2021/11/01昨今、有名企業がメールの誤送信によって機密情報を漏洩させてしまった不祥事がニュースなどで報道されます。
そこまで大事にならないまでも、メールアドレスや添付ファイルなどを間違って送ってしまい冷や汗をかいた、なんて経験はありませんか？
今回は、メールの誤送信を防止するチェックリストや今すぐできる4つの対策、誤送信をしまった後の対応方法までご紹介します。
メールの誤送信が与えるリスクとは
まず、メールの誤送信が会社与えるリスクについてご紹介します。
個人情報漏えいのリスク
日本ネットワークセキュリティ協会の「2018年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書（※）」によると、2018年に発生した個人情報漏えいインシデントは443件あり、そのうち誤操作は109件と約4分の1を占めています。個人情報を漏えいしてしまった場合、会社に対する信頼が失われるほか、訴訟を起こされる可能性もあります。
（※）出典：2018年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書｜日本ネットワークセキュリティ協会
機密情報漏えいのリスク
ビジネスメールでは、個人情報だけでなく自社や取引先の機密情報も取り扱います。
社外秘資料を他社に送ってしまったり、取引先からもらった資料を同業他社に送ってしまったり等、製品情報や発売時期などの機密情報を外部へ流出すると、売上や経営に悪影響を与える可能性もあります。
他社の機密情報を漏えいしてしまえば、取引が停止されるだけでなく、訴訟や損害賠償請求などの法的措置を取られることもあるでしょう。
誤送信対策チェックリスト
誤送信防止のため、送信前に必ずチェックすべき箇所は6つです。
- メールアドレスに間違いはないか
- Cc・Bccの設定は正しいか
- 添付ファイルの漏れはないか
- 選択した添付ファイルは正しいか
- 添付ファイルを暗号化したか
- 本文中の社名・名前に間違いはないか
今すぐできる4つの誤送信対策
メールの誤送信を防ぐために、今すぐできる対策を4つご紹介します。
オートコンプリート機能の無効化
「オートコンプリート機能」は、過去の入力履歴から冒頭の文字が一致する候補を表示してくれるため、入力の手間と時間を短縮できる機能です。
しかしメール作成中には、冒頭が同じだけの別人の名前やアドレスが自動入力されてしまうこともあり、誤送信の発生リスクを高めてしまいます。
オートコンプリート機能を無効にすると、すべて手動で入力する必要がありますが、誤送信のリスクは軽減できるでしょう。
添付ファイルの名称ルールを作成
添付ファイルの選択ミスを防止するため、ファイル名のルールを作成しましょう。
下記の要素をファイル名に入れておくと、選択ミスを回避することができます。
- 送信日
- 送信先企業名
- 担当者名
- ファイル名
例）20211225株式会社ラクス（栗山様）御見積書.pdf
同じファイルを修正して何度も送信する際は、「Ver.1」を入れましょう。
また、相手が同じ名称のファイルを他社からも送付されていると予測できる場合は、自社の企業名を入れておくとより親切です。
送信取り消し機能を設定
メールシステムには、送信完了後でも一定時間の間であれば送信を取り消せる送信取消機能がついているものがあります。この機能があれば、間違って送信してしまっても、すぐに気が付くことができれば削除することができます。
GmailとOutlook（2007版・2010版）の詳しい設定方法はこちらの記事で解説しています。
テンプレート化
日常的によく使う文面は、あらかじめ「テンプレート化」して共有しておくと、余計な情報をつけ加える必要がなくなり、誤送信防止に注力することができます。作業効率が良くなるだけでなく、誤字脱字の防止や対応品質を均一化できるというメリットもあります。
一番大事なのは誤送信したときの対応力
対策を徹底すれば、ミスは確実に減らすことができます。とはいえ、人間が業務を行う以上、ゼロになるわけではありません。
ミスを減らすことも大事なことですが、ミスが起こったときに関係者への謝罪や事後処理を誠実に迅速に、そして適切に行うことこそ最も重要です。
ここでは、メールを誤送信してしまったときの正しい対応の流れとポイントをご紹介します。
