能が魅力で、業務の効率化だけでなく顧客満足度の向上に繋がります。メールディーラーでは資料請求やトライアルを随時受け付けているので、少しでも気になった方はぜひ申し込んでみてください。
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    まとめ

    Outlookでのメールの振り分けは、ミスなく効率的に業務を行うためには欠かせません。メールを探し出す手間を削減できますし、メールの優先度も可視化されます。設定方法も簡単で、数ステップで行えます。

    しかし、さらにメール業務を効率化したい場合には、メール共有システムの導入がおすすめです。中でも、メールディーラーはその使いやすさと豊富な機能から人気のツールです。仕事でメールをよりスマートに管理運用されたい方は、ぜひ一度メールディーラーを試してみてはいかがでしょうか。

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    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部

    顧客対応のお悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。