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メールで添付ファイルを送るときのポイント
トラブルとその対策まで解説!

メールで添付ファイルを送るときのポイントトラブルとその対策まで解説!

メールにファイルを添付する際は、文章以外にもさまざまな点に注意する必要があります。
今回この記事では、添付ファイルを送る際のマナーと、よく発生してしまうトラブルをいくつかご紹介します。

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この記事の目次

    「添付」の基本

    まずは、「添付」という言葉の基本について見ていきましょう。
    添付とは、書類や様式に異なるものを付け添えることです。2つ以上のものを1つのセットとして扱うといった意味合いも含まれています。
    また、似たような言葉に「貼付」「別添」というものがあります。貼付は、本来形あるもの同士をくっつけるという意味で、ファイルを送信する際に使うのは正しくないため、注意してください。
    別添は、既にあるものに他のものを付け加えるといった意味があり、ビジネスシーンでは補足の意味合いで使われることが多いです。添付とは、少し異なった意味になるので、改めて認識しておきましょう。

    添付ファイル送付時のメール文面

    添付ファイルを送付する際の、メール文面について解説していきます。
    ただメールに添付するだけでは、マナーとして好ましくありません。「送った相手が分かりやすいか」「スムーズにメールを読み取ることができるか」といった点を考慮しましょう。

    メールの例文

    添付ファイルを送る際のメール例文をご紹介します。

    件名:【××株式会社】〇〇資料の送付

    本文:
    ●●株式会社 △△様

    いつもお世話になっております。
    お問い合わせいただきました〇〇の件につきまして、資料をお送りいたします。

    ・送付内容
    〇〇のご案内(PDF):1件
    〇〇料金表(Excel):1件

    ご不明点がございましたら、営業課◇◇担当(✕✕-✕✕✕✕-✕✕✕✕)までご連絡ください。
    何卒、よろしくお願いいたします。

    ーーーーー
    (署名)

    このように、本文はなるべく簡潔にまとめ、どのようなファイルを何件添付したのかが、一目で分かるように作成しましょう。
    重要なファイルを送る場合は、パスワードをかけることも有効な手段です。パスワードを別メールで送信することで、万が一送信先を誤ってしまった場合に、情報が流出してしまうリスクを低減することができます。

    メールで添付ファイルを送るときのポイント

    ここからは、メールで添付ファイルを送る際に、役立つポイントをいくつかご紹介します。

    添付ファイルのフォーマットを確認する

    添付ファイルを送付する際は、ファイルのフォーマットに注意しましょう。
    受信後の改ざんができないようにPDF形式にして送ることが多いですが、Excelやパワーポイント、音声、動画、画像などは、送信先のPC環境によっては、レイアウトが崩れたりファイル自体を開けなかったりといったトラブルを引き起こす可能性があります。
    これらのデータを添付する際は、事前にどのようなファイル形式で送付すれば良いか、確認しておくと良いでしょう。

    添付ファイルは2MB程度まで

    基本的に、圧縮を必要としないサイズの限界は2MBまでとされています。そのため、添付ファイルは2MBのサイズに収められるように、調整するようにしましょう。
    しかし、止むを得ず2MBを超えてしまうという場合は、セキュリティ対策の施されているストレージサービスを使うなどで対処しましょう。むやみに無料ストレージを利用することは流出リスクですので、絶対にやめましょう。

    添付ファイル名は明確に

    ビジネスメールのやり取りでは添付するファイルの概要をファイル名として記載しておく必要があります。例えば、「見積書」だけでは、いつ、何に対して算出した見積書なのか、開封するまで判断できません。「○○_△月分見積書_□□年□月□日.pdf」のように、ファイル名だけで明確に把握できるようにしましょう。
    また、メールを複数の相手が見る可能性がある場合、相手先の受信者名を加えたり、同じ名前のファイルを数社から受け取っていると想定される場合は自社の企業名を入れたり、送信相手が扱いやすいファイル名にすることが重要です。

    メールで添付ファイルを送るときのトラブル

    ここからは、添付ファイル送信時に、発生してしまう恐れのあるトラブルをいくつかご紹介します。

    ファイルが破損してしまう

    よく起こるトラブルのひとつが、ファイルが破損していて開くことができないといったものです。特にExcelのファイルを送受信する際に起こりやすく、送信に適していない実行ファイルを添付していたり、パスワードで保護されたZIPファイルを添付していたりと、さまざまな要因が挙げられます。
    もし送信相手からメールが見られない旨の連絡が来た場合、メールソフトの簡易修正ツールの利用が効果的です。それでも閲覧できない場合は保護ビューを有効にして、まだ改善が見込めなければ、再度環境を確認して送付しましょう。

    文字化けが発生する

    文字化けは、MacからWindowsへメールを送付する際によく起こります。
    これら2つの端末は規格が異なるため、文字化けしてしまう可能性が高いのです。文字化けが発生してしまうと、コンピュータウィルスと誤解されてしまう可能性もあります。メールを送付する際には必ず拡張子の確認と、送付方法に指定があるか相手に確認を取りましょう。

    情報漏えいのリスク

    誤ったファイルを添付してしまったり、送信先を間違えたりといった、人為的ミスによる情報漏えいが発生する可能性があります。特に、複数人に一斉送信する場合、その分リスクも高まるでしょう。
    もし、機密情報を漏えいさせてしまった場合、会社の信用問題となり、最悪の場合は訴訟問題にも発展しかねません。
    次章では、これらの情報漏えいリスクに備える機能を持つメールシステムをご紹介します。

    人為的ミスを防止する「メールディーラー」

    最後に、添付ファイルをより安全に送るために、株式会社ラクスの提供する「メールディーラー」というシステムをご紹介します。

    メールディーラーとは?

    メールディーラーは、社内メールを一元管理できるメールシステムです。
    メールディーラーの特徴は、受信トレイが「新着」「返信処理中」「対応完了」とメールの対応状況によって分かれ、一目で状況を把握できるステータス管理機能や、送信元のアドレスをワンクリックするだけで過去の送受信メール、電話応対メモ、チャット履歴が時系列で表示される対応履歴の確認機能など、一般的なメールシステムにはない機能が多数搭載されています。

    メールディーラーの「添付ファイルセキュリティ機能」

    メールディーラーの数ある機能の中で、今回は添付ファイルのセキュリティに関する機能をご紹介します。
    「添付ファイルの形式チェック機能」「添付ファイルのダウンロード制御機能」「添付忘れの警告機能」「添付ファイル付きメールへの承認フロー適応機能」「添付ファイルのダウンロードURL化」「添付ファイルの自動削除機能」の6つの機能で人為的ミスによる情報漏えいを防止することができます。

    まとめ

    今回は、メールで添付ファイルを送るときのポイントと、想定されるトラブルを中心に、注意点やおすすめのメールシステムをご紹介しました。
    今回ご紹介したメールディーラーは、メール対応業務で課題を抱えてしまっている企業様に役立つツールです。セキュリティ強化や課題改善のために、メールシステムの切り替えを検討してみてはいかがでしょうか?

    >>メールディーラーのお問い合わせはこちら

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    メールディーラー通信編集部:J

    この記事を書いた人

    メールディーラー通信編集部:J

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