2024/01/30
ビジネスメールにおいて「署名」を入れることは必要不可欠です。
顧客が連絡先を探す手間を省くことが出来るだけでなく、使い方次第で自社のお知らせなどの情報を効果的に発信することもできます。
この記事では、コピペでそのまま使えるビジネスメールの署名デザインテンプレートの紹介や、ビジネスメールの署名の書き方・設定方法も併せて解説いたします。
ビジネスメールで署名の書き方に悩んでいる、コピペですぐ使いたいという方は、ぜひ本記事のテンプレートをお使いください。
ビジネスメールの署名とは
「署名」とは、自筆で自分の名前を書き記すことを指し、「自署」や「サイン」とも呼ばれます。
ビジネスメールにおける署名は、「実際にメールを作成した人」を明確に示すために使われ、会社名や部署名・連絡先など名刺と同じ内容を記載するのがマナーです。
メールの受信者が送信者に連絡を取りたいときにスムーズに連絡先を見つけることができるよう、都度署名を記載しましょう。
【デザイン別】ビジネスメールの署名テンプレート集
早速、ビジネスメールで使えるおすすめの署名テンプレートをデザイン別にいくつかご紹介します。
デザインによって受ける印象も変わるため、自社の社風や送り先の業界などに合わせてコピペでご利用ください。
シンプルデザインのテンプレート
ビジネスメールの署名に迷った場合は、シンプルで無難なテンプレートがおすすめです。業界業種を問わず、幅広く使えるテンプレートです。
情報の上下に線を引くことで本文と区分けでき、見やすくなります。
また、シンプルさを残しながら 企業名を目立たせるデザインもあります。
▼デザイン1
株式会社〇〇〇〇
営業部
〇〇〇〇
〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000 FAX： 000-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/
────────────────────────
▼デザイン2
営業部 〇〇〇〇
〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000 FAX： 000-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/
-------------------------------------------------
▼デザイン3
株式会社〇〇〇〇
営業部
〇〇〇〇
〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000 FAX： 000-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/
**********************************
▼デザイン4
株式会社〇〇〇〇
営業部
〇〇〇〇
〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000 FAX： 000-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
▼デザイン5
株式会社〇〇〇〇
営業部
〇〇〇〇
〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000 FAX： 000-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
装飾付きデザインのテンプレート
記号を用いた装飾付きのデザインです。
シンプルデザインと比較するとややカジュアルなイメージなので、装飾付きデザインは信頼関係が構築できている取引先や顧客、社内用として活用すると良いです。
▼デザイン1
┃ ◆━…‥ 株式会社〇〇〇〇
┃ ◆━…‥ 名前 / 〇〇〇〇
┃ ◆━…‥ 〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
┃ ◆━…‥ TEL: 000-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
┃ ◆━…‥ Email: ××××××＠××××.com
┃ ◆━…‥ URL: https://××××.com/
┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━
▼デザイン2
╋┿╋┿╋ 株式会社〇〇〇〇
╋┿╋┿ 部署名/役職
╋┿╋ 名前 〇〇〇〇
╋┿ 〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
╋ TEL: 00-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
╋ Email: ××××××＠××××.com
╋ URL: https://××××.com/
╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋┿╋
▼デザイン3
株式会社〇〇〇〇
営業部
〇〇〇〇
〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000 FAX： 000-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━■□
▼デザイン4
株式会社〇〇〇〇
営業部
〇〇〇〇
〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000 FAX： 000-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/
□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■
▼デザイン5
株式会社〇〇〇〇
営業部
〇〇〇〇
〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000 FAX： 000-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/
─────−- - - - - -−─────
▼デザイン6
株式会社〇〇〇〇
営業部
〇〇〇〇
〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000 FAX： 000-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/
○●───────────────────●○
英語用デザインのテンプレート
グローバルな取引をしている企業の場合、英語の署名をつけておくことが無難です。
英語の場合、書き方や表記の順番が日本語とは異なるため注意が必要です。
【英語での署名の書き方】
- 名前
- 役職
- 部署名
- 会社名
- 住所
- 電話番号・FAX番号
- メールアドレス
- URL
▼デザイン1
Taro Tanaka
Manager, Sales Department
〇〇 Inc.
×-×-× 〇〇〇〇-ku, Tokyo, Japan, ×××-××××
TEL: 03-×××-××××
FAX: 03-×××-××××
Email: ××××@××××.com
URL: https://www.××××.co.jp/
———————————————————
▼デザイン2
***************************************
Taro Tanaka / Manager
Sales Department / 〇〇 Co.,Ltd.
