2023/09/19
Outlookをお使いの皆さん、きちんと振り分け設定できていますか？
重要なメールが埋もれてしまう。
過去のメールを探し出せない。
返信漏れ・遅れのミスが絶えない。
こういったメール業務の効率悪化は、振り分け設定に原因があるかもしれません。今回は、Outlookの振り分け設定について解説します。
Outlookのフォルダ振り分け設定方法
Outlookのメールの振り分け設定は、まず「フォルダ」を作成し、次に「仕分けルール」を設定するという手順で行います。
では順番にご説明します。
フォルダの作成方法
- 「受信トレイ」のテキスト上で右クリック
- メニューから「フォルダーの作成」をクリック
- 任意のフォルダ名を入力し、「OK」をクリック
仕分けルールの作成方法
- 振り分け設定をしたい受信メールを右クリックし、「ルール」を選択⇒「仕分けルールの作成」を選択
- ダイアログボックスが立ち上がるので、「次の条件に一致する電子メールを受信したとき」の項目で任意の仕分け条件を設定
- 「実行する処理」の項目で「アイテムをフォルダに移動する」にチェックを入れ、任意の移動先フォルダを選択
- 「OK」をクリック
- 受信トレイ内のメールにも振り分けを実行したい場合は、立ち上がったダイアログボックスで「現在のフォルダにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」にチェックを入れ、「OK」をクリックしたら完了
Outlookの仕分けルール削除方法
ここでは、一度作成した仕分けルールを削除する方法をご説明します。
- 左上の「ファイル」をクリックし、「仕分けルールと通知の管理」をクリック
- ダイアログボックスが立ち上がるので、削除したい仕分けルールのみにチェックを入れ、「×削除」をクリック
- 「削除しますか？」という確認のダイアログボックスが立ち上がるので、「はい」をクリック
- 「仕分けルールと通知」のダイアログボックスに戻り、「OK」をクリックしたら完了
一度削除した仕分けルールは元に戻すことができませんので、削除を実行する際には必ず確認を行いましょう。
また、仕分けルールを削除するのではなく一時的にオフにしたい場合は、「仕分けルールと通知」で表示されるルールの横のチェックボックスで、オン・オフを切り替えることができます。
Outlookのフォルダ振り分けルール例
では、実際のOutlookのメール振り分けルールにはどういったものがあるでしょうか。
メール振り分けの例として代表的なものをご紹介します。
案件・顧客ごとに振り分け
規模が大きな案件や長期間でのプロジェクトなどの場合には、案件や顧客ごとによる振り分けがおすすめです。
特定の案件や顧客に関するメールをピックアップすることで、情報を管理しやすくなり、見落としによる返信漏れや遅れを防止することができます。
対応状況ごとに振り分け
メールの返信漏れや遅れを確実に防止したいのであれば、対応状況ごとの振り分けがおすすめです。
「未対応」「対応済み」「対応保留」の3つのフォルダを作成し、メールの対応状況に応じて手動で移動します。
「未対応」フォルダには、まだ着手していないメールが残るので、このフォルダを0にすることで、返信漏れないことが明確になります。
また、フォルダ内を見ただけで、あとどれぐらいのメールに返信する必要があるのかがすぐに分かるようになるため、タスク管理としても機能します。
優先度ごとに振り分け
優先度ごとの振り分けは、「至急」「通常」「不急」というように、メールの処理順番を決める方法です。
前述の対応状況ごとの振り分け同様、手動での振り分けになりますが、緊急度の高いメールを優先的に返信できるため、クレームなどのトラブルを防止することができます。
メール振り分け設定だけじゃない！Outlookの便利機能
Outlookには振り分け機能以外にもさまざまな便利機能が搭載されています。
ここでは、必ず知っておきたい機能を厳選してご紹介します。
ぜひ参考にしてみて下さい。
ショートカットキー
ショートカットキーとは、キーボードのキーを組み合わせて操作することで、瞬時に特定の動作を行なえる機能です。
Word・Excelなどと同様にOutlookにもショートカットキーが備わっており、メール業務を効率化することが可能です。
Outlookのおすすめショートカットキー
- 「Ctrl+N」 メール新規作成
