毎日大量のメールを受信していると、メール対応だけでかなりの時間を費やしてしまうことになります。メール対応を効率化する手段の一つとして、「テンプレート」を作成するという方法があります。
本記事では、テンプレートを作成するメリットから、Gmail・Yahoo!メール・Outlook・Thunderbirdのテンプレート設定方法までご紹介します。
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テンプレートを作成するメリット
ビジネスメールでは、同じような文面のメールを送る機会も多いのではないでしょうか。そのたびに同じ文面を一から作成すると時間がかかります。
そこでおすすめなのが、テンプレートの作成です。テンプレートを作成すれば、以下のようなメリットが期待できます。
業務効率の改善
テンプレート作成のメリットとしてまず挙げられるのが、業務効率の改善です。
特に、どのメールでも変わらない差出人の情報(署名)や、冒頭の挨拶部分は必ずテンプレート化しておきたい文面です。
日本ビジネスメール協会では、一日あたりの平均メール送信回数は、11.59通という調査結果を発表しています（※）。仮に一通の作成に5分かかっているとすると、「5(分)×11.59(通)=57.95(分)」となり、メール作成で毎日約1時間も消費しているということになります。また、この送信回数はあくまで平均値であるため、業務内容によってはさらに多くのメールが発生しています。テンプレートの活用によって、メールの作成時間を短縮できれば、業務効率の改善につながるのです。
（※）ビジネスメール実態調査2019｜日本ビジネスメール協会
対応品質の均一化
新入社員にビジネスメールの基礎知識から研修するのは、手間と時間がかかりますが、テンプレート化を徹底することで、この手間と時間を最小限に抑えることが可能です。
さらに、ベテラン社員と新入社員ではメール対応の品質に差が出てしまいますが、ベテラン社員のメールをテンプレート化することで、品質を均一化できます。
メールソフトのテンプレート設定方法
ここでは、ビジネスツールとして一般的な4つのメールソフトのテンプレート設定方法についてご紹介します。
Gmail
Gmailでは、テンプレートを50個まで作成することができます。
テンプレートの有効化
- Gmailトップ画面の歯車マークをクリック
- 「すべての設定を表示」をクリック
- 「詳細」タブ内の「テンプレート」を有効にする
- 変更を保存
テンプレートの作成
- Gmailトップ画面の「作成」をクリック
- 作成ウィンドウ上でテンプレート化するテキストを入力
- その他アイコンをクリック、「返信定型文」を選択
- 「下書きをテンプレートとして保存」＞「新しいテンプレートとして保存」
- そのままメールを送信したい場合のみ、「送信」
テンプレートの挿入
- Gmailトップ画面の「作成」をクリック
- その他アイコンをクリック、「返信定型文」を選択
- 「テンプレートの挿入」で該当の文章を選択
- 残りのメッセージを入力、「送信」
テンプレートを変更する
- Gmailトップ画面の「作成」をクリック
- 作成ウィンドウ上でテンプレート化するテキストを入力
- その他アイコンをクリック、「返信定型文」を選択
- 「下書きをテンプレートとして保存」＞「テンプレートの上書き」で変更したいテンプレートを選択
- 保存
Yahoo!メール
Yahoo!メールでは、自由なテンプレート作成はできませんが、署名部分を登録することは可能です。
署名の登録方法
- メールアカウントのページを表示
- 「設定・利用規約」＞「メールに設定」
- 署名欄に文章を入力
- 自動的に署名を挿入する場合は「すべての送信メールに署名をつける」にチェック
（自動的に署名を挿入しない場合はチェックを入れない） - 右上の「保存」
Outlook
テンプレートの作成
- 「ホーム」メニュー上の「新しい電子メール」をクリック
- メッセージ本文にテンプレート化する文章を入力
- 「ファイル」＞「名前を付けて保存」
- 「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、
「ファイルの種類」＞「Outlook テンプレート」をクリック - 「ファイル名」にテンプレート名を入力
- 保存
テンプレートの挿入
- 「新しいアイテム」＞「その他のアイテム」＞「フォームの選択」
- 「フォームの選択」ダイアログ ボックスで、
「フォルダーの場所」＞「ファイル システム内のユーザー テンプレート」 - フォルダが開くため、テンプレートを選択
- 「開く」をクリック
- 残りのメッセージを入力、「送信」
Thunderbird
テンプレートの作成
