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メールの署名マナーは?
すぐ使えるテンプレートもご紹介!

2021/05/28
メール対応のポイント
メールの署名マナーは?すぐ使えるテンプレートもご紹介!

ビジネスにおいて、メールは必要不可欠な連絡手段です。
企業によっては電話よりメールをメインに使用している企業も多いでしょう。それだけにビジネスメールのマナーには気をつける必要があります。

ビジネスメールの必要不可欠な「署名」は、顧客が連絡先を探す手間を省くことが出来るだけでなく、使い方次第で自社のお知らせなどの情報を効果的に発信することもできます。

今回はそんな、メールの署名についてご紹介します。

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この記事のまとめ

    署名の内容

    ビジネスではマナーとも言えるメールの署名ですが、内容としてはどのような項目を記載するべきでしょうか。
    一般的にはメール送信者の氏名・企業名・部署名・企業の住所・電話番号やFAX番号などが挙げられます。

    <一般的な署名の内容>

    ・企業名
    ・所属する部署や課
    ・役職
    ・担当者名
    ・住所
    ・電話番号
    ・FAX番号
    ・メールアドレス
    ・企業HPのURL

    署名を作成するときのポイント

    次に、実際にメールの署名を作成する際のポイントを見ていきましょう。

    情報に誤りがないかチェックする

    メールの署名を記載しても間違っていては意味がありません。
    基本的なことですが、記載した署名情報に誤りがないかどうか、今一度チェックしてみましょう。

    メールの署名を作成・修正した後は、一度自分宛てにメールをテスト送信してみましょう。昨今はパソコンとスマートフォンの両方でメールを閲覧するケースが多いので、文字化けや不自然な改行がないかなど、実際に自分の端末から確認をしておくことをお勧めします。

    また、企業HPのURLなどを記載している場合は、リンク切れを起こしていないか、リンク先のページに問題はないかどうかを確認するため、テスト送信したメール経由でアクセスして確認しましょう。

    情報の更新は迅速に

    署名に記載している情報に変更があった場合、変更は迅速に行ってください。
    署名は顧客が連絡する際に活用する、大切な情報です。企業の住所や所属する部署名や連絡先が変わった場合は、相手に間違った情報を教えてしまわないようにすぐに更新しましょう。
    また、情報の更新があった時には、署名に「※お知らせ」として変更箇所を説明する記載を加えると、より丁寧な印象になります。

    プラスαの情報を取り入れる

    署名にプラスαの情報を取り入れることで、自社サービスの宣伝や認知拡大にも活用できます。
    前述の基本的な情報に加え、アピールしたい商品・サービスを簡潔に紹介し、製品サイトURLを記載してみましょう。これだけで、自社の商品やサービスをさりげなくアピールすることができます。

    ただ、あまりにも宣伝する情報が多すぎると、かえって不快感を与えてしまうことにつながります。あくまでもちょっとした宣伝程度に、1~2個に抑えて記載してみましょう。

    署名の登録方法

    一般的に利用されているメールソフトには、署名を登録して、メール作成時に自動的に引用できる機能が搭載されています。
    ではGmailを例に署名登録の設定手順をご紹介します。

    まずは右上にある「歯車アイコン」の設定をクリックし、「すべての設定を表示」を開きます。
    遷移した詳細設定のページの中に「署名」の項目があるので、「新規作成」のボタンから編集しましょう。
    作成後は詳細設定ページの最下部にある「変更を保存」をクリックして完了です。

    さらに、新規メール用の署名・返信メール用の署名・社内連絡用の署名を分けておくのもおすすめです。
    新規メールの場合は、詳細に記載する必要がありますが、返信メールや社内連絡には企業名・自分の名前・メールアドレス・電話番号といった最低限の情報だけで差し支えありません

    すぐに使える!メールの署名テンプレート

    ここからは、すぐに使えるメールの署名のテンプレートをいくつかご紹介します。

    タイプによって受ける印象も変わるため、自社の社風や送り先の業界などに合わせて選んでみると良いかもしれません。

    シンプルタイプ

    ビジネスメールでどんな署名にしようか迷った場合には、シンプルで無難なテンプレートがおすすめです。情報の上下に線を引くことでメール本文としっかりと区分けでき、非常に見やすくなります。