- 「Ctrl+Enter」 送信
- 「Ctrl+R」 返信
- 「Ctrl+F3」 検索
- 「Tab/Shift+Tab」 入力欄移動
テンプレート登録
Outlookでは、挨拶状・案内状・お礼状・依頼状・日報といったよく使用する文章をテンプレートとして登録しておくことができます。
頻繁に送付する文章をテンプレート登録しておきましょう。
以下に、Outlookのテンプレート登録方法と作成したテンプレートの使い方をご紹介します。
テンプレートの登録方法
ここでは、一度作成した仕分けルールを削除する方法をご説明します。
- ホームタブから「新規作成」＞「新しいメール」の順にクリック
- テンプレート登録したい文章と宛先・Cc・Bcc・件名を作成
- ファイルタブから「名前を付けて保存」を選択
- 任意のテンプレート名を付けて、ファイルの種類を「Outlookテンプレート(.oft)」に設定
- 「保存」をクリックしてテンプレート登録完了
テンプレートの使い方
ここでは、一度作成した仕分けルールを削除する方法をご説明します。
- ホームタブから「新しいアイテム」＞「その他のアイテム」＞「フォームの選択」の順にクリック
- 「フォルダーの場所」から「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択
- 予め登録しておいたテンプレートが表示されるため、使用したいテンプレートを選択
Outlookにはテンプレート以外にも、定型文を作成して呼び出せるクイックパーツ機能や、頻繁に使用する単語を登録できる単語登録機能といった機能も搭載されています。
テンプレートと併せて活用することでさらに効率を高めることができるため、活用してみることをおすすめします。
共有メールボックス
Outlookの「共有メールボックス」では、参加しているメンバー全員が共有メールアドレスでの送受信が可能となります。
メール対応を複数人で分担する業務や、対応の履歴を情報共有したい時などに便利です。
共有メールボックスについては、設定方法も含めて以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご参考下さい。
返信漏れ・遅れ対策には「メール共有システム」
しっかりと振り分け設定をした上でも、返信漏れ・遅れなどのトラブルが減らない場合は、「メール共有システム」への切り替えもおすすめです。
ここからはメール共有システムについて解説します。
メール共有システムとは？
メール共有システムとは、メールを複数の担当者で共有し一元管理できるツールです。
会社宛ての問い合わせ窓口の管理や部署ごとの共有メールアドレス管理など幅広い用途で利用されています。
OutlookやGmailなどの無料のフリーメールと異なり、ビジネス利用のために開発されているため、返信漏れ・遅れ防止や対応品質均一化に役立つ機能が多数搭載されています。
メール共有システムなら「メールディーラー」
株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」は、info@、soumu@などの共有メールアドレスにくるメールを複数人で分担して対応を行うことを想定して開発されています。
対応状況に応じて自動で「新着」「対応中」「対応済み」などの進捗別管理をしてくれます。
また、リアルタイムで「今、だれが、どのメールを対応しているのか」を把握することができるので、メールの見落としや二重返信などのトラブルを防ぐことができます。
メールディーラーでは無料で資料請求やトライアル利用が可能なので、ぜひお問い合わせください。
Outlookの振り分け設定で業務を効率化！
Outlookでのメールの振り分けは、ミスなく効率的に業務を行うためには欠かせません。
メールを探し出す手間を削減できますし、メールの優先度も可視化されます。
しかし、対応人数が多い場合や、高度な振り分け設定を行いたい場合などは、outlookの機能だけでは不十分な場合があります。
メールディーラーは問い合わせ管理に特化しているため、多人数でのメール管理をより簡単・効率的にすることができます。
仕事でメールをよりスマートに管理運用されたい方は、ぜひ一度メールディーラーを試してみてはいかがでしょうか。
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