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メール対応で「礼儀知らず」だと思われないための5つのルール

「小説」における最初の“書き出し”はとても重要です。その作品が読まれるか、読まれないかが確定する大切な部分でもありますので、読み始めの最初の3行ぐらいは、かなり気合を入れて書く必要があります。

では、「メール対応」における“書き出し”は、どれだけ重要なのでしょうか。

結論から言えば、「そんなに重要ではない」というのが私の考えだったりします。メール対応の場合、相手と何かしらの利害関係が成立しているため、そのメールは「読む」ということが大前提となります。つまり、どんな書き出しで始まろうが、読まなくてはいけない伝達媒体なので、書き出しに工夫を凝らす必要はないと言えます。特にメール対応は、仕事の業務の上で、最も効率化しなくてはいけない業務でもありますので、書き出しの文章構成にわざわざ時間を費やすことは、非効率な作業と言えます。

しかし、だからといって、メール対応の書き出しで、“最低限のルール”を逸脱してしまうと、いきなり相手の心象を害してしまうメールになってしまいます。特に、日ごろからメールやSNSでコミュニケーションをとっている感覚で、ビジネスメールを返してしまうと、知らない間に、相手に失礼なメールを返してしまうことが多々あります。

ここでは、最低限、相手から「礼儀知らず」だと思われないための、メール対応の書き出しから挨拶文、最後の署名の入れ方までの、簡単なルールについてご紹介していきたいと思います。

この記事の目次

    ルール1:親しき仲にも礼儀あり

    まず、メールの書き出しで、必ず書かなくてはいけないことは、相手の「名前」です。

    「自分に送られてきたメールだから、そんなの書かなくても分かるでしょ」
    そうおっしゃる人も多いと思います。特に、親しい関係の人や、何度もメールをやり取りしている相手には、書き出しの「宛名」を省略してしまうケースは多いと言えます。

    しかし、これがクセになってしまうと、「宛名を書かない」ということが習慣になってしまい、お客様へのメールや目上の人へのメールでも、宛名を書かずに、いきなり本題に入ってしまう失礼なメールを無意識のうちに書くようになってしまいます。

    メール対応で最も気を付けなくてはいけないことは、“親しき仲にも礼儀あり”という習慣を守ることです。宛名を書かないメールに対して違和感を持つ人が数パーセントでもいる可能性があるのならば、そのビジネスマナーは守らなくてはいけないのです。

    ルール2:名乗る前の「冒頭挨拶文」を使い分ける

    次に気を配らなくてはいけないのが、「自分の名前を名乗る」ということです。

    こちらも「すでに分かっていることじゃないか?」と思われるかもしれませんが、先述した“親しき仲にも礼儀あり”というメール対応のルールに則って考えれば、やはり挿入する必要があると思います。「これは誰からのメールなんだ?」「そんなに親しくなったわけでもないんですけど……」等、相手に少しでもネガティブな印象を与える可能性があるのならば、やはり、自分の会社名や部署名ぐらいは、メールの冒頭に書いたほうがいいでしょう。

    例)
    「お世話になっております。有限会社いろはのマーケティング部の竹内です」

    自分が名乗る書き出しの文章は、パソコンで用語登録しておけば、長い文章でも効率的に挿入することができます。また、初見の相手に関しては、「お世話になっております」という文章で書きだすのではなく、「初めてメールさせて頂きます」というように、相手との関係性から、いろいろな書き出しを使い分ける必要もあります。

    ルール3:時間の“失礼”を補う文章を入れる

    3つ目のポイントは、「メール対応に感謝する文章を入れる」という気遣いです。
    例えば、相手からメールを受け取る、もしくは、こちらからメールを返す場合でも、次のような一文を入れると、スムーズにコミュニケーションが取れるようになります。

    例)
    ・早速のお返事(対応)、ありがとうございます。
    ・お返事(対応)が遅くなりまして、大変申し訳ありません。

    このような一文を一言入れるだけで、メールを読む側の心象は、大きく変わります。メールは“相手が好きな時間に読める”というメリットがある反面、相手が情報を得た時間に大きな差を生じさせてしまう弱点があります。例えば、相手は「早く返事をした」と思っていても、自分自身は「返事が遅い」と思うこともありますし、この逆もありえるのが、メールにおけるコミュニケーションのトラブル原因だったりします。