メールの誤送信をしてしまったときの対応
メールの誤送信をしてしまった場合、できるだけ迅速に相手先に対する謝罪をし、メールの削除依頼を行うことが大切です。本文や添付ファイルが確認される前にメールを削除してもらうように依頼することで、情報漏洩を防ぐことができます。
では、実際にメールの誤送信をしてしまった際に、どういった対応を取るべきかを具体的に解説します。
上司に報告する
メールの誤送信に気づいたら、まずは上司に報告・相談を行いましょう。個人が独断で対処を試みるのではなく、上司と会社の方針に従って対応を実施することが重要です。
上司への報告を行う際には、「いつ・誰に・どのメールを・どういった内容を」といった要素を押さえて、報告を行うように心がけましょう。
電話とメールで謝罪する
メールの誤送信に関する謝罪は、まず電話で行うことがマナーです。謝罪を行う場合は、誤送信が発生した原因と、再発防止策を併せて報告する必要があります。
想定される質問への回答も併せて用意しておくとスムーズな対応ができます。電話はリアルタイムで言葉を伝えられるため、細かなニュアンスを伝えることができます。一方で、話した内容を後から確認することができないため、謝罪を行う際には、まず電話で連絡を取った後に、メールで重ねて謝罪を行うことをおすすめします。
メールで謝罪するときのポイント
もし電話がつながらない場合にはメールで謝罪を行う必要があります。メールの誤送信に関する内容だと分かるタイトルを付けたうえで、いくつかのポイントに沿って文面を作成することを心がけましょう。
ここでは、謝罪メールを送信する際のポイントを具体的にご紹介します。
誤送信に関する内容だと分かる件名にする
誤送信したメールより先に開封してもらうため、件名だけで誤送信に関する内容だと分かるようにすることが重要です。
「【緊急】誤送信のお詫び」や「誤送信のお詫びと削除のお願い」など、完結で分かりやすい件名が良いでしょう。
時候の挨拶を添えない
謝罪メールには、「○○の折、ますますご健勝のことと…」といった時候の挨拶を添える必要はありません。誤送信をしたことへの謝意を優先的に伝えるように心がけることがポイントです。
まずは宛先や件名、添付ファイルなど、どの箇所に誤りがあるかを明確にする必要があります。次に、誤送信に関する謝罪と削除依頼を行い、正しい送信内容を記すことで相手に対する謝意を伝えることが大事です。
誤送信の発生原因と対策を伝える
誤送信に関する謝罪を記した後は、なぜ誤送信が発生したのか、今後の再発防止策と併せて説明が必要です。誤送信が発生した原因を具体的に説明することで、再発を防ぐという言葉に説得力を持たせられます。
再発防止策としては、メールの誤送信によるリスクを社内教育によって従業員へ正しく認識させる、誤送信を防ぐ機能が搭載されたシステムを導入するなどの方法を実践する必要があります。
なお、メールに添付するファイルを間違っていた場合、謝罪メールに正しいファイルを添付する必要があります。誤送信に関する謝罪や再発防止策などを伝えるのみでなく、本来伝える予定だった内容を併せて報告するように心がけましょう。
＜メールの誤送信を徹底防止＞メールディーラー
メールの誤送信が発生するリスクを最小化するには、「メール共有システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。なかでも、メールの誤送信を防止する機能が多数搭載されている「メールディーラー」がおすすめです。
メールディーラーなら、送信先アドレスや本文、添付ファイルなど横にチェックボックスを表示し、送信前のチェックを必須化することができます。
また、重要なメールは上司などが承認しないと送信できないように、承認フローを設定することも可能です。メールを共有しているので確認依頼や添削が容易で、ダブルチェックの運用ルールを簡単に浸透させることができます。
さらに、添付ファイルは暗号化されたzipファイルに自動で変換し、パスワードも別メールで自動送信することができます。
メールディーラーの機能一覧や料金一覧などに興味がある方は、ぜひ資料請求をご検討ください。
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