    また、シンプルさを残しながら 名を目立たせるデザインのものもあります。業界業種を問わず、幅広く使えるテンプレートです。

    ────────────────────────
    株式会社〇〇〇〇
    営業部
    〇〇〇〇
    〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
    TEL:000-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
    Email:××××××@××××.com
    URL: https://××××.com/
    ────────────────────────
    -------株式会社〇〇〇〇-----------------------------
    営業部 〇〇〇〇
    〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
    TEL:000-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
    Email:××××××@××××.com
    URL: https://××××.com/
    ------------------------------------------------------------

    装飾タイプ

    装飾タイプは情報を際立たせて、より印象づけることができます。

    先ほどご紹介したシンプルタイプと比較すると、ややカジュアルなイメージなので、場合によっては送り先を選ぶことになるかもしれません。装飾タイプは信頼関係が構築できている企業や顧客、社内メール用として活用すると良いです。

    繰り返しになりますが、社内メールの場合は企業名や住所など、必要ない情報は省くようにしましょう。

    ┏━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
    ┃ ◆━…‥ 株式会社〇〇〇〇
    ┃ ◆━…‥ 名前 / 〇〇〇〇
    ┃ ◆━…‥ 〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
    ┃ ◆━…‥ TEL: 000-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
    ┃ ◆━…‥ Email: ××××××@××××.com
    ┃ ◆━…‥ URL: https://××××.com/
    ┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
    ╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋
    ╋┿╋┿╋ 株式会社〇〇〇〇
    ╋┿╋┿  部署名/役職
    ╋┿╋   名前 〇〇〇〇
    ╋┿    〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
    ╋     TEL: 00-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
    ╋     Email: ××××××@××××.com
    ╋     URL: https://××××.com/
    ╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋

    英語タイプ

    グローバルな取引をしている企業の場合、英語の署名をつけておくことが無難です。

    ———————————————————
    〇〇〇 〇〇〇〇
    Manager, Sales Department
    〇〇 Inc.
    ×-×-× 〇〇〇〇-ku, Tokyo, Japan, ×××-××××
    Tel: 03-×××-××××
    Fax: 03-×××-××××
    E-mail: ××××@××××.com
    URL: https://www.××××.co.jp/
    ——————————————————–

    ここまで様々なタイプの署名をご紹介してきましたが、署名を書く際には受取側がコピー&ペーストしやすいように項目ごとに改行を挟んでおきましょう。改行をしておくことで、相手が活用しやすいだけでなく、視認性も高まります。

    装飾タイプなどもありますが、あくまで署名は相手に情報を開示し、伝えるためのものです。見やすさや簡潔さ、正確性などの観点から見直すようにしてみてください。

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    ご紹介したように、一般的なフリーメールソフトにも署名機能が搭載されていますが、メール管理に特化したメールディーラー共有管理ソフト「メールディーラー」ではさらに便利な使い方が可能です。

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    さらに、複数のメールアドレスを集約して管理することができます。
    例えば、複数のECモールで多店舗運営を行っているECサイトでは、楽天、Yahoo!ショッピング、Amazonなどに届く問い合わせメールをメールディーラーで受信することで、複数の管理画面を操作する必要がなくなります。
    ECモール毎にフォルダ振り分け・送信元アドレス・署名の設定を行うことで、楽天フォルダに届いたメールは、自動で楽天専用のメールアドレスと署名を使って返信されるため、選択ミスによる誤送信を防ぐことができます。

    その他にも、業務効率化やミスの削減、メール対応の質の向上に役立つ機能もあるので、これ一つでメールにまつわる課題を一挙に解消することができます。

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    まとめ

    今回はメールの署名についてご紹介してきました。メールの署名は名刺の役割を担い、ビジネスマナーの一つにもなっています。また、書き方次第では企業の商品やサービスのPRもできるので、ぜひ有効活用してみましょう。

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    ※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス(以下「当社」といいます)または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。

    メールディーラー通信編集部:J

    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部:J

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