Address: ×-×-× 〇〇〇〇-ku, Tokyo, Japan, ×××-××××
TEL/FAX: 03-×××-××××/03-×××-××××
Email: ××××@××××.com
Website URL: https://www.××××.co.jp/
Please be inform that our office will be closed for the New Years holiday from 29th December to 3rd January. If you have any urgent matter, please call 000-000-0000. （冬季休暇のお知らせ）
***************************************
キャンペーン情報を加えたデザインのテンプレート
キャンペーン・新商品・新事業の告知など、さりげなく情報を伝えたい場合には、署名の後に文章を付け加えるのもおすすめです。
ここでは、新商品のキャンペーン情報を添える場合のテンプレートをご紹介します。
株式会社〇〇〇〇
営業部
〇〇〇〇
〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000 FAX： 000-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/
--------------------------------------
【新商品キャンペーンのお知らせ】
○○○○年○○月○○日に、
弊社の新商品＜□□□□□□□＞が発売されます。
発売を記念し、〇〇％オフでご購入いただける
新商品キャンペーンを実施しております。
開催期間 ○○○○年○○月○○日〜○○○○年○○月○○日
詳しくは、こちらのHPをご覧ください
URL ： https://xxxxx.com/□□□□□campaign/
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休業日の案内を加えたデザインのテンプレート
年末年始の休日や個人の休暇などすぐに連絡できない期間がある旨を知らせておきたい場合にも、署名の後に文章を付け加えると便利です。
ここでは、休業日の案内を添えたテンプレートをご紹介します。
株式会社〇〇〇〇
営業部
〇〇〇〇
〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
TEL：000-0000-0000 FAX： 000-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/
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【年末年始の休業のお知らせ】
誠に勝手ながら、○○○○年○○月○○日より
○○○○年○○月○○日までは年末年始休業となります。
期間中は何かとご迷惑をおかけしますが、
何卒ご了承のほどお願い申し上げます。
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ビジネスメールの署名の書き方
ここからは、ビジネスメールの署名の書き方について具体的に解説していきます。
ビジネスメールの署名に記載する内容は、一般的には以下の項目が挙げられます。
【一般的な署名の内容】
- 企業名
- 所属する部署名
- 役職
- 担当者名
- 住所
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス
- 企業HPのURL
記載する順番についても、上記の通りに上から記載していくのが基本となります。
この基本項目をもとに、必要に応じて追加要素を加えたりとカスタマイズしていくと良いでしょう。
たとえば、SNSのURLを記載したり、前述のテンプレートでもご紹介したようにキャンペーン情報・休業日のお知らせなどを付け加える方法があります。
ビジネスメールの署名を作成する際に意識すべきポイント
ここでは、ビジネスメールの署名を作成する際に意識すべき3つのポイントをご紹介します。
情報に誤りがないか
基本的なことですが、記載した署名情報に誤りがないかどうかを送信する前に確認するようにしましょう。
よくあるミスとしては、部署を異動したが部署名の修正を忘れていた・オフィス移転したが住所やTEL番号などの修正を忘れていた・企業HPなどのURLリンクが切れてしまっていた、などが挙げられます。
また、キャンペーン情報やお知らせといった時事的な内容を記載する場合は、情報が古くないかなども併せて確認しておきましょう。
表示が崩れていないか
署名を作成した際は正しく表示されていたとしても、メールを受信した側の使用ツールや媒体によっては表示が崩れてしまうこともあります。
作成した署名を送る前に、一度自分宛てにテスト送信して表示が崩れていないか確認することをおすすめします。
最低でも、パソコンとスマートフォンの2端末で確認しておくのが良いでしょう。
状況に適したデザインか
ビジネスメールで使用する署名は、状況に応じて適したデザインを使用することを心がけましょう。
信頼関係が構築できている相手であれば、多少ポップなデザインの署名でも問題ないですが、信頼関係が構築できていない相手だと不快感を与えるリスクがあります。
迷った場合はシンプルなデザインの署名を使用するのがベターです。
【Gmail・Outlook】メール署名の設定方法
一般的に利用されているメールソフトには、あらかじめ署名を登録しておくことができる「署名機能」が搭載されています。
都度手入力する手間が省けるため、この機能を活用するのがおすすめです。
今回は、ビジネス利用も多いGmail・Outlookを例に署名登録の設定手順をご紹介します。
Gmailの署名設定方法
- 右上の「歯車アイコン」をクリックし、「すべての設定を表示」をクリック
- 「全般」タブ内の「署名」の項目で「＋新規作成」をクリック
- 署名の名前を入力し、「作成」をクリック
- 署名の名前横の入力欄に、登録したい署名デザインを入力
- 「デフォルトの署名」項目で、「新規メール用」と「返信/転送用」それぞれデフォルトで使用したい署名を選択
- 最下部にある「変更を保存」をクリックして完了
新規用・返信用・社内用と署名を分けておくのもおすすめです。
新規メールの場合は、詳細に記載する必要がありますが、返信メールや社内連絡には企業名・自分の名前・メールアドレス・電話番号といった最低限の情報だけで差し支えありません。
Outlookの署名設定方法
- 画面左上の「新しいメール」をクリック
- 新規メールの作成画面が立ち上がるので、「メッセージ」タブ内の「挿入」項目で「署名」をクリック
- 署名の登録画面が立ち上がるので「新規作成」をクリック
- ダイアログボックスで新しい署名の名前を入力し、「OK」をクリック
- 編集したい署名の名前を選択した状態で、下部の「署名の編集」欄に署名デザインを入力し、右下の「OK」をクリックして完了
- 登録した署名をメールに挿入するには、新規メール作成画面で「メッセージ」タブ→「挿入」→「署名」をクリックし、挿入したい署名をクリックすると挿入できます
ビジネスメールの署名はポイントを抑えて有効活用
ビジネスメールの署名は名刺の役割を担い、ビジネスマナーの一つでもあります。
また、書き方次第では企業の商品やサービスのアピールもできるので、ぜひ有効活用しましょう。
※本サイトに掲載されている情報は、株式会社ラクス（以下「当社」といいます）または協力会社が独自に調査したものであり、当社はその内容の正確性や完全性を保証するものではありません。
