2022/08/04
今やビジネスには絶対に欠かすことができないのが「メールでのやり取り」です。ECサイトを運営する企業にとって、大事なお客様とのコミュニケーションはメールというケースが多いため、問い合わせ担当者は最低限のマナーを身につけなくてはいけません。
お客様に「失礼なメールだな」と思わせてしまうメールを送ってしまうと、会社やショップ、サービスの印象を下げてしまい、口コミの評価など悪影響につながりかねないからです。
うっかりやってしまいがちな「送信相手の名前間違い」。そんなときに送るお詫びメールの内容と注意すべきポイントをご紹介します。
意外に多い！メール対応における名前間違い
会社やショップ、サービスの成長とともに問い合わせは増加しますが、対応スピードが追いつかず以下のようなトラブルが発生することも。
- ・対応モレ
- ・対応遅れ
- ・重複対応
- ・対応品質のバラつき
大量のメール対応に注意力が散漫になったり、送信前のチェックを怠ったりしてこのような人的ミスが発生します。そして、起きてはいけないミスのひとつに「相手の名前を間違える」というのがあります。やんわりと間違えを指摘してくれるおおらかなお客様もいれば、「ふざけんな！責任者を出せ！」とクレームにつながってしまうこともゼロとは言い切れません。
「やってしまった！どうしよう！」
宛先の名前を間違えてしまったときに送るお詫びメールの文例をご紹介します。謝罪メールの書き方や気をつけるべきポイントについても解説しますので参考にしてみてください
【例文】ケーススタディーに見る誠意を込めたお詫びとは？
お詫びメールを送る際に注意すべきことは以下の3つです。
- ・誠実に、素直に謝ること
- ・件名はわかりやすく
- ・理由は簡潔に
謝罪メールのポイントは「誠実にお詫びすること」です。名前の誤りは、お客様に対して失礼なことには間違いありません。件名は「お名前誤記載のお詫び」など、用件がすぐわかるタイトルにしましょう。間違ってしまった説明や経緯を簡潔に伝え、長々と言い訳せず反省している姿勢をしっかり伝えることが重要です。
それでは、2つのケーススタディーでお詫びメールの内容を見ていきましょう。
【ケース1】送信直後に間違いに気づいたら
メール送信後、すぐに名前を間違っていたことに気づいたらその時点ですぐお詫びメールを送信しましょう。「すぐに謝罪する」というスピード性が重要です。
件名：誤記のお詫び
〇〇 様
株式会社△△の山田です。
先ほどお送りしたメールですが、〇〇様のお名前を間違えて記載してしまいました。
私の確認不足で不快な思いをさせてしまい、大変失礼いたしました。
今後はこのようなことがないよう確認を徹底しますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
この度は本当に申し訳ございませんでした。
【ケース2】相手から指摘があったら
本来は名前を間違った時点でお詫びメールを送るべきなのですが、気づかずに相手から指摘を受けてしまうこともあります。相手の機嫌を損ねないように、丁寧にお詫びの気持ちを伝えましょう。
件名：誤記のお詫び
〇〇 様
株式会社△△の山田です。
お名前を間違えているとご指摘いただいた件、誠に申し訳ございませんでした。
お名前を間違えてしまったのはもちろん、ご指摘があるまで気づかずにいたことは
私の注意不足による失態です。
今後は確認を徹底し、一生懸命努めてまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
この度は大変申し訳ございませんでした。
メール誤送信を未然に防ぐ「申請・承認」機能が役立つ！
メール返信で名前のミスをしてしまったら、素直に謝ることが大事です。とはいえ、メール対応を行う担当者が新人だった場合、送信内容に誤りがあることも少なくありません。送ってはいけない情報や不適切な言葉使いなど、スタッフの「つい」や「うっかり」ミスを未然に防止するためには入念なチェック体制を強化すべきです。
ミスを減らすために「社内のダブルチェック」を徹底しよう
メール共有・管理システム「メールディーラー」の「申請・承認」機能は、問い合わせ担当のスタッフがメールを送信する前に、上長（社内の上司、プロジェクトリーダーなど）の事前チェックを経て内容を確認・承認後にメールが送信されます。担当者と上司のダブルチェックなら、名前間違いなどのミスを未然に防ぐことができます。
メール共有・管理システム「メールディーラー」は、問い合わせ対応で起こりがちなメールトラブルの事例とそれに基づくノウハウが蓄積されています。IT・通信、人材派遣、各種サービス、教育などさまざまな業種の課題にも柔軟に対応できる豊富な機能を備えているので、まずは無料トライアルからお気軽にお試しください。
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