- 新規メールを作成するのと同じ手順で、テンプレート文章を入力
- メニュー内「ファイル」＞「選択して保存」＞「テンプレート」
テンプレートの挿入
- 受信フォルダ下の「テンプレート」フォルダを開く
- 使用したいテンプレートをダブルクリック
- 残りのメッセージを入力、「送信」
テンプレートを活用する上での注意点
テンプレートは、メール対応業務を効率化してくれますが、いくつか注意点があります。ここでは、テンプレートの注意点をご紹介します。
テンプレートを定期的に見直す
作成したテンプレートは定期的に見直しましょう。内容に間違いがないかはもちろん、他に伝わりやすい言い回しはないかなど、細かな部分まで見直しが必要です。
また、署名部分は見落としやすいので注意が必要です。部署名などに変更があれば、迅速に修正しましょう。テンプレートに記載された内容が、現在の事業内容に合っているかなどもチェックする必要があります。
テンプレートの追加・変更時は必ず共有する
上記のように見直しでテンプレートの追加や変更があった場合には、社内で必ず共有しましょう。共有がもれ、変更前と変更後のテンプレートが平行して使われていると、社内だけでなく社外にも混乱を招く原因となります。
特にインストール型のメールソフトを使用している場合、テンプレートをパソコン1台1台に設定しなくてはなりません。そのため、追加・変更の連絡が不十分だと、いつまでも古いテンプレートを使い続ける社員が出てくる可能性があるのです。このような事態を避けるためにも、追加・変更時は必ず共有し、全員で常に最新のテンプレートを使用しましょう。
送信時に必ずチェックする
テンプレートはとても便利ですが、すべてのメールに使える訳ではありません。
メール送信前に、テンプレートの内容で問題ないか、追記・変更すべき点はないかなど、しっかりと確認をしましょう。
しかし、テンプレートばかりに気を取られて、他の部分をミスしていては意味がありません。宛名は間違っていないか、同姓同名の人と間違えていないか、TO、CC、BCCは適切か、添付するファイルは間違えていないかなども併せて確認をすることが大切です。
一度送信したメールは取り消しができません。誤送信は誰にでも起こりえるミスですが、機密情報の流出など、企業にとって重大なトラブルに繋がる可能性もあります。
毎日行っている作業だと気が緩みがちですが、チェックを怠らないように気をつけることが大切です。
メール業務の効率化なら「メールディーラー」
メールディーラーは、メールや電話、チャットなどの顧客対応窓口を一元管理できるクラウド型のメールソフトです。ここでは、メールディーラーの概要や便利な機能をご紹介します。
メールディーラーとは
メールディーラーは、複数人で分担してメール対応を行うことを想定して開発された情報共有に特化したメールソフトです。リアルタイムで「今、誰が、どのメールを対応しているのか」を把握することができます。これにより、対応漏れや二重返信などのトラブルを防ぐことができるのです。
現在、ECサイト、大規模コールセンターなど6,000社以上に利用されています。
メールディーラーの「テンプレート機能」
先ほども触れた通り、インストール型のメールソフトでは、パソコン1台1台にテンプレートを設定する必要がありますが、メールディーラーはクラウド型のメールソフトであるため、1人がテンプレートを設定すれば、全員の環境で設定が完了します。追加・変更の都度、共有する必要がなく、常に全員で最新のテンプレートを使うことができます。
使うべきテンプレートがすぐに分かる「推薦テンプレート機能」
メールディーラーのテンプレート機能では「推薦度」を設定することができます。
受信メールの件名や本文内のキーワードに点数を設定することで、返信作業時に合致するテンプレートを推薦してくれる機能です。
テンプレートの数が増えると、検索に時間がかかってしまい、かえって手間がかかってしまうことも多いですが、メールディーラーの推薦テンプレート機能では、使うべきテンプレートを素早く見つけることができるようになります。
メール教育に役立つ「承認機能」
メールディーラーには、メール送信前に教育担当者のチェックフローを差し込む「承認機能」があります。今まで新人がメールを作成する度に、転送したり、教育担当者を席に呼んで、内容を確認していたルーティンを撤廃することができます。
まとめ
どの業種においても、メール対応は欠かせない業務の一つです。毎日届く大量のメールを効率的に返信するためには、テンプレート機能を使いましょう。
さらに業務効率を改善したいのであれば、クラウド上でテンプレートが共有できるシステムを利用するのがおすすめです。
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