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ビジネスメールの署名【コピペOK】書き方とマナー

ビジネスメールに必要不可欠な「署名」は、顧客が連絡先を探す手間を省くことが出来るだけでなく、使い方次第で自社のお知らせなどの情報を効果的に発信することもできます。

今回はメールの署名について、書き方やテンプレートをご紹介します。

ビジネスメールの署名【コピペOK】書き方とマナー
この記事の目次

    「署名」とは

    署名とは、本人であることの証明や責任の所在を明らかにするために、自分で氏名を記すことです。メールにおける署名は、「実際にメールを作成した人」を明文化するために使われています。
    また、会社名や部署、連絡先など、名刺に記載されている内容を記載することで、メール以外の手段で連絡を取りたいときに、スムーズに連絡先を見つけることができます。

    署名の内容

    一般的にはメール送信者の氏名・企業名・部署名・企業の住所・電話番号やFAX番号などが挙げられます。

    一般的な署名の内容
    • 企業名
    • 所属する部署や課
    • 役職
    • 担当者名
    • 住所
    • 電話番号
    • FAX番号
    • メールアドレス
    • 企業HPのURL

    署名を作成するときのポイント

    次に、実際にメールの署名を作成する際のポイントを見ていきましょう。

    署名を作成するときのポイント

    情報に誤りがないかチェックする

    メールの署名を記載しても間違っていては意味がありません。

    基本的なことですが、記載した署名情報に誤りがないかどうか、今一度チェックしてみましょう。

    署名を作成・修正した後は、一度自分宛てにテスト送信してみましょう。パソコンとスマートフォンの環境で文字化けや不自然な改行がないかなど、自分の端末から確認をしておくことをお勧めします。

    また、企業HPなどのURLは、リンク切れを起こしていないか、リンク先のページに問題はないかどうか確認しましょう。

    情報の更新は迅速に

    署名に記載している情報に変更があった場合、変更は迅速に行ってください。

    企業の住所や所属する部署名や連絡先が変わった場合は、相手に間違った情報を教えてしまわないようにすぐに更新しましょう。

    また、情報の更新があったときは、署名に「※お知らせ」として変更箇所を説明する記載を加えると、より丁寧な印象になります。

    プラスαの情報を取り入れる

    署名にプラスαの情報を取り入れることで、自社サービスの宣伝や認知拡大にも活用できます。

    前述の基本的な情報に加え、アピールしたい商品・サービスを簡潔に紹介し、製品サイトURLを記載してみましょう。これだけで、自社の商品やサービスをさりげなくアピールすることができます。

    ただ、あまりにも宣伝する情報が多すぎると、かえって不快感を与えてしまうことにつながります。あくまでもちょっとした宣伝程度に、1~2個に抑えて記載してみましょう。

    Gmailの署名登録方法

    一般的に利用されているメールソフトには、署名機能が搭載されています。

    今回は、Gmailを例に署名登録の設定手順をご紹介します。

    Gmailの署名登録方法
    1. 右上の「歯車アイコン」をクリックし、「すべての設定を表示」をクリック
    2. Gmailの署名登録方法1
      Gmailの署名登録方法2
    3. 詳細設定ページから「署名」の「+新規作成」をクリック。
    4. Gmailの署名登録方法3
    5. 署名の名前を入力。
    6. Gmailの署名登録方法4
    7. 署名を入力。
    8. 「新規メール用」「返信/転送用」のデフォルトで使用する署名を選択。
    9. Gmailの署名登録方法5
    10. 詳細設定ページの最下部にある「変更を保存」をクリックして完了。

    新規用・返信用・社内用と署名を分けておくのもおすすめです。

    新規メールの場合は、詳細に記載する必要がありますが、返信メールや社内連絡には企業名・自分の名前・メールアドレス・電話番号といった最低限の情報だけで差し支えありません。