    メールの返信には、時間に対する感謝やお詫びの一文を入れることで、このような時間の“ズレ”に対する誤解を解くことが必要なのです。

    ルール4:文末には締めの挨拶を入れる

    4つ目のポイントは「文末には締めの挨拶を入れる」ことです。要件だけのメールでは失礼な印象を与えかねません。メールを送る相手との関係性や、メールの内容に合わせて締めの挨拶を入れましょう。
    以下はよく使われる締めの挨拶です。

    例)
    ・何卒よろしくお願いいたします。
    ・引き続きよろしくお願い致します。
    ・今後ともよろしくお願い申し上げます。

    より丁寧な挨拶にしたい場合には、以下のような言葉があります。

    例)
    ・今後ともご指導を賜りますようお願い申し上げます。
    ・今後も変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。

    大切なお客様や取引先への締めの挨拶に迷ったら、より丁寧な言葉を選ぶことをおすすめします。

    ルール5:最後に署名(自分の名前等)を入れる

    「最後に自分の名前等の署名を入れる」というのが5つ目のポイントです。
    メールアドレスを登録済みで何度もやり取りのある相手でも、自分の会社名、フルネーム、連絡先等の署名を文末に記載するのがビジネスの基本的なマナーです。

    冒頭の宛名や自分の名前と同様に、メッセージアプリやチャットでは省略する内容なので忘れてしまいがちですが、社外に向けたビジネスメールでは必須項目となっています。

    一般的な署名の例)

    • 会社や組織名、屋号など
    • 所属する部署や課、チームなど
    • 役職(あれば)
    • 自分の氏名
    • 住所
    • 電話番号
    • FAX番号
    • メールアドレス
    • URL など

    ビジネス利用されているメールソフトの大半は、あらかじめ登録した署名をテンプレートとして入力できる機能が搭載されています。署名の書き方は所属組織のルールに則りますが、読みやすさや印象を高めるために記号を活用したデザインを施す方法が一般的です。
    さらに、署名の最後にタイムリーなお知らせを載せておくと認知拡大にもつながります。

    署名のデザイン例)

    ┏━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━
    ┃ ◆ 株式会社〇〇〇〇
    ┃ ◆ 名前 / 〇〇〇〇
    ┃ ◆ 〒000-0000 〇〇〇県〇〇市〇〇〇〇
    ┃ ◆ TEL: 000-0000-0000 FAX: 000-0000-0000
    ┃ ◆ Email: ××××××@××××.com
    ┃ ◆ URL: https://××××.com/
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    ┃○○○○年○○月○○日から○○○○年○○月○○日まで
    ┃詳しくは、下記URLをご覧ください
    ┃https://××××.com/
    ┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━

    まとめ

    以上のように、メール対応の書き出しで、

    ①相手の名前を書く
    ②自分の名を名乗る
    ③メール対応に感謝の言葉を書く
    ④文末には締めの挨拶を入れる
    ⑤最後に署名(自分の名前等)を入れる

    この5つのルールを守ることができれば、相手から「ちゃんとしている人」だという認識を受けて、ビジネス上、スムーズにメールのやり取りができるようになります。

    特に5月から6月にかけては、新入社員や転職した社員が、職場に戦力として投入される時期でもあります。そうなると、自分たちの常識、自分たちのルールでメールを返してしまう恐れがありますので、“親しき仲にも礼儀あり”のビジネスマナーに則ったメールが返せるよう、しっかりと教育しておく必要があると思います。

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    この記事を書いたライター

    竹内謙礼

    竹内謙礼

    販売戦略立案の経営コンサルタント。有限会社いろは代表取締役。大学卒業後、雑誌編集者を経て観光牧場の企画広報に携わる。楽天市場等で数多くの優秀賞を受賞。現在は「日経MJ」など新聞や雑誌に連載を持つ傍ら、全国の商工会議所や企業等でセミナー活動を行う。「売り上げがドカンとあがるキャッチコピーの作り方」、「小さな会社こそ、高く売りなさい」など、著書多数。