    すぐに使える!メールの署名テンプレート

    ここからは、すぐに使えるメールの署名のテンプレートをいくつかご紹介します。

    タイプによって受ける印象も変わるため、自社の社風や送り先の業界などに合わせて利用してください。

    シンプルタイプ

    ビジネスメールの署名に迷った場合は、シンプルで無難なテンプレートがおすすめです。情報の上下に線を引くことで本文と区分けでき、見やすくなります。

    また、シンプルさを残しながら 企業名を目立たせるデザインもあります。業界業種を問わず、幅広く使えるテンプレートです。

    ────────────────────────
    株式会社〇〇〇〇
    営業部
    〇〇〇〇
    〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
    TEL:000-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
    Email:××××××@××××.com
    URL: https://××××.com/
    ────────────────────────
    -------株式会社〇〇〇〇-----------------------------
    営業部 〇〇〇〇
    〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
    TEL:000-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
    Email:××××××@××××.com
    URL: https://××××.com/
    ------------------------------------------------------------

    装飾タイプ

    シンプルタイプと比較すると、ややカジュアルなイメージなので、送り先を選ぶことになるかもしれません。装飾タイプは信頼関係が構築できている取引先や顧客、社内用として活用すると良いです。

    ┏━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━
    ┃ ◆━…‥ 株式会社〇〇〇〇
    ┃ ◆━…‥ 名前 / 〇〇〇〇
    ┃ ◆━…‥ 〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
    ┃ ◆━…‥ TEL: 000-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
    ┃ ◆━…‥ Email: ××××××@××××.com
    ┃ ◆━…‥ URL: https://××××.com/
    ┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━
    ╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋
    ╋┿╋┿╋ 株式会社〇〇〇〇
    ╋┿╋┿  部署名/役職
    ╋┿╋   名前 〇〇〇〇
    ╋┿    〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
    ╋     TEL: 00-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
    ╋     Email: ××××××@××××.com
    ╋     URL: https://××××.com/
    ╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋

    英語タイプ

    グローバルな取引をしている企業の場合、英語の署名をつけておくことが無難です。

    ———————————————————
    〇〇〇 〇〇〇〇
    Manager, Sales Department
    〇〇 Inc.
    ×-×-× 〇〇〇〇-ku, Tokyo, Japan, ×××-××××
    Tel: 03-×××-××××
    Fax: 03-×××-××××
    E-mail: ××××@××××.com
    URL: https://www.××××.co.jp/
    ——————————————————–

    プラスαの情報を加えたタイプ

    年末年始の休日や個人の休暇などすぐに連絡できない期間がある旨を知らせておきたい場合や、キャンペーン・新商品・新事業の告知など、さりげなく情報を伝えたい場合には、署名の後に文章を付け加えるのもおすすめです。
    ここでは、署名の最後にプラスαの情報を添える場合の文例をご紹介します。

    休業日の案内

    ────────────────────────
    株式会社〇〇〇〇
    営業部
    〇〇〇〇
    〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
    TEL:000-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
    Email:××××××@××××.com
    URL: https://××××.com/
    ——————————————————–
    【年末年始の休業のお知らせ】
    誠に勝手ながら、○○○○年○○月○○日より
    ○○○○年○○月○○日までは年末年始休業となります。
    期間中は何かとご迷惑をおかけしますが、
    何卒ご了承のほどお願い申し上げます。
    ——————————————————–
    ────────────────────────
    株式会社〇〇〇〇
    営業部
    〇〇〇〇
    〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
    TEL:000-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
    Email:××××××@××××.com
    URL: https://××××.com/
    ——————————————————–
    【新商品キャンペーンのお知らせ】
    ○○○○年○○月○○日に、
    弊社の新商品<□□□□□□□>が発売されます。
    発売を記念し、〇〇%オフでご購入いただける
    新商品キャンペーンを実施しております。
    開催期間 ○○○○年○○月○○日〜○○○○年○○月○○日
    詳しくは、こちらのHPをご覧ください
    URL : https://xxxxx.com/□□□□□campaign/
    ——————————————————–

    署名を書く際には受取側がコピー&ペーストしやすいように項目ごとに改行を挟んでおきましょう。受取側が活用しやすいだけでなく、視認性も高まります。

    ビジネスメールの署名を有効活用しましょう!

    メールの署名は名刺の役割を担い、ビジネスマナーの一つでもあります。また、書き方次第では企業の商品やサービスのアピールもできるので、ぜひ有効活用しましょう。

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    メールディーラー通信編集部:B

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